Chế tài xử phạt khi sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn

Tranh chấp lao động liên quan đến việc sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn luôn là một trong những vấn đề pháp lý nhạy cảm và phức tạp nhất đối với các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết bản chất pháp lý của sa thải dưới góc độ là một hình thức kỷ luật lao động, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nhân sự và tránh các rủi ro đáng tiếc.

I. Doanh nghiệp có thể đối mặt với mức bồi thường hàng trăm triệu đồng nếu sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn?

Nhận diện rủi ro tài chính và pháp lý là bước đầu tiên để quản trị nhân sự hiệu quả và an toàn. Trong thực tiễn, cụm từ sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn thường xuất phát từ sự nhầm lẫn khái niệm của các doanh nghiệp khi họ muốn tước bỏ quyền làm việc của nhân sự ngay lập tức mà không tuân thủ quy trình xử lý kỷ luật hay thời gian báo trước luật định.

Dưới góc độ pháp lý, khi hành vi đuổi việc này bị Tòa án hoặc cơ quan Thanh tra lao động kết luận là kỷ luật sa thải trái pháp luật, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu toàn bộ trách nhiệm bồi thường vô cùng nặng nề theo quy định tại Điều 41 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, doanh nghiệp buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc; đồng thời phải trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ những ngày người lao động không được làm việc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải trả thêm một khoản tiền bồi thường ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng.

Nếu doanh nghiệp vi phạm thêm thời hạn thông báo hợp pháp, khoản tiền bồi thường sẽ tiếp tục cộng dồn tương ứng với tiền lương của những ngày vi phạm. Đối với những nhân sự cấp cao có mức lương hàng chục triệu đồng mỗi tháng, tổng cộng các khoản tiền bồi thường, truy lĩnh lương và án phí có thể dễ dàng lên đến hàng trăm triệu đồng.

Tóm lại, sự vội vàng trong quyết định nhân sự, áp dụng sai bản chất của hình thức sa thải luôn đi kèm với cái giá rất đắt về mặt tài chính và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp.

II. Tìm hiểu về sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn

Để áp dụng đúng luật, việc nắm vững các khái niệm và bản chất pháp lý của việc chấm dứt hợp đồng lao động là vô cùng quan trọng.

1. Như thế nào là hành vi sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn theo quy định hiện hành?

Trong ngôn ngữ thông thường, người dân hay dùng từ "sa thải" để chỉ mọi hành vi đuổi việc. Tuy nhiên, căn cứ theo Điều 124 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, "sa thải" bản chất là một hình thức xử lý kỷ luật lao động nặng nhất, chỉ được áp dụng khi người lao động có lỗi vi phạm nghiêm trọng (như trộm cắp, tham ô, tự ý bỏ việc 05 ngày...). 

Vì là kỷ luật, quyết định sa thải có hiệu lực ngay lập tức sau khi hoàn tất quy trình họp mà không yêu cầu phải báo trước 45 hay 30 ngày cho người lao động. Tuy nhiên, sa thải là một trong những hình thức kỷ luật lao động nên phải tuân theo về quy trình xử lý kỷ luật căn cứ theo khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. 

Trước khi áp dụng hình thức kỷ luật sa thải, người sử dụng lao động bắt buộc phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động, trong đó có nghĩa vụ thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật đúng thời hạn cho các thành phần tham dự. Theo quy định, ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động phải gửi thông báo về thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp, hành vi vi phạm và thông tin người bị xử lý kỷ luật đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), người lao động và các chủ thể liên quan.

Do đó, hành vi sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn được hiểu là trường hợp người sử dụng lao động tiến hành xử lý kỷ luật sa thải nhưng không gửi thông báo họp đúng thời hạn tối thiểu 05 ngày làm việc theo quy định hoặc không bảo đảm các chủ thể bắt buộc tham gia nhận được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra. Đây được xem là hành vi vi phạm nghiêm trọng trình tự xử lý kỷ luật lao động. Trong trường hợp tranh chấp phát sinh, quyết định sa thải có nguy cơ bị Tòa án tuyên vô hiệu do vi phạm thủ tục bắt buộc, kể cả khi người lao động thực tế có hành vi vi phạm kỷ luật.

2. Thời hạn báo trước được quy định cụ thể như thế nào đối với từng loại hợp đồng lao động (không xác định thời hạn, có xác định thời hạn)?

Căn cứ theo Bộ luật Lao động 2019, thời hạn báo trước phụ thuộc hoàn toàn vào việc doanh nghiệp đang áp dụng hình thức nào:

• Nếu là Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (Điều 36): Doanh nghiệp phải báo trước ít nhất 45 ngày (đối với hợp đồng không xác định thời hạn); ít nhất 30 ngày (đối với hợp đồng từ 12-36 tháng); hoặc ít nhất 03 ngày làm việc (đối với hợp đồng dưới 12 tháng).
• Nếu là Kỷ luật Sa thải (Điều 125): Việc thông báo trước để áp dụng hình thức kỷ luật sa thải không phụ thuộc vào yếu tố loại hợp đồng lao động (xác định hay không xác định thời hạn). Thay vào đó, căn cứ theo Khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ cần tuân thủ thời hạn thông báo họp xử lý kỷ luật là gửi văn bản mời họp đến người lao động và tổ chức Công đoàn trước ít nhất 05 ngày làm việc.

Kết luận lại, thời hạn báo trước đối với sa thải là thời hạn mời họp kỷ luật (05 ngày), không phải là thời hạn chờ nghỉ việc theo từng loại hợp đồng như khi đơn phương chấm dứt.

3. Sự khác biệt cốt lõi giữa "sa thải" và "đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động" mà người quản lý cần phân biệt là gì?

4. Người lao động cần làm gì khi nhận được thông báo sa thải "miệng" và buộc nghỉ việc ngay trong ngày?

Quyết định chấm dứt hợp đồng phải được lập thành văn bản. Khi bị đuổi việc bằng miệng, người lao động cần lập tức yêu cầu công ty ban hành văn bản chính thức. Đồng thời, cần thu thập các bằng chứng liên quan như email trao đổi, tin nhắn, bản ghi âm hoặc tìm người làm chứng. Sau đó, người lao động có thể làm đơn khiếu nại gửi đến Ban Giám đốc công ty, khiếu nại lên Chánh Thanh tra Sở Nội vụ (sau sáp nhập), hoặc trực tiếp khởi kiện ra Tòa án nhân dân cấp có thẩm quyền để đòi quyền lợi.

Vì thế, việc phân định rõ ranh giới pháp lý và cách thức thu thập chứng cứ là công cụ mạnh mẽ nhất để bảo vệ quyền lợi của các bên trong quan hệ lao động.  

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn

Khung pháp lý hiện hành quy định rất chặt chẽ về trình tự, thủ tục và chế tài liên quan đến việc chấm dứt quan hệ lao động.

1. Bộ luật Lao động quy định như thế nào về nghĩa vụ báo trước của người sử dụng lao động?

Đầu tiên, theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ báo trước của người sử dụng lao động được quy định rất chặt chẽ, đặc biệt trong trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động căn cứ theo Điều 36. 

Cụ thể, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo trước ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn, ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng, và ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng dưới 12 tháng hoặc khi người lao động ốm đau điều trị dài ngày. Đối với các ngành nghề đặc thù (như quản lý doanh nghiệp, thành viên tổ lái tàu bay), thời gian báo trước kéo dài lên đến ít nhất 120 ngày hoặc bằng một phần tư thời hạn hợp đồng theo Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Thứ hai, đối với kỷ luật sa thải (Điều 122), nghĩa vụ báo trước thể hiện ở việc doanh nghiệp phải gửi thông báo về việc tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật trước ít nhất 05 ngày làm việc cho các thành phần tham dự. Tuy nhiên, nếu người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày liên tục không có lý do chính đáng, luật cho phép doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ngay (theo điểm d Khoản 1 Điều 36) mà không cần báo trước, hoặc tiến hành kỷ luật sa thải (theo Khoản 4 Điều 125) nhưng vẫn phải họp kỷ luật.

Kết luận lại, mọi hành vi chấm dứt quan hệ lao động đều bị ràng buộc bởi các quy định về thời hạn thông báo nhằm bảo đảm quyền được biết và chuẩn bị của người lao động.

2. Những đối tượng đặc thù nào được pháp luật bảo vệ tối đa trước hành vi sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn?

Pháp luật lao động có cơ chế bảo vệ đặc biệt dành cho những nhóm yếu thế. Căn cứ theo Khoản 3 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động không được sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi, trừ trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân chết, bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết hoặc người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Hơn nữa, căn cứ Khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp hoàn toàn không được tiến hành xử lý kỷ luật lao động (sa thải) đối với người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm đau; đang bị tạm giữ, tạm giam; hoặc lao động nữ đang có thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Vì vậy, mọi hành vi cố tình tiến hành họp kỷ luật sa thải hoặc cho thôi việc nhóm đối tượng trên trong thời gian họ đang được bảo vệ đều bị coi là trái pháp luật nghiêm trọng.

3. Những căn cứ pháp lý nào cho phép người sử dụng lao động được quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần đợi hết thời hạn báo trước?

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần báo trước trong 02 trường hợp ngoại lệ quy định tại điểm d, e khoản 1 Điều này:

• Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động (theo Điều 31 Bộ luật này);
• Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.

Tóm lại, pháp luật chỉ cho phép người sử dụng lao động được chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước trong một số trường hợp ngoại lệ rất hạn chế. Vì vậy, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng căn cứ pháp lý trước khi áp dụng để tránh bị xác định là sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn trái luật.

4. Quy trình kỷ luật lao động chuẩn chỉnh để tránh bị quy kết là sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn gồm những bước nào?

Quy trình kỷ luật lao động chuẩn chỉnh để tránh bị quy kết là sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Quy trình bao gồm:

Bước 1: Phát hiện vi phạm, lập biên bản vi phạm tại chỗ và thu thập chứng cứ.

Bước 2: Thông báo bằng văn bản về việc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật đến Ban chấp hành Công đoàn cơ sở, người lao động (phải thông báo trước ít nhất 05 ngày làm việc).

Bước 3: Tổ chức phiên họp xử lý kỷ luật lao động với sự tham gia của các thành phần bắt buộc (có lập biên bản cuộc họp, thông qua và ký xác nhận).

Bước 4: Người có thẩm quyền ban hành Quyết định kỷ luật sa thải trong thời hiệu luật định.

Chỉ cần doanh nghiệp bỏ sót một bước trong quy trình xử lý kỷ luật lao động hoặc thực hiện sai thời hạn thông báo, quyết định sa thải rất dễ bị tuyên trái pháp luật. Vì vậy, việc tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục theo Bộ luật Lao động là điều kiện bắt buộc để hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp và nghĩa vụ bồi thường phát sinh.

5. Mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về thời hạn báo trước hiện nay là bao nhiêu?

Bên cạnh trách nhiệm bồi thường dân sự cho người lao động, doanh nghiệp còn bị xử phạt hành chính. Căn cứ theo Khoản 1 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, hành vi vi phạm quy định về  việc thông báo bằng văn bản, vi phạm thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Căn cứ Khoản 1 Điều 6 Nghị định này, mức phạt đối với tổ chức, doanh nghiệp sẽ bị nhân đôi (tối đa lên đến 6.000.000 đồng).

Kết luận lại, hệ thống pháp luật yêu cầu tính tuân thủ quy trình cực kỳ khắt khe nhằm đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quan hệ lao động.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn

Trong thực tiễn tư vấn pháp lý, chúng tôi thường xuyên giải đáp những tình huống phát sinh đa dạng và phức tạp từ cả phía người lao động lẫn người sử dụng lao động.

1. Người lao động tự ý nghỉ việc không báo trước thì doanh nghiệp có được quyền sa thải hay không?

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, nếu người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng, người sử dụng lao động hoàn toàn có quyền áp dụng hình thức kỷ luật sa thải. Tuy nhiên, doanh nghiệp không được vội vàng ra quyết định cắt hợp đồng ngay lập tức mà bắt buộc phải tiến hành đầy đủ quy trình mở phiên họp xét kỷ luật như đã trình bày ở Mục III.4 để quyết định sa thải có hiệu lực pháp luật.

Vì vậy, dù người lao động tự ý nghỉ việc không báo trước, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ đúng trình tự xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật trước khi ban hành quyết định sa thải, tránh nguy cơ bị xem là chấm dứt hợp đồng trái luật.

2. Phải làm gì khi người lao động từ chối ký nhận thông báo chấm dứt hợp đồng lao động?

Hiện nay chưa có quy định cụ thể về vấn đề thủ tục xử lý khi người lao động cố tình từ chối ký nhận văn bản trong Bộ luật Lao động. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý, khi người lao động không hợp tác, doanh nghiệp cần tiến hành lập biên bản về việc người lao động từ chối ký nhận thông báo, có chữ ký xác nhận của đại diện Công đoàn cơ sở và người làm chứng. Biện pháp tối ưu nhất là doanh nghiệp nên mời Thừa phát lại đến lập Vi bằng ghi nhận sự việc giao nhận văn bản này, hoặc gửi thông báo qua đường bưu điện (chuyển phát thư bảo đảm có hồi báo) về địa chỉ nơi cư trú của người lao động để làm nguồn chứng cứ hợp pháp trước Tòa án.

Tóm lại, khi người lao động từ chối ký nhận thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần chủ động tạo lập đầy đủ chứng cứ về việc đã thực hiện nghĩa vụ thông báo hợp lệ để bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp phát sinh tranh chấp lao động tại cơ quan có thẩm quyền.

3. Email hoặc tin nhắn Zalo có được coi là hình thức thông báo báo trước hợp lệ theo luật định?

Hiện nay chưa có quy định cụ thể về vấn đề hình thức thông báo (phải bằng giấy tờ vật lý hay dữ liệu điện tử) trong riêng điều luật này. Theo Điều 8 và khoản 2 Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu như email có thể có giá trị pháp lý nếu xác định được độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận thông điệp dữ liệu và các yếu tố phù hợp khác. Tuy nhiên, trong thực tiễn giải quyết tranh chấp lao động, để tránh rủi ro chứng cứ bị giả mạo hoặc người lao động chối bỏ việc đã đọc tin nhắn Zalo, doanh nghiệp bắt buộc nên sử dụng văn bản giấy có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu công ty, giao nhận trực tiếp có ký nhận để đảm bảo sự chặt chẽ tuyệt đối.

4. Việc doanh nghiệp lấy lý do "tái cấu trúc" để cho nghỉ việc không báo trước có đúng quy định không?

Việc cắt giảm nhân sự do thay đổi cơ cấu, công nghệ phải được thực hiện theo đúng điểm a khoản 1 Điều 42 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng Phương án sử dụng lao động, trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Công đoàn) và phải thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động biết. Việc lợi dụng lý do "tái cấu trúc" để đuổi việc người lao động ngay lập tức mà không có phương án, không báo cáo cơ quan nhà nước là hành vi vi phạm pháp luật cực kỳ nghiêm trọng và sẽ bị hủy bỏ quyết định.

Vì vậy, doanh nghiệp không được phép viện dẫn lý do “tái cấu trúc” để cho người lao động nghỉ việc ngay mà bỏ qua các thủ tục bắt buộc theo Bộ luật Lao động. Nếu thực hiện sai quy trình, quyết định chấm dứt hợp đồng rất dễ bị tuyên trái pháp luật và phát sinh nghĩa vụ bồi thường lớn cho người lao động.

5. Chi phí thuê luật sư để giải quyết vụ việc sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn thường được tính như thế nào?

Chi phí thuê luật sư giải quyết tranh chấp lao động phụ thuộc vào mức độ phức tạp của hồ sơ, số lượng người lao động tham gia khởi kiện và giai đoạn của vụ việc (thương lượng hòa giải hay tranh tụng tại Tòa án). Thông thường, các hãng luật uy tín sẽ áp dụng mức thù lao cố định cho giai đoạn tư vấn, soạn thảo hồ sơ ban đầu và một khoản thù lao theo tỷ lệ phần trăm dựa trên giá trị bồi thường thực tế lấy lại được cho thân chủ, đảm bảo sự đồng hành lợi ích tối đa giữa luật sư và khách hàng.

Vì vậy, việc nắm bắt chi tiết từng tình huống pháp lý giúp cả doanh nghiệp và người lao động định hướng được phương án giải quyết tối ưu nhất.

V. Bạn có muốn NPLaw giúp bạn rà soát lại toàn bộ quy trình nhân sự để tránh rủi ro sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn?

Hãng luật NPLaw tự hào là đối tác pháp lý chiến lược của nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực tư vấn pháp luật lao động. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi cung cấp dịch vụ rà soát, chuẩn hóa toàn diện hệ thống quản trị nhân sự từ khâu tuyển dụng đến chấm dứt hợp đồng. Chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo Nội quy lao động, thiết lập quy trình kỷ luật chuẩn chỉnh, đồng thời đại diện doanh nghiệp giải quyết các tranh chấp phát sinh để triệt tiêu hoàn toàn rủi ro sa thải người lao động không báo trước đúng thời hạn. Với NPLaw, sự an toàn pháp lý của doanh nghiệp luôn được đặt lên hàng đầu.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.