Tìm hiểu yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản

Yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản là một trong những trường hợp thường gặp trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, sẽ nêu các quy định pháp luật về yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản và giải đáp một số thắc mắc liên quan nhằm giúp cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

I. Thực trạng liên quan đến yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản

Thực tế tình trạng ép nhân viên làm thêm giờ diễn ra khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là trong các ngành sản xuất, gia công, dệt may, da giày, điện tử, công nghệ thông tin, và dịch vụ. Thực trạng yêu cầu làm thêm giờ không văn bản cũng là trường hợp thường gặp, việc này có thể dẫn đến việc người lao động bị ép buộc, không được trả lương đầy đủ và khó khiếu nại khi phát sinh tranh chấp. Theo quy định pháp luật, yêu cầu nhân viên làm thêm giờ nếu không có sự đồng ý là vi phạm quyền tự nguyện và quy định về thời giờ làm thêm.

II. Khái niệm về yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản

Để hiểu rõ hơn các quy định pháp luật về yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản. Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

1. Yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản là gì?

Theo khoản 1 Điều 107 Bộ luật lao động 2019 được hướng dẫn bởi Điều 59, 60, 61, 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.

Và thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần theo khoản 1 Điều 105 Bộ luật lao động 2019.

Như vậy, có thể hiểu, yêu cầu làm thêm giờ (tăng ca) không có văn bản là việc người sử dụng lao động đề nghị nhân viên làm việc ngoài thời giờ bình thường theo quy định pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động và sự thỏa thuận giữa hai bên là thỏa thuận miệng.

2. Làm thêm giờ không có văn bản có thể dẫn đến tranh chấp lao động không?

Việc yêu cầu làm thêm giờ không có văn bản thỏa thuận là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp lao động. Mặc dù luật không bắt buộc hình thức thỏa thuận phải là văn bản, nhưng sự thiếu hụt này tạo ra nhiều rủi ro cho cả hai phía. Cụ thể:

• Tranh chấp về tiền lương làm thêm giờ: Doanh nghiệp có thể từ chối trả tiền tăng ca vì cho rằng đó là nhân viên tự ý ở lại làm việc mà không có sự huy động từ quản lý. Khi không có biên bản xác nhận, hai bên dễ tranh cãi về tổng số giờ làm thêm thực tế dẫn đến việc trả lương thiếu.
• Tranh chấp về tính tự nguyện: Pháp luật quy định việc làm thêm giờ (trừ trường hợp đặc biệt) phải có sự đồng ý của người lao động. Nếu không có văn bản, người lao động có thể kiện doanh nghiệp vi phạm về hành vi ép buộc làm thêm giờ, dẫn đến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính.
• Rủi ro khi giải quyết tranh chấp: Khi xảy ra tranh chấp, việc thiếu văn bản khiến quá trình chứng minh trở nên phức tạp. Người lao động phải tự thu thập các bằng chứng thay thế như email, tin nhắn, hình ảnh bảng chấm công hoặc lời khai nhân chứng để bảo vệ quyền lợi.

Tóm lại, việc làm thêm giờ không có văn bản có thể dẫn đến tranh chấp lao động, do đó hai bên cần có sự thỏa thuận bằng văn bản cụ thể để làm căn cứ giải quyết khi phát sinh tranh chấp.

3. Làm thêm giờ không có văn bản có ảnh hưởng đến việc tính lương không?

Việc làm thêm giờ không có văn bản thỏa thuận có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính lương, chủ yếu ở khía cạnh bằng chứng pháp lý để bảo vệ quyền lợi của người lao động, cụ thể:

• Rủi ro bị từ chối thanh toán lương: Nếu không có văn bản xác nhận từ cấp quản lý hoặc thỏa thuận bằng văn bản, người sử dụng lao động có thể từ chối thanh toán với lý do người lao động "tự nguyện" ở lại làm việc mà không có yêu cầu từ công ty.
• Tranh chấp pháp lý: Trong các vụ kiện về tiền lương làm thêm giờ, nếu người lao động không cung cấp được bằng chứng (email giao việc, tin nhắn, bảng chấm công có xác nhận...), tòa án thường bác bỏ yêu cầu đòi tiền lương tăng ca.

Do đó, Mọi thỏa thuận về thời giờ làm thêm cần được ghi nhận minh bạch trong bảng chấm công, phiếu xác nhận hoặc văn bản thỏa thuận về thời giờ làm thêm.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản

Tìm hiểu các quy định về yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định về yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản theo quy định mới nhất hiện nay.

1. Pháp luật quy định như thế nào về việc tổ chức làm thêm giờ?

Theo khoản 1 Điều 105 Bộ luật lao động 2019 quy định thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

Theo Điều 107 Bộ luật lao động 2019 được hướng dẫn bởi Điều 59, 60, 61, 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về việc tổ chức làm thêm giờ như sau:

- Thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.

- Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau đây:

a) Phải được sự đồng ý của người lao động;

b) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng;

c) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

- Theo khoản 3 Điều này, người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm trong một số ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp sau đây:

a) Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;

b) Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;

c) Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;

d) Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất;

đ) Trường hợp khác do Chính phủ quy định.

Lưu ý: Khi tổ chức làm thêm giờ theo quy định tại khoản 3 Điều 107 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Tóm lại, pháp luật hiện hành quy định như trên về việc tổ chức làm thêm giờ đối với người lao động.

2. Có bắt buộc phải lập văn bản khi yêu cầu làm thêm giờ không?

Theo Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy định về sự đồng ý của người lao động khi làm thêm giờ như sau:

Trừ các trường hợp quy định tại Điều 108 của Bộ luật Lao động, các trường hợp khác khi tổ chức làm thêm giờ, người sử dụng lao động phải được sự đồng ý của người lao động tham gia làm thêm về các nội dung sau đây:

a) Thời gian làm thêm;

b) Địa điểm làm thêm;

c) Công việc làm thêm.

Trường hợp sự đồng ý của người lao động được ký thành văn bản riêng thì tham khảo Mẫu số 01/PLIV Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định này.

Theo quy định này, có thể thấy việc ghi nhận sự đồng ý làm thêm giờ hoặc khi yêu cầu làm thêm giờ bằng văn bản là không bắt buộc. Tuy nhiên người sử dụng lao động vẫn phải được sự đồng ý của người lao động tham gia làm thêm giờ về các nội dung thời gian, địa điểm và công việc làm thêm.

3. Việc không chứng minh được thời gian làm thêm giờ ảnh hưởng thế nào đến quyền lợi người lao động?

Việc không chứng minh được thời gian làm thêm giờ sẽ khiến người lao động mất quyền lợi được thanh toán tiền lương tăng ca và gặp khó khăn khi xảy ra tranh chấp tại Tòa án. Cụ thể:

- Không được trả lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm:

Theo khoản 1, 2, 3 Điều 98 Bộ luật lao động 2019  được hướng dẫn bởi Điều 55, 56, 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như sau:

a) Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;

b) Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;

c) Vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

Người lao động làm việc vào ban đêm thì được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc của ngày làm việc bình thường.

Người lao động làm thêm giờ vào ban đêm thì ngoài việc trả lương theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc của ngày nghỉ hằng tuần hoặc của ngày nghỉ lễ, tết.

- Bất lợi khi tranh chấp: Khi phát sinh tranh chấp, bên đưa ra yêu cầu phải có nghĩa vụ chứng minh yêu cầu đó là có căn cứ. Nếu người lao động khởi kiện đòi tiền lương làm thêm mà không cung cấp được bảng chấm công, email xác nhận hoặc văn bản thỏa thuận về việc làm thêm giờ, Tòa án có thể bác bỏ yêu cầu vì thiếu căn cứ pháp lý.

Do đó, việc không chứng minh được thời gian làm thêm giờ ảnh hưởng lớn đến quyền lợi của người lao động.

4. Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ thông tin về thời gian làm thêm giờ không?

Theo khoản 1 Điều 12 Bộ luật lao động 2019 và khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Nhìn chung, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ thông tin về thời gian làm thêm giờ kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản

Để hiểu rõ hơn các quy định về yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản, sau đây là một số câu hỏi và giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

1. Tin nhắn, email yêu cầu làm thêm có được coi là hình thức hợp lệ không?

Theo khoản 2 Điều 107 Bộ luật lao động 2019 được hướng dẫn bởi Điều 59, 60, 61, 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ phải được sự đồng ý của người lao động.

Theo khoản 1, 4 Điều 3 Luật giao dịch điện tử 2023 quy định giao dịch điện tử là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử. Và thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Theo Điều 7, 8, 11 Luật giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác theo quy định của pháp luật.

- Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

- Thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ theo quy định của Luật này và pháp luật về tố tụng.

- Giá trị dùng làm chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận thông điệp dữ liệu và các yếu tố phù hợp khác.

Dựa theo các quy định trên, tin nhắn, email yêu cầu làm thêm được coi là hình thức hợp lệ khi có sự đồng ý của người lao động, thỏa thuận qua tin nhắn/email nên thể hiện đầy đủ nội dung về thời gian, địa điểm, tiền lương và công việc làm thêm. Và phải được gửi từ địa chỉ công ty hoặc địa chỉ đã thỏa thuận trong hợp đồng; tin nhắn phải từ số điện thoại hoặc tài khoản công việc chính thức của công ty.

2. Làm thêm giờ không có văn bản có ảnh hưởng thế nào đến quyền được nghỉ ngơi của người lao động?

Làm thêm giờ không có văn bản có ảnh hưởng nhất định đến quyền được nghỉ ngơi của người lao động, cụ thể:

- Khó kiểm soát giới hạn thời gian nghỉ ngơi: Thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động. Khi làm thêm giờ mà không có văn bản thỏa thuận rõ ràng thì quyền nghỉ ngơi có thể không được ghi nhận.

- Vượt quá giới hạn thời gian làm thêm giờ: Người sử dụng lao động sử dụng người lao động làm thêm giờ phải bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng theo điểm b khoản 2 Điều 107 Bộ luật lao động 2019 được hướng dẫn bởi Điều 59, 60, 61, 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Do đó, khi không có văn bản ghi nhận về số giờ làm thêm thì khó kiểm soát thời gian trong ngưỡng đảm bảo và ảnh hưởng đến thời gian nghỉ ngơi của người lao động.

- Khó khăn trong việc bảo vệ quyền lợi pháp lý: Khi có tranh chấp về quyền lợi được nghỉ ngơi hoặc thời gian làm việc, việc thiếu bằng chứng bằng văn bản khiến người lao động gặp bất lợi lớn khi yêu cầu cơ quan chức năng can thiệp.

Nhìn chung, dù pháp luật hiện hành không bắt buộc thỏa thuận làm thêm giờ phải bằng văn bản, tuy nhiên việc không có văn bản có ảnh hưởng đến việc chứng minh quyền được nghỉ ngơi của người lao động.

3. Có thể thỏa thuận miệng về việc làm thêm giờ không?

Theo khoản 2 Điều 107 Bộ luật lao động 2019 được hướng dẫn bởi Điều 59, 60, 61, 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, theo đó, một trong những điều kiện bắt buộc để tổ chức làm thêm giờ là phải được người lao động đồng ý, trừ trường hợp người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động làm thêm giờ vào bất kỳ ngày nào mà không bị giới hạn về số giờ làm thêm và người lao động không được theo quy định tại Điều 108 Bộ luật này.

Theo Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định về sự đồng ý của người lao động khi làm thêm giờ như sau:

-  Trừ các trường hợp quy định tại Điều 108 của Bộ luật Lao động, các trường hợp khác khi tổ chức làm thêm giờ, người sử dụng lao động phải được sự đồng ý của người lao động tham gia làm thêm về các nội dung sau đây:

+ Thời gian làm thêm;

+ Địa điểm làm thêm;

+ Công việc làm thêm.

- Trường hợp sự đồng ý của người lao động được ký thành văn bản riêng thì tham khảo Mẫu số 01/PLIV Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định này.

Theo như quy định này thì việc thỏa thuận làm thêm giờ không nhất thiết phải lập thành văn bản, cho nên việc thỏa thuận bằng miệng vẫn được nếu đảm bảo các nội dung thỏa thuận về thời gian, địa điểm và công việc làm thêm.

4. Làm thêm giờ không có văn bản có dễ phát sinh tranh chấp không?

Làm thêm giờ không có văn bản rất dễ phát sinh tranh chấp. Dù pháp luật hiện hành cho phép thỏa thuận làm thêm bằng lời nói, việc thiếu chứng cứ văn bản khiến việc đòi quyền lợi hoặc quản lý nhân sự trở nên khó khăn khi xảy ra mâu thuẫn. Cụ thể:

Việc không có văn bản xác nhận (như phiếu đăng ký, thông báo tăng ca, email chỉ đạo) dẫn đến các tranh chấp phổ biến sau:

• Tranh chấp về tiền lương: Các bên khó thống nhất về tổng số giờ làm thêm thực tế, dẫn đến việc trả lương thiếu hoặc sai mức quy định (150%, 200%, hoặc 300%).
• Khó khăn về bằng chứng: Khi kiện tụng, người lao động gặp khó trong việc chứng minh mình đã làm việc ngoài giờ nếu không có bảng chấm công, tin nhắn hay email xác nhận.
• Xử phạt hành chính: Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính nếu không chứng minh được sự đồng ý của người lao động khi huy động tăng ca. 

Như vậy, việc làm thêm giờ mà không có văn bản rất dễ phát sinh tranh chấp và không có bằng chứng, chứng cứ để giải quyết nhanh chóng đối với cả doanh nghiệp và người lao động.

5. Có thể chứng minh việc làm thêm giờ nếu không có văn bản không?

Pháp luật lao động hiện hành không bắt buộc sự đồng ý làm thêm giờ của người lao động phải thể hiện bằng văn bản. Việc thỏa thuận có thể được thực hiện qua lời nói hoặc các hình thức khác thể hiện sự tự nguyện. Do đó, người lao động có thể chứng minh việc làm thêm giờ khi không có văn bản, dựa trên các chứng cứ thực tế như:

• Dữ liệu chấm công: Bảng chấm công hàng ngày, dữ liệu từ máy quẹt thẻ vân tay hoặc nhật ký ra vào công ty.
• Tin nhắn, email: Tin nhắn từ quản lý/người sử dụng lao động yêu cầu làm thêm, email giao việc ngoài giờ.
• Sản phẩm thực tế: Sản phẩm hoàn thành, nhật ký công việc, báo cáo công việc được gửi ngoài giờ.
• Nhân chứng: Lời khai của đồng nghiệp, nhân viên bảo vệ hoặc những người cùng tham gia làm thêm giờ tại thời điểm đó.
• Bản ghi âm/ghi hình: Các đoạn ghi âm cuộc họp, chỉ đạo miệng của quản lý về việc tăng ca hoặc hình ảnh camera tại nơi làm việc.

Kết luận lại, người lao động có thể chứng minh việc làm thêm giờ ngay cả khi không có văn bản thỏa thuận hoặc văn bản đồng ý làm thêm giờ.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản?

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về yêu cầu nhân viên làm thêm giờ không có văn bản mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.