Cung cấp bằng chứng về lý do sa thải là một trong các thủ tục quan trọng để chứng minh quyết định sa thải của người sử dụng lao động là hợp pháp. Bài viết dưới đây, sẽ nêu các quy định pháp luật về cung cấp bằng chứng về lý do sa thải và giải đáp một số thắc mắc liên quan nhằm giúp cá nhân, tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
I. Thực trạng liên quan đến cung cấp bằng chứng về lý do sa thải
Việc cung cấp bằng chứng để sa thải người lao động hiện nay đối mặt với nhiều rào cản khắt khe do khung pháp lý bảo vệ quyền lợi người lao động khá chặt chẽ. Để sa thải nhân viên hợp pháp, công ty cần cung cấp bằng chứng rõ ràng, văn bản hóa lý do dựa trên nội quy lao động hoặc pháp luật hiện hành. Tuy nhiên trong quá trình xử lý kỷ luật sa thải người sử dụng lao động vẫn còn nhiều thiếu sót do không nắm rõ luật, xử lý sai quy trình hoặc thiếu bằng chứng, bằng chứng không thuyết phục dẫn đến tranh chấp hoặc bị người lao động khiếu nại.
II. Khái niệm về cung cấp bằng chứng về lý do sa thải
Để hiểu rõ hơn về các quy định pháp luật liên quan đến cung cấp bằng chứng về lý do sa thải. Hãy cùng NPLaw tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.
1. Cung cấp bằng chứng về lý do sa thải là gì?
Pháp luật lao động hiện hành không có quy định cụ thể sa thải là gì, tuy nhiên theo khoản 4 Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 có thể thấy sa thải là một trong bốn hình thức xử lý kỷ luật được áp dụng đối với người lao động được pháp luật công nhận, cho phép người sử dụng lao động được áp dụng đối với người lao động có hành vi vi phạm nghiêm trọng nội quy lao động và thuộc các trường hợp pháp luật quy định được phép sa thải.
Theo điểm a khoản 1 Điều 122 quy định người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động.
Như vậy, có thể hiểu, cung cấp bằng chứng về lý do sa thải là việc người sử dụng lao động đưa ra các tài liệu, chứng cứ hợp pháp chứng minh người lao động vi phạm kỷ luật nghiêm trọng thuộc các trường hợp sa thải theo quy định.
2. Vì sao người sử dụng lao động phải cung cấp bằng chứng khi sa thải người lao động?
Theo khoản 4 Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, sa thải là một trong các hình thức xử lý kỷ luật lao động. Và tại điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động.
Do đó, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải chứng minh được lỗi của người lao động khi thực hiện xử lý kỷ luật lao động. Nếu không có bằng chứng xác thực về hành vi vi phạm, quyết định sa thải sẽ bị coi là trái pháp luật.
3. Việc cung cấp bằng chứng không đầy đủ ảnh hưởng như thế nào đến hiệu lực của quyết định sa thải?
Việc cung cấp bằng chứng không đầy đủ có thể dẫn đến quyết định sa thải bị coi là trái pháp luật do không chứng minh được lỗi của người lao động. Cụ thể:
- Vô hiệu quyết định sa thải: Sa thải phải được thực hiện theo trình tự, thủ tục chặt chẽ được quy định tại Điều 122, Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Việc sa thải khi không đủ căn cứ, không có bằng chứng rõ ràng về hành vi vi phạm hoặc trình tự không đúng, dẫn đến quyết định bị hủy bỏ bởi cơ quan có thẩm quyền.
- Trách nhiệm bồi thường và nhận lại người lao động: Người sử dụng lao động phải nhận lại người lao động, trả lương trong những ngày không được làm việc, bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động cho theo khoản 1 Điều 41 Bộ luật Lao động 2019. Ngoài việc nhận lại và thanh toán tiền lương, người sử dụng lao động có thể phải bồi thường thêm nếu người lao động chứng minh được thiệt hại do bị sa thải trái pháp luật. Thiệt hại này có thể bao gồm thu nhập bị mất, chi phí tìm việc làm mới hoặc thiệt hại tinh thần.
- Rủi ro tranh chấp lao động: Thiếu bằng chứng tạo điều kiện cho người lao động khiếu nại, khởi kiện, gây tốn kém thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Tóm lại, việc cung cấp bằng chứng không đầy đủ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu lực của quyết định sa thải.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến cung cấp bằng chứng về lý do sa thải
Tìm hiểu các quy định về cung cấp bằng chứng về lý do sa thải là nhu cầu và mong muốn của nhiều chủ thể. Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra các quy định về cung cấp bằng chứng về lý do sa thải theo quy định mới nhất hiện nay.
1. Có bắt buộc phải cung cấp bằng chứng khi sa thải người lao động không?
Theo khoản 4 Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, sa thải là một trong các hình thức xử lý kỷ luật lao động. Và tại điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động.
Vì vậy, khi sa thải người lao động, người sử dụng lao động bắt buộc phải cung cấp bằng chứng chứng minh được lỗi của người lao động.
2. Ai có nghĩa vụ cung cấp bằng chứng về lý do sa thải trong quan hệ lao động?
- Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động.
- Và theo khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng quy định như sau:
- Người sử dụng lao động phải lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi trong trường hợp phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm.
- Nếu phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì người sử dụng lao động thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.
Có thể thấy theo quy định trên người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải cung cấp bằng chứng về lý do sa thải trong quan hệ lao động.
3. Những loại tài liệu nào được coi là bằng chứng hợp pháp về lý do sa thải?
Tùy vào lý do sa thải mà bằng chứng sẽ khác nhau, những loại tài liệu được coi là bằng chứng hợp pháp về lý do sa thải có thể kể đến bao gồm:
- Biên bản, hình ảnh/video camera giám sát, kết luận của cơ quan công an (nếu có) trong trường hợp trộm cắp, tham ô, đánh bạc;
- Thỏa thuận bảo mật (NDA), chứng cứ email/file gửi ra ngoài, bản ghi chép các dữ liệu bị sao chép trong trường hợp tiết lộ bí mật kinh doanh;
- Biên bản vi phạm: Được lập ngay tại thời điểm phát hiện hành vi, có chữ ký của người làm chứng.
- Nội quy lao động của công ty: Tài liệu đã được đăng ký hoặc thông báo, chứng minh hành vi vi phạm thuộc trường hợp bị sa thải.
- Hợp đồng lao động: Để xác định quyền và nghĩa vụ của người lao động.
- Giấy triệu tập cuộc họp kỷ luật: Chứng minh công ty đã tuân thủ quy trình thông báo cho người lao động.
Nhìn chung, những loại tài liệu trên được coi là bằng chứng hợp pháp về lý do sa thải người lao động.
4. Người sử dụng lao động phải cung cấp bằng chứng vào thời điểm nào khi thực hiện sa thải?
Theo khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động như sau:
- Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi. Trường hợp người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.
- Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp.
Theo đó, người sử dụng lao động phải cung cấp bằng chứng chứng minh lỗi của người lao động tại thời điểm:
- Thời điểm có hành vi vi phạm: Khi phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động cần lập biên bản ghi nhận sự việc ngay tại thời điểm vi phạm, đây là bằng chứng quan trọng nhất.
- Trước cuộc họp xử lý kỷ luật (ít nhất 05 ngày làm việc): Người sử dụng lao động gửi thông báo bằng văn bản, trong đó bao gồm nội dung, thời gian, địa điểm và hành vi vi phạm bao gồm bằng chứng cho người lao động để họ chuẩn bị.
- Tại cuộc họp xử lý kỷ luật: Người sử dụng lao động trình bày các bằng chứng, tài liệu chứng minh lỗi của người lao động để các bên (người lao động, tổ chức đại diện người lao động) cùng xem xét.
Tóm lại, người sử dụng lao động phải cung cấp bằng chứng chứng minh lỗi của người lao động ngay tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm (lập biên bản) hoặc trước và trong cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến cung cấp bằng chứng về lý do sa thải
Để hiểu rõ hơn các quy định về cung cấp bằng chứng về lý do sa thải, sau đây là một số câu hỏi và giải đáp thắc mắc về vấn đề này.
1. Doanh nghiệp không cung cấp bằng chứng về lý do sa thải thì quyết định sa thải có hợp pháp không?
Theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:
- Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;
- Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;
- Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;
- Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.
Có thể thấy, bằng chứng về lý do sa thải là một trong những điều kiện bắt buộc phải có khi xử lý kỷ luật lao động, nếu doanh nghiệp không cung cấp bằng chứng về lý do sa thải thì quyết định sa thải không hợp pháp.
2. Trường hợp người lao động không hợp tác trong việc lập bằng chứng thì doanh nghiệp xử lý thế nào?
- Theo điểm b khoản 2 Điều 5 Bộ luật lao động 2019 quy định người lao động có nghĩa vụ phải chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động; tuân theo sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động.
Và điểm c khoản 1 Điều 22 Bộ luật lao động 2019 cũng quy định khi xử lý kỷ luật lao động thì người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.
- Trường hợp người lao động không hợp tác trong việc lập bằng chứng thì người sử dụng lao động cần lập biên bản ghi nhận việc người lao động từ chối hợp tác cung cấp bằng chứng để xử lý kỷ luật lao động theo trình tự quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện biện pháp như:
- Mời người chứng kiến, làm chứng: Mời ít nhất 02 người chứng kiến (có thể là đồng nghiệp, bảo vệ hoặc cấp trên trực tiếp) để chứng kiến việc người lao động từ chối ký vào biên bản hoặc hợp tác để xử lý kỷ luật.
- Ghi nhận bằng video/hình ảnh: Nếu cần thiết, có thể quay video lại quá trình đọc biên bản cho người lao động nghe và việc họ từ chối ký/xác nhận (đảm bảo thực hiện văn minh, không cưỡng chế).
- Đại diện tổ chức người lao động: Mời đại diện tổ chức người lao động chứng kiến và ký xác nhận vào biên bản ghi nhận việc người lao động không hợp tác.
Nhìn chung, khi người lao động không hợp tác trong việc lập bằng chứng thì doanh nghiệp có thể xử lý như trên.
3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì để tránh rủi ro pháp lý khi cung cấp bằng chứng về lý do sa thải?
- Có căn cứ pháp lý để áp dụng hình thức sa thải: Doanh nghiệp chỉ được phép sa thải người lao động trong các trường hợp pháp luật cho phép theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.
- Tuân thủ nguyên tắc, trình tự và thủ tục sa thải: Sa thải phải được thực hiện theo trình tự, thủ tục chặt chẽ được quy định tại Điều 122, Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Cụ thể, doanh nghiệp cần đảm bảo:
- Chứng minh được lỗi của người lao động thông qua biên bản sự việc, bằng chứng cụ thể.
- Lập biên bản vi phạm ngay khi phát hiện hành vi vi phạm để làm cơ sở xử lý kỷ luật.
- Mời người lao động tham gia cuộc họp xử lý kỷ luật với sự có mặt của tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và lập biên bản ghi nhận toàn bộ quá trình họp.
- Ban hành quyết định xử lý kỷ luật bằng văn bản và gửi đến người lao động.
Nếu doanh nghiệp bỏ qua bất kỳ bước nào trong trình tự trên hoặc không thông báo đầy đủ cho người lao động, quyết định sa thải có thể bị tòa án tuyên là không hợp pháp.
- Tính hợp pháp của bằng chứng: Bằng chứng phải xác thực, không giả mạo và được thu thập thông qua các quy trình được quy định rõ trong nội quy lao động.
Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề trên để tránh rủi ro pháp lý khi cung cấp bằng chứng về lý do sa thải.
4. Doanh nghiệp có được bổ sung bằng chứng về lý do sa thải sau khi đã ban hành quyết định sa thải không?
Theo khoản 3 Điều 123, điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có thể hiểu doanh nghiệp không được phép bổ sung bằng chứng về lý do sa thải sau khi đã ban hành quyết định sa thải. Mọi bằng chứng về lỗi của người lao động phải được lập thành biên bản và xác lập trước hoặc tại thời điểm họp xử lý kỷ luật, đảm bảo đúng trình tự, thủ tục pháp lý.
5. Người lao động nên làm gì khi nghi ngờ doanh nghiệp không trung thực trong việc cung cấp bằng chứng về lý do sa thải?
Trường hợp người lao động nghi ngờ doanh nghiệp không trung thực trong việc cung cấp bằng chứng về lý do sa thải, người lao động có thể tự đòi lại quyền lợi chính đáng cho mình nhờ những cách sau:
- Khiếu nại:
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 24/2018/NĐ-CP về trình tự thực hiện khiếu nại của người lao động
- Người lao động gửi khiếu nại lần đầu: Gửi khiếu nại tới người sử dụng lao động.
Nếu không được giải quyết hoặc việc giải quyết của người sử dụng lao động không thỏa đáng thì thực hiện khiếu nại lần hai.
- Người lao động gửi khiếu nại lần hai: Tới Chánh Thanh tra Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Hòa giải: Người lao động có thể nhờ hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động.
Theo Điều 188, Điều 189 Bộ luật Lao động 2019, tranh chấp lao động nói chung và tranh chấp về kỷ luật sa thải đều có thể sử dụng cách hòa giải để giải quyết tranh chấp.
- Khởi kiện tại Tòa án:
Theo Điều 188 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 32 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 (được sửa đổi bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 219 Bộ luật Lao động 2019), với tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải, người lao động có thể trực tiếp khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Kết luận lại, người lao động khi nghi ngờ doanh nghiệp không trung thực trong việc cung cấp bằng chứng về lý do sa thải có thể thực hiện các biện pháp nêu trên.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về cung cấp bằng chứng về lý do sa thải?
Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về cung cấp bằng chứng về lý do sa thải mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, NPLaw cung cấp dịch vụ pháp lý uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo tốt nhất quyền lợi hợp pháp cho Quý Khách hàng. Nếu cần hỗ trợ về vấn đề pháp lý, bạn có thể liên hệ NPLaw để được tư vấn về hỗ trợ.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
