Giải quyết tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng

Trong hoạt động xây dựng, việc mua bán vật liệu là một khâu quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và chi phí của công trình. Tuy nhiên, thực tế cho thấy tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng diễn ra khá phổ biến, đặc biệt khi giá thị trường biến động, hợp đồng không quy định rõ cách tính chi phí hoặc khi phát sinh khối lượng ngoài dự kiến.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý, cách xác định chi phí phát sinh hợp lệ và phương thức giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật dân sự và thương mại hiện hành,  từ đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, nhà thầu và cá nhân tham gia hoạt động xây dựng.

I. Rủi ro pháp lý phổ biến liên quan đến tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng

Trong hoạt động mua bán vật liệu xây dựng, việc phát sinh thêm chi phí là điều khó tránh khỏi, đặc biệt trong bối cảnh giá vật liệu biến động liên tục, điều kiện thi công thay đổi, hoặc thời gian thực hiện hợp đồng bị kéo dài. Tuy nhiên, nếu các bên không có thỏa thuận rõ ràng về việc xử lý chi phí phát sinh, những khoản này có thể trở thành nguyên nhân trực tiếp dẫn đến tranh chấp pháp lý.

Dưới đây là một số rủi ro pháp lý phổ biến thường gặp:

• Hợp đồng không quy định rõ về điều chỉnh giá hoặc chi phí phát sinh: Nhiều hợp đồng chỉ ghi nhận giá bán cố định mà không có điều khoản điều chỉnh giá khi giá vật liệu tăng do biến động thị trường, thay đổi chính sách thuế, hoặc phát sinh chi phí vận chuyển. Khi chi phí thực tế vượt xa giá trị hợp đồng, bên bán yêu cầu điều chỉnh, trong khi bên mua từ chối thanh toán, dẫn đến tranh chấp.
• Phát sinh chi phí do thay đổi khối lượng, chất lượng hoặc tiến độ thi công: Trong quá trình thực hiện công trình, thay đổi thiết kế hoặc yêu cầu kỹ thuật có thể làm phát sinh thêm khối lượng vật liệu hoặc chi phí vận chuyển. Nếu bên mua sử dụng vật liệu ngoài hợp đồng mà không lập biên bản xác nhận, bên bán rất khó chứng minh yêu cầu thanh toán chi phí phát sinh là có căn cứ.
• Rủi ro từ chứng từ, hóa đơn và chứng minh giao dịch: Một số doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà thầu nhỏ, vẫn thực hiện giao dịch mua bán vật liệu bằng hình thức viết tay hoặc không xuất hóa đơn hợp lệ. Khi tranh chấp phát sinh, việc thiếu chứng từ kế toán – thuế – vận chuyển hợp pháp sẽ khiến bên yêu cầu thanh toán không chứng minh được chi phí phát sinh là có thật, dẫn đến mất quyền yêu cầu hoặc bị xử phạt hành chính.
• Không thống nhất cách xác định và nghiệm thu chi phí phát sinh: Trong nhiều trường hợp, chi phí phát sinh được xác định qua biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng hoặc báo giá bổ sung, nhưng một bên không ký hoặc không đồng ý với nội dung đó. Khi đưa ra tranh chấp, Tòa án thường bác bỏ yêu cầu thanh toán nếu không có đủ bằng chứng thể hiện sự đồng thuận giữa hai bên.

Các rủi ro pháp lý trong tranh chấp chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng thường xuất phát từ việc thiếu thỏa thuận cụ thể, chứng từ không đầy đủ và quy trình nghiệm thu không rõ ràng. Để hạn chế tranh chấp, các bên nên soạn thảo hợp đồng chặt chẽ, ghi rõ cơ chế điều chỉnh giá, xác nhận khối lượng, và lưu trữ đầy đủ hồ sơ giao nhận – đây chính là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp phát sinh.

II. Tìm hiểu về tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng

Tranh chấp về chi phí phát sinh trong mua bán vật liệu xây dựng là một dạng tranh chấp dân sự – thương mại khá phổ biến trong thực tiễn thi công công trình. Để hiểu rõ bản chất của loại tranh chấp này, cần xác định các yếu tố dẫn đến chi phí phát sinh và những hệ quả pháp lý có thể xảy ra nếu các bên không kịp thời xử lý, thương lượng hoặc giải quyết đúng quy định pháp luật.

1. Những yếu tố nào thường dẫn đến tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng?

Tranh chấp chi phí phát sinh thường bắt nguồn từ sự khác biệt giữa giá trị thực tế và giá trị đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Một số yếu tố chính bao gồm:

• Biến động giá vật liệu trên thị trường: Khi giá thép, xi măng, cát, đá... tăng mạnh so với thời điểm ký hợp đồng mà không có cơ chế điều chỉnh giá, bên bán thường yêu cầu bổ sung chi phí, trong khi bên mua không đồng ý.
• Thay đổi khối lượng hoặc chủng loại vật liệu: Việc thay đổi thiết kế hoặc yêu cầu kỹ thuật trong quá trình thi công khiến khối lượng hoặc loại vật liệu sử dụng khác so với hợp đồng ban đầu, dẫn đến phát sinh thêm chi phí mà hai bên chưa kịp thỏa thuận.
• Phát sinh chi phí vận chuyển, lưu kho hoặc chậm tiến độ: Nếu công trình bị gián đoạn hoặc địa điểm thi công thay đổi, bên bán có thể phải gánh thêm chi phí vận chuyển, bảo quản, nhưng không được thanh toán nếu hợp đồng không quy định rõ.
• Thiếu hồ sơ, biên bản xác nhận chi phí phát sinh: Trong nhiều trường hợp, bên bán chỉ thông báo miệng hoặc gửi bảng kê mà không có chữ ký xác nhận từ bên mua, khiến yêu cầu thanh toán chi phí phát sinh không có giá trị pháp lý.

Các yếu tố dẫn đến tranh chấp chi phí phát sinh phần lớn xuất phát từ sự thiếu rõ ràng trong hợp đồng và quy trình nghiệm thu, khiến quyền và nghĩa vụ của các bên không được xác định cụ thể. Vì vậy, việc lập biên bản xác nhận phát sinh, thỏa thuận điều chỉnh giá kịp thời và lưu trữ chứng từ là biện pháp quan trọng để phòng tránh tranh chấp.

2. Những rủi ro nào có thể xảy ra nếu không xử lý kịp thời tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng?

Khi tranh chấp chi phí phát sinh không được giải quyết kịp thời, hậu quả có thể ảnh hưởng đến cả kinh tế, pháp lý và uy tín hợp tác giữa các bên:

• Rủi ro tài chính: Bên bán có thể bị chiếm dụng vốn, mất khả năng thanh toán cho nhà cung cấp khác; trong khi bên mua có thể bị ngừng cung ứng vật liệu, làm chậm tiến độ thi công.
• Rủi ro pháp lý: Nếu một bên đơn phương từ chối thanh toán hoặc ngừng giao hàng mà không có căn cứ, hành vi đó có thể bị coi là vi phạm hợp đồng, dẫn đến nghĩa vụ bồi thường thiệt hại theo Điều 351 và 360 Bộ luật Dân sự 2015.
• Rủi ro về uy tín và quan hệ hợp tác: Tranh chấp kéo dài có thể làm mất lòng tin giữa các bên, ảnh hưởng đến khả năng hợp tác trong các dự án sau, đồng thời gây khó khăn khi tham gia đấu thầu hoặc huy động vốn.
• Rủi ro tố tụng: Khi vụ việc bị đưa ra Tòa án hoặc Trọng tài thương mại, nếu bên yêu cầu không có đủ chứng cứ chứng minh chi phí phát sinh, yêu cầu bồi thường hoặc thanh toán rất dễ bị bác bỏ.

Việc không xử lý kịp thời tranh chấp về chi phí phát sinh có thể làm gián đoạn dự án, gây thiệt hại tài chính và kéo theo rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Do đó, các bên cần chủ động trao đổi, thương lượng sớm và lập biên bản xác nhận phát sinh ngay khi có thay đổi, để hạn chế xung đột và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng

Tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng là vấn đề phổ biến trong hoạt động thương mại, đặc biệt trong các dự án xây dựng lớn có nhiều nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng phức tạp. 

Để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên được thực hiện đúng pháp luật, hệ thống quy định hiện hành đã đặt ra nhiều cơ chế cụ thể về quy trình giải quyết tranh chấp, nghĩa vụ của nhà cung cấp và chế tài xử lý vi phạm trong lĩnh vực này.

1. Có quy trình nào để giải quyết tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng không?

Theo quy định tại Điều 317 Luật Thương mại 2005, các bên có thể lựa chọn một trong bốn hình thức để giải quyết tranh chấp thương mại, bao gồm:

• Thương lượng: Hai bên chủ động trao đổi, thống nhất hướng xử lý chi phí phát sinh mà không cần bên thứ ba.
• Hòa giải: Có sự tham gia của một bên trung gian giúp các bên đạt được thỏa thuận.
• Trọng tài thương mại: Áp dụng khi trong hợp đồng có điều khoản trọng tài hoặc các bên có thỏa thuận riêng (theo Luật Trọng tài thương mại 2010).
• Tòa án nhân dân có thẩm quyền: Khi các bên không thể tự thỏa thuận hoặc không có điều khoản trọng tài, thì việc khởi kiện ra Tòa án là biện pháp cuối cùng.

Như vậy, tùy vào tính chất và mức độ của tranh chấp, các bên có thể lựa chọn hình thức giải quyết phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và duy trì quan hệ hợp tác lâu dài trong hoạt động thương mại. 

2. Nhà cung cấp có nghĩa vụ gì trong trường hợp xảy ra tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng?

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng, nhà cung cấp phải có nghĩa vụ: 

• Cung cấp đúng loại, đúng số lượng, đúng chất lượng vật liệu theo hợp đồng;
• Thông báo kịp thời cho bên mua nếu có sự thay đổi giá thị trường hoặc chi phí vận chuyển dẫn đến phát sinh chi phí ngoài dự kiến;
• Hợp tác trong việc xác minh nguyên nhân chi phí phát sinh, đặc biệt nếu liên quan đến lỗi kỹ thuật, chất lượng, vận chuyển hoặc các yếu tố khách quan khác;
• Bảo quản, giao nhận và lập chứng từ hợp lệ, đảm bảo việc đối chiếu chi phí phát sinh minh bạch.

Nếu nhà cung cấp không thực hiện đúng các nghĩa vụ này, họ có thể bị xem là vi phạm hợp đồng và phải chịu chế tài do vi phạm.

3. Có thể áp dụng hình phạt nào đối với nhà cung cấp trong trường hợp tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng không?

Tùy vào mức độ và tính chất vi phạm, nhà cung cấp có thể bị áp dụng một hoặc nhiều chế tài thương mại theo Điều 292 Luật Thương mại 2005, bao gồm:

• Phạt vi phạm hợp đồng: Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận mức phạt cụ thể (thông thường không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ vi phạm);
• Buộc bồi thường thiệt hại: Nếu hành vi của nhà cung cấp gây tổn thất cho bên mua (ví dụ: chậm giao hàng dẫn đến công trình bị đình trệ);
• Tạm ngừng hoặc hủy bỏ hợp đồng: khi chi phí phát sinh do lỗi cố ý hoặc gian dối của nhà cung cấp;
• Yêu cầu bồi hoàn chi phí hợp lý: Nếu bên mua phải thuê bên thứ ba khắc phục hậu quả.

Như vậy, việc áp dụng đúng và đầy đủ các chế tài thương mại không chỉ góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bên bị vi phạm mà còn nâng cao tính răn đe, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quan hệ hợp đồng thương mại.

VI. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng

Trong quá trình mua bán vật liệu xây dựng, việc phát sinh thêm chi phí ngoài hợp đồng là điều khó tránh khỏi. Những chi phí này thường liên quan đến biến động giá, thay đổi khối lượng, chi phí vận chuyển hoặc các yếu tố khách quan khác. Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến mà các bên thường gặp khi xảy ra tranh chấp về chi phí phát sinh:

1.Thời hiệu khởi kiện đối với tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng là bao lâu?

Theo Điều 319 Luật Thương mại 2005, thời hiệu khởi kiện đối với tranh chấp thương mại là 02 năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp của một bên bị xâm phạm.

Ví dụ: nếu bên mua phát hiện nhà cung cấp tính thêm chi phí không hợp lý vào tháng 5/2024, thì thời hiệu khởi kiện sẽ kéo dài đến hết tháng 5/2026. Sau thời điểm này, Tòa án có thể từ chối giải quyết vụ việc do hết thời hiệu khởi kiện..

2.Nếu hợp đồng không ghi rõ, cách xác định trách nhiệm trong tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng thế nào?

Khi hợp đồng không quy định rõ về chi phí phát sinh, trách nhiệm của các bên sẽ được xác định dựa vào:

• Thỏa thuận bằng văn bản, email, biên bản làm việc hoặc chứng từ giao nhận có chữ ký xác nhận của hai bên;
• Tập quán thương mại trong lĩnh vực xây dựng, nếu hai bên không có thỏa thuận cụ thể;
• Nguyên tắc lỗi: Bên nào gây ra việc phát sinh chi phí ngoài dự kiến do lỗi của mình (như chậm giao hàng, thay đổi vật liệu, không thông báo kịp thời) thì phải chịu trách nhiệm bồi hoàn.

Do đó, việc quy định rõ ràng và lưu giữ đầy đủ các chứng từ, thỏa thuận liên quan đến chi phí phát sinh là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi của mỗi bên và hạn chế rủi ro tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

3.Trường hợp bất khả kháng ảnh hưởng thế nào đến tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng? Ai  sẽ là người phải chịu trách nhiệm?

Theo Khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015, sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan, không thể lường trước và không thể khắc phục được dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết (ví dụ: thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, biến động chính sách đột ngột...).

Nếu chi phí phát sinh xuất phát từ sự kiện bất khả kháng, bên vi phạm có thể được miễn trách nhiệm theo Điều 294 Luật Thương mại 2005, với điều kiện:

• Phải thông báo kịp thời cho bên kia về sự kiện bất khả kháng;
• Cung cấp bằng chứng xác thực (văn bản của cơ quan có thẩm quyền hoặc chứng cứ khách quan khác);
• Hợp tác để điều chỉnh hợp đồng phù hợp với tình hình mới.

Như vậy, trong trường hợp có sự kiện bất khả kháng, nguyên tắc chung là không bên nào phải chịu trách nhiệm bồi thường cho thiệt hại phát sinh trực tiếp từ sự kiện đó, nếu họ đã đáp ứng các điều kiện trên. 

4.Nếu một bên phá sản, tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng được ưu tiên xử lý thế nào?

Thứ tự phân chia tài sản của doanh nghiệp khi có quyết định tuyên bố phá sản được quy định tại Điều 54 Luật Phá sản 2014. Chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng có thể được coi là khoản nợ không có bảo đảm phải trả cho chủ nợ trong danh sách chủ nợ. Theo đó, khoản nợ này được xử lý sau khi các khoản chi phí:

• Chi phí phá sản;
• Khoản nợ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với người lao động, quyền lợi khác theo hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể đã ký kết;
• Khoản nợ phát sinh sau khi mở thủ tục phá sản nhằm mục đích phục hồi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hợp tác xã.

Như vậy, chỉ sau khi đã thanh toán đầy đủ các khoản chi phí ưu tiên theo quy định trên, doanh nghiệp mới được phân chia tài sản còn lại để trả các khoản nợ không có bảo đảm, trong đó bao gồm cả chi phí phát sinh từ việc mua bán vật liệu xây dựng.

5.Có thể yêu cầu bồi thường lợi nhuận bị mất trong tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng không?

Có thể yêu cầu bồi thường lợi nhuận bị mất trong tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng. Theo Điều 302 Luật Thương mại 2005, bên bị vi phạm có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, bao gồm cả lợi nhuận trực tiếp bị mất do hành vi vi phạm hợp đồng của bên kia gây ra.

Tuy nhiên, để được bồi thường khoản này, bên yêu cầu phải chứng minh:

• Có hành vi vi phạm hợp đồng;
• Có thiệt hại thực tế và có thể định lượng được (ví dụ: mất hợp đồng thi công, chậm tiến độ công trình);
• Có mối quan hệ nhân quả trực tiếp giữa hành vi vi phạm và thiệt hại.

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến tranh chấp về chi phí phát sinh khi mua bán vật liệu xây dựng?

Tranh chấp về chi phí phát sinh trong mua bán vật liệu xây dựng thường liên quan đến nhiều yếu tố phức tạp như: thay đổi giá thị trường, điều chỉnh khối lượng, chất lượng vật liệu, tiến độ giao hàng hoặc lỗi trong việc lập chứng từ, thanh toán. 

Nếu không được xử lý đúng cách và kịp thời, những mâu thuẫn này có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến dòng tiền, uy tín thương mại và tiến độ công trình.

Trong bối cảnh đó, việc tìm đến đơn vị tư vấn pháp lý chuyên sâu như NPLAW là lựa chọn tối ưu để bảo vệ quyền lợi và hạn chế rủi ro. Với đội ngũ luật sư am hiểu lĩnh vực xây dựng, thương mại và hợp đồng, NPLAW cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện, bao gồm:

• Tư vấn, rà soát và soạn thảo hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng, đảm bảo chặt chẽ về điều khoản chi phí, thanh toán và điều chỉnh giá;
• Đánh giá nguyên nhân tranh chấp, xác định trách nhiệm và quyền lợi của từng bên theo quy định pháp luật hiện hành;
• Đại diện đàm phán, hòa giải hoặc khởi kiện khi tranh chấp phát sinh, bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại;
• Tư vấn chiến lược xử lý chi phí phát sinh hợp lý, tránh vi phạm hợp đồng và hạn chế trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp.