Bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật: Quy định, thẩm quyền và rủi ro pháp lý cần biết

Bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật là quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị và giá trị pháp lý của doanh nghiệp. Việc thực hiện không đúng quy định về thẩm quyền, hồ sơ hoặc phạm vi đại diện có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu, bị xử phạt hoặc phát sinh tranh chấp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất pháp lý, quy trình và những lưu ý quan trọng khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật theo quy định hiện hành.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật

Bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật là thủ tục pháp lý quan trọng, quyết định chủ thể nhân danh doanh nghiệp xác lập, thực hiện giao dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc về thẩm quyền bổ nhiệm, thời hạn thông báo, phạm vi đại diện và hậu quả pháp lý phát sinh khi thực hiện không đúng quy định. Việc nắm rõ các vấn đề này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo hoạt động ổn định, đúng pháp luật.

II. Tìm hiểu về bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật

Việc hiểu đúng khái niệm, thời điểm cần bổ nhiệm và mục tiêu của việc bổ nhiệm giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy quản lý hiệu quả, đồng thời bảo đảm quyền, nghĩa vụ của công ty được thực hiện thống nhất, đúng quy định pháp luật.

1. Khi nào công ty cần tiến hành bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật?

Công ty cần tiến hành bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật trong các trường hợp: khi thành lập doanh nghiệp; khi thay đổi người đại diện theo pháp luật hiện tại do miễn nhiệm, từ chức, chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc không còn đáp ứng điều kiện theo luật; khi doanh nghiệp tổ chức lại, thay đổi mô hình quản lý hoặc điều lệ quy định bổ sung, thay thế người đại diện theo pháp luật.

Việc bổ nhiệm kịp thời nhằm bảo đảm hoạt động của công ty không bị gián đoạn và các giao dịch phát sinh có chủ thể đại diện hợp pháp.

2. Mục tiêu chính khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật là gì?

Mục tiêu chính của việc bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật là bảo đảm công ty có chủ thể hợp pháp nhân danh doanh nghiệp xác lập, thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh trong hoạt động kinh doanh; duy trì sự ổn định, liên tục trong quản lý, điều hành và giao dịch với đối tác, cơ quan nhà nước; đồng thời xác định rõ trách nhiệm pháp lý của cá nhân đại diện, góp phần hạn chế rủi ro, tranh chấp cho doanh nghiệp.

3. Ai có thẩm quyền quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật trong công ty?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), thẩm quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật được xác định tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy định tại Điều lệ công ty.

• Đối với công ty cổ phần: Căn cứ Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), Hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hoặc chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác theo Điều lệ công ty. Trường hợp người đại diện theo pháp luật đồng thời giữ các chức danh này, thì Hội đồng quản trị có thẩm quyền quyết định việc bổ nhiệm, thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Theo Điều 12 và Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật; Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh và quyền, nghĩa vụ của người đại diện. Trên cơ sở đó, Hội đồng thành viên là cơ quan có thẩm quyền quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật (thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc), trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác.
• Đối với công ty TNHH một thành viên: Căn cứ Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), chủ sở hữu công ty là người có thẩm quyền quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc, tùy theo mô hình tổ chức và Điều lệ công ty.

Tóm lại, thẩm quyền bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật thuộc về cơ quan quản lý cao nhất của doanh nghiệp tương ứng với từng loại hình, và việc xác định cụ thể phải căn cứ đồng thời vào Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) và Điều lệ công ty.

4. Sau khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, quyền và trách nhiệm cơ bản của người đó là gì?

Sau khi được bổ nhiệm, người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh, đồng thời phải chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp đối với việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ đó.

Căn cứ Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 ), người đại diện theo pháp luật có các trách nhiệm cơ bản sau:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích hợp pháp cao nhất của doanh nghiệp, không được hành động tùy tiện hoặc vượt quá thẩm quyền được giao.
• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp, không được lạm dụng địa vị, chức vụ để tư lợi; không sử dụng thông tin, bí quyết kinh doanh, cơ hội đầu tư hoặc tài sản của doanh nghiệp nhằm phục vụ lợi ích cá nhân hoặc lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
• Nghĩa vụ minh bạch thông tin, theo đó phải thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho doanh nghiệp về việc mình hoặc người có liên quan có phần vốn góp, cổ phần hoặc quyền sở hữu tại doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật.

Trường hợp vi phạm các nghĩa vụ nêu trên, người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại phát sinh cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật

Việc bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật không chỉ là quyết định nội bộ của doanh nghiệp mà còn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của Luật Doanh nghiệp và văn bản pháp luật có liên quan, nhằm bảo đảm tính hợp pháp trong quản trị, điều hành và giao dịch của doanh nghiệp với bên thứ ba.

1. Theo quy định pháp luật, trong bao lâu phải thông báo việc bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật cho cơ quan đăng ký kinh doanh?

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), thông tin về người đại diện theo pháp luật là một trong những nội dung bắt buộc thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi doanh nghiệp thực hiện việc bổ nhiệm, thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thay đổi các thông tin liên quan đến người đại diện theo pháp luật, nội dung đăng ký doanh nghiệp sẽ bị thay đổi.

Căn cứ khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc thông báo được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật theo đúng quy định pháp luật.

2. Hồ sơ, thủ tục pháp lý cần chuẩn bị khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi bổ nhiệm hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ cơ bản bao gồm:

(i) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;

(ii) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết, quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), tùy từng trường hợp có hoặc không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty.

Người ký Giấy đề nghị đăng ký thay đổi là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Trường hợp đặc biệt như người đại diện theo pháp luật chết, mất tích, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc không thể tiếp tục thực hiện chức vụ, hồ sơ được thay thế bằng văn bản xác nhận tình trạng pháp lý tương ứng theo quy định.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung theo quy định pháp luật.

3. Những lỗi phổ biến khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật dẫn đến hồ sơ đăng ký bị từ chối là gì?

Hồ sơ đăng ký thường bị từ chối khi doanh nghiệp không đúng thẩm quyền ra quyết định, thiếu hoặc sai hình thức nghị quyết/quyết định, hoặc thông tin người đại diện theo pháp luật kê khai không thống nhất giữa hồ sơ và Điều lệ công ty.

Ngoài ra, các lỗi như nộp hồ sơ quá thời hạn 10 ngày, người ký hồ sơ không đúng đối tượng theo quy định, thiếu giấy tờ bắt buộc theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hoặc người được bổ nhiệm không đủ điều kiện làm người đại diện theo pháp luật cũng là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối hồ sơ.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật

Trong quá trình bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều thắc mắc liên quan đến điều kiện, thẩm quyền, thủ tục và hệ quả pháp lý. Dưới đây là những vấn đề thường gặp cần được làm rõ theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Có thể bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài hay không và cần lưu ý gì?

Có. Pháp luật Việt Nam hiện hành không hạn chế người nước ngoài giữ chức danh người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc bổ nhiệm phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), trong đó cần đặc biệt lưu ý: doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài và vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày thì phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền, nghĩa vụ. Nếu không tuân thủ quy định này, doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro pháp lý trong hoạt động và giao dịch.

2. Khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, công ty nên ghi rõ những giới hạn thẩm quyền như thế nào để phù hợp với Luật Doanh nghiệp?

Khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, công ty nên quy định rõ phạm vi và giới hạn thẩm quyền trong Điều lệ, quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng quản lý, nhằm bảo đảm phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) và hạn chế rủi ro pháp lý. Cụ thể, cần xác định những giao dịch, quyết định bắt buộc phải có sự chấp thuận của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu (như ký hợp đồng có giá trị lớn, vay vốn, bảo lãnh, chuyển nhượng tài sản quan trọng).

Đồng thời, nội dung phân quyền phải gắn với trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), bao gồm nghĩa vụ hành động trung thực, cẩn trọng, trung thành với lợi ích doanh nghiệp và không lạm dụng chức vụ để tư lợi. Việc ghi nhận rõ giới hạn thẩm quyền không làm mất hiệu lực đại diện đối với bên thứ ba ngay tình, nhưng là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm cá nhân và xử lý vi phạm nội bộ khi người đại diện theo pháp luật ký kết, thực hiện giao dịch vượt quá thẩm quyền được giao.

3. Thủ tục sửa đổi hồ sơ doanh nghiệp khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật thực hiện ở đâu và gồm những bước nào?

Thủ tục sửa đổi hồ sơ doanh nghiệp khi bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (Phòng Đăng ký kinh doanh), theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Trình tự cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp lập hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của cơ quan có thẩm quyền:
  • Chủ sở hữu công ty (đối với TNHH một thành viên);
  • Hội đồng thành viên (đối với TNHH hai thành viên trở lên);
  • Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần, tùy trường hợp có làm thay đổi Điều lệ hay không);
• Các giấy tờ khác theo từng trường hợp đặc thù (ủy quyền, văn bản xác nhận tình trạng pháp lý của người đại diện cũ… nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ:

• Nếu hồ sơ hợp lệ: cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới;
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận kết quả và cập nhật thông tin liên quan

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp thực hiện cập nhật thông tin nội bộ, con dấu, chữ ký số, ngân hàng, đối tác… (nếu có liên quan).

Cần lưu ý: nộp hồ sơ đúng thẩm quyền ký, đúng thành phần và trong thời hạn luật định để tránh bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

4. Trường hợp bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật nhưng điều lệ công ty mâu thuẫn với quyết định bổ nhiệm, cách xử lý ra sao?

Trường hợp quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mâu thuẫn với Điều lệ công ty, việc bổ nhiệm đó không được công nhận trong nội bộ doanh nghiệp. Theo nguyên tắc, việc bổ nhiệm phải phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.

Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện sửa đổi, bổ sung Điều lệ cho thống nhất với quyết định bổ nhiệm, sau đó ban hành lại quyết định hợp lệ và tiến hành đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu không xử lý kịp thời, các giao dịch do người được bổ nhiệm trái Điều lệ xác lập có thể phát sinh rủi ro pháp lý và tranh chấp cho doanh nghiệp.

5. Nếu bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật nhưng người đó ký hợp đồng vượt thẩm quyền, hậu quả pháp lý cho công ty là gì?

Trường hợp người đại diện theo pháp luật ký kết hợp đồng vượt quá phạm vi thẩm quyền được giao, hậu quả pháp lý được xem xét theo mối quan hệ giữa doanh nghiệp – bên thứ ba – người đại diện. Về nguyên tắc, nếu bên thứ ba ngay tình và không biết, không buộc phải biết về việc vượt thẩm quyền thì hợp đồng vẫn có thể ràng buộc trách nhiệm đối với doanh nghiệp. Ngược lại, nếu bên thứ ba biết hoặc phải biết việc người đại diện ký kết vượt thẩm quyền, doanh nghiệp có quyền từ chối thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp chấp thuận hoặc hợp thức hóa sau đó.

Đối với nội bộ doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng vượt thẩm quyền phải chịu trách nhiệm cá nhân, bao gồm trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp và các trách nhiệm khác theo khoản Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025), nếu hành vi đó gây thiệt hại.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật?

Nếu doanh nghiệp đang gặp vướng mắc trong việc bổ nhiệm, thay đổi hoặc xác định thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật, việc đồng hành cùng luật sư có kinh nghiệm sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm hồ sơ thực hiện đúng quy định. NPLaw cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu, hỗ trợ rà soát Điều lệ, thẩm quyền nội bộ, chuẩn bị hồ sơ và làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng luật và an toàn pháp lý.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.