Bài viết phân tích cách tính công và trừ lương hợp lệ theo Bộ luật Lao động 2019, làm rõ nguyên tắc tính lương, các khoản được và không được khấu trừ, quyền của người lao động, chế tài xử phạt khi vi phạm.
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp và quản trị nhân sự, tiền lương luôn là yếu tố trọng tâm quyết định sự gắn kết giữa người lao động và người sử dụng lao động. NPLaw tự hào đồng hành cùng quý doanh nghiệp, mang đến những tư vấn pháp lý chuyên sâu về chủ đề cách tính công và trừ lương hợp lệ.
I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến cách tính công và trừ lương hợp lệ
Trong quan hệ lao động, tiền lương không chỉ là khoản thu nhập của người lao động mà còn là căn cứ để xác định nhiều quyền lợi khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp lao động. Vì vậy, việc áp dụng cách tính công và trừ lương hợp lệ có ý nghĩa quan trọng đối với cả người lao động và người sử dụng lao động.
Theo Điều 90 Bộ luật Lao động năm 2019, tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định. Bên cạnh đó, Điều 94 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn cho người lao động. Việc khấu trừ tiền lương hoặc điều chỉnh số ngày công chỉ được thực hiện trong những trường hợp pháp luật cho phép và phải tuân thủ đúng trình tự, điều kiện luật định.
Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp áp dụng các quy chế chấm công, tính lương và khấu trừ tiền lương khác nhau. Tuy nhiên, không phải mọi quy định nội bộ đều mặc nhiên hợp pháp. Nếu doanh nghiệp tính sai số ngày công, tự ý trừ lương, phạt tiền hoặc khấu trừ vượt quá giới hạn pháp luật cho phép thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, buộc hoàn trả tiền cho người lao động và phát sinh trách nhiệm bồi thường. Ngược lại, người lao động cũng cần hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình để xác định khi nào việc doanh nghiệp áp dụng cách tính công và trừ lương hợp lệ, khi nào là hành vi vi phạm pháp luật lao động cần được khiếu nại hoặc khởi kiện.
Tóm lại, việc hiểu đúng cách tính công và trừ lương hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, đồng thời bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động.
II. Tìm hiểu về cách tính công và trừ lương hợp lệ
Để áp dụng đúng pháp luật, trước tiên chúng ta cần đi sâu vào phân tích các khái niệm nền tảng, vai trò của các văn bản nội bộ và quyền hạn của các bên trong quan hệ lao động liên quan đến cách tính công và trừ lương hợp lệ.
1. Khái niệm cơ bản về cách tính công và trừ lương hợp lệ trong quan hệ lao động là gì?
Hiện nay, Bộ luật Lao động năm 2019 không đưa ra khái niệm "cách tính công và trừ lương hợp lệ". Tuy nhiên, căn cứ các quy định về tiền lương và khấu trừ tiền lương, có thể hiểu đây là việc người sử dụng lao động xác định số ngày công, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, tiền lương phải trả và các khoản được phép khấu trừ theo đúng quy định của pháp luật và nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Một cách tính công và trừ lương hợp lệ thường phải bảo đảm các yếu tố sau:
- Căn cứ vào hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có), nội quy lao động và quy chế trả lương của doanh nghiệp;
- Xác định chính xác số giờ làm việc, số ngày làm việc thực tế, thời gian nghỉ hưởng nguyên lương hoặc không hưởng lương;
- Bảo đảm việc trả lương đúng thời hạn theo Điều 94 và Điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019;
- Chỉ khấu trừ tiền lương trong các trường hợp pháp luật cho phép theo Điều 102 Bộ luật Lao động năm 2019;
- Không sử dụng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động theo Điều 127 Bộ luật Lao động năm 2019.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống chấm công minh bạch, lưu giữ đầy đủ bảng chấm công, bảng lương, phiếu lương và các tài liệu liên quan để phục vụ công tác quản lý cũng như làm căn cứ giải quyết tranh chấp khi cần thiết.
Trong thực tiễn, các phương pháp tính công phổ biến bao gồm:
- Tính lương theo tháng;
- Tính lương theo ngày công;
- Tính lương theo giờ làm việc;
- Tính lương theo sản phẩm hoặc khoán việc theo Điều 96 Bộ luật Lao động năm 2019 (được hướng dẫn bởi Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
Mỗi phương pháp đều phải được các bên thỏa thuận trước và thể hiện rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế trả lương của doanh nghiệp. Vì vậy, cách tính công và trừ lương hợp lệ không chỉ phụ thuộc vào quy chế nội bộ mà còn phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc bắt buộc của pháp luật lao động.
2. Vai trò của hợp đồng lao động trong xác định cách tính công và trừ lương hợp lệ ra sao?
Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động, trong đó có vấn đề tiền lương và phương thức tính lương. Theo điểm đ khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động năm 2019, một trong những nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động là:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh;
- Hình thức trả lương;
- Thời hạn trả lương;
- Phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Do đó, khi doanh nghiệp thực hiện cách tính công và trừ lương hợp lệ, trước hết phải căn cứ vào những nội dung đã được các bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Bên cạnh hợp đồng lao động, doanh nghiệp còn phải căn cứ vào:
- Nội quy lao động;
- Quy chế trả lương;
- Quy chế thưởng;
- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
Tuy nhiên, các văn bản nội bộ này không được trái với quy định của Bộ luật Lao động. Trường hợp nội dung của hợp đồng hoặc quy chế trả lương làm giảm quyền lợi của người lao động so với quy định của pháp luật thì phần nội dung đó có thể bị tuyên vô hiệu theo quy định của Điều 49 Bộ luật Lao động năm 2019 về hợp đồng lao động vô hiệu.
Ngoài ra, theo Điều 93 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động và trả lương. Đây cũng là căn cứ quan trọng để bảo đảm việc tính công, tính lương được minh bạch và thống nhất trong doanh nghiệp. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về tiền lương, hợp đồng lao động luôn là tài liệu được cơ quan có thẩm quyền ưu tiên xem xét đầu tiên nhằm xác định doanh nghiệp có áp dụng cách tính công và trừ lương hợp lệ hay không.
Kết luận lại, hợp đồng lao động là nền tảng pháp lý quan trọng nhất để xác định phương thức tính công, tính lương và khấu trừ tiền lương; mọi sự thay đổi liên quan đến tiền lương đều cần được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận hợp pháp và tuân thủ quy định của pháp luật.
3. Quyền của người lao động khi nghi ngờ về cách tính công và trừ lương hợp lệ của doanh nghiệp gồm những gì?
Khi phát hiện tiền lương bị tính sai, số ngày công không chính xác hoặc bị khấu trừ không rõ căn cứ, người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp giải trình và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình theo quy định của pháp luật lao động. Trước hết, theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động năm 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động. Bảng kê này phải thể hiện rõ:
- Tiền lương;
- Tiền lương làm thêm giờ (nếu có);
- Tiền lương làm việc vào ban đêm (nếu có);
- Nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).
Đây là căn cứ quan trọng để người lao động kiểm tra cách tính công và trừ lương hợp lệ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người lao động có các quyền sau:
- Yêu cầu doanh nghiệp giải thích căn cứ tính công, tính lương và các khoản khấu trừ;
- Đề nghị cung cấp bảng chấm công, bảng lương hoặc các tài liệu liên quan đến việc trả lương;
- Khiếu nại trực tiếp đến người sử dụng lao động nếu phát hiện việc tính lương không đúng;
- Yêu cầu Hòa giải viên lao động giải quyết tranh chấp theo Điều 188 Bộ luật Lao động năm 2019 đối với trường hợp thuộc diện phải hòa giải;
- Khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 để yêu cầu thanh toán đầy đủ tiền lương và bồi thường thiệt hại (nếu có).
Ngoài ra, người lao động có thể phản ánh đến cơ quan thanh tra lao động nếu phát hiện doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm pháp luật về tiền lương. Trong thực tiễn, người lao động nên lưu giữ những chứng cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp như:
- Hợp đồng lao động;
- Bảng chấm công;
- Phiếu lương;
- Sao kê tài khoản ngân hàng;
- Email, tin nhắn trao đổi về tiền lương;
- Nội quy lao động và quy chế trả lương.
Vì vậy, người lao động cần chủ động kiểm tra bảng lương hằng tháng và kịp thời yêu cầu doanh nghiệp giải thích khi có dấu hiệu áp dụng cách tính công và trừ lương hợp lệ không đúng quy định.
4. Sự khác nhau giữa cách tính công và trừ lương hợp lệ và việc trừ lương trái pháp luật thể hiện như thế nào?
Đây là vấn đề rất nhiều doanh nghiệp và người lao động nhầm lẫn trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động.
- Một doanh nghiệp được xem là áp dụng cách tính công và trừ lương hợp lệ khi:
- Việc tính lương dựa trên hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động và quy chế trả lương;
- Chỉ khấu trừ tiền lương trong các trường hợp pháp luật cho phép;
- Bảo đảm mức khấu trừ không vượt quá giới hạn luật định;
- Thông báo rõ lý do khấu trừ cho người lao động;
- Có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh căn cứ tính công và khấu trừ.
- Trường hợp bị xem là trừ lương trái pháp luật
- Ngược lại, doanh nghiệp có thể bị coi là vi phạm nếu:
- Tự ý phạt tiền người lao động;
- Cắt lương để xử lý kỷ luật lao động;
- Khấu trừ tiền lương khi chưa xác định lỗi của người lao động;
- Khấu trừ vượt quá mức pháp luật cho phép;
- Không thông báo lý do khấu trừ;
- Tính thiếu ngày công trái với hợp đồng lao động hoặc bảng chấm công.
Tóm lại, điểm khác biệt lớn nhất là cách tính công và trừ lương hợp lệ luôn dựa trên căn cứ pháp luật và sự thỏa thuận hợp pháp giữa các bên, trong khi việc trừ lương trái pháp luật xuất phát từ ý chí đơn phương hoặc vượt quá phạm vi pháp luật cho phép.
III. Các quy định pháp luật có liên quan đến cách tính công và trừ lương hợp lệ
Để đảm bảo tính thượng tôn pháp luật, các chủ thể cần nắm rõ từng điều khoản cụ thể trong Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định về giới hạn, nguyên tắc, cũng như cơ chế giải quyết tranh chấp.
1. Luật lao động quy định những khoản nào được phép và không được phép trừ trong cách tính công và trừ lương hợp lệ?
Pháp luật lao động không cho phép người sử dụng lao động tự ý khấu trừ tiền lương của người lao động ngoài những trường hợp được quy định. Theo khoản 1 Điều 102 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại do người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc gây thiệt hại về tài sản theo quy định tại Điều 129 Bộ luật Lao động năm 2019.
Trước khi khấu trừ tiền lương, doanh nghiệp phải:
- Xác định rõ hành vi vi phạm;
- Chứng minh lỗi của người lao động;
- Xác định giá trị thiệt hại thực tế;
- Thông báo rõ lý do và mức khấu trừ cho người lao động.
Đặc biệt, theo khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động năm 2019, mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được vượt quá 30% tiền lương thực trả sau khi đã trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân (nếu có). Ngoài ra, doanh nghiệp còn được khấu trừ các khoản mà pháp luật quy định hoặc người lao động đồng ý theo đúng quy định của pháp luật, chẳng hạn như:
- Các khoản bảo hiểm bắt buộc;
- Thuế thu nhập cá nhân;
- Các khoản phải thi hành theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền (nếu có).
Ngược lại, doanh nghiệp không được phép:
- Phạt tiền vì đi làm muộn;
- Cắt lương do không đạt doanh số nếu không có căn cứ hợp pháp;
- Khấu trừ tiền lương để thay cho xử lý kỷ luật;
- Tự ý giữ lương mà không có căn cứ pháp luật.
Vì vậy, mọi khoản khấu trừ ngoài phạm vi Điều 102 Bộ luật Lao động năm 2019 đều tiềm ẩn nguy cơ bị xác định là vi phạm pháp luật lao động.
2. Những nguyên tắc pháp luật bắt buộc để có cách tính công và trừ lương hợp lệ là gì?
Để bảo đảm cách tính công và trừ lương hợp lệ, doanh nghiệp phải tuân thủ đồng thời nhiều nguyên tắc được quy định trong Bộ luật Lao động năm 2019.
- Thứ nhất, trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn theo Điều 94.
- Thứ hai, thực hiện đúng kỳ hạn trả lương theo Điều 97, trừ trường hợp bất khả kháng thì không được chậm quá 30 ngày và phải trả thêm khoản tiền do trả chậm theo quy định.
- Thứ ba, không được dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật theo Điều 127.
- Thứ tư, việc khấu trừ tiền lương phải đúng Điều 102
- Thứ năm, thực hiện công khai quy chế trả lương theo Điều 93 Bộ luật Lao động năm 2019, bảo đảm người lao động biết rõ phương pháp tính lương và cách xác định ngày công.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ bảng chấm công, bảng lương, phiếu lương và hồ sơ liên quan để phục vụ công tác kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp. Kết luận lại, việc tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc nêu trên là điều kiện quan trọng để chứng minh doanh nghiệp đã áp dụng cách tính công và trừ lương hợp lệ theo quy định của pháp luật.
3. Trong tranh chấp về lương, cơ quan nào giải quyết và biện pháp nào dùng để xác minh cách tính công và trừ lương hợp lệ?
Khi phát sinh tranh chấp liên quan đến tiền lương, người lao động và người sử dụng lao động có thể lựa chọn các phương thức giải quyết theo quy định của Chương XIV Bộ luật Lao động năm 2019. Thông thường, trình tự giải quyết bao gồm:
- Bước 1: Thương lượng giữa người lao động và doanh nghiệp.
- Bước 2: Yêu cầu Hòa giải viên lao động giải quyết theo Điều 188 Bộ luật Lao động năm 2019, nếu tranh chấp thuộc trường hợp phải hòa giải.
- Bước 3: Khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 nếu hòa giải không thành hoặc thuộc trường hợp được khởi kiện trực tiếp.
Trong quá trình giải quyết tranh chấp, các chứng cứ thường được sử dụng để xác minh cách tính công và trừ lương hợp lệ gồm:
- Hợp đồng lao động;
- Bảng chấm công;
- Bảng lương;
- Phiếu lương;
- Sao kê ngân hàng;
- Quy chế trả lương;
- Nội quy lao động;
- Email, tin nhắn trao đổi;
- Biên bản làm việc giữa các bên;
- Kết luận thanh tra (nếu có).
Theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, mỗi bên có nghĩa vụ chứng minh cho yêu cầu của mình bằng các tài liệu, chứng cứ hợp pháp. Vì thế, việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ tiền lương và chứng từ liên quan sẽ giúp doanh nghiệp cũng như người lao động bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi xảy ra tranh chấp.
IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến cách tính công và trừ lương hợp lệ
Thực tiễn áp dụng pháp luật luôn phát sinh nhiều tình huống phức tạp. Dưới đây là phần giải đáp chi tiết cho những vướng mắc điển hình mà người lao động và bộ phận nhân sự thường xuyên gặp phải.
1. Khi chấm dứt hợp đồng lao động, quy trình thanh toán lương cuối cùng cần đảm bảo điều gì để được xem là cách tính công và trừ lương hợp lệ?
Khi hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan cho người lao động theo đúng quy định. Căn cứ khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, các bên phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Đối với một số trường hợp đặc biệt (như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, chia, tách, hợp nhất, thiên tai, hỏa hoạn...), thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Để việc thanh toán được xem là cách tính công và trừ lương hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Đối chiếu bảng chấm công và xác định chính xác số ngày làm việc thực tế.
- Bước 2: Tính tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm việc vào ban đêm (nếu có) theo Điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019.
- Bước 3: Xác định các khoản phải thanh toán khác như tiền nghỉ hằng năm chưa nghỉ theo Điều 113, trợ cấp thôi việc theo Điều 46 (nếu đủ điều kiện).
- Bước 4: Thực hiện các khoản khấu trừ hợp pháp (nếu có) theo Điều 102 Bộ luật Lao động năm 2019.
- Bước 5: Thanh toán đầy đủ, lập bảng thanh toán và lưu hồ sơ.
Việc tự ý giữ lương, trì hoãn thanh toán hoặc khấu trừ trái quy định đều có thể làm phát sinh trách nhiệm bồi thường và bị xử phạt hành chính. Tóm lại, việc thanh toán tiền lương khi chấm dứt hợp đồng phải bảo đảm đầy đủ, đúng thời hạn và đúng căn cứ pháp luật thì mới được xem là cách tính công và trừ lương hợp lệ.
2. Nếu doanh nghiệp trả lương chậm hoặc không trả đủ, cơ chế xử lý vi phạm liên quan đến cách tính công và trừ lương hợp lệ là gì?
Theo Điều 94 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lương đầy đủ, đúng thời hạn cho người lao động. Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà trả lương chậm thì theo khoản 4 Điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp:
- Không được trả chậm quá 30 ngày;
- Nếu trả chậm từ 15 ngày trở lên, phải trả thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của khoản tiền trả chậm, tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản công bố tại thời điểm trả lương.
Nếu doanh nghiệp không trả lương hoặc trả không đầy đủ, người lao động có quyền:
- Yêu cầu doanh nghiệp thanh toán;
- Khiếu nại đến người sử dụng lao động;
- Yêu cầu Hòa giải viên lao động giải quyết (nếu thuộc trường hợp phải hòa giải);
- Khởi kiện tại Tòa án để yêu cầu thanh toán tiền lương và bồi thường thiệt hại theo quy định.
Ngoài trách nhiệm dân sự, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 17 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Vì vậy, việc trả lương đúng thời hạn không chỉ là nghĩa vụ theo hợp đồng mà còn là yêu cầu bắt buộc của pháp luật lao động.
3. Các hình thức xử phạt hành chính khi vi phạm về cách tính công và trừ lương hợp lệ gồm những biện pháp nào?
Hành vi vi phạm quy định về tiền lương có thể bị xử lý theo khoản 2 Điều 17 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm, người sử dụng lao động là cá nhân có thể bị phạt tiền từ 05 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với các hành vi như:
- Trả lương không đúng hạn;
- Trả lương không đầy đủ;
- Khấu trừ tiền lương trái quy định;
- Không trả hoặc trả không đủ tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm;
- Không thực hiện đúng quy định về tiền lương theo pháp luật.
Theo Điều 6 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, nếu người vi phạm là tổ chức thì mức phạt gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tức có thể lên đến 100 triệu đồng tùy từng trường hợp. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả, bao gồm:
- Buộc trả đủ tiền lương còn thiếu;
- Buộc trả khoản tiền lãi do trả chậm;
- Buộc hoàn trả khoản tiền đã khấu trừ trái quy định;
- Khắc phục các quyền lợi hợp pháp khác của người lao động theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Kết luận lại, doanh nghiệp vi phạm cách tính công và trừ lương hợp lệ không chỉ chịu thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín, quan hệ lao động và nguy cơ phát sinh tranh chấp kéo dài.
4. Khi doanh nghiệp trừ lương để khắc phục thiệt hại, thủ tục và chứng cứ cần có để đảm bảo cách tính công và trừ lương hợp lệ là gì?
Việc khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại chỉ hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện của Điều 102 và Điều 129 Bộ luật Lao động năm 2019. Doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Xác minh sự việc và lập biên bản về thiệt hại.
- Bước 2: Thu thập tài liệu chứng minh lỗi của người lao động, giá trị thiệt hại thực tế và mối quan hệ nhân quả giữa hành vi và thiệt hại.
- Bước 3: Làm việc với người lao động, ghi nhận ý kiến giải trình và các tài liệu liên quan.
- Bước 4: Xác định mức bồi thường theo đúng quy định tại Điều 129 Bộ luật Lao động năm 2019.
- Bước 5: Thông báo rõ nội dung, lý do và mức khấu trừ trước khi thực hiện khấu trừ tiền lương.
- Bước 6: Bảo đảm mức khấu trừ hằng tháng không vượt quá 30% tiền lương thực trả sau khi đã trích nộp các khoản bảo hiểm và thuế theo khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động năm 2019.
Các chứng cứ doanh nghiệp cần lưu giữ gồm:
- Biên bản xác minh thiệt hại;
- Hình ảnh, video (nếu có);
- Báo cáo của bộ phận chuyên môn;
- Biên bản làm việc với người lao động;
- Hóa đơn, chứng từ xác định giá trị thiệt hại;
- Quyết định bồi thường (nếu có).
Việc khấu trừ tiền lương khi chưa có căn cứ hoặc chưa chứng minh được lỗi của người lao động có nguy cơ bị xác định là trái pháp luật. Vì thế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng cứ trước khi thực hiện bất kỳ khoản khấu trừ nào để bảo đảm cách tính công và trừ lương hợp lệ.
5. Biện pháp chế tài xử lý nghiêm khắc nhất đối với người sử dụng lao động cố tình vi phạm cách tính công và trừ lương hợp lệ là gì?
Đối với các hành vi cố tình vi phạm quy định về tiền lương, người sử dụng lao động có thể phải chịu đồng thời nhiều loại trách nhiệm pháp lý.
- Thứ nhất, xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 17 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt đối với tổ chức có thể lên đến 100 triệu đồng, tùy theo hành vi và số lượng người lao động bị ảnh hưởng.
- Thứ hai, buộc khắc phục hậu quả, bao gồm:
- Thanh toán đầy đủ tiền lương;
- Hoàn trả khoản tiền khấu trừ trái pháp luật;
- Trả tiền lãi do chậm trả lương;
- Khôi phục quyền lợi hợp pháp của người lao động.
- Thứ ba, nếu phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp có thể bị Tòa án buộc thực hiện nghĩa vụ thanh toán, bồi thường thiệt hại và chịu các chi phí tố tụng theo quy định.
Đối với trách nhiệm hình sự, hiện nay chưa có quy định cụ thể quy định riêng về tội danh xử lý đối với hành vi vi phạm cách tính công và trừ lương hợp lệ. Tuy nhiên, nếu hành vi của người sử dụng lao động có dấu hiệu cấu thành tội phạm theo quy định của Bộ luật Hình sự năm 2015 (được sửa đổi, bổ sung năm 2017) thì vẫn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự tùy từng trường hợp cụ thể. Tóm lại, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm các quy định về tiền lương để tránh những hậu quả pháp lý, tài chính và uy tín không đáng có.
V. Để tránh những khoản phạt hành chính không đáng có, tại sao bạn không kết nối với NPLaw để được tư vấn chuyên sâu về cách tính công và trừ lương hợp lệ?
Với đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực lao động, NPLaw cung cấp các dịch vụ tư vấn toàn diện, rà soát nội quy lao động, đánh giá quy chế lương thưởng và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình kỷ luật, bồi thường thiệt hại tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật. Vì vậy, việc lựa chọn NPLaw làm đối tác pháp lý là giải pháp phòng ngừa rủi ro tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất cho mọi doanh nghiệp.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
