Bài viết phân tích lý do doanh nghiệp chưa tuân thủ bộ quy tắc ứng xử, khái niệm, lợi ích, quy định pháp luật, nguyên tắc xây dựng và các vấn đề thường gặp liên quan đến xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty.
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng xây dựng văn hóa nội bộ và quản trị nhân sự chuyên nghiệp, xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty trở thành công cụ quan trọng nhằm định hướng hành vi, chuẩn hóa tác phong làm việc và hạn chế xung đột nội bộ. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp đã ban hành bộ quy tắc nhưng vẫn gặp tình trạng nhân viên không tuân thủ, cho thấy việc xây dựng và triển khai chưa thực sự hiệu quả. Vì vậy, việc hiểu rõ khái niệm, vai trò và quy định liên quan đến bộ quy tắc ứng xử là cần thiết để doanh nghiệp áp dụng đúng và phát huy hiệu quả trong thực tiễn.
I. Vì sao nhiều doanh nghiệp đã ban hành bộ quy tắc ứng xử nhưng nhân viên vẫn không tuân thủ
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã ban hành bộ quy tắc ứng xử trong công ty nhưng vẫn gặp tình trạng nhân viên không tuân thủ. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc quy tắc chỉ dừng lại ở hình thức ban hành mà chưa được truyền thông, đào tạo và triển khai thực chất đến người lao động.
Bên cạnh đó, một số quy tắc được xây dựng quá chung chung, thiếu tính thực tiễn hoặc không gắn với cơ chế đánh giá, khen thưởng – kỷ luật rõ ràng, dẫn đến việc nhân viên chưa nhận thức đầy đủ mức độ bắt buộc. Ngoài ra, sự thiếu gương mẫu từ cấp quản lý cũng làm giảm hiệu lực của bộ quy tắc trong thực tế.
Vì vậy, để xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần ban hành văn bản mà còn phải đảm bảo quá trình triển khai đồng bộ và nhất quán trong toàn tổ chức.
II. Khái niệm về xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty là hoạt động quan trọng nhằm thiết lập các chuẩn mực hành vi chung, định hướng cách ứng xử của người lao động trong môi trường làm việc.
1. Xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty là gì?
Xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty là việc doanh nghiệp thiết lập hệ thống các nguyên tắc, chuẩn mực hành vi và cách ứng xử chung áp dụng cho người lao động trong quá trình làm việc, giao tiếp và thực hiện công việc nội bộ.
Bộ quy tắc này nhằm định hướng hành vi phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý nhân sự và hạn chế xung đột trong môi trường làm việc, qua đó nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2. Bộ quy tắc ứng xử khác gì so với nội quy lao động?
Bộ quy tắc ứng xử và nội quy lao động đều nhằm điều chỉnh hành vi của người lao động trong doanh nghiệp, tuy nhiên có sự khác biệt rõ ràng về tính pháp lý và phạm vi điều chỉnh.
- Về tính pháp lý: Nội quy lao động là văn bản bắt buộc theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành bằng văn bản và thực hiện thủ tục theo quy định. Trong khi đó, bộ quy tắc ứng xử không phải là văn bản bắt buộc theo luật.
- Về nội dung: Nội quy lao động điều chỉnh các vấn đề mang tính pháp lý và kỷ luật như thời giờ làm việc, an toàn lao động, hành vi vi phạm kỷ luật, trách nhiệm vật chất… theo đúng các nội dung được quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019. Ngược lại, bộ quy tắc ứng xử chủ yếu định hướng hành vi, thái độ, giao tiếp và văn hóa doanh nghiệp.
- Về hiệu lực áp dụng: Nội quy lao động có thể là căn cứ để xử lý kỷ luật lao động nếu đã được ban hành và thực hiện đúng thủ tục theo luật. Bộ quy tắc ứng xử thường mang tính định hướng và được lồng ghép trong đánh giá nội bộ, ít mang tính chế tài trực tiếp.
Như vậy, bộ quy tắc ứng xử mang tính bổ trợ, giúp hoàn thiện môi trường làm việc, còn nội quy lao động là văn bản mang tính bắt buộc và có giá trị pháp lý cao hơn trong quản lý lao động.
3. Xây dựng bộ quy tắc ứng xử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản trị và vận hành doanh nghiệp.
Trước hết, bộ quy tắc giúp định hướng hành vi và chuẩn hóa văn hóa doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc thống nhất, chuyên nghiệp và giảm thiểu xung đột nội bộ.
Bên cạnh đó, bộ quy tắc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, giúp người lao động hiểu rõ chuẩn mực ứng xử, từ đó hạn chế vi phạm và tăng tính kỷ luật tự giác.
Ngoài ra, việc áp dụng bộ quy tắc còn giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, uy tín thương hiệu, tạo ấn tượng tích cực với khách hàng, đối tác và ứng viên tiềm năng.
Về lâu dài, bộ quy tắc ứng xử còn hỗ trợ doanh nghiệp ổn định tổ chức và phòng ngừa rủi ro nội bộ, đặc biệt trong các tình huống phát sinh mâu thuẫn hoặc hành vi không phù hợp trong môi trường làm việc.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc về việc ban hành bộ quy tắc ứng xử, tuy nhiên doanh nghiệp khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty phải bảo đảm phù hợp với các nguyên tắc chung của pháp luật lao động và không được trái quy định pháp luật liên quan.
1. Nguyên tắc khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Hiện nay, pháp luật không có một điều luật riêng quy định cụ thể về “bộ quy tắc ứng xử”, tuy nhiên khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc chung của pháp luật lao động và pháp luật có liên quan, cụ thể:
- Không trái pháp luật và không xâm phạm quyền người lao động: Nội dung quy tắc không được vi phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động theo nguyên tắc tại Điều 5 và Điều 8 Bộ luật Lao động 2019 (quyền làm việc, không phân biệt đối xử, không cưỡng bức lao động).
- Không được đặt ra hành vi trái quy định pháp luật: Doanh nghiệp không được đưa vào quy tắc các yêu cầu hoặc hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 8 Bộ luật Lao động 2019.
- Bảo đảm quyền quản lý của người sử dụng lao động nhưng không vượt quá giới hạn pháp luật: Theo Điều 6 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền ban hành quy chế nội bộ để quản lý lao động, nhưng phải trong khuôn khổ pháp luật.
- Minh bạch, công khai trong áp dụng: Các quy định nội bộ phải được phổ biến đến người lao động để bảo đảm tính thực thi, phù hợp với nguyên tắc quản lý lao động tại Điều 7 Bộ luật Lao động 2019.
Như vậy, bộ quy tắc ứng xử tuy không phải văn bản bắt buộc nhưng khi ban hành vẫn phải đặt trong khuôn khổ các nguyên tắc của Bộ luật Lao động 2019 để đảm bảo giá trị áp dụng và tránh rủi ro pháp lý.
2. Nội dung của bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể danh mục nội dung bắt buộc của bộ quy tắc ứng xử trong công ty, tuy nhiên doanh nghiệp có thể xây dựng dựa trên nguyên tắc quản lý lao động và quyền quản trị của người sử dụng lao động theo Điều 6 Bộ luật Lao động 2019.
Thông thường, bộ quy tắc ứng xử sẽ bao gồm các nhóm nội dung chính sau:
- Quy tắc giao tiếp và ứng xử nội bộ: Quy định về thái độ, hành vi, cách giao tiếp giữa người lao động với nhau và với cấp quản lý trong môi trường làm việc.
- Quy tắc ứng xử với khách hàng, đối tác: Chuẩn mực về tác phong làm việc, thái độ phục vụ và giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp.
- Quy tắc về đạo đức nghề nghiệp và tính trung thực: Yêu cầu người lao động tuân thủ chuẩn mực đạo đức, không gian lận, không gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
- Quy tắc về bảo mật thông tin và tài sản doanh nghiệp: Gắn với nghĩa vụ bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 (Nghĩa vụ bảo mật của người lao động).
- Quy tắc về văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc: Quy định về trang phục, tác phong, ứng xử nơi làm việc nhằm xây dựng môi trường chuyên nghiệp.
Việc xây dựng đầy đủ các nội dung này giúp doanh nghiệp hình thành hệ thống chuẩn mực ứng xử thống nhất, hỗ trợ quản trị nhân sự hiệu quả và hạn chế xung đột nội bộ.
3. Việc sửa đổi, bổ sung bộ quy tắc ứng xử phải tuân theo trình tự pháp lý nào?
Hiện nay, bộ quy tắc ứng xử trong công ty không phải là văn bản bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019, do đó pháp luật cũng không quy định một trình tự thủ tục riêng bắt buộc khi sửa đổi, bổ sung.
Tuy nhiên, nếu bộ quy tắc được doanh nghiệp ban hành như một quy chế nội bộ có liên quan đến quản lý lao động, thì việc sửa đổi, bổ sung cần tuân thủ các nguyên tắc chung trong quản trị lao động theo Điều 6 và Điều 7 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể:
- Người sử dụng lao động có quyền sửa đổi, bổ sung quy định nội bộ để phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh;
- Phải công khai, thông báo đến người lao động để đảm bảo tính minh bạch và khả năng áp dụng;
- Không được trái với quy định pháp luật hiện hành;
- Nếu nội dung có liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ của người lao động (tương tự nội quy lao động theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019) thì cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để đảm bảo tính đồng thuận và hạn chế tranh chấp.
Như vậy, dù không có thủ tục riêng biệt, việc sửa đổi, bổ sung bộ quy tắc vẫn cần tuân thủ nguyên tắc minh bạch, công khai và phù hợp với pháp luật lao động.
4. Bộ quy tắc ứng xử có cần đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền không?
Pháp luật hiện hành không quy định bộ quy tắc ứng xử trong công ty là văn bản bắt buộc phải đăng ký hoặc thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khác với nội quy lao động theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, vốn phải đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong một số trường hợp, thì bộ quy tắc ứng xử chỉ mang tính nội bộ, định hướng hành vi và văn hóa doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để bộ quy tắc có hiệu lực trong thực tế, doanh nghiệp vẫn cần:
- Ban hành bằng văn bản rõ ràng;
- Phổ biến đến toàn bộ người lao động;
- Lưu hành và áp dụng thống nhất trong nội bộ doanh nghiệp.
Vì vậy, bộ quy tắc ứng xử không phải đăng ký với cơ quan nhà nước nhưng vẫn cần được tổ chức triển khai minh bạch để đảm bảo tính hiệu quả khi áp dụng.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Trong quá trình xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty, doanh nghiệp thường gặp nhiều vướng mắc liên quan đến tính bắt buộc, phạm vi áp dụng và giá trị pháp lý của văn bản này. Phần dưới đây sẽ giải đáp các câu hỏi phổ biến nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn và áp dụng đúng trong thực tiễn.
1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử không?
Hiện nay, pháp luật lao động không quy định bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành bộ quy tắc ứng xử trong công ty. Do đó, việc xây dựng hay không xây dựng bộ quy tắc này phụ thuộc vào nhu cầu quản trị và định hướng văn hóa nội bộ của từng doanh nghiệp.
Tuy nhiên, theo khoản 1 Điều 6 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền ban hành các quy chế nội bộ để phục vụ công tác quản lý lao động, miễn là không trái quy định pháp luật và không xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.
Vì vậy, dù không bắt buộc, việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử vẫn được khuyến khích nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa hành vi, nâng cao tính chuyên nghiệp và hạn chế xung đột nội bộ trong quá trình làm việc.
2. Có thể áp dụng bộ quy tắc ứng xử của công ty nước ngoài tại Việt Nam không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tham khảo và áp dụng bộ quy tắc ứng xử của công ty nước ngoài tại Việt Nam, tuy nhiên phải điều chỉnh cho phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam.
Cụ thể, theo khoản 2 Điều 6 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thực hiện đúng các quy định của pháp luật lao động Việt Nam và tôn trọng quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động. Đồng thời, mọi quy định nội bộ áp dụng trong doanh nghiệp không được trái với pháp luật Việt Nam.
Vì vậy, khi áp dụng bộ quy tắc của công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần:
- Lược bỏ hoặc sửa đổi các nội dung trái với Bộ luật Lao động 2019 và pháp luật liên quan;
- Điều chỉnh cho phù hợp với môi trường pháp lý, văn hóa và thực tiễn tại Việt Nam;
- Đảm bảo tính minh bạch và phổ biến đến người lao động khi áp dụng.
Như vậy, bộ quy tắc của công ty nước ngoài chỉ có thể áp dụng tại Việt Nam khi đã được “Việt hóa” và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật trong nước.
3. Bộ quy tắc ứng xử có được coi là căn cứ xử lý kỷ luật lao động không?
Về nguyên tắc, bộ quy tắc ứng xử trong công ty không phải là căn cứ trực tiếp để xử lý kỷ luật lao động theo Bộ luật Lao động 2019.
Căn cứ xử lý kỷ luật lao động chỉ được áp dụng đối với các hành vi vi phạm đã được quy định trong nội quy lao động theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt là các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng. Tuy nhiên, bộ quy tắc ứng xử vẫn có thể được sử dụng như:
- Tài liệu định hướng hành vi trong doanh nghiệp;
- Cơ sở hỗ trợ đánh giá mức độ vi phạm khi xem xét kỷ luật, nếu nội dung đã được nội quy lao động dẫn chiếu hoặc tích hợp;
- Căn cứ quản lý nội bộ, giúp làm rõ chuẩn mực ứng xử mà người lao động cần tuân thủ.
Do đó, bộ quy tắc ứng xử chỉ có giá trị hỗ trợ, còn căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật lao động vẫn phải dựa trên nội quy lao động hợp pháp theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.
4. Có cần tham khảo ý kiến người lao động khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử không?
Pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến người lao động khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty, do đây không phải là nội quy lao động theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
Tuy nhiên, theo nguyên tắc đối thoại tại nơi làm việc được quy định tại Điều 63 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp được khuyến khích trao đổi, tham khảo ý kiến người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động trong quá trình xây dựng và hoàn thiện các quy định nội bộ.
Việc tham khảo ý kiến người lao động giúp:
- Tăng tính đồng thuận và khả năng tuân thủ;
- Hạn chế phản ứng tiêu cực khi áp dụng;
- Nâng cao tính thực tiễn của bộ quy tắc trong môi trường làm việc.
Do đó, dù không bắt buộc về mặt pháp lý, việc lấy ý kiến người lao động vẫn là một bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả khi triển khai bộ quy tắc ứng xử trong công ty.
5. Bộ quy tắc ứng xử trong công ty có áp dụng cho cả lãnh đạo và quản lý cấp cao không?
Có. Bộ quy tắc ứng xử trong công ty thường được xây dựng với phạm vi áp dụng chung cho toàn bộ tổ chức, bao gồm cả người lao động, quản lý cấp trung và lãnh đạo cấp cao, trừ khi doanh nghiệp có quy định riêng về phạm vi áp dụng.
Theo nguyên tắc quản lý lao động được ghi nhận tại điểm a khoản 1 Điều 6 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền tổ chức, điều hành và giám sát lao động, nhưng đồng thời cũng phải thiết lập môi trường làm việc tôn trọng danh dự, nhân phẩm của người lao động và đảm bảo tính công bằng trong nội bộ.
Vì vậy, việc áp dụng bộ quy tắc ứng xử cho cả lãnh đạo và quản lý cấp cao giúp:
- Đảm bảo tính thống nhất trong văn hóa doanh nghiệp;
- Tăng tính gương mẫu từ cấp quản lý;
- Nâng cao hiệu quả tuân thủ trong toàn bộ tổ chức.
Trong thực tế, nếu không áp dụng cho cấp quản lý, bộ quy tắc dễ bị giảm hiệu lực và khó đảm bảo tính tuân thủ trong toàn doanh nghiệp.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty
Việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong công ty không chỉ liên quan đến văn hóa nội bộ mà còn cần đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật và có khả năng áp dụng thực tế. Luật sư tại NPLaw có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
- Rà soát và xây dựng bộ quy tắc ứng xử phù hợp với đặc thù từng mô hình doanh nghiệp;
- Đảm bảo nội dung không xung đột với các quy định pháp luật lao động và các quy định liên quan;
- Hạn chế rủi ro trong quá trình áp dụng, đặc biệt là các tình huống liên quan đến kỷ luật và quản lý nhân sự;
- Hỗ trợ chuẩn hóa hệ thống nội quy, quy chế nội bộ theo hướng đồng bộ và dễ áp dụng;
- Tư vấn giải pháp xử lý khi phát sinh tranh chấp hoặc vi phạm trong nội bộ doanh nghiệp.
Với kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực lao động – doanh nghiệp, NPLaw giúp doanh nghiệp xây dựng bộ quy tắc ứng xử không chỉ mang tính định hướng mà còn đảm bảo tính hiệu quả và bền vững trong quản trị nhân sự.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
