Chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công: rủi ro, quy định và cách khắc phục

Tình trạng chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý, tài chính và vận hành cho doanh nghiệp. Bài viết này của NPLaw sẽ phân tích các quy định pháp luật, rủi ro cũng như cách khắc phục tình trạng này, nhằm giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và tuân thủ đúng pháp luật hiện hành.

I. Sự ảnh hưởng của chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công

Việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công có thể gây ra những hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Trước hết là rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt hành chính từ cơ quan Hải quan do quá hạn quyết toán nguyên vật liệu. 

Về mặt vận hành, hàng hóa và phế liệu tồn đọng không được xử lý kịp thời sẽ gây lãng phí chi phí kho bãi và làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Ngoài ra, việc thiếu biên bản thanh lý thường dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc thu hồi công nợ và dễ phát sinh tranh chấp pháp lý với đối tác về trách nhiệm bồi thường.

Nghiêm trọng hơn, hồ sơ thanh lý không minh bạch sẽ làm giảm điểm uy tín của doanh nghiệp trên hệ thống hải quan, gây khó khăn cho các hoạt động xuất nhập khẩu trong tương lai.

II. Tìm hiểu về chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công

Việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công là tình trạng khá phổ biến, thường phát sinh từ sự chủ quan hoặc những bất đồng nhỏ giữa các bên sau khi đã bàn giao sản phẩm. Tuy nhiên, để đánh giá chính xác vấn đề này, chúng ta cần nhìn nhận thấu đáo bản chất của việc thanh lý dưới góc độ pháp lý. 

1. Chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công có nghĩa là gì?

Căn cứ vào khoản 1 Điều 44 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, khi kết thúc hợp đồng gia công hoặc hợp đồng gia công hết hiệu lực, các bên ký kết hợp đồng gia công phải thanh lý hợp đồng và thực hiện báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, sản phẩm xuất khẩu định kỳ với cơ quan Hải quan.

Như vậy, “chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công” được hiểu là thời điểm các bên chưa thực hiện đầy đủ, trọn vẹn các nghĩa vụ liên quan đến việc:

• Xác nhận, thống kê, xử lý toàn bộ nguyên liệu, vật tư, sản phẩm, máy móc, thiết bị, phế liệu, phế phẩm dư thừa,…
• Kết thúc các quyền, nghĩa vụ còn lại giữa các bên theo thỏa thuận, hợp đồng và quy định pháp luật.
• Lập biên bản xác nhận/quyết toán, bàn giao đầy đủ các tài sản còn lại và ký nhận giữa các bên (nếu có).
• Nộp hồ sơ, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ví dụ: cơ quan hải quan đối với gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài).

Nếu không hoàn tất bước này, các bên không chỉ đối mặt với rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính và ấn định thuế từ cơ quan Hải quan, mà còn tự đặt mình vào tình thế bất lợi khi phát sinh tranh chấp về tài sản, công nợ hoặc các nghĩa vụ bảo hành sản phẩm chưa được giải quyết dứt điểm.

2. Khi nào thì được coi là chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Nghị định 69/2018/NĐ-CP và khoản 2 Điều 181 Luật thương mại 2005, hợp đồng gia công được coi là chưa hoàn tất thủ tục thanh lý khi chưa tiến hành:

• Lập và ký xong biên bản thanh lý hợp đồng, quyết toán toàn bộ các khoản mục nguyên vật liệu, vật tư, thành phẩm, phế liệu, phế phẩm, máy móc… liên quan đến hợp đồng gia công theo thỏa thuận hợp đồng, pháp luật và quy định của cơ quan quản lý nhà nước.
• Báo cáo quyết toán chưa được nộp hoặc chưa được xác nhận bởi cơ quan Hải quan (đối với hợp đồng gia công có yếu tố nước ngoài).
• Chưa xử lý xong các nghĩa vụ tài chính, trách nhiệm bồi thường, trách nhiệm bàn giao, quyền sở hữu tài sản… giữa các bên theo hợp đồng.
• Vẫn còn tranh chấp về các vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ, sản phẩm, tài chính, nguyên vật liệu, phế phẩm… mà chưa được giải quyết dứt điểm.

Do đó, việc ký kết biên bản thanh lý và thực hiện đầy đủ báo cáo quyết toán là nghĩa vụ bắt buộc để chấm dứt hoàn toàn trách nhiệm pháp lý và bảo đảm quyền lợi cốt lõi của cả bên đặt gia công lẫn bên nhận gia công.

3. Liệu việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công có ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên không?

Theo khái niệm đã nêu ở trên, khi chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên.

Việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công (thiếu văn bản xác nhận chấm dứt hợp đồng theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015) thường dẫn đến những tranh chấp kéo dài do không xác định được thời điểm kết thúc nghĩa vụ của các bên. 

Đặc biệt, theo khoản 3 Điều 551 Bộ luật Dân sự 2015, nếu một bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng mà gây thiệt hại cho bên kia thì phải gánh chịu trách nhiệm bồi thường và các khoản phạt vi phạm theo Luật Thương mại 2005. Tình trạng này không chỉ gây tổn thất tài chính trực tiếp mà còn làm tắc nghẽn quyền được hưởng các chính sách ưu đãi như hoàn thuế, khấu trừ thuế GTGT hoặc các thủ tục nhập khẩu/tái nhập hàng hóa cho các giao dịch tương lai.

Cuối cùng, việc không tuân thủ nghiêm túc các thủ tục thanh lý theo quy định pháp luật sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng đến uy tín thương mại. Điều này làm giảm đáng kể khả năng tin cậy và cơ hội hợp tác kinh doanh với các đối tác, đặc biệt là các doanh nghiệp nước ngoài luôn đề cao tính tuân thủ pháp lý và sự minh bạch trong quản lý hợp đồng.

Như vậy, việc không thanh lý hợp đồng khiến các bên rơi vào tình trạng mất kiểm soát pháp lý đối với tài sản và nghĩa vụ của mình.

4. Những rủi ro nào có thể xảy ra nếu chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công?

Việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các bên, cụ thể, các rủi ro bao gồm:

- Chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng sẽ không xác định rõ ràng trách nhiệm, nghĩa vụ còn lại giữa các bên khi kết thúc hợp đồng là vi phạm nguyên tắc chấm dứt nghĩa vụ dân sự theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 dẫn đến tranh chấp về tài sản, chi phí, doanh thu hoặc nghĩa vụ tài chính.

Đặc biệt, chưa hoàn tất thanh lý sẽ không đủ căn cứ để xử lý tài sản dư thừa, phế liệu/phế phẩm, máy móc thiết bị - tức là quyền chuyển nhượng, tiêu hủy, tiếp tục sử dụng có thể bị truy thu thuế, xử phạt nếu không làm đúng trình tự thủ tục hoặc bị chiếm giữ, sử dụng không hợp pháp.

- Không thể xác định rõ trạng thái kết thúc hợp đồng dẫn tới việc kéo dài tranh chấp, hoặc phát sinh nghĩa vụ phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại không đáng có (xem thêm Điều 551 Bộ luật Dân sự năm 2015: bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng mà gây thiệt hại cho bên kia thì phải bồi thường).

- Nếu trách nhiệm về tài sản (hư hỏng, mất mát) không được chốt tại biên bản thanh lý, bên bị thiệt hại có quyền khởi kiện yêu cầu bồi thường dựa trên các cam kết ban đầu của hợp đồng (căn cứ vào Điều 302 Luật Thương mại 2005 (Bồi thường thiệt hại): Quy định nghĩa vụ bồi thường khi phát sinh vi phạm).

Vì thế, hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng không chỉ giúp hai bên minh bạch hóa trách nhiệm, bảo đảm quyền lợi tối đa trước pháp luật mà còn là cơ sở để duy trì uy tín và sự chuyên nghiệp trong quan hệ hợp tác lâu dài.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công

Để có cái nhìn toàn diện và chính xác về giá trị pháp lý của việc thanh lý hợp đồng, cần nắm vững các căn cứ cốt lõi được quy định tại hệ thống văn bản pháp luật hiện hành. Dưới đây là những quy định then chốt điều chỉnh trực tiếp và gián tiếp đến trách nhiệm, quyền hạn cũng như hậu quả pháp lý phát sinh khi các bên chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công.

1. Các quy định pháp lý nào liên quan đến việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công?

Hoạt động thanh lý hợp đồng gia công hiện nay được điều chỉnh bởi hệ thống quy định pháp luật trong Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005.

Trước hết, Bộ luật Dân sự 2015 đóng vai trò là khung pháp lý nền tảng, đưa ra các quy định chung tại Điều 351 và Điều 422 về việc chấm dứt nghĩa vụ dân sự cũng như xác định trách nhiệm của các bên khi có hành vi vi phạm hợp đồng phát sinh.

Bên cạnh đó, đối với các giao dịch mang tính chất sinh lời giữa các thương nhân, Luật Thương mại 2005 cung cấp các quy định chuyên sâu từ Điều 178 đến Điều 184, tập trung điều chỉnh cụ thể về quyền, nghĩa vụ và các phương thức xử lý hàng hóa, thù lao trong hoạt động gia công thương mại.

Đặc biệt, trong trường hợp hợp đồng gia công có yếu tố nước ngoài, quy trình thanh lý còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý nhà nước tại Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). 

Các văn bản này hướng dẫn chi tiết về thủ tục hải quan và quy trình quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị sau khi hợp đồng gia công với thương nhân nước ngoài kết thúc, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

2. Thời gian tối đa để hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công theo quy định pháp luật là bao lâu?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam (chủ yếu dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và các nghị định hướng dẫn như Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương), không có thời gian tối đa cố định bắt buộc để hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công đối với hợp đồng gia công thông thường (giữa các bên trong nước).

Trên thực tế, các bên thường tiến hành thanh lý ngay sau khi hoàn tất nghĩa vụ (giao nhận sản phẩm, thanh toán, xử lý nguyên liệu dư thừa/phế liệu) để tránh tranh chấp.

Trường hợp đặc biệt: Hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài (có yếu tố xuất nhập khẩu nguyên liệu, sản phẩm):

Theo khoản 1 Điều 64 Thông tư 38/2015/TT-BTC  (được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 42 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC), chậm nhất 15 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng kết thúc hoặc hết hiệu lực, bên nhận gia công phải có văn bản đề nghị cơ quan hải quan giải quyết nguyên liệu dư thừa, máy móc thuê mượn, phế liệu...

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng kết thúc hoặc hết hiệu lực, phải hoàn thành thủ tục giải quyết các vấn đề trên và báo cáo quyết toán với hải quan (bao gồm thanh lý hợp đồng).

Nếu không tuân thủ thời hạn này, có thể bị xử phạt hành chính về hải quan hoặc quản lý ngoại thương.

Tóm lại, đối với hợp đồng gia công thông thường, không có thời gian tối đa quy định, mà do các bên thỏa thuận. Nếu hợp đồng có yếu tố nước ngoài liên quan hải quan, thời gian tối đa để hoàn tất các thủ tục liên quan thanh lý là 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hiệu lực. Khuyến nghị kiểm tra hợp đồng cụ thể và tư vấn luật sư nếu có yếu tố đặc thù.

3. Những vi phạm nào thường xảy ra khi chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công?

Thanh lý hợp đồng gia công là việc các bên ký kết biên bản xác nhận đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng, đồng thời chấm dứt quan hệ hợp đồng. Khi chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công có thể dẫn đến nhiều vi phạm pháp lý khác nhau.

- Chiếm giữ tài sản bất hợp pháp: Theo Điều 553 Bộ luật Dân sự 2015, bên nhận gia công có nghĩa vụ hoàn trả máy móc, thiết bị và nguyên liệu dư thừa cho bên thuê sau khi kết thúc hợp đồng. Việc tự ý giữ lại tài sản mà không có sự đồng ý của chủ sở hữu là hành vi chiếm hữu không có căn cứ pháp luật, vi phạm quyền đòi lại tài sản quy định tại Điều 166 Bộ luật Dân sự 2015.

Điều 346 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép quyền cầm giữ tài sản, nhưng quyền này chỉ hợp pháp khi tài sản bị giữ liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thanh toán chưa thực hiện của chính tài sản đó. Việc chiếm giữ máy móc thiết bị để ép buộc thanh toán một khoản nợ không liên quan hoặc tranh chấp phát sinh từ hợp đồng khác là hành vi "chiếm giữ trái phép", có thể bị khởi kiện buộc hoàn trả và bồi thường thiệt hại do làm gián đoạn sản xuất của đối tác.

- Vi phạm nghĩa vụ thanh toán: Theo khoản 1 Điều 552 Bộ luật Dân sự 2015, bên thuê gia công có nghĩa vụ thanh toán tiền công đúng thời hạn và phương thức đã thỏa thuận. Nếu chậm quyết toán, bên nhận gia công có quyền yêu cầu trả lãi trên số tiền chậm trả theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường dựa trên Điều 306 Luật Thương mại 2005.

- Thiếu trách nhiệm bảo quản: Sau khi hợp đồng hết hạn nhưng chưa thanh lý, bên nhận gia công lơ là việc bảo quản khiến máy móc, nguyên liệu của đối tác bị hư hỏng, mất mát dẫn đến tranh chấp bồi thường thiệt hại theo khoản 1 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015.

Do đó, doanh nghiệp nên tiến hành thanh lý hợp đồng và hoàn tất các thủ tục quyết toán ngay sau khi hợp đồng kết thúc hiệu lực (lập biên bản thanh lý rõ ràng, báo cáo hải quan nếu có yếu tố nước ngoài) để tránh tranh chấp dân sự kéo dài và các chế tài hành chính nặng nề. Trong trường hợp cụ thể, nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan hải quan quản lý để được hướng dẫn chính xác.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công

Nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về các tình huống phát sinh trong thực tế cũng như cách xử lý tối ưu khi đối mặt với những trở ngại về mặt thủ tục, NPLaw sẽ giải đáp những câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến việc chưa hoàn tất thanh lý hợp đồng gia công ngay dưới đây.

1. Có văn bản pháp luật nào quy định về quyền lợi và nghĩa vụ khi chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công không?

Pháp luật Việt Nam quy định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên vẫn tồn tại khi chưa thanh lý hợp đồng.

Theo Điều 183 Luật Thương mại 2005, thù lao gia công có thể được thanh toán bằng tiền hoặc bằng chính sản phẩm gia công, máy móc, thiết bị sử dụng cho việc gia công. Tuy nhiên, trong trường hợp hợp đồng gia công chưa hoàn tất thủ tục thanh lý, các bên vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ còn tồn tại: bên nhận gia công có trách nhiệm bảo quản tài sản, sản phẩm, máy móc đang nắm giữ; bên đặt gia công chỉ được thanh toán hoặc chuyển giao thù lao sau khi việc đối soát, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng được thực hiện đúng quy định. Đối với hợp đồng gia công có yếu tố nước ngoài, nếu thù lao được thanh toán bằng sản phẩm hoặc máy móc, thì chỉ được ghi nhận hợp pháp sau khi hoàn thành thủ tục nhập khẩu theo quy định, và việc chưa thanh lý hợp đồng không làm phát sinh quyền sở hữu hợp pháp đối với số tài sản đó.

Bên cạnh đó, căn cứ khoản 1 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015, sau khi hợp đồng hết hạn nhưng chưa thanh lý, bên nhận gia công lơ là việc bảo quản khiến máy móc, nguyên liệu của đối tác bị hư hỏng, mất mát thì phải bồi thường thiệt hại. Theo khoản 3 Điều 544, bên đặt gia công phải trả tiền công theo đúng thỏa thuận nếu chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán dẫn đến chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng. Ngoài ra, theo Điều 553 Bộ Luật Dân sự 2015, khi chấm dứt hợp đồng gia công bên nhận gia công phải hoàn trả nguyên vật liệu còn lại cho bên nhận gia công trừ trường hợp có thỏa thuận khác ngay cả khi chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công.

Tóm lại, khi chưa thanh lý, quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng vẫn tồn tại đầy đủ để bảo vệ các bên. Nên thanh lý ngay khi kết thúc hợp đồng để chấm dứt quan hệ và tránh rủi ro pháp lý.

2. Quy định nào áp dụng nếu một bên chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công mà không có lý do chính đáng?

Việc một bên không hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công mà không có lý do chính đáng sẽ bị điều chỉnh bởi các nhóm quy định khác nhau tùy thuộc vào tính chất của hợp đồng, cụ thể như sau:

- Áp dụng trách nhiệm bồi thường và phạt vi phạm

Nếu các bên là thương nhân, hành vi trì hoãn thanh lý được coi là vi phạm nghĩa vụ hợp đồng về quyết toán và bàn giao tài sản:

+ Theo Điều 301 Luật Thương mại 2005 bên bị vi phạm có quyền áp dụng mức phạt vi phạm (tối đa 8% giá trị nghĩa vụ bị vi phạm) nếu trong hợp đồng gốc có thỏa thuận về việc chậm thực hiện các thủ tục sau khi kết thúc hợp đồng.

+ Theo Điều 302 Luật Thương mại 2005: Bên cố tình không thanh lý phải bồi thường thiệt hại cho mọi tổn thất thực tế phát sinh. Ví dụ: Nếu việc chậm thanh lý khiến bên kia phải trả thêm phí lưu kho bãi, chi phí bảo trì máy móc phát sinh, hoặc bị cơ quan chức năng xử phạt hành chính, thì bên vi phạm phải gánh chịu các khoản chi phí này.

- Áp dụng các chế tài về nghĩa vụ và quyền cầm giữ 

+ Căn cứ Điều 346 Bộ luật Dân sự 2015 nếu bên thuê gia công cố tình không thanh lý để trốn tránh nghĩa vụ thanh toán tiền công, bên nhận gia công có quyền tiếp tục cầm giữ sản phẩm hoặc máy móc liên quan trực tiếp cho đến khi nghĩa vụ được thực hiện xong.

+ Theo Điều 352 Bộ luật Dân sự 2015 bên bị ảnh hưởng có quyền yêu cầu bên vi phạm phải tiếp tục thực hiện thủ tục thanh lý trong một thời hạn nhất định để chấm dứt tình trạng lửng lơ về pháp lý của tài sản và nghĩa vụ thuế.

- Quyền khởi kiện và giải quyết tranh chấp

Khi các nỗ lực đàm phán không thành công, bên bị vi phạm có quyền:

+ Gửi thanh toán thư/thông báo yêu cầu thanh lý bằng văn bản có xác nhận bưu điện để làm bằng chứng về việc đối tác thiếu thiện chí.

+ Sử dụng văn bản này để giải trình với cơ quan Thuế/Hải quan nhằm xin gia hạn hoặc miễn trừ trách nhiệm cá nhân cho doanh nghiệp.

+ Khởi kiện ra Tòa án hoặc Trọng tài thương mại (theo Điều 317 Luật Thương mại 2005) để yêu cầu cưỡng chế thực hiện thanh lý và xác định rõ trách nhiệm tài chính còn tồn đọng.

Vì vậy, để tránh những tranh chấp pháp lý không đáng có về sau, các bên sớm hoàn tất thủ tục thanh lý nhằm chốt lại các nghĩa vụ tài chính và xác lập trạng thái kết thúc hợp đồng dựa trên tinh thần thượng tôn pháp luật và tôn trọng lợi ích lẫn nhau.

3. Làm thế nào để giải quyết tranh chấp phát sinh khi chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công theo quy định pháp lý?

Khi phát sinh tranh chấp trong trường hợp chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công, việc giải quyết được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, việc chưa ký biên bản thanh lý không làm mất hiệu lực pháp lý của hợp đồng. Theo quy định tại Điều 422 luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ hoặc theo thỏa thuận, không phụ thuộc vào việc có lập biên bản thanh lý hay không. Do đó, các bên vẫn có quyền yêu cầu thực hiện nghĩa vụ, bồi thường thiệt hại hoặc giải quyết tranh chấp.

Thứ hai, căn cứ giải quyết tranh chấp là việc thực hiện nghĩa vụ thực tế, không phải hình thức thanh lý. Tòa án hoặc trọng tài sẽ xem xét các chứng cứ như: hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán, email, tin nhắn xác nhận tiến độ… theo quy định tại Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Thứ ba, các bên được quyền thương lượng, hòa giải để lập biên bản xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện, công nợ hoặc nghĩa vụ còn tồn đọng. Việc này không đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền khởi kiện, mà là căn cứ chứng minh thiện chí khi xảy ra tranh chấp.

Cuối cùng, trường hợp không đạt được thỏa thuận, bên bị vi phạm có quyền: Khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền theo Điều 30 và Điều 35 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 hoặc giải quyết tại trọng tài thương mại nếu hợp đồng có thỏa thuận trọng tài (theo Luật Trọng tài thương mại 2010).

Tóm lại, chưa thanh lý hợp đồng không làm mất quyền khởi kiện hay yêu cầu bảo vệ quyền lợi, và tranh chấp sẽ được giải quyết dựa trên nghĩa vụ thực tế đã phát sinh, không phụ thuộc vào việc có hay không biên bản thanh lý.

4. Mức độ nghiêm trọng của vi phạm khi chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công là như thế nào?

Dựa trên các quy định của Bộ luật Dân sự 2015 (BLDS 2015), việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công không được coi là một vi phạm nghiêm trọng.

Thứ nhất, vi phạm được xác định khi bên có nghĩa vụ không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ đã cam kết.

Theo khoản 1 Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015, bên vi phạm nghĩa vụ phải chịu trách nhiệm dân sự. Trong hợp đồng gia công, các nghĩa vụ chính bao gồm giao sản phẩm đúng số lượng, chất lượng, thời hạn; thanh toán đầy đủ, đúng hạn; bảo đảm yêu cầu kỹ thuật… Việc chưa thanh lý hợp đồng chỉ trở thành vấn đề pháp lý khi gắn với việc không thực hiện các nghĩa vụ này.

Thứ hai, mức độ nghiêm trọng được xác định thông qua thiệt hại thực tế phát sinh.

Theo Điều 360 Bộ luật Dân sự 2015, nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại cho bên còn lại (như thiệt hại tài sản, chi phí phát sinh, chậm tiến độ sản xuất, mất cơ hội kinh doanh), thì bên vi phạm phải bồi thường toàn bộ thiệt hại. Thiệt hại càng lớn, mức độ vi phạm càng nghiêm trọng.

Thứ ba, vi phạm bị coi là nghiêm trọng khi làm cho mục đích giao kết hợp đồng không đạt được.

Theo Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015, nếu hành vi vi phạm khiến bên kia không đạt được mục đích của việc ký kết hợp đồng (ví dụ: sản phẩm không thể sử dụng, giao hàng sai bản chất, kéo dài thời gian làm mất giá trị hợp đồng), thì bên bị vi phạm có quyền đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng và yêu cầu bồi thường.

Việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công không tự thân cấu thành vi phạm nghiêm trọng. Mức độ nghiêm trọng chỉ được xác định khi có hành vi không thực hiện hoặc thực hiện sai nghĩa vụ, gây thiệt hại thực tế hoặc làm cho mục đích hợp đồng không đạt được.

5. Có biện pháp nào để khắc phục tình trạng vi phạm chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công không?

Để khắc phục và tránh rủi ro tranh chấp sau này (như khó chứng minh nghĩa vụ đã hoàn thành), các bên có thể áp dụng các biện pháp sau một cách hợp lý và theo quy định pháp luật:

- Chủ động đàm phán và lập biên bản thanh lý song phương (ưu tiên hàng đầu).

- Gửi thông báo đơn phương và yêu cầu ký thanh lý (nếu một bên không hợp tác).

- Hòa giải qua bên thứ ba.

- Khởi kiện tại Tòa án để yêu cầu công nhận hoàn thành hợp đồng.

Lưu ý đặc biệt với hợp đồng gia công có yếu tố nước ngoài: Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, khi hợp đồng hết hiệu lực, các bên phải thanh lý hợp đồng và báo cáo quyết toán với cơ quan Hải quan (xử lý nguyên liệu thừa, phế liệu, máy móc).

Nếu không hợp tác, có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế. Trong trường hợp này, cần thông báo Hải quan và xử lý theo hướng dẫn của họ.

Do đó, việc chủ động thực hiện các biện pháp từ đàm phán, gửi thông báo đến phối hợp với cơ quan chức năng là giải pháp tối ưu để đảm bảo hợp đồng được kết thúc một cách trọn vẹn và an toàn nhất về mặt pháp lý.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công?

Nếu bạn đang gặp vướng mắc về việc chưa hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng gia công và lo ngại các rủi ro pháp lý phát sinh, NPLaw chính là người đồng hành đáng tin cậy dành cho bạn. 

Với đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi cam kết bảo vệ quyền lợi tối ưu cho khách hàng thông qua những giải pháp thiết thực.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể vui lòng liên hệ hàng luật NPLaw để được tư vấn ngay.