Doanh nghiệp giữ giấy tờ gốc của nhân viên có vi phạm luật không?

Giữ giấy tờ gốc của nhân viên là hành vi trái pháp luật, tuy nhiên vẫn thường xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động. Bài viết dưới đây, sẽ nêu các quy định pháp luật về giữ giấy tờ gốc của nhân viên và giải đáp một số thắc mắc liên quan nhằm giúp cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

I. Tại sao nhiều người lao động vẫn chấp nhận giao giấy tờ gốc cho doanh nghiệp?

Việc người lao động chấp nhận giao giấy tờ gốc cho doanh nghiệp thường xuất phát từ sự thiếu hiểu biết về luật pháp hoặc áp lực phải tìm được việc làm, dù đây là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm. Dưới đây là các lý do phổ biến khiến người lao động vẫn chấp nhận rủi ro này:

• Áp lực tìm việc và tâm lý yếu thế: Người lao động (đặc biệt là lao động phổ thông) sợ mất cơ hội việc làm nếu từ chối yêu cầu của công ty.
• Thiếu kiến thức pháp luật: Nhiều người lao động không biết rằng hành vi doanh nghiệp giữ giấy tờ gốc là vi phạm khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 và có thể lầm tưởng việc nộp bằng gốc là một phần bắt buộc trong hồ sơ nhân sự để doanh nghiệp đối chiếu hoặc lưu trữ theo quy định nội bộ.

Vậy, nhiều người lao động hiện nay vẫn chấp nhận giao giấy tờ gốc cho doanh nghiệp xuất phát từ các nguyên nhân trên.

II. Khái niệm về giữ giấy tờ gốc của nhân viên

Để hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật liên quan đến giữ giấy tờ gốc của nhân viên. Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

1. Giữ giấy tờ gốc của nhân viên là gì?

Dựa theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật lao động 2019, có thể hiểu giữ giấy tờ gốc của nhân viên là hành vi mà người sử dụng lao động yêu cầu người lao động nộp và giữ lại các bản chính của giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động. Đây là hành vi vi phạm pháp luật lao động mà người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động.

2. Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn yêu cầu giữ giấy tờ gốc của người lao động?

Dù pháp luật đã quy định rất rõ đây là hành vi vi phạm, nhiều doanh nghiệp vẫn bất chấp giữ giấy tờ gốc của nhân viên vì một số lý do thực tế sau đây:

• Ràng buộc nhân viên: Đây là lý do phổ biến nhất, doanh nghiệp lo ngại nhân viên nghỉ việc đột ngột (nghỉ ngang) mà không bàn giao công việc hoặc không tuân thủ thời gian báo trước. Giữ bằng gốc khiến người lao động e ngại nghỉ việc, giúp doanh nghiệp giữ chân nhân sự hoặc ép buộc phải bàn giao công việc đầy đủ.
• Đảm bảo trách nhiệm về tài sản và tài chính: Đối với các vị trí thường xuyên tiếp xúc với tiền bạc hoặc tài sản có giá trị lớn (như kế toán, thủ quỹ, bán hàng), doanh nghiệp cho rằng việc giữ giấy tờ gốc để làm áp lực, phòng trường hợp nhân viên gây thất thoát tài sản rồi bỏ trốn.
• Kiểm tra tính xác thực của bằng cấp: Một số doanh nghiệp giải trình rằng họ giữ bằng để đi xác minh xem đó là bằng thật hay bằng giả. Hoặc doanh nghiệp không nắm rõ quy định pháp luật.

Tóm lại, nhiều doanh nghiệp vẫn yêu cầu giữ giấy tờ gốc của người lao động vì các lý do trên. Tuy nhiên, cần lưu ý, dù với bất kỳ lý do gì, doanh nghiệp không được phép yêu cầu giữ giấy tờ gốc của người lao động.

3. Người lao động gặp những rủi ro gì khi bị giữ giấy tờ gốc?

Khi người sử dụng lao động giữ bản chính (gốc) giấy tờ tùy thân hoặc văn bằng, chứng chỉ, người lao động đối mặt với những rủi ro nghiêm trọng sau:

• Khó khăn khi chuyển việc: Công ty có thể dùng giấy tờ gốc để gây khó dễ, ép buộc người lao động không được nghỉ việc hoặc không trả lại giấy tờ nếu nghỉ việc, gây khó khăn khi làm thủ tục tại nơi mới.
• Khó khăn khi thực hiện các thủ tục hành chính: Người lao động không thể tự thực hiện các giao dịch dân sự, thủ tục bảo hiểm, khám chữa bệnh hoặc các vấn đề liên quan đến pháp lý cần đối chiếu giấy tờ gốc.
• Rủi ro mất mát hoặc hư hỏng: Nếu doanh nghiệp bảo quản không tốt, giấy tờ có thể bị thất lạc, rách nát hoặc hư hỏng, gây tốn kém thời gian và chi phí để làm lại .
• Rủi ro bị lạm dụng thông tin, sử dụng sai mục đích: Giấy tờ tùy thân có thể bị lạm dụng để vay tiền, mở tài khoản ngân hàng hoặc thực hiện các hành vi gian lận khác, gây rủi ro pháp lý lớn cho người lao động.

Nhìn chung, người lao động có thể gặp những rủi ro nghiêm trọng ảnh hưởng đến quyền lợi của mình khi bị giữ giấy tờ gốc.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến giữ giấy tờ gốc của nhân viên

Tìm hiểu các quy định về giữ giấy tờ gốc của nhân viên là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định về giữ giấy tờ gốc của nhân viên theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Doanh nghiệp có được giữ giấy tờ gốc của người lao động hay không?

Căn cứ khoản 1 Điều 17 Bộ luật lao động 2019 quy định các hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động, gồm:

• Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
• Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.
• Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Theo đó, doanh nghiệp không được giữ giấy tờ gốc của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động.

2. Những loại giấy tờ nào bị cấm giữ theo quy định pháp luật?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, những giấy tờ của người lao động mà công ty (tức người sử dụng lao động) không được phép giữ bao gồm:

• Bản chính giấy tờ tùy thân (Căn cước công dân, Hộ chiếu (Passport), sổ hộ khẩu hoặc các giấy tờ xác nhận cư trú khác);
• Bản chính văn bằng, chứng chỉ (Bằng tốt nghiệp (Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, THPT), chứng chỉ hành nghề, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học và các loại chứng chỉ chuyên môn khác).

Vậy, theo quy định pháp luật, những loại giấy tờ nêu trên người sử dụng lao động bị cấm giữ của người lao động.

3. Hành vi giữ giấy tờ gốc của nhân viên bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ điểm a khoản 2 và điểm d khoản 3 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động. Và buộc người sử dụng lao động trả lại bản chính giấy tờ tùy thân; văn bằng; chứng chỉ đã giữ của người lao động đối với hành vi vi phạm trên.

Do đó, hành vi giữ giấy tờ gốc của nhân viên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng. Đồng thời, người sử dụng lao động buộc phải trả lại giấy tờ gốc đã giữ của người lao động.

4. Pháp luật quy định như thế nào về việc quản lý hồ sơ lao động?

Tại khoản 1, 2 Điều 12 Bộ luật lao động 2019 được hướng dẫn bởi Chương II Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động như sau:

• Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
• Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

- Đồng thời, tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động được quy định như sau:

• Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
• Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, việc quản lý hồ sơ lao động là một trong những trách nhiệm của người sử dụng lao động trong quản lý lao động.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến giữ giấy tờ gốc của nhân viên

Để hiểu rõ hơn các quy định về giữ giấy tờ gốc của nhân viên, sau đây là một số câu hỏi và giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

1. Giữ giấy tờ gốc có ảnh hưởng đến quyền tự do lao động không?

Theo Điều 10 Bộ luật lao động 2019 quy định quyền làm việc của người lao động như sau:

• Được tự do lựa chọn việc làm, làm việc cho bất kỳ người sử dụng lao động nào và ở bất kỳ nơi nào mà pháp luật không cấm.
• Trực tiếp liên hệ với người sử dụng lao động hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm để tìm kiếm việc làm theo nguyện vọng, khả năng, trình độ nghề nghiệp và sức khỏe của mình.

Và theo điểm a khoản 1 Điều 5 Bộ luật lao động 2019, người lao động có các quyền làm việc; tự do lựa chọn việc làm, nơi làm việc, nghề nghiệp, học nghề, nâng cao trình độ nghề nghiệp; không bị phân biệt đối xử, cưỡng bức lao động, quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động tại khoản 1 Điều 17 Bộ luật lao động 2019.

Theo đó, người sử dụng lao động giữ giấy tờ gốc ảnh hưởng trực tiếp và tiêu cực đến quyền tự do lao động của người lao động, đồng thời đây là hành vi trái pháp luật. Cụ thể:

• Hạn chế quyền nghỉ việc: Khi giữ giấy tờ gốc, công ty tạo ra sự ràng buộc, ép buộc người lao động phải tiếp tục làm việc, không thể chấm dứt hợp đồng lao động để tìm công việc mới.
• Gây khó khăn trong việc ứng tuyển: Thiếu giấy tờ gốc, người lao động không thể hoàn thiện hồ sơ xin việc khác, mất đi cơ hội nghề nghiệp tốt hơn.

Do vậy, hành vi giữ giấy tờ gốc có ảnh hưởng đến quyền tự do lao động và là hành vi trái pháp luật.

2. Có thể từ chối nộp giấy tờ gốc khi đi làm không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động. Đây là hành vi vi phạm pháp luật lao động nên người lao động hoàn toàn có quyền từ chối nộp giấy tờ gốc khi đi làm.

3. Có thể khiếu nại ở đâu khi bị giữ giấy tờ gốc trái pháp luật?

Theo Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP quy định thẩm quyền giải quyết khiếu nại như sau:

- Người sử dụng lao động có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi về lao động, an toàn, vệ sinh lao động của mình bị khiếu nại.

- Chánh Thanh tra Sở Nội vụ, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai đối với khiếu nại về lao động, an toàn, vệ sinh lao động khi người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết lần đầu hoặc đã hết thời hạn quy định tại Điều 20 Nghị định 24/2018/NĐ-CP mà khiếu nại không được giải quyết.

Theo quy định này, người lao động khi bị giữ giấy tờ gốc trái pháp luật có thể khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động yêu cầu trả lại giấy tờ gốc. Trường hợp doanh nghiệp không hợp tác, người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến cấp có thẩm quyền tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để được hỗ trợ can thiệp, xử lý vi phạm. Hoặc cũng có thể làm đơn khởi kiện ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền để yêu cầu giải quyết các quyền lợi liên quan đến quan hệ lao động.

4. Doanh nghiệp có thể giữ giấy tờ gốc để đảm bảo người lao động không nghỉ việc không?

Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Bộ luật lao động 2019. Do đó, doanh nghiệp giữ giấy tờ gốc để đảm bảo người lao động không nghỉ việc hay với bất kỳ lý do gì khác cũng là trái pháp luật.

5. Trường hợp nhân viên bị ép buộc giao giấy tờ gốc thì xử lý ra sao?

Việc công ty ép buộc nhân viên giao giấy tờ gốc là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng theo quy định tại khoản Điều 17 Bộ luật lao động 2019. Nếu nhân viên bị ép buộc hoặc đã giao giấy tờ gốc, cần thực hiện theo trình tự sau:

• Yêu cầu trực tiếp: Gửi văn bản chính thức hoặc trao đổi yêu cầu công ty trả lại giấy tờ gốc ngay lập tức, nêu hành vi giữ giấy tờ gốc của người sử dụng lao động là trái luật căn cứ tại khoản 1 Điều 17 Bộ luật lao động 2019. Hoặc gửi đơn khiếu nại lần đầu đến phòng ban có thẩm quyền giải quyết theo quy định nội bộ.
• Khiếu nại lên cơ quan chức năng: Nếu công ty vẫn từ chối và không giải quyết, người lao động gửi đơn khiếu nại lần 2 đến Thanh tra Sở Nội vụ nơi công ty đặt trụ sở chính để yêu cầu can thiệp.
• Khởi kiện: Người lao động có quyền khởi kiện ra Tòa án nhân dân cấp có thẩm quyền giải quyết để yêu cầu doanh nghiệp trả lại giấy tờ gốc và yêu cầu bồi thường thiệt hại (nếu có).

Kết luận lại, trường hợp nhân viên bị ép buộc giao giấy tờ gốc thì xử lý như phân tích trên để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho mình.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về giữ giấy tờ gốc của nhân viên?

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về giữ giấy tờ gốc của nhân viên mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.