Trong thời đại số hóa, dữ liệu cá nhân là tài sản quan trọng. Việc tạo, lưu trữ bản sao dữ liệu cá nhân chưa tuân thủ quy định tiềm ẩn rủi ro xâm phạm quyền riêng tư và thiệt hại kinh tế. Dù pháp luật đã quy định rõ, việc giám sát còn hạn chế, nên nâng cao nhận thức pháp lý và bảo mật là cấp thiết.
Trong thời đại số hóa, dữ liệu cá nhân là tài sản quan trọng. Việc tạo, lưu trữ bản sao dữ liệu cá nhân chưa tuân thủ quy định tiềm ẩn rủi ro xâm phạm quyền riêng tư và thiệt hại kinh tế. Dù pháp luật đã quy định rõ, việc giám sát còn hạn chế, nên nâng cao nhận thức pháp lý và bảo mật là cấp thiết.
I. Thực trạng liên quan đến bản sao dữ liệu cá nhân
Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ, việc sao chép dữ liệu cá nhân đang trở thành vấn đề pháp lý nổi bật tại Việt Nam. Nhiều tổ chức và cá nhân đã lưu trữ, nhân bản hoặc chia sẻ thông tin cá nhân trái phép, dẫn đến rủi ro xâm phạm quyền riêng tư, gian lận tài chính và thiệt hại cho người tiêu dùng. Mặc dù pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân đã quy định rõ trách nhiệm và chế tài, nhưng thực tế việc giám sát và thực thi vẫn còn hạn chế, khiến tình trạng vi phạm diễn ra phổ biến.
Thực trạng này nhấn mạnh nhu cầu cấp thiết về nhận thức pháp lý, biện pháp bảo mật và trách nhiệm của các bên liên quan để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Hiểu rõ các rủi ro và quy định pháp luật là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp và cá nhân hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
II. Khái niệm về bản sao dữ liệu cá nhân
Để làm rõ phạm vi điều chỉnh và cơ sở áp dụng các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trước hết cần xác định rõ khái niệm bản sao dữ liệu cá nhân cũng như đặc điểm pháp lý của loại dữ liệu này.
1. Bản sao dữ liệu cá nhân là gì?
Bản sao dữ liệu cá nhân là phiên bản sao lại thông tin cá nhân của một cá nhân, có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, bao gồm các dữ liệu như họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, thông tin giao dịch và các dữ liệu nhạy cảm khác. Theo Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Vì vậy, mọi bản sao dữ liệu cá nhân đều được xem là dữ liệu cá nhân và phải tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu, bao gồm việc thu thập, lưu trữ, xử lý và chia sẻ. Việc tạo, lưu giữ hay chuyển giao bản sao dữ liệu cá nhân mà không có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý, bao gồm xử phạt hành chính hoặc bồi thường thiệt hại. Như vậy, bản sao dữ liệu cá nhân không chỉ là công cụ quản lý thông tin mà còn liên quan trực tiếp đến quyền riêng tư và an toàn dữ liệu của cá nhân.
2. Bản sao dữ liệu cá nhân có khác gì so với dữ liệu cá nhân gốc không?
Bản sao dữ liệu cá nhân khác với dữ liệu cá nhân gốc về mặt hình thức và chức năng lưu trữ, nhưng không khác về giá trị pháp lý.
Dữ liệu cá nhân gốc là thông tin được thu thập ban đầu từ chủ thể dữ liệu, trong khi bản sao dữ liệu cá nhân là phiên bản được sao chép từ dữ liệu gốc để phục vụ mục đích lưu trữ, xử lý hoặc sao lưu.
Tuy nhiên, cả dữ liệu gốc và bản sao đều được coi là dữ liệu cá nhân và phải tuân thủ đầy đủ các quy định về thu thập, sử dụng, bảo mật và chuyển giao. Việc tạo bản sao không làm phát sinh quyền xử lý mới và cũng không làm giảm nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu của tổ chức, cá nhân kiểm soát dữ liệu. Do đó, hành vi xử lý trái phép bản sao dữ liệu cá nhân bị xử lý tương tự như đối với dữ liệu cá nhân gốc.
3. Bản sao dữ liệu cá nhân có thể bao gồm những loại thông tin nào?
Bản sao dữ liệu cá nhân là bản sao của thông tin nhận dạng hoặc dữ liệu liên quan đến một cá nhân, bao gồm cả dữ liệu cơ bản và dữ liệu nhạy cảm, được pháp luật Việt Nam bảo vệ theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Các loại thông tin này có thể gồm họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, giấy tờ tùy thân, dữ liệu sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học, thông tin tài chính hoặc dữ liệu định vị. Dù là bản sao hay dữ liệu gốc, mọi thông tin đều được coi là dữ liệu cá nhân và phải được thu thập, xử lý, lưu trữ, chia sẻ đúng quy định pháp luật. Việc xử lý bản sao dữ liệu cá nhân trái phép có thể dẫn đến trách nhiệm hành chính hoặc hình sự, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến quyền riêng tư và lợi ích hợp pháp của cá nhân.
Do đó, doanh nghiệp và tổ chức cần thực hiện các biện pháp bảo vệ và quản lý dữ liệu chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến bản sao dữ liệu cá nhân
Để làm rõ cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động tạo, lưu trữ và sử dụng bản sao dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp, cần xem xét các quy định cụ thể của pháp luật Việt Nam hiện hành liên quan đến vấn đề này.
1. Pháp luật Việt Nam hiện hành quy định như thế nào về việc tạo bản sao dữ liệu cá nhân?
Pháp luật Việt Nam hiện hành, đặc biệt là Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, quy định rõ ràng việc xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân, bao gồm cả bản sao dữ liệu. Theo Điều 2 và Điều 16, mọi dữ liệu cá nhân, dù là bản gốc hay bản sao, đều phải được thu thập, lưu trữ và sử dụng đúng mục đích, có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và đảm bảo an toàn, bảo mật. Việc sao chép, lưu giữ hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân trái phép là vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý hành chính hoặc hình sự theo quy định.
Như vậy, bản sao dữ liệu cá nhân không khác bản gốc về mặt pháp lý, và việc tạo bản sao chỉ hợp pháp khi tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo vệ dữ liệu. Đây là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải xin sự đồng ý của chủ thể trước khi tạo bản sao dữ liệu cá nhân không?
Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp trước khi tạo bản sao dữ liệu cá nhân phải xin sự đồng ý rõ ràng và tự nguyện của chủ thể dữ liệu. Việc đồng ý này phải được thực hiện minh bạch, nêu rõ mục đích, phạm vi và cách thức xử lý dữ liệu, đồng thời phải có bằng chứng lưu trữ được.
Nếu doanh nghiệp sao chép hoặc lưu trữ dữ liệu cá nhân mà chưa có sự đồng ý hợp pháp, hành vi này có thể bị coi là vi phạm pháp luật, chịu trách nhiệm xử phạt hành chính hoặc bồi thường thiệt hại. Do đó, việc tuân thủ quy định về đồng ý trước khi tạo bản sao dữ liệu không chỉ bảo vệ quyền lợi của khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý.
3. Khi tạo bản sao dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải tuân thủ những nguyên tắc xử lý dữ liệu nào?
Khi tạo bản sao dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc xử lý dữ liệu theo Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Dữ liệu phải được thu thập và xử lý một cách hợp pháp, minh bạch, đúng mục đích và giới hạn trong phạm vi cần thiết. Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp để bảo vệ dữ liệu khỏi rò rỉ, mất mát hoặc sử dụng trái phép.
Đồng thời, quyền của chủ thể dữ liệu phải được tôn trọng, bao gồm quyền truy cập, quyền phản đối, quyền yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu khi không còn cần thiết. Việc tuân thủ các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân an toàn, minh bạch.
4. Thời hạn lưu giữ bản sao dữ liệu cá nhân được pháp luật quy định ra sao?
Theo pháp luật Việt Nam, thời hạn lưu giữ bản sao dữ liệu cá nhân phải tuân thủ nguyên tắc chỉ lưu giữ trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích xử lý dữ liệu và phải xóa hoặc hủy dữ liệu sau khi hoàn thành mục đích, trừ khi có quy định pháp luật khác. Cụ thể, Điều 16 và Điều 17 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định rõ doanh nghiệp phải thực hiện xóa dữ liệu cá nhân khi chủ thể dữ liệu yêu cầu, trừ các trường hợp phục vụ nghĩa vụ pháp lý hoặc lợi ích hợp pháp khác. Việc lưu giữ dữ liệu quá thời hạn cần thiết mà không có căn cứ pháp lý có thể dẫn đến trách nhiệm hành chính hoặc hình sự.
Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập chính sách lưu trữ rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định nêu trên để hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của chủ thể dữ liệu.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến bản sao dữ liệu cá nhân
Trên cơ sở các quy định pháp luật đã phân tích, thực tiễn áp dụng vẫn đặt ra nhiều vướng mắc liên quan đến việc tạo, quản lý và sử dụng bản sao dữ liệu cá nhân trong hoạt động của doanh nghiệp, do đó cần tiếp tục làm rõ thông qua việc giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp dưới đây.
1. Việc tạo bản sao dữ liệu cá nhân có bị giới hạn đối với dữ liệu nhạy cảm không?
Việc tạo bản sao dữ liệu cá nhân, bao gồm cả dữ liệu nhạy cảm, không bị cấm tuyệt đối nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật Việt Nam. Theo Điều 2 và Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, dữ liệu nhạy cảm như sức khỏe, tài chính, sinh trắc học cần được xử lý với các biện pháp bảo mật đặc biệt, chỉ định bộ phận chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu và thông báo cho chủ thể dữ liệu về việc xử lý.
Đồng thời, theo Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, mọi việc tạo bản sao dữ liệu phải đảm bảo nguyên tắc hợp pháp, minh bạch, đúng mục đích, giới hạn dữ liệu cần thiết và bảo mật thông tin. Việc tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động xử lý dữ liệu.
2. Đối tượng nào trong doanh nghiệp được phép truy cập bản sao dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật?
Theo Điều 38 và Điều 39 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, việc truy cập bản sao dữ liệu cá nhân chỉ được thực hiện bởi các đối tượng có trách nhiệm quản lý và xử lý dữ liệu trong doanh nghiệp, bao gồm Bên Kiểm soát dữ liệu và Bên Xử lý dữ liệu được ủy quyền. Nhân viên hoặc bộ phận không thuộc phạm vi này không được phép truy cập nhằm đảm bảo bảo mật và quyền riêng tư của chủ thể dữ liệu. Nếu doanh nghiệp thuê bên thứ ba xử lý dữ liệu, bên thứ ba chỉ được truy cập dữ liệu theo hợp đồng và mục đích đã thỏa thuận, không được sử dụng cho mục đích khác. Vi phạm quy định truy cập dữ liệu cá nhân có thể dẫn đến trách nhiệm hành chính, dân sự hoặc hình sự tùy mức độ vi phạm.
Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế phân quyền truy cập rõ ràng, bảo đảm tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro pháp lý.
3. Doanh nghiệp có được chuyển bản sao dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba không? Nếu có thì trong trường hợp nào?
Doanh nghiệp chỉ được phép chuyển bản sao dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba khi tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Cụ thể, theo Điều 39 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bên kiểm soát dữ liệu phải ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên xử lý dữ liệu bên thứ ba, đảm bảo dữ liệu được sử dụng đúng mục đích, phạm vi và tuân thủ các biện pháp bảo mật cần thiết.
Ngoài ra, việc chuyển giao dữ liệu chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý rõ ràng của chủ thể dữ liệu theo Điều 11 Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Bên thứ ba phải chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu và không được sử dụng dữ liệu vượt quá phạm vi thỏa thuận. Vi phạm những quy định này có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý đối với cả doanh nghiệp và bên nhận dữ liệu.
4. Việc tạo nhiều bản sao dữ liệu cá nhân có bị giới hạn về số lượng không?
Hiện nay, pháp luật Việt Nam không quy định giới hạn số lượng bản sao dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp được phép tạo. Tuy nhiên, mọi bản sao dữ liệu đều phải được xử lý theo nguyên tắc hợp pháp, minh bạch, đúng mục đích và hạn chế ở mức cần thiết. Thời hạn lưu giữ bản sao cũng phải phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu, đảm bảo không lưu trữ quá lâu hoặc vượt quá nhu cầu thực tế.
Do đó, việc tạo nhiều bản sao về cơ bản không bị hạn chế về số lượng, nhưng mỗi bản sao vẫn phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý về bảo mật và quyền của chủ thể dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý dữ liệu vừa hạn chế rủi ro pháp lý khi xử lý dữ liệu cá nhân.
5. Bản sao dữ liệu cá nhân có thể được sử dụng để khôi phục dữ liệu gốc trong trường hợp sự cố kỹ thuật không?
Bản sao dữ liệu cá nhân có thể được sử dụng để khôi phục dữ liệu gốc trong trường hợp sự cố kỹ thuật, miễn là việc này tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Bản gốc và bản sao phải được xử lý theo mục đích hợp pháp, minh bạch và đảm bảo an toàn thông tin theo Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Việc sao lưu và khôi phục dữ liệu là biện pháp kỹ thuật hợp pháp nhằm phòng ngừa mất mát, hư hỏng hoặc sự cố hệ thống, đồng thời phải áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp.
Doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo rằng việc sử dụng bản sao dữ liệu không vi phạm quyền của chủ thể dữ liệu và được thực hiện trong phạm vi cho phép của pháp luật. Đây là một giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về bản sao dữ liệu cá nhân
Đây là toàn bộ nội dung phân tích về các quy định pháp lý, rủi ro và những vấn đề cần lưu ý khi doanh nghiệp tạo, lưu trữ và xử lý bản sao dữ liệu cá nhân - một lĩnh vực tiềm ẩn nhiều tranh chấp và trách nhiệm pháp lý nếu không được thực hiện đúng quy định. Việc nắm rõ quyền, nghĩa vụ của các bên cũng như căn cứ pháp luật áp dụng đóng vai trò quan trọng để bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng, hạn chế rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, do tính chất pháp lý phức tạp và đa dạng của các giao dịch dữ liệu, doanh nghiệp rất dễ gặp rủi ro nếu thiếu kinh nghiệm hoặc không nắm vững quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các văn bản pháp luật liên quan.
Khi phát sinh vướng mắc liên quan đến việc tạo, lưu trữ hoặc chia sẻ bản sao dữ liệu cá nhân, việc tìm đến luật sư uy tín tại NP Law là giải pháp cần thiết để đảm bảo mọi hoạt động được tiến hành đúng pháp luật và giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Luật sư sẽ hỗ trợ đánh giá rủi ro, rà soát quy trình, soạn thảo hợp đồng, chuẩn bị hồ sơ và đại diện bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp cũng như khách hàng khi làm việc với đối tác hoặc cơ quan có thẩm quyền. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp trong môi trường quản lý dữ liệu ngày càng nghiêm ngặt.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
