Toàn bộ quy định về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động mà người lao động và doanh nghiệp cần biết

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc kết thúc quan hệ lao động. Việc lập biên bản cần bảo đảm nội dung rõ ràng, đúng quy định pháp luật và hạn chế tranh chấp phát sinh.

I. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giúp hạn chế tranh chấp giữa các bên như thế nào?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giúp ghi nhận rõ ý chí tự nguyện của người lao động và người sử dụng lao động về việc chấm dứt quan hệ lao động. Văn bản này có thể xác định cụ thể thời điểm chấm dứt, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, các khoản tiền lương, trợ cấp, phép năm hoặc các quyền lợi khác.

Bên cạnh đó, biên bản là căn cứ để chứng minh nội dung các bên đã thống nhất nếu phát sinh tranh chấp sau khi chấm dứt hợp đồng. Việc thỏa thuận và ký xác nhận rõ ràng giúp hạn chế tình trạng một bên phủ nhận nội dung đã thống nhất hoặc yêu cầu thực hiện những nghĩa vụ ngoài phạm vi thỏa thuận.

Tuy nhiên, biên bản chỉ có giá trị bảo vệ quyền lợi các bên khi được lập trên cơ sở tự nguyện, nội dung không trái pháp luật và không làm mất đi các quyền lợi hợp pháp của người lao động.

II. Tìm hiểu về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động

Để hiểu rõ giá trị và cách sử dụng biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động, cần làm rõ các nội dung pháp lý sau:

1. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động được hiểu như thế nào?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận của các bên. Biên bản thường thể hiện thời điểm chấm dứt, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, các khoản phải thanh toán và những vấn đề liên quan sau khi chấm dứt hợp đồng.

Biên bản là căn cứ ghi nhận sự tự nguyện và nội dung thỏa thuận, góp phần hạn chế tranh chấp phát sinh sau này.

2. Khi nào các bên nên lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động?

Các bên nên lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động khi cùng thống nhất chấm dứt quan hệ lao động, đặc biệt trong trường hợp hợp đồng vẫn còn thời hạn nhưng người lao động và người sử dụng lao động đều đồng ý kết thúc trước thời hạn. Việc lập biên bản cũng nên được thực hiện khi các bên cần ghi nhận rõ thời điểm nghỉ việc, tiền lương và các khoản phải thanh toán, việc bàn giao tài sản, hồ sơ, công việc và các quyền, nghĩa vụ còn lại. Văn bản này giúp xác định cụ thể nội dung đã thỏa thuận và hạn chế tranh chấp về sau.

Ngay khi hai bên đạt được thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, nên lập biên bản bằng văn bản và có chữ ký xác nhận của các bên để làm căn cứ thực hiện.

3. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động cần ghi nhận những nội dung nào?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động nên ghi nhận đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin của các bên: Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động; họ tên, chức danh và thông tin của người lao động.
• Thông tin về hợp đồng lao động: Số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng và công việc người lao động đang thực hiện.
• Nội dung thỏa thuận chấm dứt: Xác nhận hai bên tự nguyện thống nhất chấm dứt hợp đồng và thời điểm chấm dứt cụ thể, phù hợp với trường hợp hai bên thỏa thuận chấm dứt theo khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.
• Các khoản thanh toán và quyền lợi: Tiền lương, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp nếu có và các khoản khác mà người lao động được hưởng. Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các khoản liên quan đến quyền lợi của hai bên về nguyên tắc phải được thanh toán trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
• Bàn giao và nghĩa vụ còn lại: Việc bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ, tài liệu và hoàn trả các khoản phải thanh toán nếu có.
• Cam kết của các bên: Xác nhận việc thỏa thuận là tự nguyện, các bên đã hiểu quyền và nghĩa vụ của mình và cam kết thực hiện đúng nội dung đã thống nhất.
• Chữ ký xác nhận: Biên bản nên có chữ ký của người lao động và người có thẩm quyền đại diện cho người sử dụng lao động.

Như vậy, biên bản càng ghi nhận cụ thể thời điểm chấm dứt, quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bên thì càng có giá trị làm căn cứ chứng minh thỏa thuận và hạn chế tranh chấp sau này.

III. Quy định của pháp luật về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động

Pháp luật quy định cụ thể về hiệu lực, quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như cách xử lý khi phát sinh vi phạm hoặc tranh chấp từ biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.

1. Điều kiện để biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có hiệu lực

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có hiệu lực khi sự thỏa thuận của người lao động và người sử dụng lao động được xác lập hợp pháp, tự nguyện và không vi phạm quy định pháp luật. Theo khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hai bên có quyền thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Cho nên khi lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động phải có sự thống nhất thực sự của cả hai bên, không thể hiện sự ép buộc hoặc đơn phương áp đặt.

Có thể dựa vào quy định tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, khi lập biên bản chủ thể phải có năng lực phù hợp, tham gia hoàn toàn tự nguyện, đồng thời mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Vì vậy, nội dung biên bản cần xác định rõ việc chấm dứt hợp đồng, thời điểm chấm dứt và các quyền, nghĩa vụ liên quan, không được dùng thỏa thuận để loại bỏ hoặc hạn chế trái pháp luật các quyền lợi của người lao động. Việc lập biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lap động có chữ ký của các bên là cần thiết để ghi nhận rõ ý chí thỏa thuận và làm căn cứ chứng minh khi có tranh chấp ,

Biên bản có hiệu lực khi được các bên tự nguyện ký kết, chủ thể có thẩm quyền, nội dung hợp pháp và thể hiện rõ sự thống nhất về việc chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Quyền và nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động sau khi ký biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động

Sau khi ký biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động và người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện đầy đủ những nội dung đã thống nhất, đồng thời giải quyết các quyền, nghĩa vụ phát sinh đến thời điểm chấm dứt.

• Đối với người lao động: Cần thực hiện việc bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ theo thỏa thuận. Song đó, có quyền yêu cầu người sử dụng lao động thanh toán đầy đủ tiền lương và các khoản quyền lợi còn lại. Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các khoản liên quan đến quyền lợi của hai bên về nguyên tắc phải được thanh toán trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Người lao động cũng có quyền yêu cầu giải quyết các quyền lợi khác theo hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể và pháp luật.
• Đối với người sử dụng lao động: Phải thực hiện đúng nội dung đã cam kết, thanh toán đầy đủ các khoản còn phải trả cho người lao động và hoàn tất các thủ tục liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng. Theo Điều 45 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp luật định.

Tóm lại, sau khi ký biên bản, mỗi bên phải thực hiện đúng các cam kết đã thỏa thuận và hoàn tất quyền, nghĩa vụ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng, trong đó người sử dụng lao động phải bảo đảm thanh toán đầy đủ quyền lợi hợp pháp của người lao động.

3. Hành vi vi phạm thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động bị xử lý như thế nào?

Hành vi vi phạm thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động được xử lý tùy theo tính chất của nghĩa vụ bị vi phạm và chủ thể vi phạm. Nếu một bên không thực hiện đúng nội dung đã cam kết thì bên còn lại có quyền yêu cầu thực hiện nghĩa vụ hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp theo quy định pháp luật.

Người sử dụng lao động khi vi phạm nghĩa vụ thanh toán các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng thì ngoài trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Cụ thể, khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt đối với hành vi không thực hiện đúng thời hạn thanh toán quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng, không trả hoặc trả không đủ trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm và một số nghĩa vụ liên quan.

Ngoài ra, Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu hai bên thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Do đó, nếu một bên vi phạm cam kết về thanh toán, bàn giao hoặc các nghĩa vụ khác trong biên bản thì bên bị vi phạm có thể yêu cầu thực hiện đúng thỏa thuận và sử dụng biên bản làm căn cứ bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Bên vi phạm thỏa thuận phải thực hiện nghĩa vụ đã cam kết và có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý hoặc bị xử phạt hành chính nếu hành vi vi phạm đồng thời vi phạm quy định pháp luật về lao động.

4. Người lao động cần làm gì khi phát sinh tranh chấp từ biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động?

Khi phát sinh tranh chấp từ biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động nên trước hết kiểm tra lại nội dung biên bản, hợp đồng lao động và các tài liệu chứng minh quyền lợi bị vi phạm, đồng thời chủ động yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện đúng thỏa thuận. Việc thương lượng trực tiếp là phương thức được ưu tiên trong giải quyết tranh chấp lao động, giúp các bên hạn chế thời gian và chi phí.

Nếu thương lượng không thành, người lao động có thể yêu cầu Hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án giải quyết theo Điều 187 và Điều 188 Bộ luật Lao động 2019. Đối với tranh chấp về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động, pháp luật không bắt buộc phải qua hòa giải trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án giải quyết. Người lao động cũng cần lưu ý thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp: 06 tháng đối với yêu cầu hòa giải, 09 tháng đối với Hội đồng trọng tài lao động và 01 năm đối với yêu cầu Tòa án, kể từ ngày phát hiện hành vi xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp theo Điều 190 Bộ luật này.

Người lao động cần lưu giữ đầy đủ biên bản và chứng cứ, ưu tiên thương lượng và kịp thời yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết nếu thỏa thuận bị vi phạm.

IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động

Dưới đây là những thắc mắc thường gặp về biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động cần được làm rõ:

1. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có bắt buộc phải lập thành văn bản không?

Không bắt buộc biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản theo một hình thức riêng. Khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 chỉ ghi nhận trường hợp hợp đồng lao động chấm dứt khi hai bên thỏa thuận, không quy định bắt buộc phải lập biên bản bằng văn bản. Tuy nhiên, nên lập biên bản bằng văn bản để ghi nhận rõ sự tự nguyện, thời điểm chấm dứt và quyền, nghĩa vụ của các bên, qua đó tạo căn cứ chứng minh khi phát sinh tranh chấp.

Pháp luật không bắt buộc phải lập biên bản bằng văn bản, nhưng lập thành văn bản là cách an toàn và nên thực hiện.

2. Sau khi ký biên bản, người lao động có được rút lại thỏa thuận không?

Sau khi ký biên bản, người lao động không đương nhiên có quyền đơn phương rút lại thỏa thuận. Bởi theo khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, việc hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng là căn cứ làm chấm dứt hợp đồng. Do đó, nếu biên bản đã được ký hợp pháp thì người lao động muốn thay đổi hoặc hủy bỏ thỏa thuận về nguyên tắc phải được người sử dụng lao động đồng ý, trừ trường hợp có căn cứ pháp luật để yêu cầu tuyên bố giao dịch vô hiệu, chẳng hạn thỏa thuận được xác lập do bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép theo Điều 117 và Điều 127 Bộ luật Dân sự 2015.

Người lao động không thể tự ý rút lại thỏa thuận đã ký nếu biên bản được xác lập hợp pháp, chỉ có thể thay đổi, hủy bỏ khi hai bên thống nhất hoặc có căn cứ pháp luật.

3. Người lao động có được hưởng trợ cấp thất nghiệp khi chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận không?

Người lao động chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận vẫn có thể được hưởng trợ cấp thất nghiệp, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định. Theo khoản 1 Điều 38 Luật Việc làm 2025, một trong các điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp là người lao động chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định pháp luật và không thuộc trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật hoặc nghỉ việc khi đủ điều kiện hưởng lương hưu. Ngoài điều kiện trên, người lao động còn phải đáp ứng điều kiện về thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp, thời hạn nộp hồ sơ và tình trạng chưa có việc làm.

Vì vậy, chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận không phải là căn cứ loại trừ quyền hưởng trợ cấp thất nghiệp

4. Có thể ký biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động bằng phương thức điện tử không?

Các bên có thể ký biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động bằng phương thức điện tử, nếu việc giao kết đáp ứng các điều kiện về giao dịch điện tử và xác định được sự đồng ý của các bên. Theo khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hai bên được thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Đồng thời, Điều 8 và khoản 1 Điều 9 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử và thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản nếu có thể truy cập, sử dụng để tham chiếu.

Do đó, biên bản có thể được lập, gửi và ký trên nền tảng điện tử, miễn bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung, khả năng xác định chủ thể ký và khả năng lưu trữ, truy cập khi cần thiết. Việc sử dụng chữ ký điện tử phù hợp cũng giúp tăng giá trị chứng minh khi có tranh chấp.

5. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có giá trị làm chứng cứ khi giải quyết tranh chấp không?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có thể được sử dụng làm chứng cứ khi giải quyết tranh chấp, nếu biên bản đáp ứng điều kiện để được xem là chứng cứ theo quy định pháp luật. Theo Điều 93 và khoản 1 Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 sửa đổi bổ sung 2025, chứng cứ là những gì có thật được giao nộp, xuất trình cho Tòa án và được sử dụng để xác định tình tiết khách quan của vụ án, trong đó tài liệu đọc được là một nguồn chứng cứ. Biên bản có chữ ký của các bên, thể hiện rõ nội dung thỏa thuận, thời điểm chấm dứt hợp đồng và các quyền, nghĩa vụ liên quan có thể được sử dụng để chứng minh ý chí thỏa thuận của các bên và nội dung cam kết.

Vì vậy, biên bản thỏa thuận có thể là chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp, đặc biệt để chứng minh việc các bên đã thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và những nội dung đã cam kết.

V. Vì sao nên lựa chọn NPLaw khi giải quyết các vấn đề liên quan đến biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động?

Lựa chọn NPLaw khi giải quyết các vấn đề liên quan đến biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giúp người lao động và doanh nghiệp được hỗ trợ rà soát nội dung thỏa thuận, đánh giá quyền và nghĩa vụ của các bên, tư vấn phương án xử lý khi có vi phạm hoặc tranh chấp. Với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động, NPLaw có thể đồng hành từ giai đoạn tư vấn, thương lượng đến đại diện tham gia giải quyết tranh chấp, góp phần bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng.

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là căn cứ quan trọng ghi nhận sự thống nhất của người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời giúp xác định rõ quyền, nghĩa vụ của các bên và hạn chế tranh chấp sau khi chấm dứt quan hệ lao động. Vì vậy, các bên cần bảo đảm thỏa thuận được xác lập tự nguyện, nội dung rõ ràng, đúng quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các cam kết đã thống nhất.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn về trường hợp chi tiết cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.