Biên bản thương thảo hợp đồng có giá trị pháp lý không? Những điều doanh nghiệp cần biết

Biên bản thương thảo hợp đồng là bước quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà thầu và hoàn thiện hợp đồng trước khi ký kết chính thức. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ giá trị pháp lý của văn bản này cũng như các quy định liên quan đến nội dung, người ký và phạm vi được phép điều chỉnh. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy định pháp luật và những rủi ro pháp lý phổ biến liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

I. Rủi ro pháp lý phổ biến liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng

Trong thực tiễn đấu thầu, biên bản thương thảo hợp đồng là tài liệu quan trọng ghi nhận những nội dung mà chủ đầu tư và nhà thầu đã trao đổi, thống nhất trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức. Tuy nhiên, nếu lập hoặc sử dụng biên bản này không đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý đáng kể.

Trước hết, rủi ro thay đổi nội dung trái với hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ dự thầu là tình huống khá phổ biến. Trong quá trình thương thảo, nếu các bên ghi nhận những nội dung làm thay đổi các điều kiện đã được xác định trong hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ dự thầu, biên bản thương thảo có thể bị xem là không phù hợp với nguyên tắc đấu thầu. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ bị cơ quan có thẩm quyền xem xét lại kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc phát sinh tranh chấp về tính hợp lệ của hợp đồng.

Thứ hai là rủi ro do biên bản thương thảo không ghi nhận đầy đủ nội dung đã thống nhất. Nếu biên bản được lập sơ sài, thiếu các nội dung quan trọng như phạm vi công việc, tiến độ thực hiện, trách nhiệm của các bên hoặc các vấn đề cần làm rõ trong hồ sơ dự thầu, khi xảy ra tranh chấp sau này sẽ rất khó xác định chính xác thỏa thuận ban đầu giữa các bên.

Một rủi ro khác là người ký biên bản thương thảo không có thẩm quyền đại diện hợp pháp. Trong trường hợp biên bản được ký bởi cá nhân không được ủy quyền hợp lệ từ phía chủ đầu tư hoặc nhà thầu, giá trị pháp lý của văn bản này có thể bị đặt dấu hỏi, gây ảnh hưởng đến hiệu lực của các nội dung đã được thương thảo.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể gặp rủi ro khi biên bản thương thảo ghi nhận các nội dung chưa được kiểm soát kỹ về kỹ thuật, nhân sự hoặc khối lượng công việc. Nếu các nội dung này không phù hợp với hồ sơ dự thầu hoặc không bảo đảm khả năng thực hiện, việc ký hợp đồng sau đó có thể dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai dự án.

II. Tìm hiểu về biên bản thương thảo hợp đồng

Sau khi nhận diện các rủi ro có thể phát sinh, việc hiểu rõ biên bản thương thảo hợp đồng là gì, giá trị pháp lý của văn bản này ra sao và những nguyên tắc cần tuân thủ trong quá trình lập biên bản là điều rất cần thiết. Phần dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ các vấn đề quan trọng liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng trước khi tiến tới ký kết hợp đồng chính thức.

1. Biên bản thương thảo hợp đồng có phải là "nhật ký" ghi lại những gì hai bên đã thống nhất trước khi ký chính thức không?

Pháp luật về đấu thầu hiện hành, cụ thể là Luật Đấu thầu 2023, không đưa ra định nghĩa chính thức về “biên bản thương thảo hợp đồng”. Tuy nhiên, thông qua các quy định liên quan đến hồ sơ hợp đồng, có thể hiểu bản chất của văn bản này là tài liệu ghi nhận kết quả thương thảo giữa các bên trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

Theo quy định tại Điều 65 của Luật Đấu thầu 2023, hồ sơ hợp đồng với nhà thầu bao gồm các tài liệu chính như văn bản hợp đồng, phụ lục hợp đồng và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Ngoài ra, tùy theo quy mô và tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm thêm biên bản hoàn thiện hợp đồng hoặc biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có).

Từ quy định này có thể thấy rằng biên bản thương thảo hợp đồng không phải là tài liệu bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng thường được lập để ghi nhận các nội dung hai bên đã trao đổi, làm rõ hoặc thống nhất trong quá trình thương thảo. Vì vậy, trên thực tế, văn bản này có thể được xem như một bản ghi nhận (tương tự “nhật ký”) quá trình thương thảo, giúp làm rõ các nội dung cần hoàn thiện trước khi các bên ký kết hợp đồng chính thức.

2. Biên bản thương thảo hợp đồng có giá trị pháp lý như thế nào nếu sau này hai bên xảy ra tranh chấp?

Pháp luật về đấu thầu không quy định riêng về giá trị pháp lý của biên bản thương thảo hợp đồng như một loại hợp đồng độc lập. Tuy nhiên, theo Luật Đấu thầu 2023, biên bản thương thảo hợp đồng có thể là một trong các tài liệu thuộc hồ sơ hợp đồng với nhà thầu, vì vậy văn bản này có thể được sử dụng như căn cứ chứng minh các nội dung mà các bên đã trao đổi và thống nhất trong quá trình thương thảo trước khi ký hợp đồng chính thức.

Ngoài ra, quy định tại khoản 6 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP còn cho thấy biên bản thương thảo hợp đồng có ý nghĩa pháp lý nhất định trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Cụ thể, nếu nhà thầu tham gia thương thảo nhưng không thực hiện đúng nguyên tắc, nội dung thương thảo hoặc không ký biên bản thương thảo hợp đồng nhằm mục đích rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho chủ đầu tư, thì nhà thầu sẽ bị loại và không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu.

Do đó, trong trường hợp xảy ra tranh chấp, biên bản thương thảo hợp đồng thường được xem là tài liệu chứng minh quá trình thương thảo và cơ sở để giải thích các nội dung đã được thống nhất giữa các bên, đồng thời thể hiện trách nhiệm của nhà thầu trong giai đoạn hoàn thiện hợp đồng.

3. Ai là người có quyền ký vào biên bản thương thảo hợp đồng để nó có hiệu lực?

Căn cứ khoản 2 Điều 46 dẫn chiếu đến Điều 34 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP, sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư sẽ mời nhà thầu trúng thầu đến hoàn thiện hợp đồng, trong đó các bên thống nhất nội dung dự thảo hợp đồng, điều kiện cụ thể, phụ lục hợp đồng và các nội dung liên quan trước khi ký kết.

Vì vậy, để biên bản thương thảo hợp đồng có giá trị, người ký phải là:

• Đại diện theo pháp luật của mỗi bên, hoặc
• Người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản của mỗi bên.

Tóm lại, biên bản thương thảo hợp đồng có hiệu lực khi được ký bởi đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền của chủ đầu tư/bên mời thầu và của nhà thầu trúng thầu. 

4. Trong biên bản thương thảo hợp đồng, có được phép ghi những nội dung khác hoàn toàn với hồ sơ mời thầu không?

Không. Theo khoản 4 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc thương thảo hợp đồng phải dựa trên hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu. Đồng thời, pháp luật quy định không thương thảo các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu đúng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và không được làm thay đổi đơn giá đã xác định tại bước đánh giá tài chính.

Trong thực tế, nội dung ghi trong biên bản thương thảo chỉ được phép làm rõ, bổ sung chi tiết hoặc xử lý các điểm chưa thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Vì vậy, không được ghi các nội dung hoàn toàn khác hoặc làm thay đổi bản chất yêu cầu của hồ sơ mời thầu, vì điều này có thể vi phạm nguyên tắc đấu thầu và ảnh hưởng đến tính hợp lệ của kết quả lựa chọn nhà thầu.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng

Để xác định giá trị pháp lý và cách lập biên bản thương thảo hợp đồng, cần căn cứ vào quy định tại Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 214/2025/NĐ-CP.

1. Theo luật hiện hành, những nội dung bắt buộc phải có trong một biên bản thương thảo hợp đồng chuẩn chỉnh là gì?

Theo Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, pháp luật không quy định một mẫu biên bản thương thảo hợp đồng bắt buộc. Tuy nhiên, căn cứ vào nội dung và phạm vi thương thảo hợp đồng, một biên bản thương thảo hợp đồng chuẩn chỉnh thường phải ghi nhận các nội dung chính sau:

• Các vấn đề chưa rõ hoặc chưa thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu cần được làm rõ để tránh phát sinh tranh chấp khi thực hiện hợp đồng.
• Các sai lệch hoặc đề xuất của nhà thầu đã nêu trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả phương án kỹ thuật thay thế khi hồ sơ mời thầu cho phép.
• Nội dung liên quan đến nhân sự chủ chốt, trong đó việc thay đổi nhân sự chỉ được thực hiện trong các trường hợp đặc biệt theo quy định và phải bảo đảm năng lực tương đương hoặc cao hơn.
• Các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu cần được thống nhất để hoàn thiện nội dung gói thầu.
• Các nội dung liên quan đến giá (nếu có) trong trường hợp cần thương thảo để phù hợp với giá gói thầu theo quy định pháp luật.
• Các nội dung cần thiết khác nhằm hoàn thiện dự thảo hợp đồng, điều kiện cụ thể của hợp đồng và các phụ lục như phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện.

Những nội dung này là cơ sở để các bên hoàn thiện dự thảo hợp đồng trước khi ký kết chính thức, đồng thời bảo đảm việc thương thảo tuân thủ đúng nguyên tắc của pháp luật về đấu thầu.

2. Quy định về việc thay đổi nhân sự và thiết bị so với hồ sơ dự thầu khi ghi vào biên bản thương thảo hợp đồng là như thế nào?

Theo khoản 4 Điều 45 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, trong quá trình thương thảo hợp đồng, nhà thầu không được tự ý thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu hoặc đã được thay thế trước đó theo quy định về đánh giá hồ sơ dự thầu.

Việc thay đổi nhân sự chủ chốt chỉ được phép trong một số trường hợp đặc biệt, như: thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn dự kiến hoặc do lý do bất khả kháng khiến nhân sự đã đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng. Khi đó, nhà thầu được đề xuất nhân sự thay thế nhưng phải bảo đảm người thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn, đồng thời không được làm thay đổi giá dự thầu.

Đối với thiết bị hoặc phương án kỹ thuật, việc điều chỉnh chỉ được xem xét nếu đó là sai lệch hoặc đề xuất đã được nhà thầu nêu trong hồ sơ dự thầu, hoặc trong trường hợp hồ sơ mời thầu cho phép đề xuất phương án kỹ thuật thay thế. Các nội dung này có thể được ghi nhận trong biên bản thương thảo để làm cơ sở hoàn thiện hợp đồng.

3. Cơ sở pháp lý nào cho phép chúng ta điều chỉnh khối lượng công việc ngay trong biên bản thương thảo hợp đồng?

Căn cứ khoản 2 Điều 114 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, các bên có thể thỏa thuận về việc sửa đổi hợp đồng, bao gồm cả trường hợp bổ sung khối lượng hoặc số lượng công việc ngoài phạm vi đã nêu trong hợp đồng.

Cụ thể, pháp luật cho phép bổ sung khối lượng công việc thuộc tùy chọn mua thêm, với điều kiện phải quy định rõ khối lượng, giá trị, thời gian thực hiện và các nội dung cần thiết khác trong văn bản sửa đổi hợp đồng. Đồng thời, việc bổ sung này không được vượt mức tối đa đã được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Do đó, trong quá trình thương thảo, các bên có thể ghi nhận việc điều chỉnh hoặc bổ sung khối lượng công việc trong biên bản thương thảo hợp đồng làm cơ sở để hoàn thiện nội dung hợp đồng và phụ lục hợp đồng trước khi ký chính thức.

4. Thủ tục lưu trữ biên bản thương thảo hợp đồng trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia được thực hiện như thế nào?

Theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc quản lý và lưu trữ tài liệu trong quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Về cơ bản, việc lưu trữ biên bản thương thảo hợp đồng được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Hoàn tất việc thương thảo hợp đồng

Chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành thương thảo theo quy định, sau đó lập biên bản thương thảo hợp đồng ghi nhận các nội dung đã thống nhất.

Bước 2: Cập nhật hồ sơ gói thầu trên hệ thống

Chủ đầu tư hoặc bên được giao nhiệm vụ quản lý gói thầu đăng nhập hệ thống và cập nhật hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu.

Bước 3: Tải lên và lưu trữ biên bản thương thảo

Biên bản thương thảo hợp đồng và các tài liệu liên quan được tải lên hồ sơ điện tử của gói thầu để lưu trữ và phục vụ quản lý.

Bước 4: Kết nối và quản lý dữ liệu

Dữ liệu trên hệ thống được kết nối với các hệ thống khác như đăng ký doanh nghiệp, quản lý thuế, ngân sách và kho bạc để phục vụ việc quản lý hợp đồng và theo dõi năng lực nhà thầu.

Việc lưu trữ trên hệ thống giúp bảo đảm tính minh bạch, khả năng truy xuất và phục vụ công tác kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện hợp đồng.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng

Trong quá trình thực hiện đấu thầu và ký kết hợp đồng, nhiều chủ đầu tư và nhà thầu vẫn còn băn khoăn về giá trị pháp lý, nội dung và cách sử dụng biên bản thương thảo hợp đồng. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp giúp làm rõ các vấn đề pháp lý liên quan đến loại văn bản này.

1. Có bắt buộc phải lập biên bản thương thảo hợp đồng cho các gói thầu chỉ định thầu rút gọn không?

Theo Điều 80 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, quy trình chỉ định thầu rút gọn gồm các bước: gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu, hoàn thiện hợp đồng (có thương thảo về giá và nội dung), phê duyệt – công khai kết quả lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng.

Quy định này không bắt buộc phải lập biên bản thương thảo hợp đồng riêng. Trong thực tế, việc thương thảo thường được thể hiện trực tiếp trong quá trình hoàn thiện hợp đồng và là cơ sở để phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng.

Tuy nhiên, để lưu hồ sơ và làm rõ quá trình thương thảo, chủ đầu tư vẫn có thể lập biên bản thương thảo hợp đồng nếu thấy cần thiết.

2. Nếu nhà thầu không đồng ý ký vào biên bản thương thảo hợp đồng, bên mời thầu có quyền tịch thu bảo đảm dự thầu không?

Theo khoản 7 Điều 43 Nghị định 24/2024/NĐ-CP, nếu nhà thầu đã tham gia thương thảo nhưng không tiến hành thương thảo đúng nguyên tắc hoặc không ký biên bản thương thảo hợp đồng nhằm mục đích rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho chủ đầu tư, thì nhà thầu sẽ bị loại và không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu.

Ngược lại, theo khoản 8 Điều 43 của Nghị định này, nếu bên mời thầu hoặc chủ đầu tư không thực hiện việc thương thảo đúng nguyên tắc và nội dung theo quy định, nhà thầu có quyền từ chối thương thảo và vẫn được hoàn trả bảo đảm dự thầu.

Như vậy, việc không ký biên bản thương thảo hợp đồng có thể dẫn đến mất bảo đảm dự thầu, nhưng chỉ áp dụng khi hành vi này nhằm rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho chủ đầu tư.

3. Biên bản thương thảo hợp đồng có cần phải đóng dấu giáp lai tất cả các trang để đảm bảo tính pháp lý không?

Pháp luật hiện hành không có quy định bắt buộc biên bản thương thảo hợp đồng phải đóng dấu giáp lai tất cả các trang. Giá trị pháp lý của văn bản chủ yếu được xác lập thông qua nội dung thỏa thuận, chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu (nếu có) của các bên.

Tuy nhiên, đối với các văn bản có nhiều trang, các bên thường đóng dấu giáp lai hoặc ký nháy từng trang nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu và tránh việc sửa đổi nội dung sau khi ký kết.

Vì vậy, biên bản thương thảo hợp đồng không bắt buộc phải đóng dấu giáp lai, nhưng việc thực hiện đóng dấu giáp lai hoặc ký nháy từng trang được khuyến khích để tăng tính chặt chẽ và hạn chế tranh chấp về sau.

4. Sau khi ký biên bản thương thảo hợp đồng, trong bao lâu thì chủ đầu tư phải ra quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu?

Theo Điều 45 Luật Đấu thầu 2023 (được sửa đổi bởi khoản 27 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025), pháp luật không quy định một thời hạn cụ thể để chủ đầu tư phải phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu sau khi thương thảo hợp đồng.

Thay vào đó, đối với các công việc ngoài thời gian chuẩn bị và phát hành hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư có trách nhiệm quyết định thời gian thực hiện, bảo đảm phù hợp với tiến độ của dự án và gói thầu.

Do đó, sau khi ký biên bản thương thảo hợp đồng, việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu sẽ do chủ đầu tư chủ động quyết định về thời điểm, miễn là vẫn bảo đảm tiến độ và quy trình lựa chọn nhà thầu theo quy định pháp luật.

5. Nếu nội dung biên bản thương thảo hợp đồng trái với hồ sơ mời thầu thì văn bản nào sẽ được ưu tiên áp dụng?

Trong hoạt động đấu thầu, hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu là các tài liệu pháp lý nền tảng của quá trình lựa chọn nhà thầu. Việc thương thảo hợp đồng chỉ nhằm làm rõ, hoàn thiện hoặc thống nhất các nội dung chưa rõ giữa các tài liệu này, không được làm thay đổi các nội dung cơ bản của hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ dự thầu đã được đánh giá.

Theo nguyên tắc thương thảo hợp đồng tại khoản 3 Điều 45 Nghị định 24/2024/NĐ-CP, các bên không được thương thảo những nội dung mà nhà thầu đã chào thầu đúng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Vì vậy, nếu nội dung trong biên bản thương thảo hợp đồng trái với hồ sơ mời thầu, thì hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu đã được đánh giá sẽ được ưu tiên áp dụng.

Nói cách khác, biên bản thương thảo chỉ có giá trị để hoàn thiện hợp đồng, còn không thể làm thay đổi các điều kiện cơ bản đã được xác lập trong hồ sơ mời thầu. Nếu có sự mâu thuẫn, cần điều chỉnh lại nội dung thương thảo để bảo đảm phù hợp với hồ sơ mời thầu và kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu.

V. Bạn đang tìm công ty luật uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng?

Nếu bạn đang gặp vướng mắc liên quan đến biên bản thương thảo hợp đồng như nội dung thương thảo, giá trị pháp lý của biên bản, hoặc rủi ro khi ký kết và thực hiện hợp đồng, việc tham khảo ý kiến của luật sư là rất cần thiết. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu và tư vấn hợp đồng, NPLaw có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ, tư vấn quy định pháp luật liên quan và đưa ra giải pháp phù hợp nhằm bảo đảm quyền lợi của doanh nghiệp, đồng thời hạn chế tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.