Mẫu biên bản thỏa thuận dân sự: Nội dung cần có và lưu ý pháp lý

Trong các giao dịch dân sự, nhiều bên thường lựa chọn thỏa thuận bằng lời nói để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, hình thức này tiềm ẩn nhiều rủi ro khi phát sinh tranh chấp do khó chứng minh nội dung đã thống nhất. Vì vậy, mẫu biên bản thỏa thuận dân sự là công cụ quan trọng giúp ghi nhận rõ quyền, nghĩa vụ và cam kết của các bên, đồng thời tạo cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi khi cần thiết. Vậy biên bản thỏa thuận dân sự cần đáp ứng điều kiện gì, nội dung ra sao để có giá trị pháp lý?

I. Những rủi ro khi các bên chỉ thỏa thuận bằng lời nói trong giao dịch dân sự

Trong giao dịch dân sự, việc các bên chỉ thỏa thuận bằng lời nói có thể giúp quá trình giao kết diễn ra nhanh chóng, thuận tiện. Tuy nhiên, hình thức này dễ phát sinh rủi ro khi xảy ra tranh chấp, bởi các bên thường gặp khó khăn trong việc chứng minh nội dung đã thống nhất, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

Khi không có văn bản ghi nhận, một bên có thể phủ nhận việc thỏa thuận, thay đổi nội dung cam kết hoặc không thực hiện đúng nghĩa vụ đã xác lập. Điều này khiến quá trình giải quyết tranh chấp trở nên phức tạp và ảnh hưởng đến khả năng bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên. Vì vậy, việc lập mẫu biên bản thỏa thuận dân sự là giải pháp cần thiết để ghi nhận rõ ràng sự thống nhất và hạn chế các rủi ro pháp lý.

II. Khái niệm về mẫu biên bản thỏa thuận dân sự

Mẫu biên bản thỏa thuận dân sự là văn bản ghi nhận sự thống nhất ý chí giữa các bên về một hoặc nhiều vấn đề trong quan hệ dân sự, nhằm xác định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên. Việc lập biên bản giúp hạn chế tranh chấp và tạo căn cứ pháp lý khi cần bảo vệ quyền lợi.

1. Mẫu biên bản thỏa thuận dân sự là gì?

Mẫu biên bản thỏa thuận dân sự là văn bản do các bên lập ra nhằm ghi nhận nội dung đã thống nhất trong một giao dịch hoặc quan hệ dân sự. Biên bản thể hiện ý chí tự nguyện, quyền và nghĩa vụ của các bên, làm cơ sở thực hiện cam kết và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

2. Biên bản thỏa thuận dân sự được sử dụng trong những trường hợp nào?

Biên bản thỏa thuận dân sự thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Thỏa thuận vay, mượn tài sản: Ghi nhận việc giao nhận tiền, tài sản và nghĩa vụ hoàn trả giữa các bên.
• Mua bán, chuyển nhượng tài sản: Xác lập các nội dung về giá trị, phương thức giao nhận và trách nhiệm của các bên.
• Thỏa thuận phân chia tài sản: Làm căn cứ xác định quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản giữa các bên.
• Xác nhận nghĩa vụ thanh toán: Ghi nhận khoản nợ, thời hạn và phương thức thực hiện nghĩa vụ.
• Giải quyết tranh chấp dân sự: Thể hiện sự thống nhất về phương án xử lý mâu thuẫn, bồi thường hoặc chấm dứt tranh chấp.
• Cam kết thực hiện công việc: Xác định trách nhiệm, thời hạn và điều kiện thực hiện một thỏa thuận cụ thể.

Nhìn chung, biên bản thỏa thuận dân sự được lập nhằm ghi nhận rõ ý chí của các bên, hạn chế rủi ro phát sinh và tạo căn cứ pháp lý khi cần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp trong quá trình thực hiện thỏa thuận.

3. Phân biệt mẫu biên bản thỏa thuận dân sự với hợp đồng dân sự và giấy cam kết

Trong giao dịch dân sự và đời sống pháp lý, Biên bản thỏa thuận, Hợp đồng dân sự và Giấy cam kết là các dạng văn bản phổ biến. Mặc dù đều thể hiện ý chí của các bên, nhưng chúng có sự khác biệt rõ rệt về bản chất pháp lý, chủ thể, quyền và nghĩa vụ cũng như giá trị chứng cứ khi có tranh chấp phát sinh.

Do vậy, biên bản thỏa thuận dân sự, hợp đồng dân sự và giấy cam kết đều có vai trò ghi nhận ý chí của các bên nhưng khác nhau về mục đích, nội dung và mức độ ràng buộc pháp lý. Việc lựa chọn hình thức phù hợp giúp các bên hạn chế rủi ro khi thực hiện giao dịch.

III. Quy định của pháp luật về mẫu biên bản thỏa thuận dân sự

Biên bản thỏa thuận dân sự phải đáp ứng các điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức theo quy định pháp luật để có giá trị pháp lý và bảo vệ quyền lợi các bên.

1. Biên bản thỏa thuận dân sự phải đáp ứng những điều kiện nào để có giá trị pháp lý?

Biên bản thỏa thuận dân sự có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, gồm:

• Chủ thể hợp pháp: Người ký phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp; trường hợp đại diện cho tổ chức phải đúng thẩm quyền hoặc có ủy quyền hợp lệ.
• Tự nguyện thỏa thuận: Các bên tham gia trên cơ sở tự do ý chí, không bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép hoặc nhầm lẫn làm ảnh hưởng đến quyết định giao kết.
• Nội dung hợp pháp: Thỏa thuận không được vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội theo quy định tại Điều 123 Bộ luật Dân sự 2015.
• Đúng hình thức theo quy định: Trường hợp pháp luật yêu cầu phải lập văn bản, công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì các bên phải tuân thủ theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015.

Ngoài ra, biên bản nên thể hiện rõ thông tin các bên, quyền và nghĩa vụ, thời hạn thực hiện, trách nhiệm vi phạm để hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi khi phát sinh vấn đề.

2. Nội dung nào cần có trong mẫu biên bản thỏa thuận dân sự để bảo đảm quyền lợi của các bên?

Một mẫu biên bản thỏa thuận dân sự cần ghi nhận đầy đủ các nội dung quan trọng để bảo đảm quyền lợi của các bên và làm căn cứ giải quyết tranh chấp, bao gồm:

• Thông tin các bên: Họ tên, giấy tờ tùy thân, địa chỉ; trường hợp tổ chức thì cần ghi rõ tên doanh nghiệp, người đại diện và căn cứ đại diện.
• Căn cứ và nội dung thỏa thuận: Nêu rõ sự việc, lý do lập biên bản, vấn đề các bên thống nhất.
• Đối tượng thỏa thuận: Xác định cụ thể tài sản, công việc, số tiền, quyền hoặc nghĩa vụ liên quan.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên: Quy định trách nhiệm, phương thức thực hiện, nghĩa vụ phối hợp và cung cấp tài liệu (nếu có).
• Thời hạn, phương thức thực hiện: Ghi rõ thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận, thanh toán hoặc bàn giao.
• Xử lý vi phạm: Quy định trách nhiệm tiếp tục thực hiện nghĩa vụ, bồi thường thiệt hại hoặc các biện pháp xử lý khác theo thỏa thuận và pháp luật. Theo Điều 360 và Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, bên vi phạm nghĩa vụ có thể phải chịu trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ, bồi thường thiệt hại hoặc phạt vi phạm nếu có thỏa thuận phù hợp.
• Giải quyết tranh chấp: Thỏa thuận phương án thương lượng hoặc lựa chọn cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật.
• Hiệu lực và xác nhận: Ghi thời điểm có hiệu lực, số lượng bản, chữ ký của các bên và các hình thức xác nhận cần thiết.

Về nguyên tắc, nội dung biên bản phải đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 và tuân thủ yêu cầu về hình thức theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 để được pháp luật công nhận.

3. Khi nào biên bản thỏa thuận dân sự bị vô hiệu hoặc không được Tòa án công nhận?

Biên bản thỏa thuận dân sự có thể bị tuyên vô hiệu hoặc không được Tòa án công nhận khi không đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể:

• Chủ thể không có năng lực phù hợp: Người ký không đủ năng lực hành vi dân sự hoặc ký thay nhưng không có thẩm quyền, không có ủy quyền hợp lệ.
• Không bảo đảm sự tự nguyện: Biên bản được lập do bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép hoặc có sự nhầm lẫn nghiêm trọng theo Điều 126, Điều 127 Bộ luật Dân sự 2015.
• Nội dung vi phạm pháp luật: Thỏa thuận nhằm thực hiện mục đích trái pháp luật, vi phạm điều cấm của luật hoặc trái đạo đức xã hội theo Điều 123 Bộ luật Dân sự 2015.
• Không tuân thủ hình thức bắt buộc: Giao dịch yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký nhưng các bên chỉ lập biên bản thông thường, không đáp ứng điều kiện về hình thức theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015.
• Nội dung không rõ ràng, thiếu căn cứ chứng minh: Không xác định được đối tượng, quyền và nghĩa vụ của các bên khiến Tòa án khó xác định ý chí thực sự khi giải quyết tranh chấp.

Do đó, khi lập biên bản thỏa thuận dân sự, các bên cần bảo đảm đúng chủ thể, tự nguyện, nội dung hợp pháp và đúng hình thức để tránh nguy cơ bị tuyên vô hiệu hoặc mất giá trị chứng cứ khi xảy ra tranh chấp.

4. Biên bản thỏa thuận dân sự được sử dụng làm chứng cứ khi xảy ra tranh chấp như thế nào?

Khi xảy ra tranh chấp, biên bản thỏa thuận dân sự có thể được sử dụng làm chứng cứ để chứng minh sự tồn tại của thỏa thuận, ý chí của các bên, quyền và nghĩa vụ đã cam kết. Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, chứng cứ là những gì có thật được đương sự hoặc cơ quan có thẩm quyền thu thập theo trình tự luật định và được dùng để xác định tình tiết của vụ việc.

Để biên bản có giá trị chứng minh, cần bảo đảm:

• Có chữ ký hoặc xác nhận hợp lệ của các bên, thể hiện sự tự nguyện và thống nhất nội dung.
• Nội dung biên bản rõ ràng, xác định được đối tượng thỏa thuận, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bên.
• Không vi phạm điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.
• Có thể kèm theo tài liệu liên quan như giấy giao nhận tiền, tin nhắn, email, chứng từ thanh toán để tăng tính thuyết phục.

Tuy nhiên, Tòa án sẽ đánh giá toàn diện tính hợp pháp, tính xác thực và mối liên hệ của biên bản với các chứng cứ khác trước khi sử dụng để giải quyết tranh chấp.

IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về mẫu biên bản thỏa thuận dân sự

Việc lập biên bản thỏa thuận dân sự thường phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý, hình thức ký kết và cách xử lý khi một bên vi phạm. Dưới đây là những giải đáp phổ biến giúp các bên hiểu rõ hơn. 

1. Mẫu biên bản thỏa thuận dân sự viết tay có giá trị pháp lý không?

Biên bản thỏa thuận dân sự viết tay vẫn có thể có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, như: chủ thể có năng lực phù hợp, các bên tự nguyện, nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

Tuy nhiên, đối với những giao dịch mà pháp luật yêu cầu phải lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì biên bản viết tay thông thường có thể không được công nhận đầy đủ giá trị pháp lý theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015.

Để hạn chế tranh chấp, biên bản viết tay nên ghi rõ thông tin các bên, nội dung thỏa thuận, quyền và nghĩa vụ, thời hạn thực hiện, đồng thời có chữ ký xác nhận của các bên.

2. Biên bản thỏa thuận dân sự có bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực không?

Không phải mọi biên bản thỏa thuận dân sự đều bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được xác lập bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể, trừ trường hợp pháp luật quy định bắt buộc phải lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký.

Việc công chứng, chứng thực chỉ bắt buộc đối với một số giao dịch đặc thù như:

• Thỏa thuận liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở trong trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực.
• Hợp đồng, giao dịch về tặng cho, chuyển nhượng tài sản thuộc trường hợp phải tuân thủ hình thức bắt buộc.
• Các giao dịch khác mà luật chuyên ngành quy định phải công chứng, chứng thực.

Đối với các thỏa thuận dân sự thông thường, các bên có thể tự lập và ký kết mà không cần công chứng, chứng thực nếu đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015. Tuy nhiên, việc công chứng, chứng thực trong trường hợp không bắt buộc vẫn có thể giúp tăng tính chứng minh và hạn chế tranh chấp.

3. Không có người làm chứng thì biên bản thỏa thuận dân sự có hiệu lực không?

Biên bản thỏa thuận dân sự vẫn có thể có hiệu lực dù không có người làm chứng, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 như: chủ thể có năng lực phù hợp, các bên tự nguyện, nội dung không vi phạm điều cấm của luật và đúng hình thức theo quy định.

Pháp luật hiện hành không bắt buộc mọi biên bản thỏa thuận dân sự phải có người làm chứng. Người làm chứng chỉ có vai trò hỗ trợ chứng minh sự việc, ý chí thỏa thuận của các bên khi xảy ra tranh chấp, nhưng không phải là điều kiện bắt buộc để biên bản có giá trị pháp lý.

Tuy nhiên, trong một số giao dịch đặc thù mà pháp luật yêu cầu có công chứng, chứng thực hoặc điều kiện hình thức khác thì việc có người làm chứng cũng không thay thế được các thủ tục bắt buộc theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015.

4. Có thể ký biên bản thỏa thuận dân sự bằng chữ ký điện tử không?

Biên bản thỏa thuận dân sự có thể được ký bằng chữ ký điện tử nếu đáp ứng điều kiện pháp luật về giao dịch điện tử và thể hiện được sự xác nhận của các bên đối với nội dung thỏa thuận.

Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được xác lập bằng văn bản, trong đó hình thức điện tử được xem là một dạng văn bản khi đáp ứng yêu cầu theo quy định pháp luật. Ngoài ra, Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng công nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử trong giao dịch.

Tuy nhiên, các bên cần lưu ý:

• Chữ ký điện tử phải xác định được đúng người ký và thể hiện sự đồng ý với nội dung biên bản.
• Biên bản điện tử cần được lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn, tránh việc bị chỉnh sửa sau khi ký.
• Với các giao dịch pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, chữ ký điện tử không thay thế được thủ tục bắt buộc đó.

Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp giao kết thuận tiện hơn nhưng các bên vẫn cần bảo đảm điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 để tránh tranh chấp.

5. Khi một bên không thực hiện đúng nội dung trong biên bản thỏa thuận thì phải xử lý như thế nào?

Khi một bên không thực hiện đúng nội dung trong biên bản thỏa thuận dân sự, bên còn lại có quyền yêu cầu thực hiện đúng nghĩa vụ, yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc áp dụng các biện pháp xử lý khác theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Các bước xử lý thường gồm:

• Yêu cầu bên vi phạm khắc phục: Các bên có thể thương lượng, yêu cầu tiếp tục thực hiện nghĩa vụ hoặc sửa chữa hành vi vi phạm.
• Yêu cầu bồi thường thiệt hại: Nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại thực tế, bên bị ảnh hưởng có thể yêu cầu bồi thường theo Điều 360 Bộ luật Dân sự 2015.
• Áp dụng phạt vi phạm (nếu có thỏa thuận và pháp luật cho phép): Các bên có thể yêu cầu phạt vi phạm theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015.
• Khởi kiện tại Tòa án hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Khi không thể tự thỏa thuận, biên bản thỏa thuận dân sự cùng các tài liệu liên quan có thể được sử dụng làm chứng cứ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Do đó, khi lập biên bản, các bên nên quy định rõ nghĩa vụ, thời hạn thực hiện và trách nhiệm khi vi phạm để có cơ sở xử lý nếu phát sinh tranh chấp.

V. Dịch vụ pháp lý của NPLaw giúp hạn chế rủi ro khi lập mẫu biên bản thỏa thuận dân sự

NPLaw hỗ trợ khách hàng soạn thảo, rà soát và hoàn thiện mẫu biên bản thỏa thuận dân sự phù hợp với quy định pháp luật. Đồng thời, đội ngũ luật sư tư vấn về điều kiện có hiệu lực, quyền và nghĩa vụ các bên, giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quá trình thực hiện thỏa thuận.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.