Áp dụng nội quy lao động đúng quy định như thế nào?

Áp dụng nội quy lao động đúng quy định giúp doanh nghiệp quản lý kỷ luật và xử lý vi phạm hiệu quả. Tuy nhiên, nội quy chỉ có giá trị khi được ban hành, công khai và phổ biến đúng trình tự pháp luật. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ các điều kiện cần đáp ứng, cách thực hiện và những rủi ro pháp lý cần lưu ý khi áp dụng nội quy lao động.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến áp dụng nội quy lao động

Áp dụng nội quy lao động là một trong những nội dung quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập kỷ luật, duy trì trật tự làm việc và tạo cơ sở pháp lý để quản lý người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế không ít doanh nghiệp vẫn áp dụng nội quy khi chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện về nội dung, trình tự ban hành hoặc nghĩa vụ công khai theo quy định của pháp luật, dẫn đến nhiều rủi ro khi phát sinh tranh chấp.

Để nội quy lao động có giá trị pháp lý và được sử dụng làm căn cứ xử lý các hành vi vi phạm, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định liên quan đến việc xây dựng, ban hành và áp dụng nội quy lao động.

II. Tìm hiểu về áp dụng nội quy lao động

Để áp dụng nội quy lao động đúng quy định và bảo đảm hiệu lực pháp lý trong quá trình quản lý người lao động, trước hết doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất, điều kiện và các yêu cầu pháp luật liên quan đến nội quy lao động.

1. Bản chất pháp lý và khái niệm chuẩn xác về việc áp dụng nội quy lao động tại doanh nghiệp được hiểu như thế nào?

Áp dụng nội quy lao động là việc người sử dụng lao động đưa nội quy lao động đã được ban hành hợp pháp vào thực tế quản lý, điều hành và duy trì kỷ luật lao động tại doanh nghiệp. Đây là cơ sở pháp lý để quy định quyền, nghĩa vụ của người lao động, đồng thời là căn cứ xử lý các hành vi vi phạm kỷ luật theo đúng quy định của pháp luật.

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 (Điều này được hướng dẫn bởi Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP), người sử dụng lao động có trách nhiệm ban hành nội quy lao động. Trong đó:

• Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
• Nội dung nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật lao động và các quy định pháp luật có liên quan.
• Nội quy lao động phải có các nội dung chủ yếu như:
  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
  • Trật tự tại nơi làm việc.
  • An toàn, vệ sinh lao động.
  • Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý.
  • Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ.
  • Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác.
  • Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật.
  • Trách nhiệm vật chất.
  • Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Để việc áp dụng nội quy lao động có giá trị pháp lý, doanh nghiệp còn phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu sau:

• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy.
• Đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên.
• Thông báo nội quy lao động đến người lao động và niêm yết các nội dung chính tại những vị trí cần thiết trong nơi làm việc.

Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, chỉ khi nội quy lao động đã có hiệu lực theo quy định thì doanh nghiệp mới được áp dụng làm căn cứ quản lý, xử lý kỷ luật lao động và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động.

2. Nội dung cốt lõi bắt buộc phải có để đảm bảo tính hợp pháp khi áp dụng nội quy lao động là gì?

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, để việc áp dụng nội quy lao động có giá trị pháp lý, nội quy lao động phải có nội dung không trái với pháp luật về lao động và các quy định pháp luật có liên quan. Đồng thời, nội quy phải bao gồm đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, nghỉ phép và các chế độ nghỉ khác.
• Trật tự tại nơi làm việc: Quy định về tác phong, kỷ luật, quy tắc ứng xử và những yêu cầu cần tuân thủ trong quá trình làm việc.
• An toàn, vệ sinh lao động: Quy định về các biện pháp bảo đảm an toàn lao động, phòng ngừa tai nạn lao động và bảo vệ sức khỏe người lao động.
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Bao gồm các quy định về phòng ngừa, trình tự và thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục.
• Bảo vệ tài sản và bí mật của doanh nghiệp: Quy định về việc bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
• Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác: Xác định các trường hợp và điều kiện người lao động có thể được tạm thời bố trí công việc khác so với hợp đồng lao động.
• Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý kỷ luật: Quy định cụ thể các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng theo quy định của pháp luật.
• Trách nhiệm vật chất: Quy định các trường hợp người lao động phải bồi thường thiệt hại hoặc chịu trách nhiệm vật chất khi gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Xác định rõ chủ thể có quyền quyết định việc xử lý kỷ luật trong doanh nghiệp.

Việc xây dựng đầy đủ các nội dung nêu trên không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp áp dụng nội quy lao động đúng quy định, tạo cơ sở pháp lý vững chắc trong quá trình quản lý và xử lý các vấn đề phát sinh tại nơi làm việc.

3. Việc soạn thảo áp dụng nội quy lao động do ai chịu trách nhiệm trong doanh nghiệp?

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động là chủ thể chịu trách nhiệm ban hành nội quy lao động. Vì vậy, việc tổ chức soạn thảo và áp dụng nội quy lao động thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, dù có thể giao bộ phận nhân sự, pháp chế hoặc đơn vị tư vấn hỗ trợ thực hiện.

Trong quá trình xây dựng nội quy, người sử dụng lao động phải bảo đảm nội dung đúng quy định pháp luật và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội quy trước khi đưa vào áp dụng.

4. Áp dụng nội quy lao động có bắt buộc phải thông báo bằng văn bản cho người lao động không? Vì sao?

Có. Theo khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, sau khi ban hành, nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và các nội dung chính phải được niêm yết tại những nơi cần thiết trong nơi làm việc để người lao động biết và thực hiện.

Ngoài ra, trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động còn phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) theo khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019. Quy định này nhằm bảo đảm tính minh bạch, giúp người lao động tiếp cận đầy đủ nội dung nội quy và hạn chế tranh chấp trong quá trình áp dụng.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến áp dụng nội quy lao động

Để áp dụng nội quy lao động đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần nắm rõ các điều kiện, trình tự, thủ tục và cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

1. Luật lao động quy định điều kiện gì để được áp dụng nội quy lao động trong doanh nghiệp?

Theo Bộ luật Lao động 2019, để được áp dụng nội quy lao động hợp pháp, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Ban hành nội quy lao động, trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải được lập bằng văn bản.
• Nội dung nội quy không được trái với pháp luật lao động và phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
• Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy (nếu có).
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, gồm: văn bản đề nghị đăng ký, nội quy lao động, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có).
• Đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên.
• Thông báo nội quy đến người lao động và niêm yết những nội dung chính tại nơi làm việc.
• Nội quy lao động phải có hiệu lực theo quy định tại Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 trước khi được áp dụng.

Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp mới được áp dụng nội quy lao động hợp pháp.

2. Cơ quan nào giải quyết tranh chấp khi có khiếu nại về áp dụng nội quy lao động?

- Trường hợp tranh chấp lao động cá nhân (khiếu nại áp dụng nội quy lao động)

Khi khiếu nại liên quan đến việc áp dụng nội quy lao động đối với một người lao động cụ thể, đây được xác định là tranh chấp lao động cá nhân theo Điều 179 Bộ luật Lao động 2019. Việc giải quyết được thực hiện thông qua các cơ chế sau:

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức: Theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, đây là chủ thể có thẩm quyền ký kết hợp đồng lao động và trực tiếp tiếp nhận, giải quyết các khiếu nại phát sinh trong quan hệ lao động ở bước đầu.
• Công đoàn cơ sở / tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: Theo khoản 3 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019, tổ chức này có chức năng đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, hỗ trợ giải quyết khiếu nại khi người lao động không tự bảo vệ được quyền lợi của mình.
• Cơ quan thanh tra lao động: Theo Điều 214 Bộ luật Lao động 2019, cơ quan này có chức năng thanh tra, tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo về lao động theo quy định pháp luật.

- Trường hợp tranh chấp lao động tập thể về quyền

Đối với tranh chấp lao động tập thể về quyền liên quan đến việc áp dụng nội quy lao động, Điều 191 Bộ luật Lao động 2019 quy định cơ quan có thẩm quyền giải quyết gồm: hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động và Tòa án nhân dân.

Theo đó, tranh chấp lao động tập thể về quyền phải được giải quyết thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án nhân dân giải quyết, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Trình tự thực hiện các bước công khai, phổ biến trước khi chính thức áp dụng nội quy lao động diễn ra như thế nào?

Căn cứ Điều 118, Điều 119 và Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, trước khi chính thức áp dụng nội quy lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện theo trình tự sau:

• Bước 1: Xây dựng nội quy lao động, bảo đảm nội dung không trái với quy định của pháp luật.
• Bước 2: Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy (nếu có).
• Bước 3: Ban hành nội quy lao động; nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì trong 10 ngày kể từ ngày ban hành phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh.
• Bước 4: Trường hợp cơ quan có thẩm quyền phát hiện nội quy có nội dung trái pháp luật, doanh nghiệp phải sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại theo hướng dẫn.
• Bước 5: Sau khi nội quy có hiệu lực, người sử dụng lao động phải thông báo đến người lao động và niêm yết những nội dung chính tại các vị trí cần thiết trong nơi làm việc để mọi người biết và thực hiện.

Việc tuân thủ đầy đủ các bước trên là điều kiện để nội quy lao động được áp dụng hợp pháp trong doanh nghiệp.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến áp dụng nội quy lao động

Trong quá trình áp dụng nội quy lao động, cả người sử dụng lao động và người lao động thường phát sinh nhiều vướng mắc liên quan đến quyền, nghĩa vụ, hiệu lực của nội quy cũng như các chế tài khi áp dụng không đúng quy định của pháp luật.

1. Áp dụng nội quy lao động có liên quan đến hợp đồng lao động như thế nào?

Áp dụng nội quy lao động có mối liên hệ chặt chẽ với hợp đồng lao động vì cả hai đều là căn cứ điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động. Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 (Điều này được hướng dẫn bởi Chương II Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH), hợp đồng lao động quy định các nội dung chủ yếu như công việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, tiền lương, bảo hiểm và các quyền, nghĩa vụ của người lao động.

Trong khi đó, nội quy lao động quy định về trật tự tại nơi làm việc, kỷ luật lao động, an toàn, vệ sinh lao động và các quy tắc mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc. Do đó, việc áp dụng nội quy lao động phải phù hợp với hợp đồng lao động và không được làm thay đổi hoặc hạn chế các quyền, lợi ích hợp pháp mà người lao động đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

2. Nếu doanh nghiệp áp dụng nội quy lao động mà nội dung mâu thuẫn với hợp đồng lao động, người lao động nên làm gì?

Nếu nội dung của nội quy lao động mâu thuẫn với hợp đồng lao động hoặc làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình, người lao động nên trao đổi trực tiếp với người sử dụng lao động để yêu cầu giải thích, điều chỉnh hoặc áp dụng đúng thỏa thuận trong hợp đồng và quy định của pháp luật.

Theo điểm c khoản 1 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền yêu cầu đối thoại, tham gia thông qua tổ chức đại diện người lao động để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Trường hợp quyền lợi vẫn không được bảo đảm, người lao động có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.

3. Những nội dung nào bị cấm khi áp dụng nội quy lao động theo pháp luật hiện hành?

Pháp luật hiện hành không quy định riêng một danh mục các nội dung bị cấm trong nội quy lao động. Tuy nhiên, căn cứ khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, mọi nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và các quy định pháp luật có liên quan. Đồng thời, khi xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 127 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, doanh nghiệp không được đưa vào hoặc áp dụng các quy định như:

• Quy định làm giảm hoặc tước bỏ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động trái với Bộ luật Lao động.
• Quy định các hình thức xử lý kỷ luật không được pháp luật cho phép hoặc xử lý người lao động trái nguyên tắc, trình tự, thủ tục theo quy định.
• Áp dụng các biện pháp xâm phạm thân thể, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm của người lao động hoặc phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động.
• Buộc người lao động chịu trách nhiệm đối với những hành vi hoặc nghĩa vụ không được pháp luật cho phép.

Do đó, khi xây dựng và áp dụng nội quy lao động, doanh nghiệp cần bảo đảm toàn bộ nội dung phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản pháp luật có liên quan để tránh phát sinh tranh chấp hoặc bị xử lý theo quy định.

4. Trường hợp áp dụng nội quy lao động trái pháp luật thì hậu quả pháp lý dành cho doanh nghiệp là gì?

Việc áp dụng nội quy lao động trái pháp luật có thể khiến doanh nghiệp phải chịu cả hậu quả về hiệu lực pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính.

Về hiệu lực pháp lý, theo khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, nếu cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh phát hiện nội quy lao động có nội dung trái pháp luật thì sẽ thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại. Đồng thời, doanh nghiệp không thể sử dụng nội quy lao động trái pháp luật hoặc chưa có hiệu lực làm căn cứ để xử lý kỷ luật người lao động.

Về xử phạt vi phạm hành chính, khoản 1 và khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng nếu không thông báo nội quy lao động cho người lao động hoặc không niêm yết nội dung chính tại nơi làm việc; đồng thời bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu không ban hành nội quy lao động bằng văn bản khi thuộc trường hợp bắt buộc, không đăng ký nội quy lao động, không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy hoặc sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực

5. Biện pháp chế tài xử lý áp dụng cho doanh nghiệp cố tình áp dụng nội quy lao động "chui" là gì?

Doanh nghiệp cố tình áp dụng nội quy lao động "chui" (chưa đăng ký, chưa có hiệu lực hoặc không đáp ứng điều kiện theo quy định) có thể bị áp dụng các chế tài sau:

• Buộc sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động nếu cơ quan có thẩm quyền phát hiện nội dung nội quy trái pháp luật theo khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
• Bị xử phạt vi phạm hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP đối với các hành vi như không đăng ký nội quy lao động, không ban hành nội quy bằng văn bản khi thuộc trường hợp bắt buộc hoặc sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.
• Không được sử dụng nội quy lao động làm căn cứ xử lý kỷ luật người lao động, dẫn đến nguy cơ quyết định xử lý kỷ luật bị tuyên vô hiệu nếu phát sinh tranh chấp.

Theo đó, doanh nghiệp cần hoàn tất đầy đủ thủ tục ban hành, đăng ký và công khai nội quy lao động trước khi chính thức đưa vào áp dụng để tránh các rủi ro pháp lý.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến áp dụng nội quy lao động?

Việc áp dụng nội quy lao động không chỉ dừng lại ở khâu soạn thảo mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải bảo đảm đúng điều kiện pháp lý, trình tự ban hành, đăng ký (nếu thuộc trường hợp phải đăng ký), công khai và tổ chức thực hiện theo quy định. Chỉ một sai sót trong quá trình áp dụng cũng có thể khiến nội quy không có hiệu lực, ảnh hưởng đến việc xử lý kỷ luật lao động và làm phát sinh tranh chấp.

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động, NPLaw sẵn sàng tư vấn, rà soát, xây dựng và hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng nội quy lao động đúng quy định, góp phần hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.