Cùng NPLAW tìm hiểu về bầu hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Việc bầu Hội đồng quản trị không chỉ ảnh hưởng đến sự vận hành của công ty mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc hiểu rõ quy trình, điều kiện và các nguyên tắc cần tuân thủ khi bầu Hội đồng quản trị. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về vấn đề này, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và tránh những sai sót không đáng có.

Sau đây, kính mời quý độc giả hãy cùng NPLAW tìm hiểu các vấn đề liên quan đến bầu hội đồng quản trị nhé!

I. Tìm hiểu về bầu Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất trong công ty cổ phần, có trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược và giám sát hoạt động điều hành của doanh nghiệp. Việc bầu Hội đồng quản trị là một bước quan trọng nhằm đảm bảo công ty có một đội ngũ lãnh đạo phù hợp, đủ năng lực để định hướng sự phát triển bền vững.

Quá trình bầu Hội đồng quản trị thường được thực hiện trong các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc theo quy định nội bộ của công ty. Việc bầu cử cần tuân theo các nguyên tắc pháp lý nhằm đảm bảo tính minh bạch, khách quan và đúng pháp luật. Các tiêu chí về số lượng thành viên, điều kiện ứng cử, phương thức bầu chọn và quyền biểu quyết của cổ đông đều phải tuân thủ các quy định hiện hành.

Để hiểu rõ hơn về quy trình bầu Hội đồng quản trị, bài viết sẽ phân tích các quy định pháp luật liên quan, giải đáp một số thắc mắc phổ biến và cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý.

II. Quy định pháp luật về bầu Hội đồng quản trị

1. Bầu hội đồng quản trị được hiểu thế nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định như sau:

“1. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

…”

Theo quy định trên, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty cổ phần, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. 

Như vậy, việc bầu Hội đồng quản trị là quá trình lựa chọn và bổ nhiệm các cá nhân vào vị trí thành viên Hội đồng quản trị để thực hiện vai trò quản lý, định hướng chiến lược và giám sát hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình này được thực hiện theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty, nhằm đảm bảo tính minh bạch, dân chủ và hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp.

2. Điều kiện, cách thức bầu hội đồng quản trị được quy định thế nào?

Thành viên Hội đồng quản trị phải đáp ứng những điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều 155 Luật doanh nghiệp 2020:

(i) Không thuộc đối tượng không được quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật doanh nghiệp 2020, cụ thể như sau: 

“a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;

b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;

c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;

d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật này, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;

e) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.

Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh có yêu cầu, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh;

g) Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.”

(ii) Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh của công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định khác.

(iii) Thành viên Hội đồng quản trị công ty có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị của công ty khác;

(iv) Thành viên Hội đồng quản trị không được là người có quan hệ gia đình của Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty; của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ đối với doanh nghiệp nhà nước sau:

+ Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết

+ Công ty con của Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ; Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Ngoài ra, thành viên độc lập Hội đồng quản trị theo cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, thì thành viên độc lập Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện được quy định theo khoản 2 Điều 155 Luật doanh nghiệp 2020 sau đây:

- Không phải là người đang làm việc cho công ty, công ty mẹ hoặc công ty con của công ty; không phải là người đã từng làm việc cho công ty, công ty mẹ hoặc công ty con của công ty ít nhất trong 03 năm liền trước đó;

- Không phải là người đang hưởng lương, thù lao từ công ty, trừ các khoản phụ cấp mà thành viên Hội đồng quản trị được hưởng theo quy định;

- Không phải là người có vợ hoặc chồng, bố đẻ, bố nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của công ty; là người quản lý của công ty hoặc công ty con của công ty;

- Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 01% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty;

- Không phải là người đã từng làm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát của công ty ít nhất trong 05 năm liền trước đó, trừ trường hợp được bổ nhiệm liên tục 02 nhiệm kỳ.

3. Thẩm quyền bầu hội đồng quản trị?

Căn cứ theo điểm c khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông như sau:

“2. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ sau đây: ...

c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát”

Như vậy, việc bầu thành viên Hội đồng quản trị thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Cổ đông công ty cần triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông để bỏ phiếu biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị.

III. Một số thắc mắc về bầu Hội đồng quản trị

1. Khi nào thì bầu Hội đồng quản trị?

Hội đồng quản trị được bầu trong các trường hợp sau:

(i) Việc bầu thành viên Hội đồng quản trị thường diễn ra tại Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020.

(ii) Khi có thành viên Hội đồng quản trị hết nhiệm kỳ theo Điều 154 Luật doanh nghiệp 2020 như sau:

“Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Một cá nhân chỉ được bầu làm thành viên độc lập Hội đồng quản trị của một công ty không quá 02 nhiệm kỳ liên tục.”

(iii) Khi có thành viên bị miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc từ chức

Nếu một thành viên Hội đồng quản trị bị miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc từ chức, công ty có thể tổ chức Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung thay thế.

(iv) Khi thành viên Hội đồng quản trị không còn đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện

Nếu thành viên Hội đồng quản trị mất năng lực hành vi dân sự, bị kết án hoặc không đáp ứng điều kiện theo luật định, Đại hội đồng cổ đông có thể bầu người thay thế.

Tóm lại, việc bầu Hội đồng quản trị thường diễn ra tại Đại hội đồng cổ đông theo kế hoạch định kỳ hoặc khi có nhu cầu thay thế thành viên.

2. Bầu Hội đồng quản trị có cần tuân thủ nguyên tắc nào không?

Căn cứ tại điểm c khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về bầu thành viên Hội đồng quản trị. Theo đó, việc bầu thành viên Hội đồng quản trị được tiến hành tại Đại hội đồng cổ đông. Bên cạnh đó, cách thức bầu hội đồng quản trị được quy định tại khoản 3 Điều 148 Luật doanh nghiệp 2020 cụ thể là:

“3. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.”

Theo đó, việc bầu thành viên Hội đồng quản trị phải đảm bảo nguyên tắc sau:

(i) Nguyên tắc bỏ phiếu dồn số, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. 

(ii) Mỗi cổ đông có số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần mà mình sở hữu nhân với số thành viên được bầu vào Hội đồng quản trị.

(iii) Cổ đông có quyền dồn toàn bộ hoặc một phần số phiếu của mình cho một hoặc một số ứng viên.

(iv) Thành viên trúng cử là người có số phiếu cao nhất theo thứ tự từ trên xuống cho đến khi đủ số lượng cần bầu.

Như vậy, việc bầu Hội đồng quản trị phải được thực hiện thông qua Đại hội đồng cổ đông và tuân thủ theo phương thức bỏ phiếu dồn số, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác.

3. Bầu Hội đồng quản trị có bắt buộc lập văn bản không?

Như đã phân tích, việc bầu Hội đồng quản trị phải được thực hiện thông qua Đại hội đồng cổ đông. Theo đó, tại khoản 1 Điều 150 Luật doanh nghiệp 2020 thì việc bầu hội đồng quản trị thông qua cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bắt buộc lập thành văn bản để đảm bảo tính pháp lý, làm căn cứ cho việc công nhận thành viên Hội đồng quản trị mới và thực hiện các thủ tục liên quan.

4. Bầu Hội đồng quản trị có cần công bố thông tin không?

Căn cứ tại điểm b khoản 2 Điều 176 Luật Doanh nghiệp 2020 về việc quy định công ty cổ phần công bố trên trang thông tin điện tử của mình thông tin sau đây:

“b) Sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn và kinh nghiệm nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty”

Như vậy, công ty cổ phần phải công bố trên trang thông tin điện tử của mình những thông tin sau của các thành viên Hội đồng quản trị:

- Sơ yếu lý lịch.

- Trình độ học vấn.

- Kinh nghiệm nghề nghiệp.

5. Có được ủy quyền cho người khác bầu Hội đồng quản trị không?

Căn cứ theo điểm b khoản 9, khoản 11 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp. Theo đó, thành viên Hội đồng quản trị có thể ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến bầu Hội đồng quản trị

Trong bối cảnh pháp lý phức tạp hiện nay, việc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý là một giải pháp tối ưu để thực hiện tốt nhất các quy định pháp luật. Các luật sư sẽ hỗ trợ trong việc tư vấn các vấn đề về bầu hội đồng quản trị, đồng thời đưa ra các giải pháp hiệu quả nhất cho khách hàng.