Căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, bởi chỉ một sai sót trong việc áp dụng quy định cũng có thể khiến quyết định sa thải bị tuyên trái pháp luật và phát sinh nghĩa vụ bồi thường đáng kể.
Căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, bởi chỉ một sai sót trong việc áp dụng quy định cũng có thể khiến quyết định sa thải bị tuyên trái pháp luật và phát sinh nghĩa vụ bồi thường đáng kể.
I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự
Trong quá trình quản trị nhân sự, sa thải là hình thức xử lý kỷ luật lao động nghiêm khắc nhất và chỉ được áp dụng khi người lao động có hành vi vi phạm thuộc các trường hợp pháp luật cho phép. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp nhầm lẫn giữa sa thải với đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc áp dụng sai căn cứ pháp lý, dẫn đến quyết định sa thải bị tuyên trái pháp luật, phát sinh nghĩa vụ nhận người lao động trở lại làm việc, bồi thường thiệt hại và thanh toán nhiều khoản chi phí liên quan. Vì vậy, việc hiểu đúng và áp dụng chính xác căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý trong quan hệ lao động.
II. Tìm hiểu về căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự
Sa thải không phải là quyền tuyệt đối của người sử dụng lao động mà là biện pháp kỷ luật lao động được điều chỉnh chặt chẽ bởi pháp luật. Doanh nghiệp chỉ được áp dụng hình thức này khi có đầy đủ căn cứ, đúng trình tự, thủ tục và đúng thẩm quyền theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Việc nắm rõ bản chất của căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp lao động phát sinh.
1. Bản chất và định nghĩa chính thức của căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự theo Bộ luật Lao động là gì?
Theo Điều 124 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, sa thải là một trong các hình thức xử lý kỷ luật lao động và chỉ được áp dụng đối với người lao động khi có hành vi vi phạm thuộc các trường hợp mà pháp luật quy định.
Theo đó, căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự chính là những điều kiện, hành vi vi phạm và cơ sở pháp luật cho phép người sử dụng lao động áp dụng hình thức kỷ luật sa thải. Các căn cứ này không do doanh nghiệp tự đặt ra mà phải phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động, nội quy lao động đã được ban hành hợp pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Điều này có nghĩa rằng, dù người lao động có vi phạm nội quy nhưng nếu hành vi đó không thuộc trường hợp được phép sa thải hoặc doanh nghiệp không chứng minh được lỗi thì quyết định sa thải vẫn có thể bị xác định là trái pháp luật.
2. Vai trò và ý nghĩa của việc xác định đúng căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự đối với sự an toàn pháp lý của doanh nghiệp là gì?
Việc xác định đúng căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự là điều kiện tiên quyết để quyết định kỷ luật có giá trị pháp lý và có thể được bảo vệ khi xảy ra tranh chấp.
Nếu doanh nghiệp áp dụng đúng căn cứ luật định, thu thập đầy đủ chứng cứ và thực hiện đúng trình tự xử lý kỷ luật theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, quyết định sa thải sẽ có cơ sở pháp lý vững chắc, hạn chế nguy cơ bị khiếu nại hoặc khởi kiện.
Ngược lại, nếu xác định sai căn cứ hoặc nhầm lẫn giữa các hình thức chấm dứt quan hệ lao động, doanh nghiệp có thể bị Tòa án tuyên hủy quyết định sa thải, buộc nhận người lao động trở lại làm việc, trả đủ tiền lương trong thời gian không được làm việc, đóng bổ sung bảo hiểm xã hội và bồi thường theo quy định của pháp luật. Vì vậy, việc xác định đúng căn cứ pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần bảo đảm sự ổn định trong công tác quản trị nhân sự.
3. Ai trong doanh nghiệp có thẩm quyền quyết định căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự?
Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, pháp luật không quy định một chức danh cụ thể như Giám đốc hay Trưởng phòng nhân sự đương nhiên có quyền ra quyết định sa thải.
Thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động, bao gồm quyết định sa thải, thuộc về người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động hoặc người được người sử dụng lao động giao hoặc ủy quyền hợp pháp theo quy định tại khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Trong thực tế, đối với doanh nghiệp, người có thẩm quyền thường là người đại diện theo pháp luật, Tổng giám đốc, Giám đốc hoặc cá nhân được ủy quyền bằng văn bản theo đúng quy định. Việc người không có thẩm quyền ký quyết định sa thải có thể làm cho quyết định đó bị tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp.
4. Sự khác biệt cốt lõi giữa căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng và căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự là gì?
Đây là hai chế định pháp lý hoàn toàn khác nhau trong Bộ luật Lao động 2019 nhưng trên thực tế thường bị doanh nghiệp nhầm lẫn.
Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động được quy định chủ yếu tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, cho phép người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng trong những trường hợp nhất định như người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc các căn cứ khác mà pháp luật quy định. Đây không phải là hình thức xử lý kỷ luật lao động.
Trong khi đó, sa thải là hình thức xử lý kỷ luật lao động nghiêm khắc nhất, được quy định tại Điều 124 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, chỉ áp dụng khi người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật thuộc các trường hợp luật định và doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ trình tự xử lý kỷ luật theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.
Do đó, điểm khác biệt cốt lõi là đơn phương chấm dứt hợp đồng nhằm chấm dứt quan hệ lao động trên cơ sở các điều kiện luật định, còn sa thải là biện pháp xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm của người lao động. Việc áp dụng nhầm hai chế định này là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị tuyên chấm dứt hợp đồng trái pháp luật và phải chịu các hậu quả pháp lý đáng kể.
III. Các quy định pháp luật có liên quan đến căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự
Pháp luật lao động quy định rất chặt chẽ về các trường hợp được áp dụng hình thức sa thải, trình tự xử lý kỷ luật cũng như quyền khiếu nại, khởi kiện của người lao động. Do đó, doanh nghiệp không chỉ cần xác định đúng căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự mà còn phải tuân thủ đầy đủ thủ tục theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành để tránh nguy cơ quyết định sa thải bị tuyên trái pháp luật.
1. Theo Bộ luật Lao động, những loại hành vi nào thường được coi là căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự?
Căn cứ pháp lý trực tiếp quy định các trường hợp được áp dụng hình thức kỷ luật sa thải là Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.
Theo khoản 1 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động được áp dụng hình thức sa thải khi người lao động có một trong các hành vi sau:
- Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
- Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động;
- Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định tại Điều 126 của Bộ luật này;
- Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng.
Như vậy, doanh nghiệp chỉ được sa thải khi hành vi của người lao động thuộc đúng các trường hợp được Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 quy định; không được tự ý mở rộng thêm các căn cứ ngoài phạm vi pháp luật cho phép.
2. Quy trình chứng minh căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự cần gồm những bước nội bộ nào để hợp pháp?
Để quyết định sa thải có giá trị pháp lý, doanh nghiệp không chỉ phải có căn cứ về hành vi vi phạm mà còn phải tuân thủ đúng trình tự xử lý kỷ luật lao động theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Về cơ bản, quy trình nội bộ nên bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin, lập biên bản hoặc thu thập tài liệu, chứng cứ về hành vi vi phạm.
- Bước 2: Xác minh vụ việc, đánh giá mức độ vi phạm và đối chiếu với nội quy lao động cùng Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 để xác định có đủ căn cứ sa thải hay không.
- Bước 3: Thông báo bằng văn bản về cuộc họp xử lý kỷ luật đến người lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và các chủ thể có liên quan theo thời hạn luật định.
- Bước 4: Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động theo đúng thành phần, trình tự; lập biên bản đầy đủ và tạo điều kiện để người lao động trình bày ý kiến, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, người khác bào chữa.
- Bước 5: Người có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động nếu đủ căn cứ pháp lý và giao quyết định cho người lao động theo quy định.
Đặc biệt, khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Nếu không chứng minh được lỗi hoặc vi phạm trình tự xử lý kỷ luật thì quyết định sa thải có thể bị Tòa án tuyên là trái pháp luật.
3. Người lao động có thể khiếu nại về căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự lên cơ quan nào và trong thời hạn bao lâu?
Theo Điều 73 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, người bị xử lý kỷ luật lao động nếu thấy không thỏa đáng thì có quyền khiếu nại với người sử dụng lao động, với cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Chính phủ về giải quyết khiếu nại trong lĩnh vực lao động hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động cá nhân theo trình tự quy định tại Mục 2 Chương XIV của Bộ luật Lao động.
Theo Luật Khiếu nại 2011, người lao động có quyền khiếu nại đến người sử dụng lao động về quyết định xử lý kỷ luật lao động nếu cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm. Theo Điều 9 Luật Khiếu nại 2011, thời hiệu khiếu nại là 90 ngày kể từ ngày nhận được hoặc biết được quyết định hành chính hoặc quyết định mà mình cho là xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp.
Bên cạnh đó, đối với tranh chấp lao động cá nhân về xử lý kỷ luật sa thải, người lao động có thể yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động (nếu đủ điều kiện theo pháp luật) hoặc khởi kiện trực tiếp tại Tòa án mà không bắt buộc phải qua thủ tục hòa giải, theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 188 Bộ luật Lao động 2019.
Về thời hiệu khởi kiện, khoản 3 Điều 190 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hiệu yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân là 01 năm, kể từ ngày người lao động phát hiện quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm.
Do đó, khi phát sinh tranh chấp về căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự, người lao động cần chủ động thực hiện quyền khiếu nại hoặc khởi kiện trong thời hạn luật định để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự
Việc áp dụng căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp xác định đúng hành vi vi phạm mà còn phải tuân thủ đầy đủ quy trình, thủ tục theo quy định của pháp luật lao động. Dưới đây là những vấn đề thường được doanh nghiệp và người lao động quan tâm khi phát sinh tranh chấp liên quan đến quyết định sa thải.
1. Người lao động có được thông báo rõ căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự trước khi chấm dứt hợp đồng không? Vì sao?
Có. Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trước khi xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức sa thải, người sử dụng lao động phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp xử lý kỷ luật và hành vi vi phạm bị xem xét đến người lao động cùng các chủ thể có liên quan theo quy định.
Trong cuộc họp xử lý kỷ luật, người lao động có quyền được biết rõ hành vi bị cáo buộc, căn cứ pháp lý áp dụng, trình bày ý kiến, đưa ra chứng cứ, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động hỗ trợ bảo vệ quyền lợi của mình. Sau khi có quyết định xử lý kỷ luật, doanh nghiệp cũng phải ban hành quyết định bằng văn bản.
Việc thông báo đầy đủ căn cứ pháp lý nhằm bảo đảm nguyên tắc công khai, minh bạch, quyền được giải trình và quyền bào chữa của người lao động. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình này thì quyết định sa thải có nguy cơ bị xác định là trái pháp luật.
2. Phạm vi điều chỉnh của pháp luật đối với các nhóm hành vi được dùng làm căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự gồm những gì?
Các hành vi được sử dụng làm căn cứ sa thải được điều chỉnh chủ yếu bởi Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm các nhóm hành vi như xâm phạm tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp; hành vi gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng; quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo nội quy lao động; tái phạm trong thời gian chưa được xóa kỷ luật; hoặc tự ý bỏ việc vượt quá thời hạn luật định mà không có lý do chính đáng.
Ngoài Bộ luật Lao động 2019, việc xác định hành vi vi phạm còn chịu sự điều chỉnh của nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có), hợp đồng lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tuy nhiên, nội quy lao động chỉ được quy định cụ thể hóa các hành vi trong phạm vi pháp luật cho phép và không được bổ sung các trường hợp sa thải trái với Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.
3. Hậu quả pháp lý cho doanh nghiệp nếu sa thải mà không có căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự là gì?
Nếu doanh nghiệp sa thải người lao động không đúng căn cứ hoặc không tuân thủ trình tự xử lý kỷ luật theo Điều 122 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, quyết định sa thải có thể bị xác định là trái pháp luật.
Theo Điều 73 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, trường hợp người sử dụng lao động quyết định xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải trái quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động có nghĩa vụ thực hiện quy định tại Điều 41 của Bộ luật Lao động.
Theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019, khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật hoặc xử lý dẫn đến việc chấm dứt quan hệ lao động không đúng quy định, người sử dụng lao động có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả đủ tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian người lao động không được làm việc, đồng thời bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật nếu các bên không có thỏa thuận khác.
Ngoài trách nhiệm dân sự, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực lao động nếu có hành vi vi phạm quy định về xử lý kỷ luật lao động.
4. Doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu gì để chứng minh căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự khi có tranh chấp?
Để bảo vệ tính hợp pháp của quyết định sa thải, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ xử lý kỷ luật lao động, bao gồm:
- Hợp đồng lao động;
- Nội quy lao động đã được ban hành hợp pháp;
- Biên bản ghi nhận hành vi vi phạm;
- Chứng cứ điện tử, hình ảnh, camera, email, tin nhắn hoặc tài liệu chứng minh lỗi của người lao động;
- Văn bản thông báo họp xử lý kỷ luật và tài liệu chứng minh việc đã gửi thông báo đúng quy định;
- Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động;
- Ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu thuộc trường hợp phải tham gia);
- Quyết định xử lý kỷ luật sa thải và tài liệu chứng minh đã giao quyết định cho người lao động.
Khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động, vì vậy việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ là yếu tố quyết định khi xảy ra tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án.
5. Trường hợp nào doanh nghiệp bị coi là vi phạm thủ tục dân chủ khi áp dụng căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự một cách độc đoán?
Doanh nghiệp có thể bị coi là vi phạm trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động nếu không bảo đảm các nguyên tắc quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chẳng hạn như:
- Không chứng minh được lỗi của người lao động;
- Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn về cuộc họp xử lý kỷ luật;
- Không tạo điều kiện để người lao động trình bày ý kiến hoặc tự bào chữa;
- Không mời tổ chức đại diện người lao động tham dự trong trường hợp pháp luật yêu cầu;
- Xử lý kỷ luật khi người lao động đang thuộc trường hợp không được xử lý kỷ luật theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019;
- Ban hành quyết định sa thải khi chưa tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật hoặc cuộc họp không được lập biên bản theo quy định.
Những vi phạm trên có thể khiến toàn bộ quyết định sa thải bị tuyên vô hiệu hoặc bị xác định là trái pháp luật, mặc dù người lao động thực tế có hành vi vi phạm. Vì vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ cả căn cứ pháp lý và trình tự thủ tục để bảo đảm tính hợp pháp của quyết định sa thải.
V. Bạn muốn xây dựng một quy trình xử lý kỷ luật chuẩn chỉnh, tối ưu hóa các căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự cho công ty, sao chưa liên hệ với các chuyên gia tại NPLaw?
Việc áp dụng sai căn cứ hoặc thực hiện không đúng trình tự sa thải có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị khiếu nại, khởi kiện, bồi thường và ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhân sự. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động và quản trị doanh nghiệp, NPLaw hỗ trợ rà soát nội quy lao động, xây dựng quy trình xử lý kỷ luật đúng pháp luật, tư vấn phương án xử lý phù hợp từng vụ việc và đại diện bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn chuyên sâu về căn cứ pháp lý để sa thải nhân sự, hãy liên hệ NPLaw để được hỗ trợ kịp thời và toàn diện.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
