Doanh nghiệp cần xử lý như thế nào khi nhân viên nghỉ việc không lý do?

Hãng luật NPLaw nhận thấy, tình trạng người lao động tự ý bỏ việc hoặc nghỉ việc không thông báo đang diễn ra ngày càng phổ biến, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích các quy định pháp luật liên quan đến nhân viên nghỉ việc không lý do nhằm giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu đúng quyền, nghĩa vụ của mình.

I. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc nhân viên tự ý nghỉ việc không lý do

Trong thực tiễn quản trị lao động hiện nay, tình trạng nhân viên nghỉ việc không lý do thường xuất phát từ nhiều yếu tố khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện hợp đồng như áp lực công việc kéo dài, mâu thuẫn nội bộ, không hài lòng về chế độ lương thưởng, môi trường làm việc độc hại hoặc người lao động tìm được công việc mới nhưng không muốn thực hiện thủ tục báo trước theo quy định.

Về mặt chủ quan, người lao động có thể đã tìm được cơ hội việc làm mới với mức đãi ngộ tốt hơn và không muốn tuân thủ thời gian báo trước (thường là 30 hoặc 45 ngày) theo quy định của pháp luật. Một nguyên nhân khác là do mâu thuẫn phát sinh với người sử dụng lao động, đồng nghiệp hoặc do người lao động không chịu được áp lực công việc, dẫn đến tâm lý né tránh, tự ý cắt đứt liên lạc.

Về mặt khách quan, người lao động có thể gặp phải các biến cố bất khả kháng về sức khỏe, gia đình (tai nạn, hỏa hoạn, thiên tai) nhưng không kịp thời thông báo cho người sử dụng lao động. Dù xuất phát từ nguyên nhân nào, hành vi này đều vi phạm nghĩa vụ cung cấp sức lao động đã cam kết trong hợp đồng.

Tóm lại, việc không có lý do và không báo trước khi nghỉ việc phản ánh sự thiếu tuân thủ kỷ luật lao động và trực tiếp gây thiệt hại đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.

II. Tìm hiểu chi tiết về nhân viên nghỉ việc không lý do

Để áp dụng các biện pháp chế tài hợp pháp, doanh nghiệp cần làm rõ định nghĩa và căn cứ xác định hành vi vi phạm này.

1. Nhân viên nghỉ việc không lý do là gì?

Hiện nay, pháp luật lao động chưa có định nghĩa cụ thể về thuật ngữ “nhân viên nghỉ việc không lý do”. Tuy nhiên, căn cứ điểm e khoản 1 Điều 36 và khoản 4 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, có thể hiểu đây là trường hợp người lao động không có mặt tại nơi làm việc tự ý nghỉ việc trong thời giờ làm việc theo thỏa thuận đồng thời không thực hiện thủ tục xin phép người có thẩm quyền của doanh nghiệp và không có các lý do chính đáng được pháp luật hoặc nội quy lao động công nhận. Hành vi này thể hiện sự đơn phương ngừng thực hiện Hợp đồng lao động trái với các nguyên tắc giao kết ban đầu. Vì thế, đây được xem là một hành vi vi phạm kỷ luật lao động nghiêm trọng cần được xử lý kịp thời.

2. Nghỉ việc không lý do khác gì với nghỉ việc có phép hoặc có lý do hợp lệ?

Việc nhận diện đúng bản chất “nghỉ việc không lý do” so với nghỉ việc có phép hoặc có lý do hợp lệ sẽ quyết định trực tiếp đến quyền xử lý kỷ luật, đơn phương chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm bồi thường của các bên theo quy định pháp luật lao động hiện hành.

3. Doanh nghiệp căn cứ vào đâu để xác định nghỉ việc không lý do?

Để xác định một nhân viên nghỉ việc không lý do, doanh nghiệp phải dựa trên hệ thống chứng cứ vật chất và quy định nội bộ. Các căn cứ pháp lý bao gồm: 

• Dữ liệu trích xuất từ hệ thống máy chấm công (vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt); 
• Biên bản ghi nhận sự vắng mặt tại nơi làm việc do người quản lý trực tiếp và đại diện công đoàn lập; 
• Sổ tay nhân sự hoặc Nội quy lao động đã đăng ký hợp pháp quy định rõ về thủ tục xin nghỉ phép.

Nếu người lao động không nộp đơn xin nghỉ, không có email thông báo và không xuất trình được giấy tờ y tế hợp lệ sau khi quay lại, doanh nghiệp có đủ cơ sở kết luận vi phạm. Vì vậy, việc thiết lập và lưu trữ hồ sơ chấm công minh bạch là căn cứ tiên quyết để xử lý kỷ luật.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên nghỉ việc không lý do

Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rất chi tiết về các chế tài và trình tự thủ tục xử lý nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người sử dụng lao động.

1. Nghỉ việc không lý do có phải là hành vi vi phạm kỷ luật lao động không?

Căn cứ theo Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động. Hành vi nhân viên nghỉ việc không lý do trực tiếp vi phạm quy định về thời giờ làm việc. Tùy thuộc vào số ngày nghỉ, doanh nghiệp có quyền áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật từ khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức cho đến hình thức cao nhất là sa thải (căn cứ theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019). Kết luận lại, đây là hành vi vi phạm pháp luật lao động và người lao động phải chịu trách nhiệm đối với vi phạm của mình.

2. Nghỉ việc bao nhiêu ngày không lý do thì bị đơn phương chấm dứt hợp đồng

Pháp luật quy định hai cơ chế riêng biệt để doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng với nhân viên nghỉ việc không lý do. 

• Thứ nhất, áp dụng hình thức kỷ luật sa thải: Căn cứ Khoản 4 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng sẽ bị sa thải. 
• Thứ hai, thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng: Căn cứ Điểm e Khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước nếu người lao động tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng.

Do đó, doanh nghiệp có quyền lựa chọn áp dụng kỷ luật sa thải nếu nghỉ cộng dồn ngắt quãng hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu nghỉ liên tục 05 ngày.

3. Trình tự, thủ tục xử lý nhân viên nghỉ việc không lý do?

Nếu doanh nghiệp chọn hình thức kỷ luật sa thải, trình tự phải tuân thủ nghiêm ngặt Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Lập biên bản vi phạm; 
• Gửi thông báo mời họp xử lý kỷ luật đến người lao động và Công đoàn cơ sở trước ít nhất 05 ngày làm việc; 
• Tiến hành phiên họp (nếu người lao động vắng mặt không lý do dù đã được thông báo hợp lệ thì vẫn tiến hành họp); 
• Lập biên bản cuộc họp và Ban hành Quyết định sa thải. 

Nếu doanh nghiệp chọn hình thức đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 36, doanh nghiệp không cần tổ chức họp kỷ luật mà chỉ cần ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng, nhưng phải có đủ bằng chứng chứng minh việc nghỉ 05 ngày liên tục.  Kết luận lại, trình tự xử lý nhân viên nghỉ việc không lý do phải được thực hiện cực kỳ chặt chẽ để tránh phát sinh tranh chấp lao động.

4. Người lao động tự ý nghỉ việc có phải bồi thường cho doanh nghiệp không?

Hành vi nhân viên nghỉ việc không lý do liên tục dẫn đến việc tự ý chấm dứt hợp đồng được xác định là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật theo Điều 39 Bộ luật Lao động 2019. Căn cứ theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải thực hiện 03 nghĩa vụ tài chính sau: 

(1) Phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động; 

(2) Phải bồi thường một khoản tiền tương ứng với tiền lương của người lao động trong những ngày không báo trước; 

(3) Phải hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có) theo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này.

Tuy nhiên, doanh nghiệp muốn yêu cầu bồi thường phải chứng minh được thiệt hại thực tế phát sinh. Vì thế, việc nghỉ việc không lý do không chỉ ảnh hưởng quyền lợi người lao động mà còn có thể kéo theo trách nhiệm tài chính đáng kể.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên nghỉ việc không lý do

Trong thực tiễn quản lý, việc đối chiếu giữa quyền lợi của người lao động và vi phạm của họ luôn đặt ra nhiều câu hỏi pháp lý.

1. Nhân viên nghỉ việc không lý do có được hưởng lương cho những ngày đã làm việc không?

Căn cứ theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương là số tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc. Mặc dù người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật (nghỉ việc không lý do), doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ phải thanh toán đầy đủ tiền lương cho những ngày người lao động đã thực tế làm việc trước khi nghỉ. Căn cứ Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Vì vậy, vi phạm kỷ luật không làm mất đi quyền được hưởng thù lao đối với công sức đã bỏ ra.

2. Người lao động nghỉ việc không lý do có được chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Người lao động nghỉ việc không lý do vẫn được chốt sổ bảo hiểm xã hội. Pháp luật lao động và pháp luật về bảo hiểm xã hội không cho phép doanh nghiệp lấy lý do người lao động nghỉ việc không lý do để giữ sổ bảo hiểm. Căn cứ theo Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu đã giữ của người lao động. Tóm lại, nghĩa vụ chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ bắt buộc, độc lập với việc người lao động có vi phạm kỷ luật hay không.

3. Doanh nghiệp có được giữ lương hoặc không thanh toán quyền lợi cho nhân viên nghỉ việc không có lý do không?

Doanh nghiệp không được phép giữ lương hoặc không thanh toán quyền lợi cho nhân viên nghỉ việc không có lý do. Căn cứ theo Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 quy định về các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động tuyệt đối không được dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động. Nếu người sử dụng lao động tự ý dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động, căn cứ điểm b Khoản 3 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng (đối với doanh nghiệp thì sẽ nhân đôi số tiền phạt so với cá nhân theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt từ 40.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng), đồng thời bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc trả lại tiền lương kèm theo tiền lãi. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có quyền khởi kiện yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ hợp pháp.

4. Người lao động nghỉ việc không lý do có được nhận trợ cấp thôi việc không?

Người lao động nghỉ việc không lý do không được nhận trợ cấp thôi việc. Căn cứ theo Khoản 1 Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, trợ cấp thôi việc chỉ được chi trả khi hợp đồng lao động chấm dứt theo các trường hợp hợp pháp. Hành vi nhân viên nghỉ việc không lý do thuộc trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Căn cứ theo Khoản 1 Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật sẽ không được trợ cấp thôi việc. Kết luận lại, người lao động tự tước bỏ quyền lợi tài chính chính đáng của mình khi không tuân thủ thủ tục luật định.

5. Làm thế nào để hạn chế tình trạng nhân viên nghỉ việc không lý do trong doanh nghiệp?

Về vấn đề này, hiện nay chưa có quy định cụ thể về vấn đề các biện pháp hành chính bắt buộc để hạn chế nhân viên nghỉ việc không lý do. Dưới góc độ quản trị và pháp lý, doanh nghiệp cần ban hành Nội quy lao động chặt chẽ (đã được đăng ký với cơ quan quản lý lao động), quy định rõ ràng về quy trình xin nghỉ phép, thời gian báo trước, cũng như cụ thể hóa các chế tài bồi thường chi phí đào tạo. Đồng thời, việc xây dựng hợp đồng lao động với các điều khoản ràng buộc rõ ràng về trách nhiệm bàn giao công việc sẽ tạo sức ép pháp lý, buộc nhân sự phải tuân thủ đúng trình tự khi muốn chấm dứt hợp đồng. Vì thế, sự hoàn thiện trong hệ thống văn bản nội bộ chính là giải pháp phòng ngừa hữu hiệu nhất.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên nghỉ việc không lý do

Hãng luật NPLaw sở hữu đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý có nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực lao động – nhân sự doanh nghiệp. Chúng tôi hỗ trợ:

• Rà soát nội quy lao động;
• Xây dựng quy trình xử lý nghỉ việc đúng pháp luật;
• Tư vấn xử lý tranh chấp lao động;
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước và Tòa án;
• Hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.

Với phương châm chuyên nghiệp – bảo mật – hiệu quả, NPLaw cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi vấn đề liên quan đến nhân viên nghỉ việc không lý do.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.