Bảo mật thông tin lao động được quy định như thế nào?

Bảo mật thông tin lao động là một vấn đề ngày càng được quan tâm trong bối cảnh số hóa và sự phát triển của thị trường lao động. Việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động đặt ra nhiều thách thức về quyền riêng tư và an toàn thông tin. Vậy, bảo mật thông tin lao động được quy định như thế nào? Bài viết này của NPLaw sẽ đi sâu phân tích các quy định pháp luật liên quan đến vấn đề này.

I. Thực trạng bảo mật thông tin lao động

Bảo mật thông tin lao động tại Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng. Theo thống kê từ Cục An toàn thông tin (Bộ Thông tin và Truyền thông), trong 6 tháng đầu năm 2024, đã ghi nhận hơn 90.000 điểm yếu, lỗ hổng an toàn thông tin tại các cơ quan, tổ chức trong nước, với số sự cố nghiêm trọng tăng gần 60% so với cùng kỳ năm trước. Đáng chú ý, số tài khoản bị lộ do nhiễm mã độc tại Việt Nam trong năm 2023 đã tăng gấp 31 lần so với năm 2020. Các vụ rò rỉ dữ liệu thường xuất phát từ việc cá nhân không tuân thủ quy trình bảo mật hoặc thiết bị bị nhiễm mã độc, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc quản lý và bảo vệ dữ liệu. Mặc dù pháp luật đã có quy định về thỏa thuận bảo mật thông tin, nhưng việc triển khai trong thực tế còn nhiều hạn chế, đòi hỏi sự hoàn thiện khung pháp lý và nâng cao nhận thức về an toàn thông tin trong môi trường làm việc hiện đại.

Do đó, để khắc phục tình trạng này, cần có sự hoàn thiện khung pháp lý, tăng cường nhận thức và áp dụng các biện pháp công nghệ nhằm đảm bảo an toàn thông tin trong môi trường lao động hiện đại.

II. Quy định pháp luật về bảo mật thông tin lao động

1. Bảo mật thông tin lao động có thể thỏa thuận trong Hợp đồng lao động không?

Bảo mật thông tin lao động hoàn toàn có thể được thỏa thuận trong hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định rằng khi người lao động làm việc liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ, hai bên có thể thỏa thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật, quyền lợi của người lao động và trách nhiệm bồi thường trong trường hợp vi phạm.

Tóm lại, việc thiết lập thỏa thuận bảo mật thông tin là cần thiết để bảo vệ quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động. Tuy nhiên, nội dung thỏa thuận cần rõ ràng, cụ thể và không được trái với quy định của pháp luật.

2. Thời hạn bảo mật thông tin lao động?

Theo khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, khi người lao động làm việc liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ, hai bên có thể thỏa thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật, quyền lợi của người lao động và trách nhiệm bồi thường trong trường hợp vi phạm.

Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về thời gian bảo mật mà người lao động cần giữ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Do đó, các bên có thể ký thỏa thuận mà không làm rõ thời gian bảo mật cũng như ấn định thời điểm người lao động có thể làm việc ở các doanh nghiệp đối thủ.

3. Vi phạm thỏa thuận bảo mật thông tin lao động có phải bồi thường thiệt hại không?

Theo khoản 3 Điều 4 Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH, nếu người lao động làm công việc có liên quan đến bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ, thì người sử dụng lao động có thể thỏa thuận với họ về việc bảo mật thông tin. Thỏa thuận này có thể được ghi ngay trong hợp đồng lao động hoặc lập thành văn bản riêng.

Nếu người lao động vi phạm thỏa thuận này, công ty có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo đúng nội dung đã thỏa thuận. Cụ thể:

• Nếu vi phạm xảy ra trong thời gian hợp đồng lao động còn hiệu lực, việc bồi thường sẽ được xử lý theo quy định tại Điều 130 Bộ luật Lao động.
• Nếu vi phạm bị phát hiện sau khi người lao động đã nghỉ việc, thì việc xử lý sẽ tuân theo các quy định của pháp luật dân sự và các quy định có liên quan khác.

Mức bồi thường trong những trường hợp này không áp dụng một cách cứng nhắc, mà phải căn cứ vào lỗi của người lao động, mức độ thiệt hại mà doanh nghiệp phải gánh chịu, cũng như hoàn cảnh cụ thể về tài chính, nhân thân và điều kiện gia đình của người lao động.

Riêng đối với những bí mật thuộc danh mục bí mật nhà nước, việc bảo vệ và xử lý vi phạm sẽ tuân theo quy định riêng của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Như vậy, người lao động hoàn toàn có thể phải bồi thường nếu vi phạm thỏa thuận bảo mật thông tin đã ký kết. Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp, cả người sử dụng lao động và người lao động cần thiết lập thỏa thuận bảo mật rõ ràng, cụ thể và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

III. Giải đáp thắc mắc liên quan đến bảo mật thông tin lao động

1. Bảo mật thông tin lao động có thể xác lập dưới các hình thức nào?

Bảo mật thông tin trong quan hệ lao động có thể được thiết lập qua các hình thức sau:

• Cam kết bảo mật thông tin: Người lao động cam kết không tiết lộ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp trong và sau thời gian làm việc.
• Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA): Văn bản pháp lý giữa người lao động và doanh nghiệp, quy định chi tiết về các thông tin cần bảo mật, phạm vi, thời hạn và trách nhiệm khi vi phạm.
• Điều khoản bảo mật trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng: Các điều khoản về bảo mật có thể được tích hợp trực tiếp vào hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng giữa hai bên.
• Quy định trong nội quy lao động hoặc quy chế nội bộ: Doanh nghiệp có thể đưa các quy định về bảo mật thông tin vào nội quy lao động hoặc quy chế nội bộ. Người lao động khi ký hợp đồng lao động sẽ cam kết tuân thủ các quy định này.
• Chính sách bảo mật thông tin của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể ban hành một tài liệu riêng quy định chi tiết về những thông tin cần bảo mật, cách thức bảo mật, trách nhiệm và hậu quả khi vi phạm.

Vì vậy, việc lựa chọn hình thức phù hợp phụ thuộc vào tính chất công việc và mức độ nhạy cảm của thông tin mà người lao động tiếp cận. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng và có thể kết hợp nhiều hình thức để đảm bảo hiệu quả bảo mật thông tin.

2. Các nội dung cơ bản của bảo mật thông tin lao động?

Dưới đây là các nội dung cơ bản thường có trong thỏa thuận bảo mật thông tin giữa người lao động và người sử dụng lao động:

• Định nghĩa thông tin bảo mật: Xác định rõ những loại thông tin nào được coi là bí mật, chẳng hạn như bí mật kinh doanh, quy trình công nghệ, dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính, v.v.
• Phạm vi và hình thức bảo mật: Quy định cách thức bảo vệ thông tin, bao gồm việc không sao chép, tiết lộ, sử dụng hoặc chuyển giao thông tin cho bên thứ ba mà không có sự cho phép.
• Thời hạn bảo mật: Xác định khoảng thời gian mà người lao động phải giữ bí mật thông tin, có thể kéo dài ngay cả sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên: Nêu rõ trách nhiệm của người lao động trong việc bảo vệ thông tin và quyền của người sử dụng lao động trong việc giám sát, kiểm tra việc tuân thủ.
• Xử lý vi phạm: Quy định các hình thức xử lý khi người lao động vi phạm cam kết bảo mật, bao gồm kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại hoặc các biện pháp pháp lý khác.
• Các điều khoản khác: Có thể bao gồm các quy định về giải quyết tranh chấp, luật áp dụng, và các điều khoản bổ sung khác tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.

Do đó, việc xây dựng thỏa thuận bảo mật thông tin chi tiết và rõ ràng giúp bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình làm việc và sau khi chấm dứt hợp đồng.

3. Mẫu bảo mật thông tin lao động?

Hiện tại, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản pháp luật liên quan chưa có quy định cụ thể về mẫu thỏa thuận bảo mật thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu thỏa thuận dưới đây để xây dựng nội dung phù hợp với nhu cầu thực tế của mình: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHỤ LỤC 1- HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

              (V/v: Cam kết bảo mật thông tin & trách nhiệm vật chất)              

Căn cứ quy định tại Bộ luật lao động và để bảo đảm quyền lợi hợp pháp của Công ty.

Căn cứ Hợp đồng lao động số………………..  đã ký giữa hai bên.

Hôm nay, ngày …tháng … năm…….. Tại: ………………Chúng tôi gồm:

BÊN A: (Người sử dụng lao động): 

CÔNG TY …………………………………..

Địa chỉ: …………………………………..

Điện thoại: …………………………………..

Đại diện: Ông/Bà………………………………….. . - Chức vụ:. ……………………………

(Sau đây gọi là “Công ty”)

Bên B: (Người lao động)

Ông/Bà: …………………………………..

CMND/CCCD số: …………… Cấp ngày:………………  Nơi cấp:……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………..

Chỗ ở hiện tại: …………………………………..

Điện thoại: …………………………………..

(Sau đây gọi là “Người lao động”)

Sau khi trao đổi, hai bên thống nhất ký bản Phụ lục hợp đồng lao động này, qui định về trách nhiệm và cam kết bảo mật thông tin của Người lao động - với nội dung như sau :

Điều 1 : TÀI LIỆU/THÔNG TIN BẢO MẬT

1.1. Bí mật kinh doanh và tài sản trí tuệ : được hiểu là các thông tin, tài liệu thể hiện hoặc lưu trữ dưới các dạng như : văn bản, file máy tính, thư điện tử, hình ảnh, mã code, phần mềm tin học mà Công ty có được và thuộc quyền sở hữu hợp pháp của mình.

Bí mật kinh doanh và tài sản trí tuệ còn được hiểu và thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam và thông lệ Quốc tế (trong trường hợp pháp luật Việt Nam chưa có quy định )

1.2. Thông tin bảo mật : là những thông tin thuộc Bí mật kinh doanh và tài sản trí tuệ nêu tại Điều 1.1 mà Người lao động trong quá trình làm việc tại Công ty biết được hoặc tiếp cận được.

1.3. Phù hợp với các quy định ở trên, Công ty quy định những thông tin, tài liệu sau đây là tài sản của Công ty, cần được bảo mật và giữ gìn vì quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty.

1. Danh sách khách hàng, thông tin khách hàng.

2. Sổ sách tài chính kế toán, chứng từ ngân hàng.

3. Hệ thống các phần mềm cài đặt trên máy vi tính của Công ty.

4. Kế hoạch kinh doanh, Báo cáo hoạt động kinh doanh.

5. Các tài liệu về tình hình tài chính của công ty (vay, nợ, phải thu ).

6. Kế hoạch/ý tưởng kinh doanh.

7. Tài liệu mô tả, phân tích thiết kế hệ thống, phần mềm, tài liệu hướng dẫn và các tài liệu được phổ biến nội bộ.

8. Khóa mã bản quyền các phần mềm sử dụng trong Công ty.

Ghi chú: Danh mục tài liệu/thông tin bảo mật nêu trên có thể được Công ty bổ sung vào bất kỳ lúc nào. Khi bổ sung sẽ thông báo cho Người lao động.

Điều 2 : CAM KẾT CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG

Người lao động có trách nhiệm và cam kết bảo mật tất cả những tài liệu/thông tin bảo mật của Công ty - quy định và nêu tại Điều 1 Phụ lục này.

Người lao động cam kết không tự ý sao chép, cung cấp, mua bán hoặc sử dụng những thông tin/tài liệu bảo mật cho bất kỳ ai, vì bất kỳ lý do và mục đích gì nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Công ty.

Người lao động cam kết không đưa thông tin lên mạng bằng cách phát tán ảnh chụp màn hình phần mềm, một phần hoặc toàn màn hình hoặc bất cứ hành vi nào tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin thông qua Internet.

Trong trường hợp vi phạm cam kết này, ngoài việc phải chịu hình thức xử lý, kỷ luật như quy định của pháp luật, Người lao động còn phải bồi thường toàn bộ thiệt hại do hành vi vi phạm của mình gây ra theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp vi phạm cam kết này, mà vì lý do khách quan Công ty chưa đánh giá được mức độ thiệt hại và sự ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của Công ty thì tùy theo mức độ vi phạm, Người lao động đồng ý sẽ bị xử lý kỷ luật lao động đến mức cao nhất là sa thải (theo quy định trong Nội quy lao động) và phải có trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại do mình gây ra cho công ty theo quy định của pháp luật.

Điều 3 : ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Bản Phụ lục này là một bộ phận không tách rời của Hợp đồng lao động đã ký giữa hai bên, có giá trị trong suốt thời gian hiệu lực của hợp đồng lao động và vẫn có giá trị ràng buộc với bên B trong vòng 5 năm kể từ ngày hai bên chấm dứt hợp đồng lao động.

Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản tại bản Phụ lục này. Mọi sự thay đổi, bổ sung chỉ có giá trị khi được cả hai bên đồng ý bằng văn bản.

Người lao động cam kết hiểu rõ những nội dung quy định trong bản Phụ lục này, tự nguyện cam kết và không khiếu nại về sau.

Phụ lục này có hiệu lực kể từ ngày ký, được lập thành 02 (hai) bản, có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 (một) bản.

NGƯỜI LAO ĐỘNG                                        ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

(Ký, ghi họ tên)                                                            (Ký, ghi họ tên và đóng dấu)

(Hợp đồng này chỉ mang tính chất tham khảo)

4. Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng quy chế bảo mật thông tin lao động không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bắt buộc phải xây dựng quy chế bảo mật thông tin lao động dưới dạng văn bản riêng biệt. Tuy nhiên, pháp luật cho phép và khuyến khích doanh nghiệp thiết lập các thỏa thuận hoặc điều khoản bảo mật thông tin với người lao động để bảo vệ bí mật kinh doanh và công nghệ.

Do đó, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng các thỏa thuận hoặc điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng lao động hoặc các văn bản riêng biệt phù hợp với đặc thù hoạt động của mình.

5. Việc tiết lộ thông tin lao động trái phép sẽ bị xử lý thế nào?

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 75/2019/NĐ-CP, người có hành vi tiết lộ trái phép thông tin bí mật trong kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt khá nghiêm khắc.

5.1. Mức phạt chính

• Đối với tổ chức: từ 200.000.000 đồng đến 300.000.000 đồng.
• Đối với cá nhân: từ 100.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng (bằng một nửa mức phạt của tổ chức theo khoản 7 Điều 4 Nghị định này).

Các hành vi bị xử phạt bao gồm:

• Tiếp cận, thu thập thông tin bí mật trong kinh doanh bằng cách phá vỡ hoặc vượt qua các biện pháp bảo mật của doanh nghiệp.
• Tiết lộ hoặc sử dụng thông tin bí mật trong kinh doanh mà không có sự đồng ý của chủ sở hữu thông tin.

5.2. Hình thức xử phạt bổ sung

• Tịch thu tang vật, phương tiện được sử dụng để thực hiện hành vi vi phạm.
• Tịch thu khoản lợi nhuận thu được từ hành vi vi phạm.

Như vậy, nếu người lao động cố tình tiết lộ thông tin kinh doanh nhạy cảm như danh sách khách hàng, giá cả, công nghệ hoặc chiến lược của doanh nghiệp cho bên thứ ba (như đối thủ cạnh tranh), thì không chỉ bị xử phạt hành chính với số tiền lớn mà còn có thể bị thu hồi toàn bộ lợi ích có được từ hành vi vi phạm. Đây là chế tài nhằm bảo vệ tính bảo mật và cạnh tranh lành mạnh trong môi trường kinh doanh.

IV. Dịch vụ tư vấn liên quan đến bảo mật thông tin lao động

Trên đây là những vấn đề pháp lý về bảo mật thông tin lao động mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ ngay với NPLaw.