Chính sách tiền lương của công ty là gì và doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định nào?

Chính sách tiền lương của công ty là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự, tạo động lực làm việc và bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Tuy nhiên, việc xây dựng và áp dụng chính sách này phải tuân thủ các quy định pháp luật về tiền lương, hợp đồng lao động và nguyên tắc bình đẳng trong lao động. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, mục tiêu, căn cứ xây dựng cũng như các quy định pháp lý liên quan đến chính sách tiền lương của công ty.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến chính sách tiền lương của công ty

Chính sách tiền lương của công ty là một trong những nội dung quan trọng trong quản trị nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Việc xây dựng chính sách tiền lương không chỉ giúp doanh nghiệp thiết lập cơ chế trả lương minh bạch, công bằng mà còn là cơ sở để thỏa thuận tiền lương trong hợp đồng lao động, tính thuế thu nhập và đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc.

Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm, mục tiêu, căn cứ xây dựng cũng như các quy định pháp luật liên quan để bảo đảm chính sách tiền lương được ban hành và áp dụng đúng quy định.

II. Tìm hiểu về chính sách tiền lương của công ty

Để xây dựng và áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất, mục tiêu và các yếu tố cấu thành của chính sách tiền lương của công ty. Việc nắm rõ những nội dung này không chỉ giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống trả lương hợp lý mà còn bảo đảm sự minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật lao động. Dưới đây là những vấn đề cơ bản cần tìm hiểu về chính sách tiền lương của công ty.

1. Chính sách tiền lương của công ty là gì và nó khác gì so với hợp đồng lao động?

Chính sách tiền lương của công ty là hệ thống quy định nội bộ do người sử dụng lao động xây dựng nhằm xác định cách thức trả lương cho người lao động. Nội dung này thường bao gồm thang lương, bảng lương, phụ cấp, các khoản bổ sung và nguyên tắc trả lương dựa trên vị trí công việc hoặc chức danh. Theo Điều 90 và Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương làm căn cứ để tuyển dụng, thỏa thuận mức lương và trả lương cho người lao động, đồng thời phải công bố công khai tại nơi làm việc.

Trong khi đó, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận trực tiếp giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện làm việc cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Nội dung tiền lương ghi trong hợp đồng thường dựa trên chính sách tiền lương và thang bảng lương do doanh nghiệp đã ban hành.

Như vậy, có thể hiểu rằng chính sách tiền lương là cơ sở nội bộ để doanh nghiệp xây dựng và quản lý chế độ trả lương, còn hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận cụ thể áp dụng cho từng người lao động. Khi giao kết hợp đồng, mức lương thỏa thuận phải phù hợp với thang bảng lương của doanh nghiệp và không được thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định của pháp luật.

2. Mục tiêu chính của chính sách tiền lương của công ty thường bao gồm những yếu tố nào?

Chính sách tiền lương của công ty được xây dựng nhằm tạo cơ sở minh bạch và hợp lý cho việc trả lương, sử dụng lao động và quản lý chi phí nhân sự. Theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, chính sách này thường hướng đến một số mục tiêu chính như: xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm căn cứ để tuyển dụng, bố trí và thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động; đảm bảo mức lao động được xác định ở mức trung bình để phần lớn người lao động có thể thực hiện trong thời giờ làm việc bình thường; đồng thời tạo sự minh bạch khi chính sách phải được tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

Nhìn chung, mục tiêu của chính sách tiền lương không chỉ là quy định cách trả lương, mà còn giúp doanh nghiệp quản lý lao động hiệu quả, đảm bảo công bằng trong nội bộ và tuân thủ các quy định của pháp luật lao động.

3. Ai trong công ty thường chịu trách nhiệm xây dựng và duyệt chính sách tiền lương của công ty?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động là chủ thể có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động và trả lương cho người lao động.

Trong thực tế doanh nghiệp, việc xây dựng chính sách tiền lương thường do bộ phận nhân sự hoặc phòng nhân sự – tiền lương nghiên cứu, đề xuất dựa trên tình hình hoạt động của công ty. Sau đó, người sử dụng lao động hoặc ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xem xét, phê duyệt và ban hành chính thức.

Ngoài ra, trước khi áp dụng, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công bố công khai chính sách tại nơi làm việc theo quy định của pháp luật.

4. Những căn cứ nào nên dùng để xác định mức lương trong chính sách tiền lương của công ty?

Khi xây dựng chính sách tiền lương, doanh nghiệp cần dựa trên nhiều căn cứ pháp lý và thực tiễn. Trước hết, mức lương phải không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định theo Điều 91 Bộ luật Lao động 2019.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường xác định mức lương dựa trên tính chất công việc, trình độ và năng lực của người lao động, cũng như mức lương phổ biến trên thị trường lao động. Ngoài ra, các yếu tố như chỉ số giá tiêu dùng, năng suất lao động, quan hệ cung – cầu lao động và khả năng chi trả của doanh nghiệp cũng được xem xét để đảm bảo chính sách tiền lương vừa tuân thủ pháp luật vừa phù hợp với tình hình hoạt động của công ty.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến chính sách tiền lương của công ty

Dưới đây là một số quy định pháp luật quan trọng liên quan đến chính sách tiền lương của công ty mà doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ trong quá trình xây dựng, ban hành và áp dụng chính sách tiền lương đối với người lao động.

1. Theo pháp luật hiện hành, chính sách tiền lương của công ty phải tuân thủ những quy định nào về lương tối thiểu?

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, khi xây dựng chính sách tiền lương, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về mức lương tối thiểu nhằm bảo đảm quyền lợi cơ bản của người lao động. Cụ thể:

• Thứ nhất, mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. Quy định này được nêu tại khoản 2 Điều 90 của Bộ luật Lao động 2019. Điều này có nghĩa là khi công ty xây dựng chính sách tiền lương, mức lương cơ bản của người lao động phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa bàn hoạt động.
• Thứ hai, mức lương tối thiểu được xác lập theo vùng và có thể tính theo tháng hoặc theo giờ, theo khoản 2 Điều 91 của Bộ luật Lao động 2019. Vì vậy, doanh nghiệp phải xác định đúng vùng lương tối thiểu nơi đặt trụ sở hoặc địa điểm sản xuất kinh doanh để áp dụng cho phù hợp.
• Thứ ba, doanh nghiệp phải bảo đảm nguyên tắc trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau, theo khoản 3 Điều 90 của Bộ luật Lao động 2019.

Tóm lại, khi xây dựng chính sách tiền lương của công ty, người sử dụng lao động phải căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước ban hành, bảo đảm mức lương không thấp hơn quy định và thực hiện nguyên tắc trả lương bình đẳng, đúng theo Điều 90 và Điều 91 của Bộ luật Lao động 2019.

2. Người lao động nên thực hiện những bước pháp lý nào đơn giản khi phát hiện vi phạm chính sách tiền lương của công ty?

Khi phát hiện chính sách tiền lương của công ty có dấu hiệu vi phạm, người lao động có thể thực hiện một số bước pháp lý đơn giản để bảo vệ quyền lợi của mình:

• Trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp: Người lao động nên phản ánh với bộ phận nhân sự hoặc người sử dụng lao động để yêu cầu giải thích và điều chỉnh nếu có sai sót trong việc áp dụng chính sách tiền lương.
• Gửi đơn yêu cầu hòa giải: Nếu việc trao đổi không đạt kết quả, người lao động có thể gửi đơn đến Hòa giải viên lao động để được hỗ trợ giải quyết tranh chấp theo quy định của Điều 188 Bộ luật Lao động 2019.
• Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Trong trường hợp tranh chấp vẫn chưa được giải quyết, người lao động có thể tiếp tục yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Theo đó, người lao động nên ưu tiên trao đổi – hòa giải – yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo đúng trình tự pháp luật khi phát hiện vi phạm trong chính sách tiền lương của công ty.

3. Những hành vi phổ biến nào của doanh nghiệp dẫn đến vi phạm chính sách tiền lương của công ty?

Một số hành vi phổ biến của doanh nghiệp dẫn đến vi phạm chính sách tiền lương của công ty thường xuất phát từ việc không tuân thủ các quy định về tiền lương trong Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể:

• Trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng: Doanh nghiệp xây dựng chính sách tiền lương nhưng mức lương theo công việc hoặc chức danh thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định của pháp luật.
• Không xây dựng hoặc không áp dụng thang lương, bảng lương rõ ràng: Việc trả lương không dựa trên hệ thống thang lương, bảng lương hợp lệ dẫn đến thiếu minh bạch trong quản lý tiền lương.
• Không bảo đảm nguyên tắc trả lương bình đẳng: Doanh nghiệp trả lương không công bằng hoặc có sự phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.
• Không công khai chính sách tiền lương tại nơi làm việc: Chính sách tiền lương, thang lương, bảng lương không được công bố cho người lao động trước khi áp dụng.
• Trả lương không đúng thỏa thuận trong hợp đồng lao động: Doanh nghiệp áp dụng chính sách tiền lương khác với nội dung đã thỏa thuận với người lao động.

Những hành vi này có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và buộc khắc phục hậu quả theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến chính sách tiền lương của công ty

Trong quá trình áp dụng trên thực tế, chính sách tiền lương của công ty thường phát sinh nhiều vấn đề mà cả doanh nghiệp và người lao động quan tâm, đặc biệt liên quan đến tính minh bạch, hình thức ban hành, nghĩa vụ công khai và trách nhiệm pháp lý khi có sai phạm. Vì vậy, việc giải đáp các thắc mắc phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng và thực hiện chính sách tiền lương đúng quy định pháp luật, đồng thời bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.

1. Làm thế nào để chính sách tiền lương của công ty phản ánh đúng hiệu suất và năng lực của nhân viên?

Để chính sách tiền lương của công ty phản ánh đúng hiệu suất và năng lực của nhân viên, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lương dựa trên thang lương, bảng lương và định mức lao động theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, mức lương nên được xác định dựa trên chức danh công việc, mức độ phức tạp của công việc, năng suất lao động và kết quả thực hiện công việc của người lao động.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể kết hợp các khoản phụ cấp, thưởng hiệu suất hoặc đánh giá KPI để tạo sự phân hóa rõ ràng giữa các mức năng lực. Việc xây dựng hệ thống tiền lương theo các tiêu chí này giúp bảo đảm trả lương công bằng, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật về tiền lương.

2. Chính sách tiền lương của công ty có bắt buộc phải công khai cho người lao động theo quy định không? Tại sao?

Có. Chính sách tiền lương của công ty phải được công khai cho người lao động trước khi áp dụng.

Cụ thể, theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Vì chính sách tiền lương thường được xây dựng dựa trên thang lương, bảng lương và các nguyên tắc trả lương của doanh nghiệp, nên các nội dung này cần được minh bạch để người lao động biết và giám sát.

Việc công khai nhằm bảo đảm tính minh bạch trong trả lương, giúp người lao động hiểu rõ cách xác định mức lương, phụ cấp và các chế độ liên quan, từ đó hạn chế tranh chấp lao động và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.

3. Chính sách tiền lương của công ty có bắt buộc phải được thể hiện bằng văn bản và lưu trữ không?

Có. Trên thực tế, chính sách tiền lương của công ty cần được thể hiện bằng văn bản và lưu trữ để làm căn cứ quản lý lao động và giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Các nội dung này thường được ban hành dưới dạng quy chế hoặc chính sách tiền lương bằng văn bản của doanh nghiệp.

Việc lập thành văn bản và lưu trữ giúp doanh nghiệp:

• Làm căn cứ áp dụng thống nhất khi trả lương cho người lao động.
• Chứng minh việc tuân thủ pháp luật khi cơ quan quản lý lao động thanh tra, kiểm tra.
• Là cơ sở giải quyết tranh chấp lao động liên quan đến tiền lương.

Vì vậy, dù pháp luật không luôn nêu trực tiếp cụm từ “chính sách tiền lương”, nhưng các nội dung cấu thành của chính sách tiền lương (thang lương, bảng lương, quy chế trả lương…) phải được xây dựng rõ ràng bằng văn bản và lưu trữ trong doanh nghiệp để bảo đảm tính pháp lý và minh bạch.

4. Khi cơ quan quản lý phát hiện sai phạm trong chính sách tiền lương của công ty, hình thức xử phạt hành chính và trách nhiệm bồi thường cho người lao động như thế nào?

Khi cơ quan quản lý lao động phát hiện doanh nghiệp vi phạm chính sách tiền lương, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt hành chính và buộc khắc phục hậu quả theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Thứ nhất, về xử phạt hành chính.

Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu có các hành vi như: không công bố công khai thang lương, bảng lương và quy chế thưởng; không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động; không thông báo bảng kê trả lương; hoặc trả lương không bình đẳng giữa người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Ngoài ra, đối với các hành vi nghiêm trọng hơn như trả lương không đúng hạn, trả thiếu lương, không trả lương làm thêm giờ, khấu trừ lương trái quy định, mức phạt sẽ được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm, cụ thể:

• Từ 5 – 10 triệu đồng nếu vi phạm từ 01 đến 10 người lao động.
• Từ 10 – 20 triệu đồng nếu vi phạm từ 11 đến 50 người lao động.
• Từ 20 – 30 triệu đồng nếu vi phạm từ 51 đến 100 người lao động.
• Từ 30 – 40 triệu đồng nếu vi phạm từ 101 đến 300 người lao động.
• Từ 40 – 50 triệu đồng nếu vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Thứ hai, về trách nhiệm khắc phục và bồi thường.

Bên cạnh tiền phạt, doanh nghiệp còn buộc phải trả đủ tiền lương còn thiếu, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương ngừng việc hoặc các khoản liên quan cho người lao động, đồng thời khắc phục sai phạm trong chính sách tiền lương để bảo đảm tuân thủ pháp luật lao động.

Theo quy định trên, khi chính sách tiền lương của công ty vi phạm quy định pháp luật, doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn phải bồi hoàn đầy đủ quyền lợi tiền lương cho người lao động theo quy định hiện hành.

5. Trong hợp đồng lao động, những nội dung nào của chính sách tiền lương của công ty bắt buộc phải được thể hiện để tránh tranh chấp?

Để tránh tranh chấp, những nội dung liên quan đến chính sách tiền lương của công ty phải được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động theo quy định của khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, hợp đồng cần ghi nhận các nội dung sau:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh mà người lao động đảm nhận.
• Hình thức trả lương (trả theo thời gian, theo sản phẩm hoặc theo khoán).
• Thời hạn và phương thức trả lương (trả theo tháng, tuần hoặc thời điểm cụ thể).
• Phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác (nếu có).
• Chế độ nâng bậc, nâng lương theo quy định của doanh nghiệp.

Ngoài ra, theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, các nội dung về mức lương trong hợp đồng phải phù hợp với thang lương, bảng lương và định mức lao động do doanh nghiệp xây dựng làm căn cứ để tuyển dụng và trả lương cho người lao động.

Như vậy, việc quy định rõ mức lương, cách trả lương, phụ cấp và cơ chế tăng lương trong hợp đồng lao động sẽ giúp minh bạch chính sách tiền lương của công ty và hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện quan hệ lao động.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến chính sách tiền lương của công ty?

Nếu doanh nghiệp hoặc người lao động đang gặp vướng mắc liên quan đến chính sách tiền lương của công ty, việc tham khảo ý kiến từ chuyên gia pháp lý là cần thiết để bảo đảm các quy định nội bộ phù hợp với pháp luật lao động hiện hành. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và lao động, NPLaw cung cấp dịch vụ hỗ trợ xây dựng, rà soát và hoàn thiện chính sách tiền lương, thang bảng lương, cũng như tư vấn xử lý các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện. Đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý của NPLaw luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp và người lao động nhằm đưa ra giải pháp pháp lý phù hợp, giúp hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên trong quan hệ lao động.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.