Doanh nghiệp cần làm gì để ban hành quyết định thang bảng lương đúng luật?

Quyết định ban hành thang bảng lương là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định mức lương, đóng bảo hiểm xã hội và bảo đảm nguyên tắc trả lương minh bạch, bình đẳng. Tuy nhiên, nếu xây dựng hoặc ban hành sai quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro xử phạt hành chính, truy thu bảo hiểm hoặc tranh chấp lao động. Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ nội dung, điều kiện pháp lý, những vi phạm phổ biến và hướng xử lý khi phát sinh khiếu nại liên quan đến thang bảng lương.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến quyết định ban hành thang bảng lương

Quyết định ban hành thang bảng lương là một trong những văn bản nội bộ quan trọng của doanh nghiệp, làm cơ sở xác định mức lương theo chức danh, nhóm công việc và là căn cứ để ký kết, thực hiện hợp đồng lao động. Văn bản này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, kê khai thuế và tuân thủ quy định về tiền lương theo pháp luật lao động.

Nếu ban hành không đúng thẩm quyền, không bảo đảm nguyên tắc trả lương hoặc thiếu căn cứ pháp lý, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro xử phạt hành chính, truy thu bảo hiểm và tranh chấp lao động. Do đó, việc hiểu rõ bản chất pháp lý, nội dung cần có và trình tự ban hành quyết định thang bảng lương là yêu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp.

II. Tìm hiểu về quyết định ban hành thang bảng lương

Để bảo đảm việc xây dựng và áp dụng thang bảng lương đúng quy định, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất pháp lý, nội dung cơ bản, thẩm quyền ban hành cũng như mục tiêu của quyết định ban hành thang bảng lương. Phần dưới đây sẽ làm rõ những vấn đề cốt lõi liên quan đến loại văn bản này trong thực tiễn quản trị nhân sự và tuân thủ pháp luật lao động.

1. Quyết định ban hành thang bảng lương là gì và nội dung cơ bản của quyết định này gồm những phần nào?

Căn cứ Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, giao kết hợp đồng và trả lương. Trên cơ sở đó, quyết định ban hành thang bảng lương là văn bản nội bộ do doanh nghiệp ban hành nhằm chính thức thông qua và đưa vào áp dụng hệ thống thang lương, bảng lương trong doanh nghiệp.

Về nội dung cơ bản, quyết định này thường bao gồm:

• Hệ thống thang lương, bảng lương: Xác định rõ nhóm chức danh, bậc lương, hệ số hoặc mức lương cụ thể theo từng vị trí công việc, làm cơ sở thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 93).
• Định mức lao động (nếu có): Bảo đảm là mức trung bình để số đông người lao động thực hiện được trong thời giờ làm việc bình thường và đã được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức (khoản 2 Điều 93).
• Hiệu lực và phạm vi áp dụng: Quy định thời điểm có hiệu lực, đối tượng áp dụng trong doanh nghiệp.
• Tổ chức thực hiện: Trách nhiệm của bộ phận nhân sự, kế toán, quản lý trong việc triển khai.

Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 93, trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

2. Ai có thẩm quyền ký quyết định ban hành thang bảng lương trong doanh nghiệp?

Theo khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, vì vậy thẩm quyền ký quyết định ban hành thang bảng lương thuộc về người sử dụng lao động. Trong doanh nghiệp, chủ thể này thường là người đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty…) hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Tuy nhiên, trước khi ký ban hành, khoản 3 Điều 93 yêu cầu người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

3. Mục tiêu chính khi lập quyết định ban hành thang bảng lương là gì?

Mục tiêu chính của việc lập quyết định ban hành thang bảng lương là thiết lập một cơ sở pháp lý minh bạch và thống nhất để doanh nghiệp thực hiện tuyển dụng, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.

Thông qua quyết định này, doanh nghiệp xác định rõ hệ thống bậc lương, mức lương theo chức danh, nguyên tắc phân chia nhóm công việc và định mức lao động, từ đó bảo đảm nguyên tắc trả lương công bằng, có căn cứ và phù hợp với cơ cấu tổ chức.

Đồng thời, đây còn là nền tảng để thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, kê khai thuế và làm căn cứ giải quyết tranh chấp nếu phát sinh. Trọng tâm là: quyết định ban hành thang bảng lương giúp hợp thức hóa hệ thống trả lương trong doanh nghiệp, bảo đảm tính pháp lý, minh bạch và ổn định trong quan hệ lao động.

4. Quyết định ban hành thang bảng lương liên quan thế nào đến hợp đồng lao động của người lao động?

Quyết định ban hành thang bảng lương có mối liên hệ trực tiếp với hợp đồng lao động vì đây là căn cứ để các bên thỏa thuận và ghi nhận mức lương trong hợp đồng. Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động và quyền, nghĩa vụ của mỗi bên. Do đó, mức lương ghi trong hợp đồng phải được xác định trên cơ sở hệ thống thang bảng lương mà doanh nghiệp đã ban hành theo Điều 93.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến quyết định ban hành thang bảng lương

Để bảo đảm quyết định ban hành thang bảng lương có giá trị pháp lý và được áp dụng hợp lệ trong doanh nghiệp, việc xây dựng và ban hành phải tuân thủ các quy định cụ thể của pháp luật lao động hiện hành. Phần dưới đây sẽ phân tích những căn cứ pháp lý quan trọng và các yêu cầu bắt buộc mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thiết lập và thực hiện thang bảng lương.

1. Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải tuân thủ những điều kiện gì khi lập quyết định ban hành thang bảng lương?

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, khi lập và ban hành quyết định thang bảng lương, doanh nghiệp phải tuân thủ các điều kiện bắt buộc sau:

Thứ nhất, theo khoản 1 Điều 93, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Điều này có nghĩa hệ thống thang bảng lương phải rõ ràng, có căn cứ và phù hợp với cơ cấu tổ chức, vị trí việc làm trong doanh nghiệp.

Thứ hai, theo khoản 2 Điều 93, nếu xây dựng định mức lao động thì mức này phải là mức trung bình để số đông người lao động có thể thực hiện được trong thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức. Doanh nghiệp không được đặt định mức vượt quá khả năng thực tế nhằm làm căn cứ giảm lương hoặc gây áp lực trái luật.

Thứ ba, theo khoản 3 Điều 93, trước khi ban hành, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Sau đó, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Do đó, quyết định ban hành thang bảng lương chỉ hợp pháp khi được xây dựng đúng căn cứ, bảo đảm định mức hợp lý, có tham khảo ý kiến đại diện người lao động và được công khai theo đúng trình tự quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.

2. Quyết định ban hành thang bảng lương ảnh hưởng thế nào tới khai thuế, đóng bảo hiểm xã hội theo quy định pháp lý?

Quyết định ban hành thang bảng lương có ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội và kê khai thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp và người lao động, vì đây là căn cứ xác định tiền lương hợp pháp trong quan hệ lao động.

Thứ nhất, theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối với người lao động hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ lương. Các khoản này được xác định trên cơ sở thang bảng lương và mức lương ghi trong hợp đồng lao động. Do đó, nếu thang bảng lương được xây dựng không đúng hoặc ghi nhận mức lương không phản ánh thực tế chi trả, doanh nghiệp có thể bị truy thu và xử phạt về bảo hiểm xã hội.

Thứ hai, theo Điều 7 Thông tư 111/2013/TT-BTC, căn cứ tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập tính thuế và thuế suất. Thu nhập tính thuế được xác định từ tổng thu nhập chịu thuế mà người lao động nhận được, trong đó bao gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung. Vì vậy, mức lương xác lập theo thang bảng lương cũng là nền tảng để xác định nghĩa vụ khấu trừ và kê khai thuế thu nhập cá nhân.

Quyết định ban hành thang bảng lương không chỉ là căn cứ nội bộ về trả lương mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và xác định thu nhập tính thuế theo Điều 7 Thông tư 111/2013/TT-BTC; nếu xây dựng sai có thể phát sinh truy thu và xử phạt.

3. Những vi phạm phổ biến liên quan đến quyết định ban hành thang bảng lương

Trong thực tiễn, doanh nghiệp thường gặp một số vi phạm phổ biến khi xây dựng và ban hành thang bảng lương như sau:

• Không xây dựng hoặc không ban hành thang bảng lương theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, nhưng vẫn trả lương và ký hợp đồng lao động.
• Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành, vi phạm khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.
• Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng, làm ảnh hưởng đến quyền tiếp cận thông tin của người lao động.
• Xây dựng mức lương thấp hơn mức tối thiểu vùng, vi phạm nguyên tắc tại Điều 91 Bộ luật Lao động 2019.
• Thiết lập định mức lao động không hợp lý, không áp dụng thử trước khi ban hành, trái khoản 2 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.
• Thang bảng lương không phù hợp với mức lương thực tế chi trả, dẫn đến kê khai thiếu tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội hoặc tính thuế, có nguy cơ bị truy thu và xử phạt.

Vi phạm liên quan đến quyết định ban hành thang bảng lương thường xuất phát từ việc không tuân thủ trình tự (tham khảo ý kiến, công khai), xây dựng sai mức lương tối thiểu hoặc không thống nhất với tiền lương thực tế, từ đó làm phát sinh rủi ro thanh tra, truy thu bảo hiểm và tranh chấp lao động.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến quyết định ban hành thang bảng lương

Trong quá trình xây dựng và áp dụng quyết định ban hành thang bảng lương, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều vướng mắc liên quan đến hiệu lực, nghĩa vụ công khai, xử phạt vi phạm và cách xử lý tranh chấp. Dưới đây là những thắc mắc thường gặp cùng hướng phân tích dựa trên quy định pháp luật hiện hành.

1. Quyết định ban hành thang bảng lương có thời hạn hiệu lực như thế nào và khi nào cần rà soát, điều chỉnh?

Quyết định ban hành thang bảng lương không có thời hạn hiệu lực cố định theo Bộ luật Lao động 2019 mà có hiệu lực kể từ ngày ban hành và công khai tại nơi làm việc và được áp dụng cho đến khi có quyết định mới thay thế, sửa đổi hoặc bãi bỏ. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, đây là căn cứ để thỏa thuận và trả lương nên phải được áp dụng ổn định, thống nhất trong doanh nghiệp.

Hiện nay pháp luật không quy định thời điểm bắt buộc phải điều chỉnh, tuy vậy doanh nghiệp vẫn cần chủ động rà soát khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức, vị trí việc làm, mức lương tối thiểu, điều kiện sản xuất – kinh doanh hoặc quy định pháp luật về tiền lương.

2. Quyết định ban hành thang bảng lương có bắt buộc phải công khai cho người lao động không? Vì sao?

Có. Quyết định ban hành thang bảng lương bắt buộc phải được công khai cho người lao động theo quy định pháp luật.

Cụ thể, khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Đồng thời, Điều 43 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu người sử dụng lao động phải công khai với người lao động các nội dung như nội quy lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động và các quy chế liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ của người lao động.

3. Khi thanh tra lao động phát hiện quyết định ban hành thang bảng lương thiếu căn cứ pháp lý hoặc sai quy định, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt như thế nào?

Khi thanh tra lao động phát hiện quyết định ban hành thang bảng lương thiếu căn cứ pháp lý hoặc ban hành sai quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

+ Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;

+ Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;

+ Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;

+ Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;

+ Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Đây là mức xử phạt đối với cá nhân sử dụng lao động vi phạm. Theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, tổ chức sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền gấp 02 lần so với khoản tiền phạt nêu trên.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc khắc phục hậu quả như xây dựng lại, công bố công khai hoặc điều chỉnh thang bảng lương đúng quy định.

4. Nếu hợp đồng lao động ghi mức lương khác với quyết định ban hành thang bảng lương của doanh nghiệp thì áp dụng văn bản nào để giải quyết tranh chấp?

Nếu hợp đồng lao động ghi mức lương khác với mức xác định trong quyết định ban hành thang bảng lương, thì khi phát sinh tranh chấp, ưu tiên áp dụng hợp đồng lao động – với điều kiện nội dung thỏa thuận đó không trái pháp luật.

Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về tiền lương, điều kiện làm việc và quyền, nghĩa vụ của các bên. Do đó, mức lương ghi trong hợp đồng là căn cứ trực tiếp ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa hai bên.

Tuy nhiên:

• Nếu mức lương trong hợp đồng thấp hơn mức tối thiểu vùng hoặc trái quy định pháp luật, thì phần thỏa thuận đó vô hiệu theo quy định về giao kết hợp đồng lao động và phải điều chỉnh theo mức tối thiểu hợp pháp.
• Nếu mức lương trong hợp đồng cao hơn thang bảng lương nội bộ, thì vẫn được áp dụng vì có lợi cho người lao động, trừ khi có căn cứ chứng minh việc thỏa thuận đó vi phạm pháp luật.

Khi có mâu thuẫn, hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý trực tiếp để giải quyết tranh chấp, nhưng nội dung về tiền lương phải phù hợp với quy định pháp luật và không được thấp hơn mức tối thiểu theo luật.

5. Khi doanh nghiệp bị khiếu nại về quyết định ban hành thang bảng lương, người lao động có thể khởi kiện đến tòa án hay cơ quan nào để giải quyết?

Khi doanh nghiệp bị khiếu nại về quyết định ban hành thang bảng lương (ví dụ: xây dựng sai quy định, áp dụng không đúng mức lương, không công khai…), người lao động có quyền yêu cầu giải quyết theo cơ chế tranh chấp lao động cá nhân quy định tại Điều 187 Bộ luật Lao động 2019.

Cụ thể, các chủ thể có thẩm quyền gồm:

• Hòa giải viên lao động: Đây là bước hòa giải bắt buộc đối với đa số tranh chấp lao động cá nhân trước khi khởi kiện ra Tòa án (trừ một số trường hợp luật cho phép khởi kiện trực tiếp).
• Hội đồng trọng tài lao động: Giải quyết tranh chấp khi các bên có yêu cầu theo cơ chế trọng tài.
• Tòa án nhân dân: Cơ quan có thẩm quyền xét xử và ra bản án, quyết định có giá trị bắt buộc thi hành.

Người lao động có thể yêu cầu hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân theo Điều 187 Bộ luật Lao động 2019; trong đó, Tòa án là cơ quan ra phán quyết cuối cùng có giá trị thi hành bắt buộc.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến quyết định ban hành thang bảng lương?

Nếu bạn đang cần hỗ trợ pháp lý liên quan đến quyết định ban hành thang bảng lương, NPLaw có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc soạn thảo, rà soát và điều chỉnh hệ thống lương bảo đảm đúng quy định pháp luật. Với kinh nghiệm tư vấn về lao động – tiền lương, NPLaw giúp doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương hợp pháp, hạn chế rủi ro thanh tra, truy thu bảo hiểm và xử lý hiệu quả các tranh chấp phát sinh.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.