Công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm phải làm gì để đúng luật?

Thực tế hiện nay, nhiều công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam nhằm quảng bá thương hiệu và tiếp cận thị trường. Tuy nhiên, hoạt động này không chỉ là vấn đề marketing mà còn gắn với các yêu cầu pháp lý về cấp phép, quảng cáo, bảo vệ người tiêu dùng và trách nhiệm khi phát sinh sự cố. Việc hiểu rõ quy định, chuẩn bị hồ sơ đúng và xác định trách nhiệm pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp triển khai sự kiện hiệu quả, hạn chế rủi ro và bảo đảm tuân thủ pháp luật.

I. Thực trạng hiện nay của công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và cạnh tranh thị trường ngày càng mạnh, nhu cầu của công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam đang gia tăng rõ rệt. Các doanh nghiệp thường lựa chọn hình thức hội thảo, triển lãm, lễ ra mắt sản phẩm, chương trình trải nghiệm hoặc sự kiện truyền thông nhằm nhanh chóng tiếp cận khách hàng và đối tác.

Thực tế cho thấy, nhiều công ty nước ngoài sử dụng sự kiện như một chiến lược thâm nhập thị trường, đặc biệt trong các lĩnh vực công nghệ, giáo dục, mỹ phẩm, thiết bị y tế và hàng tiêu dùng. Sự kiện không chỉ giúp quảng bá sản phẩm mà còn tạo dựng uy tín thương hiệu, thu thập dữ liệu khách hàng và kiểm chứng phản hồi thị trường trước khi mở rộng hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, thực tiễn cũng đặt ra nhiều vấn đề pháp lý. Một số doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định về cấp phép tổ chức sự kiện, hoạt động quảng cáo, trưng bày sản phẩm, sử dụng địa điểm hoặc nghĩa vụ bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Điều này có thể dẫn đến rủi ro như bị xử phạt hành chính, buộc dừng sự kiện, phát sinh tranh chấp hoặc ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

II. Công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm là gì?

Trước nhu cầu mở rộng thị trường và xây dựng nhận diện thương hiệu, việc hiểu rõ khái niệm công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm là gì trở thành nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức triển khai phù hợp và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Tầm quan trọng của công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm

Hoạt động công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong chiến lược thâm nhập và mở rộng thị trường tại Việt Nam. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm trực tiếp, nâng cao nhận diện thương hiệu, tạo cơ hội trải nghiệm thực tế cho khách hàng, đồng thời thiết lập quan hệ với đối tác, nhà phân phối và cơ quan quản lý. Đây cũng là công cụ marketing hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng độ tin cậy, thúc đẩy doanh số và khẳng định vị thế cạnh tranh trên thị trường.

2. Những điều cần lưu ý về công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm

Khi công ty nước ngoài tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam, cần lưu ý trước hết về điều kiện pháp lý: doanh nghiệp phải có hiện diện thương mại hợp pháp (văn phòng đại diện, chi nhánh) hoặc hợp tác với đơn vị Việt Nam để đứng ra tổ chức; một số hoạt động quảng cáo, khuyến mại, trưng bày có thể phải thông báo hoặc xin phép cơ quan quản lý theo quy định của Luật Thương mại 2005 và Luật Quảng cáo 2012 (sửa đổi 2025).

Đồng thời, nội dung giới thiệu sản phẩm phải đúng hồ sơ công bố, không gây nhầm lẫn, tuân thủ quy định về ghi nhãn, sở hữu trí tuệ và tiêu chuẩn chất lượng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý nghĩa vụ thuế, hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện, quyền sử dụng hình ảnh, dữ liệu khách hàng và trách nhiệm khi phát sinh rủi ro (an toàn sự kiện, khiếu nại quảng cáo), nhằm đảm bảo hoạt động giới thiệu sản phẩm diễn ra hợp pháp và hạn chế tranh chấp.

III. Quy định pháp luật liên quan đến công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm

Để tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam, công ty nước ngoài cần tuân thủ nhiều quy định pháp luật liên quan đến thương mại, quảng cáo, cấp phép sự kiện và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

1. Quy định cần lưu ý liên quan đến công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm

Khi công ty nước ngoài tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam, hoạt động này thường được xem là xúc tiến thương mại, quảng cáo, hội chợ – triển lãm hoặc tổ chức sự kiện thương mại, do đó phải tuân thủ nhiều quy định pháp luật liên quan, cụ thể:

• Theo Luật Thương mại 2005 (Điều 88): Hoạt động xúc tiến thương mại như hội chợ, triển lãm, trưng bày và giới thiệu sản phẩm phải được thực hiện đúng hình thức, điều kiện và thủ tục do cơ quan có thẩm quyền quy định. Doanh nghiệp nước ngoài khi tham gia phải thông qua thương nhân Việt Nam hoặc thực hiện theo cơ chế được phép tại Việt Nam.
• Theo Luật Quảng cáo 2012, sửa đổi 2025 (Điều 19 Luật Quảng cáo 2012, sửa đổi bởi Khoản 12 Điều 1 Luật Quảng cáo sửa đổi 2025): Việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong sự kiện phải bảo đảm nội dung trung thực, đúng quy chuẩn, không vi phạm quy định về hàng hóa cấm quảng cáo, đồng thời phải tuân thủ điều kiện quảng cáo đối với từng loại sản phẩm.
• Theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP (Điều 29, Điều 30): Hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại hoặc sự kiện xúc tiến thương mại phải thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước (thường là Sở Công Thương), trong đó nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm, chủ thể tổ chức.
• Ngoài ra, nếu công ty nước ngoài trực tiếp đứng ra tổ chức sự kiện tại Việt Nam, họ cần tuân thủ quy định về hiện diện thương mại, hợp tác với đối tác Việt Nam hoặc thuê đơn vị tổ chức sự kiện có giấy phép, đồng thời bảo đảm nghĩa vụ về thuế, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Tóm lại, công ty nước ngoài khi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm phải đồng thời tuân thủ quy định về xúc tiến thương mại, quảng cáo và thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức sự kiện, trong đó nghĩa vụ thông báo/đăng ký với cơ quan có thẩm quyền là yêu cầu pháp lý quan trọng cần đặc biệt lưu ý.

2. Những vi phạm liên quan đến công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm

Trong quá trình tổ chức sự kiện nhằm giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam, công ty nước ngoài có thể phát sinh nhiều vi phạm pháp lý nếu không tuân thủ đúng quy định về xúc tiến thương mại, quảng cáo, an ninh trật tự và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Các vi phạm phổ biến gồm:

• Tổ chức sự kiện khi chưa thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký: Một số chương trình giới thiệu sản phẩm phải thực hiện thủ tục thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý trước khi triển khai. Việc không thực hiện có thể bị xử phạt hành chính.
• Nội dung quảng cáo, giới thiệu sản phẩm sai sự thật hoặc gây nhầm lẫn: Nếu thông tin về sản phẩm không chính xác, phóng đại công dụng hoặc vi phạm quy định quảng cáo, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo pháp luật về quảng cáo và bảo vệ người tiêu dùng.
• Vi phạm điều kiện về giấy phép, địa điểm, an ninh trật tự: Sự kiện tổ chức tại địa điểm không đủ điều kiện, không bảo đảm phòng cháy chữa cháy, an toàn hoặc chưa xin phép cơ quan có thẩm quyền (đối với sự kiện có yếu tố biểu diễn, đông người…) đều có thể dẫn đến xử phạt.
• Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ: Việc trưng bày, giới thiệu sản phẩm có dấu hiệu sử dụng nhãn hiệu, kiểu dáng hoặc nội dung chưa được phép có thể làm phát sinh tranh chấp và trách nhiệm pháp lý.
• Không thực hiện nghĩa vụ bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng: Ví dụ không cung cấp thông tin rõ ràng về sản phẩm, chính sách bảo hành, đổi trả hoặc xử lý khiếu nại phát sinh trong sự kiện.

Theo đó, vi phạm thường tập trung vào ba nhóm chính: thủ tục pháp lý trước sự kiện, nội dung quảng bá sản phẩm và nghĩa vụ bảo đảm an toàn – quyền lợi người tham dự. Việc tuân thủ đầy đủ quy định giúp công ty nước ngoài hạn chế rủi ro xử phạt và tranh chấp phát sinh khi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm.

IV. Giải đáp các thắc mắc về công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm

Phần dưới đây tổng hợp các câu hỏi thường gặp khi công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình, trách nhiệm pháp lý và cách xử lý rủi ro liên quan.

1. Ai là người chịu trách nhiệm pháp lý nếu có sự cố xảy ra trong sự kiện mà công ty nước ngoài cần tổ chức để giới thiệu sản phẩm?

Nếu xảy ra sự cố trong sự kiện giới thiệu sản phẩm (như hội chợ, triển lãm thương mại), chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý trước hết là thương nhân đứng tên tổ chức sự kiện và thương nhân tham gia trưng bày.

Căn cứ Điều 28 Nghị định 81/2018/NĐ-CP về nghĩa vụ của thương nhân tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại:

• Thương nhân tổ chức sự kiện phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, cung cấp thông tin đầy đủ cho các bên tham gia và có trách nhiệm giải quyết khiếu nại, phản ánh của người tiêu dùng hoặc tổ chức, cá nhân liên quan đến sự kiện và hàng hóa trưng bày.
• Thương nhân tham gia trưng bày phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về hàng hóa, dịch vụ được giới thiệu và về tính chính xác của thông tin đã cung cấp.

Do đó, nếu phát sinh sự cố (ví dụ: tranh chấp chất lượng sản phẩm, khiếu nại người tiêu dùng, vi phạm thông tin quảng bá…), trách nhiệm pháp lý sẽ được xác định theo vai trò:

• Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý sự kiện;
• Đơn vị trưng bày chịu trách nhiệm trực tiếp về sản phẩm, dịch vụ và thông tin giới thiệu.

Nói cách khác, công ty nước ngoài khi tổ chức sự kiện cần xác định rõ tư cách tổ chức, phân định trách nhiệm với đơn vị phối hợp trong hợp đồng để hạn chế rủi ro pháp lý khi xảy ra sự cố.

2. Quy trình cấp phép tổ chức sự kiện cho công ty nước ngoài cần tổ chức để giới thiệu sản phẩm diễn ra như thế nào?

Quy trình cấp phép tổ chức sự kiện (hội chợ, triển lãm thương mại) cho công ty nước ngoài để giới thiệu sản phẩm được thực hiện theo Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thương mại về xúc tiến thương mại (quy định về đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại), có thể khái quát thành các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, tối thiểu gồm:

• Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại (theo mẫu);
• Thông tin về thương nhân tổ chức, tên sự kiện, chủ đề, thời gian, địa điểm, quy mô dự kiến;
• Các nội dung liên quan đến hoạt động trưng bày, giải thưởng, chứng nhận (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền

Theo quy định:

• Nộp tại Sở Công Thương nơi tổ chức sự kiện (tổ chức tại Việt Nam);
• Nộp tại Bộ Công Thương nếu tổ chức cho thương nhân tham gia sự kiện ở nước ngoài.

Hình thức nộp gồm: nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua dịch vụ công trực tuyến.

Bước 3: Thực hiện đăng ký đúng thời hạn

Thương nhân phải đăng ký:

• Chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc (tổ chức tại Việt Nam);
• Chậm nhất 45 ngày trước ngày khai mạc (tổ chức ở nước ngoài);

và có thể đăng ký sớm tối đa 365 ngày trước khi diễn ra sự kiện.

Bước 4: Cơ quan nhà nước xem xét và xác nhận

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ:

• Cơ quan có thẩm quyền xác nhận hoặc từ chối bằng văn bản;
• Nếu từ chối phải nêu rõ lý do.

Trường hợp có nhiều đơn đăng ký trùng tên, thời gian, địa điểm, cơ quan quản lý sẽ hiệp thương hoặc lựa chọn dựa trên năng lực, kinh nghiệm tổ chức.

Bước 5: Tổ chức sự kiện và báo cáo kết quả

Sau khi sự kiện kết thúc, trong 30 ngày, thương nhân phải:

• Gửi báo cáo kết quả tổ chức theo nội dung đã đăng ký;
• Bảo đảm điều kiện tổ chức (gian hàng tiêu chuẩn, điện, nước, an ninh, vệ sinh…).

Tóm lại, công ty nước ngoài muốn tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước trước khi tổ chức, tuân thủ thời hạn, nội dung hồ sơ và nghĩa vụ báo cáo sau sự kiện theo quy định của Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

3. Các tài liệu pháp lý nào cần chuẩn bị khi công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm?

Theo Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP về đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại, hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị khi công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm gồm:

• Văn bản đăng ký tổ chức sự kiện (theo mẫu quy định), nêu rõ tên, thời gian, địa điểm, nội dung sự kiện.
• Tài liệu pháp lý của doanh nghiệp tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đầu tư hoặc tài liệu tương đương của công ty nước ngoài hoặc đơn vị đại diện tại Việt Nam.
• Hồ sơ về sản phẩm trưng bày, quảng bá: danh mục hàng hóa, tài liệu chứng minh quyền phân phối/quyền quảng cáo và giấy phép chuyên ngành (nếu sản phẩm thuộc ngành có điều kiện).
• Văn bản ủy quyền hoặc hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện (nếu công ty nước ngoài thuê đơn vị tại Việt Nam thực hiện).
• Tài liệu về địa điểm tổ chức: thỏa thuận thuê địa điểm và phương án bảo đảm điều kiện tổ chức sự kiện.

Vậy nên, công ty nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký tổ chức sự kiện, tài liệu pháp lý doanh nghiệp, hồ sơ sản phẩm, giấy ủy quyền (nếu có) và tài liệu về địa điểm để được cơ quan có thẩm quyền xác nhận tổ chức.

4. Trách nhiệm của công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm trong việc bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng là gì?

Trách nhiệm bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng khi công ty nước ngoài tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm được đặt ra theo quy định của Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 và pháp luật thương mại có liên quan.

Cụ thể, khoản 2 Điều 4 Luật này quy định khách hàng có quyền được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về hàng hóa, dịch vụ, bao gồm nguồn gốc, tính năng, giá, điều kiện sử dụng và cảnh báo rủi ro (nếu có). Đồng thời, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đã công bố và giải quyết khiếu nại, phản ánh phát sinh từ người tham dự sự kiện.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 33 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, nếu phát hiện sản phẩm có khuyết tật, tổ chức kinh doanh có trách nhiệm ngừng cung cấp, thu hồi sản phẩm và thông báo công khai việc thu hồi theo quy định để bảo đảm an toàn cho người tiêu dùng.

Như vậy, khi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam, công ty nước ngoài phải bảo đảm minh bạch thông tin, chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa trưng bày, thiết lập cơ chế tiếp nhận và xử lý khiếu nại, đồng thời thực hiện nghĩa vụ thu hồi và cảnh báo nếu sản phẩm có rủi ro, đây là các nghĩa vụ cốt lõi nhằm bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

5. Quy trình xử lý tranh chấp phát sinh từ sự kiện mà công ty nước ngoài cần tổ chức để giới thiệu sản phẩm là gì?

Quy trình xử lý tranh chấp phát sinh từ sự kiện giới thiệu sản phẩm của công ty nước ngoài thường được thực hiện theo các bước cơ bản phù hợp với pháp luật thương mại Việt Nam (tham khảo Điều 317 Luật Thương mại 2005 về các hình thức giải quyết tranh chấp):

Bước 1. Xác định tranh chấp và rà soát hợp đồng

Các bên xác định nội dung tranh chấp (ví dụ: trách nhiệm tổ chức, chi phí, quyền quảng bá, sự cố phát sinh…) và đối chiếu điều khoản hợp đồng, thỏa thuận tổ chức sự kiện, điều kiện bồi thường.

Bước 2. Thương lượng trực tiếp

Theo nguyên tắc ưu tiên thỏa thuận trong thương mại, các bên tiến hành đàm phán để tìm giải pháp (điều chỉnh nghĩa vụ, bồi thường, tiếp tục thực hiện sự kiện…). Đây là bước nhanh và tiết kiệm chi phí nhất.

Bước 3. Hòa giải (nếu thương lượng không thành)

Các bên có thể lựa chọn bên thứ ba trung lập (tổ chức hòa giải, chuyên gia pháp lý) để hỗ trợ đạt thỏa thuận. Kết quả hòa giải thành có thể được lập thành văn bản ràng buộc.

Bước 4. Trọng tài thương mại hoặc Tòa án

Nếu không giải quyết được bằng thương lượng/hòa giải, tranh chấp được đưa ra:

• Trọng tài thương mại: khi hợp đồng có điều khoản trọng tài; ưu điểm là nhanh, bảo mật.
• Tòa án có thẩm quyền: khi không có thỏa thuận trọng tài hoặc các bên lựa chọn Tòa án.

Bước 5. Thi hành kết quả giải quyết tranh chấp

Các bên thực hiện phán quyết trọng tài hoặc bản án, bao gồm nghĩa vụ bồi thường, thanh toán chi phí, chấm dứt hoặc tiếp tục hợp tác theo quyết định có hiệu lực.

Tóm lại, quy trình xử lý tranh chấp thường đi theo thứ tự: rà soát hợp đồng, thương lượng, hòa giải, trọng tài/Tòa án, thi hành, trong đó thương lượng và hòa giải luôn được khuyến khích để giảm rủi ro và chi phí cho sự kiện.

V. Bạn đang cần một chuyên gia pháp lý hỗ trợ trong việc công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm?

Việc công ty nước ngoài cần tổ chức sự kiện để giới thiệu sản phẩm tại Việt Nam đòi hỏi tuân thủ chặt chẽ quy định về cấp phép, quảng cáo và bảo vệ người tiêu dùng. Đồng hành cùng chuyên gia pháp lý như NPLaw giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, kiểm soát rủi ro và xử lý tranh chấp hiệu quả.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.