Cùng NPLAW tìm hiểu về đăng ký vốn điều lệ

Vốn điều lệ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định quy mô và tiềm lực tài chính của một doanh nghiệp. Đây không chỉ là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh mà còn thể hiện cam kết tài chính của các thành viên góp vốn đối với công ty và đối tác. Tuy nhiên, quy trình đăng ký vốn điều lệ và các quy định pháp luật liên quan thường gây nhiều thắc mắc cho doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị mới thành lập. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về đăng ký vốn điều lệ, giải đáp các câu hỏi thường gặp và hướng dẫn doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Sau đây, kính mời quý độc giả hãy cùng Nplaw tìm các vấn đề liên quan đến đăng ký vốn điều lệ nhé!

I. Tìm hiểu về đăng ký vốn điều lệ

Theo khoản 34 Điều 4 Luật doanh nghiệp 2020 đưa ra định nghĩa vốn điều lệ là: 

“Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.”

Vốn điều lệ là một khái niệm quen thuộc khi thành lập doanh nghiệp, thể hiện số vốn mà các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp vào doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Đây không chỉ là cơ sở xác định quy mô tài chính của doanh nghiệp mà còn là căn cứ để xác định tỷ lệ góp vốn, quyền lợi và nghĩa vụ của các thành viên hoặc cổ đông.

Hiểu rõ về quy định pháp luật và các thủ tục liên quan đến đăng ký vốn điều lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quyền lợi và nghĩa vụ trong hoạt động kinh doanh. 

II. Quy định pháp luật về đăng ký vốn điều lệ

1. Đăng ký vốn điều lệ là gì?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 23 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp bao gồm thông tin vốn điều lệ, có thể thấy việc đăng ký vốn điều lệ là một trong những thông tin bắt buộc trong thủ tục đăng ký để được cấp giấy chứng nhận doanh nghiệp.

Đăng ký vốn điều lệ là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp thành lập hoặc khi có thay đổi về vốn điều lệ. Thủ tục này được thực hiện nhằm đảm bảo minh bạch về mặt pháp lý và là cơ sở để Nhà nước quản lý hoạt động của doanh nghiệp. 

2. Đăng ký vốn điều lệ khi nào?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 23 Luật doanh nghiệp 2020, việc kê khai vốn điều lệ phải được doanh nghiệp thực hiện đăng ký ngay từ khi chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và trình cơ quan có thẩm quyền nhằm quyết định, phê duyệt hoạt động của công ty. 

3. Quy trình đăng ký vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Vốn điều lệ là một trong những nội dung quan trọng và bắt buộc được đưa vào điều lệ công ty từ giai đoạn chuẩn bị giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 24 Luật doanh nghiệp 2020. 

Bước 2: Nộp hồ sơ

Căn cứ theo khoản 1 Điều 26 Luật doanh nghiệp 2020, sau khi chuẩn bị hồ sơ đề nghị, người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo phương thức sau đây:

a) Nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;

b) Nộp qua dịch vụ bưu chính;

c) Nộp qua mạng thông tin điện tử

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ theo khoản 5 Điều 26 Luật doanh nghiệp 2020, trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp đăng ký doanh nghiệp. 

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp. Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

III. Giải đáp một số thắc mắc về đăng ký vốn điều lệ

1. Có cần chứng minh khả năng tài chính khi đăng ký vốn điều lệ không?

Hiện nay pháp luật không quy định về nghĩa vụ chứng minh vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp. Tại các bước đăng ký thành lập, doanh nghiệp cũng không cần chứng minh vốn điều lệ. Thông thường, vốn điều lệ do doanh nghiệp tự đăng ký, tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung kê khai, lưu ý là nghiêm cấm hành vi khai khống vốn điều lệ theo khoản 5 Điều 16 Luật doanh nghiệp 2020.

Tuy nhiên, nếu ngành nghề đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp có yêu cầu vốn pháp định thì vốn điều lệ không được thấp hơn vốn pháp định, trường hợp yêu cầu vốn ký quỹ thì doanh nghiệp sẽ cần phải chứng minh. 

2. Thời hạn đăng ký vốn điều lệ là bao lâu?

Theo khoản 4 Điều 23 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp bao gồm thông tin vốn điều lệ. Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 47, khoản 2 Điều 75, khoản 1 Điều 113 Luật doanh nghiệp 2020 quy định thành viên/chủ sở hữu/cổ đông công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty TNHH 1 thành viên, công ty cổ phần phải góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

3. Trường hợp đăng ký vốn điều lệ nhưng không góp vốn, không đầy đủ thì xử lý thế nào?

Việc cố tình kê khai, đăng ký vốn “ảo” tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Theo khoản 5 Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020, việc kê khai khống vốn điều lệ, không góp đủ số vốn điều lệ như đã đăng ký là hành vi bị nghiêm cấm và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 47 Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Dù vốn góp ảo, nhưng trường hợp phát sinh nghĩa vụ, các cổ đông hay thành viên góp vốn vẫn phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn góp đã đăng ký cũng như tiềm ẩn rủi ro phát sinh tranh chấp liên quan đến phân chia lợi nhuận, trách nhiệm giữa các cổ đông/thành viên góp vốn.

 Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp không góp góp đủ vốn điều lệ đăng ký, phần chi phí lãi vay sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo khoản 2.17 và khoản 2.18 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.

4. Phân biệt vốn điều lệ và vốn pháp định?

5. Công ty có cần thực hiện đăng ký thay đổi vốn điều lệ khi tăng vốn điều lệ không? 

Đối với công ty cổ phần có thể thay đổi vốn điều lệ trong các trường hợp sau:

(i) Chào bán cổ phần là việc công ty tăng thêm số lượng cổ phần, loại cổ phần được quyền chào bán để tăng vốn điều lệ (khoản 4 Điều 123 Luật doanh nghiệp 2020);

(ii) Công ty mua lại cổ phần đã phát hành theo yêu cầu của cổ đông và theo quyết định của công ty quy định tại Điều 132 và Điều 133 Luật Doanh nghiệp 2020.

(iii) Vốn điều lệ không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020.

Công ty phải nhanh chóng thực hiện đăng ký thay đổi vốn điều lệ của công ty trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi. 

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 87 Luật doanh nghiệp 2020 về các trường hợp thay đổi vốn điều lệ khi tăng vốn điều lệ như sau:

(i) Thông qua việc chủ sở hữu công ty góp thêm vốn hoặc huy động thêm vốn góp của người khác. Chủ sở hữu công ty quyết định hình thức tăng và mức tăng vốn điều lệ.

(ii) Huy động thêm phần vốn góp của người khác, công ty phải tổ chức quản lý theo loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần. Việc tổ chức quản lý công ty được thực hiện như sau:

a) Trường hợp tổ chức quản lý theo loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì công ty phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành việc thay đổi vốn điều lệ;

b) Trường hợp chuyển đổi thành công ty cổ phần thì công ty thực hiện theo quy định tại Điều 202 của Luật doanh nghiệp 2020.

6. Không đăng ký vốn điều lệ có bị xử phạt như thế nào?

Theo khoản 4 Điều 23 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về nội dung giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp bao gồm thông tin vốn điều lệ. Vì vậy, vốn điều lệ là nội dung bắt buộc trong quá trình đăng ký để được cấp giấy chứng nhận doanh nghiệp. Nếu không kê khai, công ty sẽ không thể hoạt động vì không có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

7. Mức phạt không góp đủ vốn điều lệ đúng hạn là phạt bao nhiêu tiền?

Theo khoản 2 Điều 47, khoản 2 Điều 75, khoản 1 Điều 113 Luật doanh nghiệp 2020 quy định thành viên/chủ sở hữu/cổ đông công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty TNHH 1 thành viên, công ty cổ phần phải góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không góp đủ vốn điều lệ theo thời hạn 90 ngày thì phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ theo điểm b khoản 3 Điều 113 Luật doanh nghiệp 2020. 

Trường hợp hết thời hạn đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ, công ty sẽ bị xử phạt theo điểm a khoản 3 và điểm b khoản 5 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP đối với trường hợp không điều chỉnh vốn điều lệ sẽ bị phạt từ 30 - 50 triệu đồng và buộc phải điều chỉnh vốn.

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về đăng ký vốn điều lệ

Để đảm bảo việc đăng ký vốn điều lệ được thực hiện đúng quy định pháp luật và bảo vệ tối đa quyền lợi của doanh nghiệp, Công ty Luật TNHH Ngọc Phú cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi khía cạnh liên quan đến vốn điều lệ. Các dịch vụ bao gồm:

• Tư vấn, hướng dẫn về thủ tục đăng ký vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp.
• Giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến vốn điều lệ.
• Soạn thảo và rà soát các tài liệu, hồ sơ liên quan đến đăng ký vốn điều lệ.

Để biết thêm chi tiết và nhận tư vấn pháp lý cụ thể, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Công ty Luật TNHH Ngọc Phú cam kết đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp lý liên quan đến đăng ký vốn điều lệ.