Nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý, ài viết phân tích quy định pháp luật, chế tài xử lý mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp là hành vi có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu lực của giao dịch và quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây phân tích các quy định pháp luật hiện hành, chế tài xử lý và những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý để phòng ngừa và xử lý đúng quy định.
I. Những trường hợp nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp thường xảy ra trong thực tế
Trong thực tế, nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp có thể xảy ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Chủ yếu xuất phát từ việc tự ý sử dụng con dấu ngoài phạm vi được giao hoặc không có sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
Những hành vi này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Một số trường hợp phổ biến gồm: tự ý đóng dấu vào hợp đồng, giấy ủy quyền, công văn hoặc các văn bản khác khi chưa được phê duyệt; sử dụng con dấu để xác nhận thông tin không đúng sự thật; đóng dấu lên tài liệu chưa hoàn thiện hoặc giao con dấu cho người khác sử dụng trái phép; tiếp tục sử dụng hoặc chiếm giữ con dấu sau khi nghỉ việc, bị điều chuyển hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
II. Khái niệm về nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp
Để áp dụng đúng quy định pháp luật, cần hiểu rõ khái niệm và các hành vi sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp.
1. Nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp được hiểu như thế nào?
Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung 2025 (sau đây gọi tắt là LDN 2020 sửa đổi, bổ sung 2025), việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của điều lệ hoặc quy chế do doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp sẽ quy định rõ trong điều lệ hoặc quy chế doanh nghiệp về thẩm quyền cơ chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Do đó, chỉ những cá nhân được giao thẩm quyền và thực hiện đúng quy trình do doanh nghiệp quy định mới được phép sử dụng con dấu.
Từ đó, có thể hiểu nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp là trường hợp người lao động tự ý quản lý, sử dụng hoặc cho người khác sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền, không đúng mục đích, không đúng quy trình hoặc trái với quy chế quản lý con dấu của doanh nghiệp. Hành vi này có thể làm phát sinh các giao dịch ngoài ý chí của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và các bên liên quan.
2. Những hành vi nào được xem là nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp?
Căn cứ vào quy định trong điều lệ hoặc quy chế doanh nghiệp về thẩm quyền cơ chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp thì mọi hành vi sử dụng con dấu trái với các quy định này đều có thể bị xem là sử dụng trái phép.
Trong thực tế, các hành vi thường được xem là nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp có thể kể đến như:
- Tự ý đóng dấu vào hợp đồng, phụ lục hợp đồng, giấy ủy quyền, công văn hoặc các văn bản khác khi chưa được người có thẩm quyền phê duyệt;
- Sử dụng con dấu để xác nhận nội dung sai sự thật hoặc vượt quá phạm vi công việc được giao;
- Cho người khác mượn, sử dụng con dấu khi chưa được phép…
Ngoài ra, nhân viên cũng có thể bị coi là sử dụng trái phép con dấu nếu lợi dụng việc được giao quản lý con dấu để phục vụ lợi ích cá nhân, thực hiện giao dịch ngoài ý chí của doanh nghiệp hoặc che giấu các hành vi vi phạm pháp luật.
3. Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ việc quản lý và sử dụng con dấu?
Việc kiểm soát chặt chẽ con dấu giúp doanh nghiệp ngăn ngừa tình trạng nhân viên tự ý đóng dấu vào hợp đồng, giấy ủy quyền, công văn hoặc các tài liệu khác khi chưa được phê duyệt. Từ đó hạn chế nguy cơ phát sinh các giao dịch trái ý chí của doanh nghiệp, tranh chấp với khách hàng, đối tác và thiệt hại về tài sản, uy tín. Kịp thời phát hiện các hành vi vi phạm về việc quản lý và sử dụng con dấu.
Doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ việc quản lý và sử dụng con dấu góp phần bảo đảm tính minh bạch, an toàn pháp lý và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.
III. Quy định của pháp luật về nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp
Để xử lý đúng vụ việc, cần nắm rõ các quy định pháp luật về nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp.
1. Pháp luật quy định như thế nào về việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp?
LDN 2020 sửa đổi, bổ sung 2025 tại khoản 3 Điều 43 quy định về dấu của doanh nghiệp. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Như vậy, doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm ban hành quy chế quản lý, sử dụng con dấu, xác định rõ người được giao quản lý, phạm vi sử dụng, trình tự đóng dấu và trách nhiệm của từng cá nhân.
2. Khi nào hành vi nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp bị coi là vi phạm pháp luật?
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành (khoản 3 Điều 43 LDN 2020 sửa đổi, bổ sung 2025). Vì vậy, nếu nhân viên tự ý sử dụng con dấu khi chưa được người có thẩm quyền chấp thuận, sử dụng vượt quá phạm vi nhiệm vụ được giao hoặc trái với quy chế quản lý con dấu của doanh nghiệp thì hành vi đó có thể bị xem là vi phạm pháp luật.
Việc xác định hành vi vi phạm không chỉ căn cứ vào việc người lao động có trực tiếp đóng dấu hay không mà còn xem xét phạm vi nhiệm vụ được giao, quy trình phê duyệt nội bộ và hậu quả do hành vi gây ra.
3. Nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp có phải chịu trách nhiệm kỷ luật lao động hoặc bồi thường thiệt hại không?
Điều 117 Bộ luật Lao động 2019 (sau đây gọi tắt là BLLĐ 2019) quy định kỷ luật lao động bao gồm những quy định về việc tuân theo điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Hành vi sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp được xem là hành vi vi phạm nghĩa vụ, nội quy của doanh nghiệp có thể bị xử lý kỷ luật. Việc người lao động có phải bồi thường hay không sẽ phụ thuộc vào bản chất thiệt hại, nội dung hợp đồng lao động, nội quy lao động, quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp cũng như các thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.
Khi nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ trong quan hệ lao động hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp thì có thể phải chịu trách nhiệm kỷ luật lao động, trách nhiệm bồi thường thiệt hại hoặc đồng thời cả hai, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả thực tế.
4. Hành vi nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong những trường hợp nào?
Nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của Nghị định 282/2025/NĐ-CP. Chẳng hạn trường hợp tự ý mang con dấu ra khỏi doanh nghiệp mà không được phép của người đứng đầu (điểm a khoản 2 Điều 16). Nhân viên là người được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp hoặc không phải người được giao nhiệm vụ này thì khi muốn mang con dấu ra khỏi doanh nghiệp đều phải có sự đồng ý của người đứng đầu doanh nghiệp. Hành vi này được xem là hành vi sử dụng trái phép con dấu.
Cho nên, hành vi nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong trường hợp trên.
5. Nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự không?
Người lao động chỉ bị truy cứu trách nhiệm hình sự khi hành vi sử dụng trái phép con dấu đồng thời thỏa mãn các dấu hiệu cấu thành tội phạm được quy định trong Bộ luật Hình sự. Nếu hành vi chỉ vi phạm quy chế quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp và chưa đủ yếu tố cấu thành tội phạm.
Chẳng hạn, nếu người lao động lợi dụng con dấu để ký kết hợp đồng nhằm chiếm đoạt tài sản thì có thể bị truy cứu về tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản theo Điều 174 BLHS 2015 sửa đổi bổ sung 2017, 2025. Nếu sử dụng con dấu để gian dối nhằm chiếm đoạt tài sản được giao quản lý thì có thể bị xem xét về tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản theo Điều 175 BLHS 2015 được sửa đổi bởi Khoản 35 Điều 1 Luật sửa đổi Bộ luật Hình sự 2017.
Như vậy, pháp luật hình sự không coi hành vi sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp là một tội danh độc lập. Việc người lao động có bị truy cứu trách nhiệm hình sự hay không sẽ phụ thuộc vào việc hành vi đó có cấu thành tội phạm cụ thể theo Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi bổ sung 2017, 2025.
IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp
Thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp vướng mắc khi xử lý các trường hợp nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp.
1. Văn bản do nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp đóng dấu có còn giá trị pháp lý không?
Trong trường hợp giao dịch dân sự được xác lập thông qua văn bản có đóng dấu trái phép, hiệu lực của giao dịch còn phải được xem xét theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 (sau đây gọi tắt là BLDS 2015) về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự, đặc biệt là điều kiện về ý chí tự nguyện của chủ thể có thẩm quyền xác lập giao dịch. Nếu người ký hoặc người sử dụng con dấu không có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp thì giao dịch có thể được xác định là giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện theo Điều 142 và Điều 143 Bộ luật này. Khi đó, giao dịch chỉ làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp biết và chấp nhận giao dịch hoặc có hành vi công nhận giao dịch theo quy định của pháp luật. Ngược lại, doanh nghiệp có quyền từ chối chịu trách nhiệm đối với giao dịch đó.
Vì vậy, không thể chỉ căn cứ vào việc văn bản đã được đóng dấu để khẳng định văn bản có hoặc không có giá trị pháp ly. Mà cần xem xét toàn diện các yếu tố như thẩm quyền của người ký, quy trình phê duyệt nội bộ, phạm vi đại diện, mục đích sử dụng con dấu, hành vi của doanh nghiệp sau khi giao dịch được xác lập và quyền lợi của bên thứ ba ngay tình để xác định giá trị pháp lý của văn bản trong từng vụ việc cụ thể.
2. Doanh nghiệp có được sa thải nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp không?
Doanh nghiệp là người sử dụng lao động chỉ được áp dụng hình thức kỷ luật sa thải trong trường hợp quy định tại Điều 125 BLLĐ 2019. Theo đó thì nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp không thuộc trường hợp kỷ luật sa thải nhân viên. Tuy nhiên, nếu hành vi này xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động (khoản 2 Điều 125 BLLĐ 2019) thì sẽ thuộc trường hợp có thể bị kỷ luật sa thải.
Việc nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc đương nhiên bị sa thải. Doanh nghiệp chỉ được sa thải khi hành vi vi phạm thuộc trường hợp được áp dụng hình thức kỷ luật sa thải.
3. Nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp gây thiệt hại thì có phải bồi thường không?
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp gây thiệt hại đều đương nhiên phải bồi thường. Việc người lao động có phải bồi thường hay không phụ thuộc vào bản chất của thiệt hại, lỗi của người lao động, quy định của pháp luật lao động, hợp đồng lao động, nội quy lao động và quy chế quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp.
Theo Điều 129 BLLĐ 2019, người lao động có trách nhiệm bồi thường khi làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại về tài sản của người sử dụng lao động. Mặc dù điều luật không quy định riêng đối với hành vi sử dụng trái phép con dấu, nhưng nếu việc tự ý sử dụng con dấu là nguyên nhân trực tiếp làm phát sinh thiệt hại về tài sản của doanh nghiệp, chẳng hạn doanh nghiệp phải chi trả một khoản tiền để khắc phục hậu quả, bị mất tài sản hoặc phát sinh chi phí hợp lý nhằm hạn chế, khắc phục thiệt hại, thì trách nhiệm bồi thường của người lao động có thể được xem xét trên cơ sở quy định này.
Việc nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp chỉ làm phát sinh trách nhiệm bồi thường khi doanh nghiệp chứng minh được hành vi đó gây ra thiệt hại thực tế về tài sản
4. Doanh nghiệp cần thu thập những chứng cứ gì khi phát hiện nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp?
Khi phát hiện nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần kịp thời thu thập và bảo quản chứng cứ để làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động, yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc giải quyết tranh chấp. Các chứng cứ cần thu thập bao gồm: quy chế quản lý, sử dụng con dấu; nội quy lao động; quyết định giao quản lý con dấu; hợp đồng lao động; văn bản, hợp đồng hoặc tài liệu đã được đóng dấu; email, tin nhắn, dữ liệu điện tử, camera giám sát, biên bản làm việc và lời trình bày của những người có liên quan. Theo Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 sửa đổi bổ sung 2025, dữ liệu điện tử, bản ghi âm, ghi hình và các tài liệu hợp pháp khác đều có thể được sử dụng làm chứng cứ.
Nếu hành vi sử dụng trái phép con dấu gây thiệt hại, doanh nghiệp cũng cần thu thập các tài liệu chứng minh thiệt hại thực tế như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán hoặc tài liệu thể hiện chi phí khắc phục hậu quả để làm căn cứ xác định trách nhiệm của người vi phạm.
5. Làm thế nào để phòng ngừa tình trạng nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp?
Để phòng ngừa tình trạng nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện nghiêm quy chế quản lý, sử dụng con dấu, quy định rõ người được giao quản lý, phạm vi sử dụng, trình tự phê duyệt và trách nhiệm của từng cá nhân. Theo đó việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo điều lệ hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành (khoản 3 Điều 43 LDN 2020 sửa đổi, bổ sung 2025).
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ như phân quyền sử dụng con dấu, lưu nhật ký đóng dấu, kiểm tra định kỳ, sử dụng chữ ký số hoặc quy trình phê duyệt điện tử đối với các giao dịch quan trọng. Đồng thời, cần phổ biến quy định pháp luật, nội quy lao động và quy chế quản lý con dấu cho người lao động để nâng cao ý thức tuân thủ, hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
Việc xây dựng cơ chế quản lý con dấu chặt chẽ và kiểm soát hiệu quả ngay từ nội bộ là giải pháp quan trọng để phòng ngừa vi phạm, hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
V. Nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp có nên liên hệ luật sư NPLaw không? Liên hệ như thế nào?
Khi phát hiện hoặc liên quan đến vụ việc nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên sớm liên hệ luật sư NPLaw để được tư vấn về căn cứ pháp lý, đánh giá trách nhiệm của các bên, hỗ trợ thu thập chứng cứ và đề xuất phương án xử lý phù hợp. Quý khách có thể liên hệ NPLaw qua hotline, email hoặc trực tiếp tại văn phòng để được luật sư hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.
Tóm lại, việc nhân viên sử dụng trái phép con dấu của doanh nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nội bộ mà còn có thể kéo theo nhiều hệ quả pháp lý đối với doanh nghiệp và các bên liên quan. Chủ động xây dựng quy chế quản lý con dấu, kiểm soát việc sử dụng và xử lý vi phạm đúng quy định là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn về trường hợp chi tiết cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
