Nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc có vi phạm pháp luật không?

Trong thực tế làm việc, áp lực về tiến độ và KPI có thể khiến một số trường hợp nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc. Hành vi này không chỉ làm sai lệch kết quả công việc mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý cho cả người lao động và doanh nghiệp. Vì vậy, việc nhận diện và hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc là cần thiết để có biện pháp xử lý và phòng ngừa phù hợp. 

I. Thực trạng liên quan đến nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc

Trong môi trường làm việc hiện nay, áp lực về tiến độ, chỉ tiêu công việc và đánh giá hiệu suất có thể khiến một số trường hợp nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc. Những tài liệu này có thể được chỉnh sửa, sao chép hoặc lập mới nhằm thể hiện rằng nhiệm vụ đã được thực hiện đúng yêu cầu, dù trên thực tế công việc chưa hoàn thành hoặc không đạt chất lượng.

Thực trạng nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc không chỉ gây ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, đánh giá nhân sự của doanh nghiệp mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt khi các tài liệu này liên quan đến báo cáo nội bộ, hồ sơ dự án, dữ liệu tài chính hoặc nghĩa vụ với cơ quan nhà nước. Vì vậy, việc nhận diện và xử lý kịp thời hành vi này là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang đặc biệt quan tâm.

II. Khái niệm về nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc

Trong quá trình làm việc, người lao động có nghĩa vụ thực hiện công việc được giao và báo cáo kết quả một cách trung thực. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhân viên có thể tạo ra các tài liệu không đúng sự thật để chứng minh rằng công việc đã được hoàn thành. Hành vi này có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý.

1. Nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc là gì?

Nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc được hiểu là hành vi người lao động lập, chỉnh sửa hoặc cung cấp các tài liệu, dữ liệu, báo cáo không đúng sự thật nhằm thể hiện rằng nhiệm vụ đã được thực hiện hoặc đã đạt yêu cầu công việc, trong khi trên thực tế công việc đó chưa được thực hiện, thực hiện không đầy đủ hoặc không đạt kết quả như báo cáo.

Các tài liệu giả này có thể được tạo ra dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như báo cáo tiến độ công việc không đúng thực tế, số liệu được chỉnh sửa, email hoặc biên bản làm việc được lập khống, hoặc các tài liệu nội bộ khác nhằm che giấu việc chưa hoàn thành nhiệm vụ.

Hành vi nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc không chỉ vi phạm nguyên tắc trung thực trong quan hệ lao động mà còn có thể dẫn đến các hình thức xử lý kỷ luật lao động hoặc trách nhiệm pháp lý khác, tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm.

2. Những biểu hiện phổ biến của hành vi tạo tài liệu giả trong công việc là gì?

Trong thực tế, hành vi nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số biểu hiện phổ biến có thể kể đến như:

• Lập báo cáo công việc không đúng thực tế, ghi nhận rằng nhiệm vụ đã hoàn thành dù công việc chưa được thực hiện hoặc chưa đạt yêu cầu.
• Chỉnh sửa hoặc làm sai lệch số liệu trong các báo cáo, bảng thống kê, dữ liệu dự án nhằm thể hiện kết quả công việc tốt hơn thực tế.
• Tạo lập biên bản, email hoặc tài liệu nội bộ không có thật, nhằm chứng minh rằng đã thực hiện trao đổi, họp hoặc xử lý công việc theo yêu cầu.
• Sao chép hoặc chỉnh sửa tài liệu của người khác để sử dụng như sản phẩm công việc của mình.
• Giả mạo chữ ký, xác nhận hoặc thông tin liên quan trong các hồ sơ nội bộ để hợp thức hóa kết quả công việc.

Những biểu hiện này đều có thể dẫn đến việc nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc, gây ảnh hưởng đến tính minh bạch trong quản lý và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

3. Tài liệu giả có thể tồn tại dưới những hình thức nào?

Trong thực tế, nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào tính chất công việc và cách thức quản lý của doanh nghiệp. Một số hình thức phổ biến gồm:

• Báo cáo công việc hoặc báo cáo tiến độ không đúng thực tế, thể hiện rằng nhiệm vụ đã hoàn thành dù công việc chưa được thực hiện hoặc chưa đạt yêu cầu.
• Bảng số liệu, dữ liệu thống kê bị chỉnh sửa hoặc làm sai lệch, nhằm tạo ra kết quả công việc tích cực hơn so với thực tế.
• Biên bản họp, biên bản làm việc hoặc tài liệu nội bộ được lập khống, nhằm chứng minh đã thực hiện các bước xử lý công việc.
• Email, tin nhắn hoặc tài liệu trao đổi công việc bị chỉnh sửa hoặc tạo mới, nhằm tạo bằng chứng giả về việc đã trao đổi hoặc xử lý nhiệm vụ.
• Tài liệu điện tử như file báo cáo, file dữ liệu hoặc tài liệu dự án được sao chép, chỉnh sửa hoặc làm giả, để thể hiện kết quả công việc không đúng với thực tế.

Những hình thức này đều có thể được sử dụng nhằm chứng minh sai lệch rằng công việc đã được hoàn thành, gây ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, đánh giá hiệu quả công việc và tiềm ẩn rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc

Pháp luật lao động quy định người lao động phải thực hiện công việc một cách trung thực, tuân thủ nội quy lao động và các quy định của doanh nghiệp. Trường hợp nhân viên tạo ra tài liệu giả nhằm chứng minh đã hoàn thành công việc có thể bị xem là hành vi vi phạm kỷ luật lao động và bị xử lý theo quy định của pháp luật cũng như nội quy của doanh nghiệp. Dưới đây là một số quy định pháp lý liên quan đến vấn đề này.

1. Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về nghĩa vụ trung thực của người lao động?

Pháp luật lao động hiện hành đặt ra yêu cầu người lao động phải thực hiện công việc một cách trung thực, đúng trách nhiệm và tuân thủ nội quy của doanh nghiệp trong quá trình làm việc.

Theo khoản 2 Điều 5 của Bộ luật Lao động 2019, người lao động có các nghĩa vụ cơ bản như:

• Thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động;
• Chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động và sự điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động.

Từ các quy định này có thể thấy rằng, người lao động phải thực hiện công việc một cách trung thực và đúng thực tế, đặc biệt khi lập báo cáo, cung cấp thông tin hoặc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Do đó, hành vi nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ của người lao động, làm ảnh hưởng đến quan hệ lao động và hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Trong trường hợp vi phạm, người lao động có thể bị áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật và nội quy lao động của doanh nghiệp, tùy theo tính chất và mức độ của hành vi.

2. Những hình thức xử lý kỷ luật lao động nào có thể áp dụng đối với hành vi làm giả tài liệu?

Hành vi nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc có thể bị xem là vi phạm kỷ luật lao động và bị xử lý theo quy định của pháp luật lao động cũng như nội quy của doanh nghiệp.

Theo Điều 124 của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có thể áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động sau đây:

• Khiển trách: Áp dụng đối với các vi phạm ở mức độ nhẹ, chưa gây hậu quả nghiêm trọng.
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Áp dụng khi hành vi vi phạm ảnh hưởng đến quá trình đánh giá, quản lý công việc.
• Cách chức: Áp dụng đối với người lao động giữ chức vụ quản lý khi có hành vi vi phạm liên quan đến trách nhiệm công việc.
• Sa thải: Có thể áp dụng trong trường hợp hành vi gian dối gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp hoặc vi phạm nghiêm trọng nội quy lao động.

Việc áp dụng hình thức kỷ luật nào sẽ phụ thuộc vào mức độ vi phạm, hậu quả gây ra và quy định cụ thể trong nội quy lao động của doanh nghiệp. Do đó, khi phát hiện hành vi nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc, doanh nghiệp cần xem xét đầy đủ các yếu tố liên quan trước khi quyết định hình thức xử lý phù hợp.

3. Các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát nội bộ nào được pháp luật khuyến nghị để hạn chế hành vi làm giả tài liệu trong doanh nghiệp?

Để hạn chế tình trạng nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc, pháp luật lao động và các quy định về quản trị doanh nghiệp khuyến nghị doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và quản lý minh bạch. Một số biện pháp phổ biến gồm:

Thứ nhất, xây dựng nội quy lao động rõ ràng.

Doanh nghiệp cần quy định cụ thể trong nội quy về nghĩa vụ trung thực, trách nhiệm báo cáo công việc và chế tài đối với hành vi gian lận. Nội quy này phải được ban hành theo quy định của Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.

Thứ hai, thiết lập quy trình kiểm tra và phê duyệt tài liệu.

Doanh nghiệp nên áp dụng cơ chế kiểm tra nhiều cấp, phân tách trách nhiệm giữa người lập, người kiểm tra và người phê duyệt để hạn chế việc cá nhân tự tạo và tự xác nhận tài liệu.

Thứ ba, áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu và công nghệ.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc, hệ thống lưu trữ điện tử hoặc nhật ký công việc giúp theo dõi tiến độ và lịch sử chỉnh sửa tài liệu, từ đó giảm nguy cơ làm giả thông tin.

Thứ tư, đào tạo và nâng cao nhận thức về tuân thủ pháp luật.

Doanh nghiệp cần thường xuyên đào tạo về đạo đức nghề nghiệp, quy định nội bộ và trách nhiệm pháp lý để người lao động hiểu rõ hậu quả của hành vi gian lận.

Thứ năm, thiết lập cơ chế giám sát và tiếp nhận phản ánh.

Có thể xây dựng kênh phản ánh nội bộ, kiểm toán nội bộ hoặc kiểm tra định kỳ, nhằm phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường liên quan đến tài liệu công việc.

Việc kết hợp các biện pháp trên không chỉ giúp phòng ngừa hành vi làm giả tài liệu, mà còn nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả quản trị trong doanh nghiệp.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc

Trong thực tế, hành vi nhân viên tạo ra tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc có thể làm phát sinh nhiều vấn đề pháp lý và kỷ luật lao động. Do đó, cả người lao động và doanh nghiệp thường có những thắc mắc về cách xử lý, trách nhiệm pháp lý cũng như các biện pháp kiểm soát phù hợp. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến vấn đề này.

1. Hành vi làm giả tài liệu có bị coi là hành vi gian dối trong thực hiện hợp đồng lao động không?

Có. Hành vi làm giả tài liệu để chứng minh đã hoàn thành công việc có thể bị xem là hành vi gian dối trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động.

Theo khoản 2 Điều 5 của Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ:

• Thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và các thỏa thuận hợp pháp khác;
• Chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động và tuân theo sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động.

Vì vậy, việc cố ý tạo ra tài liệu, báo cáo hoặc số liệu không đúng sự thật để chứng minh đã hoàn thành nhiệm vụ có thể được coi là vi phạm nghĩa vụ trung thực trong quan hệ lao động và là hành vi gian dối trong thực hiện hợp đồng lao động.

Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, người sử dụng lao động có thể xem xét áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật và nội quy lao động của doanh nghiệp.

2. Nếu hành vi làm giả tài liệu nhằm che giấu việc không hoàn thành KPI thì xử lý như thế nào?

Trường hợp người lao động làm giả tài liệu nhằm che giấu việc không hoàn thành KPI, hành vi này có thể bị xem là vi phạm kỷ luật lao động và nghĩa vụ trung thực trong quá trình thực hiện công việc.

Theo khoản 2 Điều 5 của Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động, chấp hành nội quy lao động và tuân theo sự quản lý của người sử dụng lao động. Việc cố ý cung cấp thông tin hoặc tài liệu sai sự thật để chứng minh đã hoàn thành công việc có thể bị coi là hành vi gian dối.

Tùy theo mức độ vi phạm, hậu quả gây ra và quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp, người lao động có thể bị áp dụng một trong các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo Điều 124 của Bộ luật Lao động 2019, chẳng hạn như:

• Khiển trách;
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;
• Cách chức (nếu giữ chức vụ quản lý);
• Sa thải trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.

Ngoài ra, nếu hành vi làm giả tài liệu gây thiệt hại cho doanh nghiệp, người lao động còn có thể phải bồi thường theo quy định của pháp luật và thỏa thuận trong hợp đồng lao động. 

3. Trường hợp nhân viên cho rằng mình chỉ “chỉnh sửa số liệu nhỏ” thì có bị xem là gian lận không?

Có thể. Việc chỉnh sửa số liệu dù ở mức nhỏ nhưng làm thay đổi thông tin thực tế của công việc vẫn có thể bị xem là hành vi cung cấp thông tin không trung thực.

Theo khoản 2 Điều 5 của Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động và chấp hành nội quy, kỷ luật lao động. Vì vậy, nếu việc chỉnh sửa số liệu nhằm che giấu việc chưa hoàn thành nhiệm vụ, làm sai lệch kết quả công việc hoặc gây hiểu nhầm cho người quản lý, hành vi này có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ trung thực trong quan hệ lao động.

Tùy vào mức độ sai lệch, mục đích và hậu quả gây ra, doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật và nội quy lao động của doanh nghiệp. 

4. Công ty có thể tạm đình chỉ công việc đối với nhân viên bị nghi ngờ làm giả tài liệu không?

Có. Trong trường hợp cần thiết để xác minh hành vi vi phạm kỷ luật lao động, công ty có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động.

Theo Điều 128 của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động được tạm đình chỉ công việc của người lao động khi:

• Vụ việc vi phạm có tình tiết phức tạp cần thời gian xác minh;
• Nếu để người lao động tiếp tục làm việc có thể gây khó khăn cho việc điều tra, xác minh.

Thời hạn tạm đình chỉ công việc không quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 90 ngày. Trong thời gian này, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ.

Sau khi kết thúc thời gian xác minh:

• Nếu người lao động không vi phạm, công ty phải nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương còn thiếu.
• Nếu có vi phạm, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức xử lý kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật và nội quy lao động. 

5. Nếu tài liệu giả liên quan đến nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp và người lao động có thể bị xử lý như thế nào?

Nếu tài liệu giả được sử dụng trong hồ sơ thuế, hành vi này có thể vi phạm nghĩa vụ của người nộp thuế theo Luật Quản lý thuế 2025. Cụ thể:

• Điểm b khoản 2 Điều 37: Người nộp thuế phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ và chịu trách nhiệm về hồ sơ thuế và các tài liệu cung cấp cho cơ quan quản lý thuế. Việc sử dụng tài liệu giả hoặc số liệu sai sự thật là vi phạm quy định này.
• Điểm d khoản 2 Điều 37: Người nộp thuế phải tuân thủ chế độ kế toán, thống kê và sử dụng hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Điểm đ khoản 2 Điều 37: Người nộp thuế phải ghi chép, ghi nhận chính xác, trung thực, đầy đủ các hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế và giao dịch phải kê khai thuế.

Ngoài ra, theo điểm b khoản 2 Điều 38, cơ quan quản lý thuế có quyền kiểm tra thuế, ấn định thuế và xử phạt vi phạm hành chính khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về thuế.

Như vậy, nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng tài liệu giả để kê khai thuế, cơ quan thuế có thể kiểm tra, xử phạt và yêu cầu thực hiện lại nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc

Khi phát sinh vấn đề liên quan đến nhân viên tạo ra các tài liệu giả để chứng minh đã hoàn thành công việc, việc tham khảo ý kiến luật sư sẽ giúp doanh nghiệp xử lý đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro pháp lý. NPLaw có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề sau:

• Tư vấn căn cứ pháp lý và phương án xử lý phù hợp: Luật sư phân tích quy định pháp luật và nội quy lao động để xác định hướng xử lý đúng quy định.
• Hỗ trợ xây dựng hồ sơ và quy trình xử lý kỷ luật lao động: Đảm bảo việc xử lý nhân viên vi phạm được thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo pháp luật.
• Tư vấn giải quyết tranh chấp lao động: Hỗ trợ doanh nghiệp trong trường hợp phát sinh khiếu nại, tranh chấp hoặc yêu cầu bồi thường liên quan đến hành vi làm giả tài liệu.
• Rà soát và hoàn thiện quy chế nội bộ: Đề xuất các biện pháp kiểm soát và phòng ngừa nhằm hạn chế các hành vi gian lận trong doanh nghiệp.
• Đại diện và hỗ trợ pháp lý khi làm việc với cơ quan có thẩm quyền: Trong trường hợp vụ việc liên quan đến nghĩa vụ thuế hoặc trách nhiệm pháp lý khác.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.