Chứng từ thanh toán thi công công trình là trường hợp thường gặp trong quá trình giao kết thực hiện hợp đồng thi công xây dựng. Cùng NPLaw tìm hiểu các quy định về chứng từ thanh toán thi công công trình qua bài viết này nhé.
Chứng từ thanh toán thi công công trình là trường hợp thường gặp trong quá trình giao kết thực hiện hợp đồng thi công xây dựng. Cùng NPLaw tìm hiểu các quy định về chứng từ thanh toán thi công công trình qua bài viết này nhé.
I. Nhu cầu yêu cầu chứng từ thanh toán thi công công trình
Nhu cầu yêu cầu chứng từ thanh toán thi công công trình hiện nay là cần thiết và có vai trò quan trọng đối với các bên. Các chứng từ thanh toán thi công công trình đóng vai trò quan trọng là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch, căn cứ để hạch toán kế toán, công cụ quản lý dòng tiền và kiểm soát chi phí, đồng thời giúp minh bạch hóa quá trình nghiệm thu, thanh toán và giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Đồng thời giúp xác nhận các công việc đã hoàn thành và các khoản thanh toán đã được thực hiện theo hợp đồng.
II. Tìm hiểu về chứng từ thanh toán thi công công trình
Để hiểu rõ hơn về chứng từ thanh toán thi công công trình, loại chứng từ thanh toán thi công công trình nào thường được sử dụng, hãy cùng NPLaw theo dõi phân tích bên dưới.
1. Chứng từ thanh toán thi công công trình là gì và tại sao nó lại quan trọng trong hợp đồng xây dựng?
Chứng từ thanh toán thi công công trình là các giấy tờ, tài liệu xác nhận giao dịch thanh toán cho khối lượng công việc đã hoàn thành, giúp đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp trong giao dịch.
Chứng từ thanh toán thi công công trình rất quan trọng vì nó là cơ sở pháp lý để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và công bằng trong việc thanh toán giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Cụ thể:
- Xác định giá trị và khối lượng công việc: Chứng từ giúp xác định chính xác giá trị cuối cùng của hợp đồng, ghi nhận khối lượng công việc đã hoàn thành, bao gồm cả vật liệu và chi phí đã sử dụng.
- Đảm bảo quyền lợi các bên: Nó là bằng chứng để cả hai bên thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Bên chủ đầu tư có cơ sở để thanh toán, còn nhà thầu có bằng chứng để yêu cầu thanh toán khi hoàn thành công việc theo đúng hợp đồng.
- Tránh tranh chấp: Một bộ chứng từ đầy đủ và rõ ràng giúp ngăn ngừa các tranh chấp phát sinh về giá cả, khối lượng thi công, thời gian thực hiện, từ đó giúp dự án diễn ra suôn sẻ.
- Hỗ trợ quyết toán và kiểm toán: Chứng từ là hồ sơ quan trọng cho quá trình quyết toán công trình, bao gồm cả quyết toán nội bộ và kiểm toán của các cơ quan chức năng. Nó giúp xác định chính xác các chi phí đã thực hiện, đã thanh toán hoặc còn phải thanh toán.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Việc lập chứng từ thanh toán theo đúng quy định pháp luật là yêu cầu bắt buộc, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, phạt vi phạm và tuân thủ các quy định về thuế.
Như vậy, chứng từ thanh toán thi công công trình đóng vai trò quan trọng, được dùng làm căn cứ để giải quyết nếu phát sinh tranh chấp.
2. Những loại chứng từ thanh toán thi công công trình nào thường được sử dụng trong ngành xây dựng?
Các chứng từ thanh toán thi công công trình xây dựng phổ biến trong ngành xây dựng có thể kể đến bao gồm:
- Hợp đồng xây dựng: Văn bản thỏa thuận giữa các bên về phạm vi công việc, giá cả, và các điều khoản thanh toán.
- Biên bản nghiệm thu: Tài liệu ghi nhận các bên đã kiểm tra và xác nhận công việc đã hoàn thành theo đúng yêu cầu kỹ thuật tại một thời điểm nhất định.
- Bảng quyết toán khối lượng hoàn thành: Tài liệu tổng hợp khối lượng công việc đã thực hiện, bao gồm các hạng mục, đơn giá, và tổng chi phí để làm căn cứ thanh toán.
- Hóa đơn GTGT: Chứng từ giá trị gia tăng do nhà thầu xuất trình để yêu cầu thanh toán.
- Giấy đề nghị thanh toán: Văn bản do nhà thầu lập, trình bày các thông tin chi tiết về lần thanh toán mong muốn.
- Nhật ký công trình: Ghi lại quá trình thi công hàng ngày, bao gồm nhân lực, máy móc, và các diễn biến tại công trường.
- Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh/giảm sinh: Biên bản ghi nhận sự thay đổi về khối lượng công việc so với hợp đồng ban đầu.
- Chứng từ thanh toán khác: Bao gồm phiếu chi tiền (nếu thanh toán tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi (nếu chuyển khoản).
- Như vậy, các loại chứng từ thanh toán thi công công trình xây dựng nêu trên thường được sử dụng trong hợp đồng xây dựng.
III. Các quy định pháp luật có liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình
Tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Tuy nhiên, trong bối cảnh quy định pháp luật Việt Nam có nhiều thay đổi thì việc hiểu và áp dụng đúng các quy định không phải là điều dễ dàng.
Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định về chứng từ thanh toán thi công công trình theo quy định mới nhất hiện nay.
1. Làm thế nào để xác minh tính hợp lệ của chứng từ thanh toán thi công công trình?
Theo khoản 1 Điều 138 Luật xây dựng 2014 sửa đổi bổ sung 2020, hợp đồng xây dựng là hợp đồng dân sự được thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc trong hoạt động đầu tư xây dựng.
Theo đó, để xác minh tính hợp lệ của chứng từ thanh toán thi công công trình cần thực hiện như sau:
- Chữ ký và con dấu: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký và con dấu trên các chứng từ. Chữ ký phải đúng thẩm quyền, và con dấu phải được đóng đúng quy định.
- Số liệu chính xác: Đảm bảo các số liệu và thông tin trên chứng từ là chính xác, phù hợp với thực tế thi công và được lập theo đúng quy trình, quy chế của doanh nghiệp.
- Thông tin khớp nhau: Đảm bảo tất cả các thông tin trên các chứng từ đều nhất quán với nhau, bao gồm tên chủ đầu tư, nhà thầu, địa chỉ, mã số thuế, số hợp đồng, mô tả công trình, và giá trị thanh toán.
- Không mâu thuẫn: Kiểm tra xem các chứng từ có mâu thuẫn về số liệu, ngày tháng, hoặc nội dung hay không. Ví dụ, ngày trên hóa đơn phải trùng hoặc sớm hơn ngày nghiệm thu.
- So sánh với hợp đồng: Đối chiếu danh mục chứng từ yêu cầu trong hợp đồng thi công với bộ chứng từ thanh toán để đảm bảo không thiếu sót. Bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản nghiệm thu, báo cáo khối lượng hoàn thành, các giấy tờ liên quan đến bảo hành và bảo hiểm, và các văn bản phê duyệt khác.
Như vậy, để xác minh tính hợp lệ của chứng từ thanh toán thi công công trình có thể thực hiện theo các cách thức trên.
2. Theo quy định pháp luật, chứng từ thanh toán thi công công trình cần đáp ứng những tiêu chí nào?
Theo khoản 2 Điều 114 Luật xây dựng 2014 sửa đổi bổ sung 2020 và Điều 20 và 21 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, các bên hợp đồng thỏa thuận về phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán.
- Chứng từ thanh toán thi công công trình cần đáp ứng các tiêu chí về tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ theo hợp đồng:
Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng xây dựng, giá hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng. Hồ sơ thanh toán (bao gồm cả biểu mẫu) phải được ghi rõ trong hợp đồng xây dựng và phải được bên giao thầu xác nhận. Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng gồm các tài liệu chủ yếu sau:
- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;
- Bảng tính giá trị nội dung của các công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;
- Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện các nội dung: Giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn sau khi đã bù trừ các Khoản này có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.
- Hóa đơn, chứng từ, vận đơn, biên bản nghiệm thu, bàn giao thiết bị và các tài liệu khác có liên quan.
- Các chứng từ phải có giá trị pháp lý và phải được lưu trữ cẩn thận, có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của đại diện hợp pháp các bên.
- Chứng từ phải được lập, ký, kiểm soát và luân chuyển theo đúng quy định của pháp luật và quy định của doanh nghiệp.
- Các thông tin và dữ liệu trên chứng từ phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và toàn vẹn để ngăn ngừa các hành vi gian lận hoặc sử dụng trái phép.
- Chứng từ cần phù hợp với quy định của hợp đồng xây dựng và các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến thanh toán trong xây dựng.
Như vậy, chứng từ thanh toán thi công công trình cần đáp ứng những tiêu chí nêu trên.
3. Có quy định nào yêu cầu nhà thầu phải xuất trình chứng từ thanh toán thi công công trình trước khi yêu cầu thanh toán không?
Theo Điều 20 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện các nội dung: Giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn sau khi đã bù trừ các Khoản này có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.
- Đối với các hợp đồng xây dựng có công việc cung cấp thiết bị, thì khối lượng hoàn thành có thể căn cứ vào hóa đơn, chứng từ, vận đơn, biên bản nghiệm thu, bàn giao thiết bị và các tài liệu khác có liên quan.
- Đối với các hợp đồng xây dựng có công việc tư vấn khó xác định khối lượng hoàn thành (khối lượng hoàn thành chỉ mang tính chất tương đối) thì khối lượng hoàn thành được xác định căn cứ vào các hồ sơ, tài liệu hay các sản phẩm mà bên nhận thầu đã hoàn thành được bên giao thầu xác nhận phù hợp với giai đoạn thanh toán được thỏa thuận trong hợp đồng.
Theo các quy định nêu trên, có thể hiểu, nhà thầu cần xuất trình chứng từ thanh toán (như hóa đơn, chứng từ hợp lệ) trước khi yêu cầu thanh toán, trừ khi hợp đồng có quy định khác. Yêu cầu về chứng từ và phương thức thanh toán cụ thể sẽ được quy định rõ trong hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu.
4. Quy trình giải quyết tranh chấp liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình không hợp lệ là gì?
Theo khoản 8 Điều 146 Luật xây dựng 2014 sửa đổi bổ sung 2020, nguyên tắc và trình tự giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng được quy định như sau:
- Tôn trọng các thỏa thuận hợp đồng và các cam kết trong quá trình thực hiện hợp đồng, bảo đảm bình đẳng và hợp tác;
- Các bên hợp đồng có trách nhiệm tự thương lượng giải quyết tranh chấp. Trường hợp các bên hợp đồng không tự thương lượng được thì tranh chấp được giải quyết thông qua hòa giải, trọng tài thương mại hoặc tòa án theo quy định của pháp luật.
Theo đó, quy trình giải quyết tranh chấp liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình không hợp lệ như sau:
- Thương lượng, đàm phán: Các bên tranh chấp (nhà thầu và chủ đầu tư) có thể tự thỏa thuận, thương lượng trực tiếp để giải quyết vấn đề.
- Áp dụng chế tài theo hợp đồng:
- Nếu hợp đồng có quy định rõ, nhà thầu có thể yêu cầu chủ đầu tư áp dụng các chế tài như phạt vi phạm hợp đồng đối với khoản thanh toán chậm hoặc không hợp lệ.
- Nhà thầu cũng có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại phát sinh do việc thanh toán không đúng hạn.
- Tùy mức độ vi phạm, nhà thầu có thể tạm dừng thi công công trình hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định của pháp luật.
- Khởi kiện: Trường hợp các bên hợp đồng không tự thương lượng được thì tranh chấp được giải quyết thông qua hòa giải, trọng tài thương mại hoặc tòa án theo quy định của pháp luật. Theo đó, cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tự mình hoặc thông qua người đại diện hợp pháp khởi kiện vụ án (gọi chung là người khởi kiện) tại Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình theo Điều 186 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
5. Những vi phạm nào thường gặp liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình?
Các vi phạm phổ biến liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình có thể kể đến như sau:
Sai sót về khối lượng nghiệm thu: Ghi sai hoặc Nghiệm thu khối lượng chưa thực hiện hoặc khối lượng thực tế thi công ít hơn khối lượng nghiệm thu.
- Thiếu chứng từ hợp lệ: Thiếu hóa đơn, chứng từ đầu vào hoặc chứng từ đầu vào không hợp lệ.
- Không cập nhật định mức: Đơn giá và định mức không được cập nhật theo quy định mới.
- Thiếu chữ ký và dấu pháp lý: Thiếu chữ ký hoặc dấu của các bên liên quan theo quy định.
- Sai sót tổng hợp: Tổng hợp sai lệch giữa bảng quyết toán và báo cáo tài chính.
- Hồ sơ không theo mẫu quy định: Sắp xếp sai trình tự hoặc sử dụng mẫu biểu không đúng quy định.
Theo đó, các bên cần lưu ý với các sai sót nêu trên để tránh những vi phạm về chứng từ thanh toán thi công công trình.
IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình
Để hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình, sau đây là một số câu hỏi và giải đáp thắc mắc về vấn đề này.
1. Nếu chứng từ thanh toán thi công công trình không đầy đủ, khách hàng có quyền từ chối thanh toán không?
Theo điểm a khoản 3 Điều 138 Luật xây dựng 2014 sửa đổi bổ sung 2020 quy định các bên hợp đồng phải thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng về phạm vi công việc, yêu cầu chất lượng, số lượng, chủng loại, thời hạn, phương thức và các thỏa thuận khác. Và khoản 1 Điều 114 Luật này cũng quy định việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng mà các bên đã ký kết. Các bên hợp đồng thỏa thuận về phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán.
Theo đó, chứng từ thanh toán thi công công trình rất quan trọng vì nó là cơ sở pháp lý để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và công bằng trong việc thanh toán giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Nếu chứng từ thanh toán thi công công trình không đầy đủ hoặc không hợp lệ, khách hàng có quyền từ chối thanh toán cho đến khi bên thi công bổ sung đầy đủ các chứng từ theo hợp đồng.
2.Khi chứng từ thanh toán thi công công trình không được chấp nhận, khách hàng có thể khiếu nại ở đâu?
- Việc khiếu nại trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng được quy định cụ thể tại Điều 44 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, theo đó, khi một bên phát hiện bên kia thực hiện không đúng hoặc không thực hiện nghĩa vụ theo đúng hợp đồng thì có quyền yêu cầu bên kia thực hiện đúng nội dung hợp đồng đã ký. Khi đó, bên phát hiện có quyền khiếu nại bên kia về nội dung này. Khi một bên khiếu nại bên kia thì phải đưa ra các căn cứ, dẫn chứng cụ thể để làm sáng tỏ những nội dung khiếu nại.
- Các khiếu nại của mỗi bên phải được gửi đến đúng địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ trao đổi thông tin mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Theo khoản 6 Điều 162 Luật xây dựng 2014 sửa đổi bổ sung 2020, Bộ Xây dựng chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện thống nhất quản lý nhà nước trong hoạt động đầu tư xây dựng và có trách nhiệm giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm trong hoạt động đầu tư xây dựng.
Như vậy, khi chứng từ thanh toán thi công công trình không được chấp nhận, khách hàng có thể khiếu nại đến địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ trao đổi thông tin mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hoặc có thể khiếu nại đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý về xây dựng theo quy định nêu trên.
3.Các bên nên lưu giữ chứng từ thanh toán thi công công trình trong bao lâu để đảm bảo quyền lợi pháp lý?
- Căn cứ khoản 4 Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
- Căn cứ khoản 2 Điều 49 Luật Xây dựng 2014 được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Luật Xây dựng sửa đổi 2020, căn cứ quy mô, mức độ quan trọng, dự án đầu tư xây dựng được phân loại thành dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm B, dự án nhóm C theo tiêu chí quy định của pháp luật về đầu tư công.
Như vậy, các bên nên lưu giữ chứng từ thanh toán thi công công trình trong thời gian nêu trên để đảm bảo quyền lợi pháp lý.
4.Cần phải làm gì nếu phát hiện sai sót trong chứng từ thanh toán thi công công trình?
Khi chứng từ thanh toán trong xây dựng sai sót, tùy thuộc vào giai đoạn phát hiện, cần phải thông báo cho các bên liên quan, sửa chữa theo quy định tương ứng về chứng từ hoặc kế toán.
Chẳng hạn như lập biên bản ghi rõ nội dung sai sót, có thể gọi là biên bản sửa sai hoặc biên bản điều chỉnh, ghi rõ ngày lập biên bản, người lập, các bên liên quan và có chữ ký xác nhận của các bên (chủ đầu tư, nhà thầu).
5.Có thể yêu cầu giám định tính hợp lệ của chứng từ thanh toán thi công công trình không?
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định nội dung giám định xây dựng như sau:
- Giám định chất lượng khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng, vật liệu xây dựng, cấu kiện xây dựng, sản phẩm xây dựng, bộ phận công trình, công trình xây dựng;
- Giám định nguyên nhân hư hỏng, sự cố công trình xây dựng theo quy định tại Chương IV Nghị định này;
- Các nội dung giám định khác.
Như vậy, theo quy định trên, có thể yêu cầu giám định tính hợp lệ của chứng từ thanh toán thi công công trình khi có nghi ngờ về tính chính xác, hợp pháp hoặc để làm rõ các vấn đề liên quan đến chi phí, khối lượng và chất lượng công việc. Việc giám định này thường được thực hiện bởi các tổ chức có thẩm quyền để kiểm tra tính pháp lý của các hồ sơ, chứng từ và xác định xem công trình có được thi công đúng như hợp đồng hay không.
V. Bạn đang tìm luật sư giỏi, uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến chứng từ thanh toán thi công công trình?
Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về chứng từ thanh toán thi công công trình mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.
