Tìm hiểu quy định về đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế, mức phạt, quyền lợi người lao động và cách xử lý khi bị đóng sai mức.
Đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế là tình trạng không hiếm gặp, tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lâu dài của người lao động. Bài viết sẽ làm rõ quy định pháp luật, mức xử phạt và hướng dẫn cách kiểm tra, bảo vệ quyền lợi BHXH một cách hiệu quả.
I. Xu hướng thay đổi của tình trạng đóng BHXH sai mức trong những năm gần đây
Trong những năm gần đây, tình trạng đóng BHXH sai mức, đặc biệt là đóng thấp hơn lương thực tế, có xu hướng được phát hiện và kiểm soát chặt chẽ hơn. Điều này xuất phát từ việc cơ quan quản lý đẩy mạnh chuyển đổi số và minh bạch dữ liệu, cho phép người lao động dễ dàng kiểm tra quá trình đóng BHXH thông qua các nền tảng như VssID. Thực tế cho thấy, nhiều trường hợp sai lệch phát sinh do doanh nghiệp chậm đóng, đóng không đủ hoặc kê khai chưa chính xác, dẫn đến dữ liệu không khớp với thực tế.
Bên cạnh đó, hệ thống pháp luật cũng đang ngày càng siết chặt, với việc tăng mức xử phạt, truy thu và thậm chí có thể xử lý nghiêm đối với hành vi trốn đóng hoặc đóng không đúng mức BHXH. Điều này phản ánh xu hướng rõ ràng: từ quản lý lỏng sang kiểm soát chặt và minh bạch hóa nghĩa vụ đóng BHXH, nhằm bảo vệ tốt hơn quyền lợi của người lao động trong dài hạn.
II. Khái niệm về đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế
Để hiểu rõ bản chất và nhận diện đúng hành vi vi phạm, cần làm rõ khái niệm về đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế theo quy định và thực tiễn áp dụng pháp luật.
1. Đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế là gì?
Đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế là việc người sử dụng lao động kê khai và thực hiện đóng bảo hiểm xã hội dựa trên mức tiền lương thấp hơn so với thu nhập thực tế mà người lao động được hưởng theo hợp đồng lao động hoặc theo tính chất công việc.
Hành vi này thường thể hiện ở việc doanh nghiệp chỉ đăng ký mức lương cơ bản hoặc một phần thu nhập làm căn cứ đóng BHXH, trong khi các khoản thu nhập khác mang tính ổn định, thường xuyên như phụ cấp, bổ sung lương vẫn được chi trả thực tế nhưng không được tính vào mức đóng. Điều này dẫn đến việc giảm số tiền đóng BHXH so với nghĩa vụ thực tế theo quy định pháp luật.
2. Vì sao doanh nghiệp lại đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế?
Doanh nghiệp đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế thường xuất phát từ mục tiêu giảm chi phí lao động, vì các khoản BHXH bắt buộc được tính theo tỷ lệ trên tiền lương làm căn cứ đóng. Khi kê khai mức lương thấp hơn thực tế, doanh nghiệp sẽ phải đóng ít hơn các khoản bảo hiểm, qua đó giảm tổng chi phí vận hành.
Bên cạnh yếu tố chi phí, một số doanh nghiệp còn lựa chọn cách này do thiếu hiểu biết hoặc áp dụng chưa đúng quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, dẫn đến việc chỉ tính lương cơ bản mà bỏ sót các khoản phụ cấp, bổ sung mang tính thường xuyên.
Ngoài ra, cũng có trường hợp doanh nghiệp cố tình thực hiện để tối ưu nghĩa vụ tài chính ngắn hạn, tuy nhiên hành vi này tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn, vì có thể bị truy thu và xử phạt khi cơ quan bảo hiểm xã hội thanh tra, kiểm tra.
3. Các khoản thu nhập nào phải tính vào tiền lương đóng BHXH?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm các khoản sau:
Trước hết là mức lương theo công việc hoặc chức danh, được xác định theo thời gian (theo tháng) và ghi nhận trong hợp đồng lao động, dựa trên thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019.
Tiếp theo là các khoản phụ cấp lương, nhằm bù đắp điều kiện lao động, tính chất công việc hoặc mức độ thu hút lao động. Các khoản này được tính vào tiền lương đóng BHXH nếu đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động và không phụ thuộc vào năng suất, hiệu quả làm việc hay biến động theo kết quả công việc.
Cuối cùng là các khoản bổ sung khác có tính ổn định, xác định được mức tiền cụ thể và trả thường xuyên hàng kỳ, cũng được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Những khoản này chỉ được tính nếu mang tính cố định, không phụ thuộc vào hiệu suất hay kết quả làm việc thực tế của người lao động.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế
Để đánh giá đầy đủ tính pháp lý của hành vi đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế, cần xem xét các quy định hiện hành liên quan đến mức đóng, thành phần tiền lương làm căn cứ và chế tài xử lý vi phạm.
1. Mức lương đóng BHXH tối thiểu và tối đa hiện nay là bao nhiêu?
Theo điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được quy định như sau:
- Mức thấp nhất bằng mức tham chiếu
- Mức cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng
Đồng thời, theo Điều 7 và khoản 13 Điều 141 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong giai đoạn chưa bãi bỏ mức lương cơ sở thì mức tham chiếu được xác định bằng mức lương cơ sở.
Hiện nay, theo Điều 3 Nghị định 73/2024/NĐ-CP, mức lương cơ sở là 2,34 triệu đồng/tháng.
Từ đó xác định mức lương đóng BHXH bắt buộc như sau:
- Mức tối thiểu đóng BHXH: 2,34 triệu đồng/tháng
- Mức tối đa đóng BHXH: 20 × 2,34 triệu = 46,8 triệu đồng/tháng
Như vậy, theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 73/2024/NĐ-CP, hiện nay mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất là 2,34 triệu đồng/tháng và mức tối đa là 46,8 triệu đồng/tháng. Việc xác định đúng mức lương đóng BHXH không chỉ giúp người lao động và người sử dụng lao động thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định pháp luật mà còn bảo đảm quyền lợi về chế độ BHXH trong quá trình tham gia và thụ hưởng sau này.
2. Tiền lương tháng đóng BHXH bao gồm những khoản nào theo quy định hiện hành?
Theo Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc (theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật BHXH 2024) được xác định là tiền lương tháng, bao gồm ba nhóm khoản sau:
Trước hết là mức lương theo công việc hoặc chức danh, được tính theo thời gian (theo tháng), căn cứ trên thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 và được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Thứ hai là các khoản phụ cấp lương, dùng để bù đắp điều kiện lao động, tính chất công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động mà mức lương theo chức danh chưa tính hoặc tính chưa đầy đủ. Tuy nhiên, các khoản phụ cấp mang tính biến động theo năng suất, chất lượng hoặc hiệu quả làm việc thì không được tính vào tiền lương đóng BHXH.
Thứ ba là các khoản bổ sung khác có tính ổn định, được xác định mức tiền cụ thể, thỏa thuận trong hợp đồng lao động và chi trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ lương. Các khoản bổ sung mang tính biến động theo năng suất, quá trình làm việc hoặc chất lượng công việc cũng không thuộc diện tính đóng BHXH.
Tóm lại, tiền lương đóng BHXH không chỉ gồm lương cơ bản mà còn bao gồm phụ cấp và khoản bổ sung cố định, nhằm phản ánh đúng thu nhập thực tế mang tính ổn định của người lao động.
3. Quy định về đóng BHXH đối với lao động nước ngoài tại Việt Nam ra sao?
Theo quy định pháp luật hiện hành, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, nhưng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo Điều 3 và Điều 31 Luật Việc làm 2025. Quy định này áp dụng cả từ ngày 01/01/2026.
Về mức đóng BHXH bắt buộc, căn cứ theo Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Điều 4 Nghị định 58/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, tỷ lệ đóng được xác định trên tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH. Cụ thể, tổng mức đóng là 30% quỹ tiền lương tháng, trong đó người lao động nước ngoài đóng 9,5%, còn người sử dụng lao động đóng 20,5%.
Ngoài ra, người lao động nước ngoài không phải đóng BHXH trong tháng không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên, trừ trường hợp có thỏa thuận đóng BHXH theo căn cứ của tháng liền kề trước đó. Riêng trường hợp nghỉ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng đầu làm việc hoặc trở lại làm việc thì vẫn phải đóng BHXH của tháng đó theo quy định.
4. Mức phạt hành chính cho hành vi đóng BHXH thấp hơn lương thực tế là bao nhiêu?
Theo khoản 1, khoản 5 và điểm a khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi đóng BHXH thấp hơn lương thực tế (đóng không đúng mức quy định) sẽ bị xử lý như sau:
Trước hết, đối với người lao động, nếu có hành vi thỏa thuận với doanh nghiệp để tham gia BHXH không đúng mức quy định thì có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
Đối với người sử dụng lao động, hành vi đóng BHXH không đúng mức (không phải trốn đóng) sẽ bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục là buộc đóng đủ số tiền BHXH, BHTN còn thiếu cho cơ quan BHXH.
Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức (doanh nghiệp) thì mức phạt tiền sẽ gấp đôi so với cá nhân, theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế
Để làm rõ hơn những vướng mắc trong thực tiễn áp dụng, phần dưới đây sẽ tổng hợp và giải đáp các câu hỏi thường gặp liên quan đến tình trạng đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế, giúp người lao động và doanh nghiệp hiểu đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý.
1. Việc đóng BHXH thấp hơn lương thực tế có ảnh hưởng đến chế độ hưu trí không?
Có. Việc đóng BHXH thấp hơn lương thực tế ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ hưu trí của người lao động, đặc biệt là mức lương hưu khi về già.
Căn cứ hưởng lương hưu được tính dựa trên mức bình quân tiền lương đóng BHXH trong toàn bộ thời gian tham gia. Vì vậy, nếu doanh nghiệp kê khai và đóng BHXH thấp hơn thu nhập thực tế, thì mức bình quân này bị giảm xuống, dẫn đến lương hưu thấp hơn đáng kể so với trường hợp đóng đúng thu nhập thực tế.
Thực tế cũng cho thấy, nhiều người lao động có thu nhập thực nhận cao nhưng do đóng BHXH trên mức thấp hơn nên khi nghỉ hưu chỉ nhận được mức lương hưu không tương xứng, khó đảm bảo chi phí sinh hoạt về sau. Ngoài ra, việc đóng thấp còn ảnh hưởng đến các chế độ khác như ốm đau, thai sản và trợ cấp, vì tất cả đều được tính dựa trên mức tiền lương đóng BHXH.
Tóm lại, đóng BHXH thấp hơn lương thực tế không chỉ làm giảm quyền lợi hiện tại mà còn ảnh hưởng lâu dài đến an sinh khi nghỉ hưu.
2. Làm thế nào để bảo vệ quyền lợi BHXH nếu phát hiện doanh nghiệp đóng thấp hơn lương thực tế?
Để bảo vệ quyền lợi khi phát hiện doanh nghiệp đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế, người lao động cần thực hiện theo các bước sau:
Trước hết, người lao động nên kiểm tra lại thông tin đóng BHXH của mình thông qua sổ BHXH, ứng dụng VssID hoặc bảng lương để xác định rõ mức doanh nghiệp đang đóng có đúng với thu nhập thực tế hay không. Đây là bước quan trọng để có căn cứ xác định dấu hiệu vi phạm.
Tiếp theo, người lao động cần yêu cầu doanh nghiệp giải trình và điều chỉnh mức đóng BHXH. Trường hợp doanh nghiệp đóng chưa đúng quy định, việc điều chỉnh có thể thực hiện thông qua thủ tục truy đóng để đảm bảo quyền lợi an sinh về sau, vì pháp luật quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH phải phản ánh đúng các khoản thu nhập thuộc diện đóng.
Cuối cùng, nếu doanh nghiệp không khắc phục, người lao động có thể khiếu nại đến cơ quan BHXH hoặc Thanh tra lao động, hoặc yêu cầu hòa giải tranh chấp lao động theo trình tự pháp luật để được bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời buộc doanh nghiệp điều chỉnh và truy đóng đầy đủ phần còn thiếu.
3. Làm thế nào để kiểm tra mức lương đóng BHXH của mình có đúng không
Người lao động có thể kiểm tra mức lương đóng BHXH của mình bằng các cách sau để đối chiếu xem doanh nghiệp có đóng đúng hay không:
Trước hết, cách phổ biến và chính xác nhất là sử dụng ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số. Sau khi đăng nhập, người lao động vào mục “Quản lý cá nhân” → “Quá trình tham gia”, tại đây hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về thời gian tham gia và mức tiền lương đóng BHXH từng tháng để đối chiếu với thu nhập thực tế.
Bên cạnh đó, người lao động cũng có thể tra cứu trên cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng cách nhập mã số BHXH hoặc số CCCD, sau đó xem mục “tra cứu quá trình tham gia BHXH” để biết chi tiết mức đóng.
Ngoài hình thức online, người lao động còn có thể đối chiếu trực tiếp trên sổ BHXH giấy hoặc bảng lương hàng tháng do doanh nghiệp cung cấp. Đây là cơ sở quan trọng để so sánh giữa tiền lương thực nhận và tiền lương được dùng để đóng BHXH, từ đó phát hiện kịp thời trường hợp đóng sai hoặc đóng thấp hơn thực tế.
Cuối cùng, nếu phát hiện có dấu hiệu sai lệch, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc liên hệ cơ quan BHXH để được kiểm tra, xác minh nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
4. Nếu doanh nghiệp không điều chỉnh mức đóng BHXH thì người lao động nên làm gì?
Nếu doanh nghiệp không điều chỉnh mức đóng BHXH thấp hơn lương thực tế, người lao động cần thực hiện theo hướng bảo vệ quyền lợi hợp pháp như sau:
Trước hết, người lao động nên chủ động làm việc trực tiếp với doanh nghiệp để yêu cầu giải thích rõ căn cứ đóng BHXH và đề nghị điều chỉnh lại mức đóng cho đúng với tiền lương thực tế thuộc diện phải tham gia BHXH. Việc này giúp xác định rõ sai sót có phải do nhầm lẫn hay cố ý thực hiện.
Trường hợp doanh nghiệp không khắc phục, người lao động có quyền gửi kiến nghị hoặc phản ánh đến cơ quan bảo hiểm xã hội để được kiểm tra, đối chiếu dữ liệu đóng BHXH. Cơ quan BHXH có trách nhiệm rà soát và yêu cầu doanh nghiệp truy đóng nếu phát hiện sai phạm.
Cuối cùng, nếu vẫn không được giải quyết, người lao động có thể thực hiện thủ tục khiếu nại hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động theo trình tự pháp luật. Khi đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ buộc doanh nghiệp điều chỉnh mức đóng và truy nộp phần BHXH còn thiếu để bảo đảm quyền lợi cho người lao động.
5. Trường hợp doanh nghiệp phá sản thì người lao động có được truy đóng BHXH không?
Về căn cứ pháp lý khi doanh nghiệp đóng BHXH thấp hơn lương thực tế trong trường hợp phá sản, có thể vận dụng các quy định sau:
Trước hết, theo điểm c khoản 1 Điều 46 Luật Phục hồi, phá sản 2025, khi doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản, tài sản của doanh nghiệp được phân chia theo thứ tự ưu tiên, trong đó khoản nợ tiền lương, BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi của người lao động được xếp sau chi phí phá sản và thuộc nhóm nghĩa vụ được ưu tiên thanh toán. Điều này khẳng định quyền lợi BHXH của người lao động vẫn được bảo vệ trong quá trình xử lý phá sản.
Bên cạnh đó, theo Điều 29 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, người lao động hoặc thân nhân có thể gửi văn bản đề nghị đến cơ quan BHXH để yêu cầu xác nhận thời gian đóng BHXH, cơ quan BHXH có trách nhiệm xác nhận thời gian đã đóng BHXH đến thời điểm doanh nghiệp còn thực hiện nghĩa vụ, và phần chưa đóng sẽ được tiếp tục theo dõi để xử lý khi có nguồn thu hồi từ doanh nghiệp phá sản. Trường hợp thu hồi được tài sản hoặc khoản nợ, cơ quan BHXH sẽ bổ sung thời gian đóng cho người lao động theo quy định.
Ngoài ra, theo hướng dẫn thực tiễn tại cơ quan BHXH, khi doanh nghiệp phá sản, người lao động vẫn được chốt sổ BHXH đến thời điểm thực tế đã đóng, bảo đảm không mất thời gian tham gia đã được ghi nhận, đồng thời quyền lợi an sinh sẽ được xử lý theo khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp trong quá trình phá sản.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế
Khi phát sinh tình trạng đóng BHXH cho nhân viên trên mức lương thấp hơn thực tế, việc tìm đến luật sư tư vấn là cần thiết để kịp thời bảo vệ quyền lợi và hạn chế rủi ro pháp lý. Trong thực tế, đây là nhóm tranh chấp liên quan trực tiếp đến tiền lương và chế độ an sinh xã hội, đòi hỏi phải có sự đánh giá chính xác về hồ sơ, căn cứ pháp lý và quá trình đóng BHXH.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội, NPLaw hỗ trợ khách hàng rà soát toàn bộ quá trình đóng BHXH, xác định mức đóng có đúng quy định hay không, đồng thời tư vấn phương án xử lý phù hợp như điều chỉnh, truy đóng hoặc khiếu nại cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra, NPLaw còn đại diện làm việc, soạn thảo hồ sơ và tham gia giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.
Việc đồng hành cùng NPLaw giúp người lao động và doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật, đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội và xử lý vấn đề một cách đúng quy trình, hiệu quả và an toàn pháp lý.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
