Việc sai sót trong việc lập, quản lý hoặc sử dụng hóa đơn, chứng từ đều có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng như bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự trong một số trường hợp nghiêm trọng. Bài viết dưới đây NPLaw sẽ tổng hợp và phân tích các quy định quan trọng cần lưu ý liên quan đến hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật hiện nay.
Việc sai sót trong việc lập, quản lý hoặc sử dụng hóa đơn, chứng từ đều có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng như bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự trong một số trường hợp nghiêm trọng. Bài viết dưới đây NPLaw sẽ tổng hợp và phân tích các quy định quan trọng cần lưu ý liên quan đến hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật hiện nay.
I. Quy định của pháp luật liên quan đến quy định hóa đơn chứng từ
1. Quy định hóa đơn chứng từ là gì?
Căn cứ vào khoản 1, khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn chứng từ như sau:
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
Theo như các quy định trên thì hóa đơn được dùng để ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có 02 dạng là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Còn chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận các thông tin về khoản thuế được khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí.
2. Những văn bản pháp luật nào đang điều chỉnh quy định hóa đơn chứng từ tại Việt Nam?
Tại Việt Nam, hệ thống quy định về hóa đơn, chứng từ hiện nay được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật khác nhau, bao gồm:
- Luật Quản lý thuế năm 2019: quy định về áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử tại Chương X như: Hóa đơn điện tử; Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;...
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP: Quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ, cụ thể: đối với hóa đơn (Chương II), đối với chứng từ (Chương III).
- Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ như Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn (Điều 5); Nội dung hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế (Điều 7);...
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn: quy định về hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả, thẩm quyền xử phạt, thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính và một số thủ tục xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
3. Quy định hóa đơn chứng từ hiện nay yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào?
Theo khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Căn cứ quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đã nêu rõ những đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế từ ngày 01/06/2025, gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như:
- Trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)
- Ăn uống; nhà hàng; khách sạn;
- Vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;
- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam
II. Giải đáp các thắc mắc liên quan đến quy định hóa đơn chứng từ
1. Có chế tài nào cụ thể đối với hành vi lập sai hóa đơn theo quy định hóa đơn chứng từ không?
Theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng nếu: Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
Ngoài ra, phải chịu biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn.
2. Quy định hóa đơn chứng từ có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi trường hợp không?
Quy định hóa đơn chứng từ không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi trường hợp. Những đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế từ ngày 01/06/2025 được quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
3. Quy định hóa đơn chứng từ có yêu cầu hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của người mua không?
Theo quy định tại Điểm a Khoản 7 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
4. Quy định hóa đơn chứng từ có cho phép lập hóa đơn điều chỉnh nhiều lần không?
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Như vậy, quy định hóa đơn chứng từ cho phép người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai và không có quy định giới hạn lập hóa đơn điều chỉnh nhiều lần.
5. Theo quy định hóa đơn chứng từ, thời hạn lưu trữ hóa đơn tối thiểu là bao lâu?
Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử) do doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng được bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo:
- Hóa đơn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Hóa đơn là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 10 năm.
III. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến quy định hóa đơn chứng từ
Trên đây là tất cả các thông tin chi tiết mà NPLaw của chúng tôi cung cấp để hỗ trợ quý khách hàng về hóa đơn chứng từ. Trường hợp Quý Khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề nêu trên hoặc các vấn đề pháp lý khác thì hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.
