I. Tìm hiểu về quy định chế độ đãi ngộ nhân viên
Chế độ đãi ngộ là tổng hợp các chính sách mà doanh nghiệp xây dựng nhằm đảm bảo phúc lợi và nâng cao chất lượng đời sống vật chất lẫn tinh thần cho người lao động. Những chính sách này giúp nhân viên yên tâm công tác, tạo động lực để họ gắn bó lâu dài và nỗ lực cống hiến cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
II. Quy định của pháp luật liên quan đến quy định chế độ đãi ngộ nhân viên
Không chỉ là yếu tố nội bộ của doanh nghiệp, chế độ đãi ngộ nhân viên còn chịu sự điều chỉnh chặt chẽ bởi pháp luật lao động. Doanh nghiệp cần căn cứ vào các quy định này để đảm bảo tính hợp pháp và công bằng trong chính sách của mình
1. Quy định chế độ đãi ngộ nhân viên là gì?
Quy định chế độ đãi ngộ nhân viên là hệ thống các quy tắc, chính sách và tiêu chuẩn do doanh nghiệp ban hành hoặc tuân thủ theo quy định pháp luật, nhằm đảm bảo quyền lợi vật chất và tinh thần cho người lao động trong suốt quá trình làm việc.
Chế độ đãi ngộ thường bao gồm các nội dung như: mức lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi xã hội (bảo hiểm, chăm sóc sức khỏe, nghỉ phép, thai sản…), môi trường làm việc, cơ hội đào tạo và thăng tiến. Những quy định này không chỉ giúp người lao động an tâm gắn bó lâu dài với doanh nghiệp mà còn góp phần xây dựng văn hóa tổ chức chuyên nghiệp và cạnh tranh trên thị trường lao động.
2. Pháp luật quy định những nguyên tắc nào trong việc xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên?
Hiện nay, không có quy định về nguyên tắc trong việc xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên; mà có quy định cụ thể về nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động.
Cụ thể, căn cứ Điều 15 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động, cụ thể như sau:
Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động
1. Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.
2. Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.
Theo đó khi giao kết hợp đồng lao động người sử dụng lao động và người lao động cần tuân thủ 06 nguyên tắc sau:
1.Tự nguyện
2. Bình đẳng
3. Thiện chí
4. Hợp tác
5. Trung thực
6. Tự do giao kết hợp đồng lao động, Nhưng tự do này không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.
Pháp luật hiện hành không quy định trực tiếp và riêng biệt về nguyên tắc trong việc xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên, tuy nhiên, việc xây dựng chế độ đãi ngộ thường gắn liền với quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động, từ đó phải tuân thủ các nguyên tắc pháp lý chung được quy định tại Điều 15 Bộ luật Lao động 2019.
Như vậy, mặc dù không có điều khoản riêng quy định cụ thể về “nguyên tắc xây dựng chế độ đãi ngộ”, nhưng doanh nghiệp vẫn phải căn cứ vào các nguyên tắc nêu trên để đảm bảo việc xây dựng và áp dụng chế độ đãi ngộ là hợp pháp, công bằng và minh bạch
3. Quy định chế độ đãi ngộ nhân viên có cần phân biệt theo thâm niên làm việc không?
Theo nội dung trên có thể thấy rằng, pháp luật hiện hành không quy định trực tiếp và riêng biệt về nguyên tắc trong việc xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên.
Trên thực tế, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải phân biệt chế độ đãi ngộ theo thâm niên làm việc, tuy nhiên, việc này được phép và thường được áp dụng trong nhiều tổ chức nhằm khuyến khích sự gắn bó lâu dài và ghi nhận những đóng góp của nhân sự.
Việc phân biệt đãi ngộ theo thâm niên có thể thể hiện qua các yếu tố như: tăng lương định kỳ, thưởng trung thành, phụ cấp thâm niên, số ngày nghỉ phép thêm, hay cơ hội thăng tiến. Những chính sách này giúp tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, nếu áp dụng phân biệt theo thâm niên, doanh nghiệp cần bảo đảm tính minh bạch, hợp lý và không vi phạm các nguyên tắc bình đẳng trong lao động. Đồng thời, nên kết hợp với các yếu tố khác như năng lực, hiệu quả công việc và tinh thần trách nhiệm để bảo đảm sự công bằng, tránh gây tâm lý bất mãn trong nội bộ.
Tóm lại, doanh nghiệp có thể phân biệt chế độ đãi ngộ theo thâm niên làm việc, nhưng cần thực hiện trên cơ sở pháp lý rõ ràng, công bằng và phù hợp với thực tiễn quản trị nhân sự.
III. Giải đáp các thắc mắc liên quan đến quy định chế độ đãi ngộ nhân viên
Trong quá trình xây dựng và áp dụng chế độ đãi ngộ, không ít doanh nghiệp và người lao động gặp phải những vướng mắc liên quan đến quy định pháp luật. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp cùng phần giải đáp chi tiết:
1. Quy định chế độ đãi ngộ nhân viên có bắt buộc phải được ghi rõ trong nội quy lao động không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động do doanh nghiệp ban hành phải phù hợp với pháp luật về lao động và các quy định liên quan, đồng thời phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi;
- Trật tự trong môi trường làm việc;
- Quy định về an toàn, vệ sinh lao động;
- Biện pháp phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, cùng với trình tự, thủ tục xử lý hành vi vi phạm;
- Quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Các trường hợp người lao động được tạm thời điều chuyển công việc khác so với hợp đồng lao động đã ký;
- Những hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng;
- Quy định về trách nhiệm vật chất;
- Xác định rõ người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Ngoài các nội dung bắt buộc nêu trên, người sử dụng lao động có thể bổ sung các quy định khác trong nội quy, miễn là không trái với quy định của pháp luật.
Như vậy, quy định chế độ đãi ngộ nhân viên không bắt buộc phải được ghi trong nội quy lao động. Doanh nghiệp có thể ghi hoặc không miễn là không trái với quy định của pháp luật.
2. Có những quy định chế độ đãi ngộ nhân viên nào dành riêng cho lao động nữ?
Khi tham gia quan hệ lao động, lao động nữ được bảo đảm thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ như lao động nam, đồng thời được Nhà nước bảo vệ và thúc đẩy quyền bình đẳng giới trong mọi lĩnh vực. Nhằm cụ thể hóa nguyên tắc này, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã ban hành nhiều quy định riêng dành cho lao động nữ, bảo vệ quyền lợi về sức khỏe, việc làm và phúc lợi trong suốt quá trình mang thai, sinh con và nuôi con nhỏ. Cụ thể như sau:
- Không bị xử lý kỷ luật khi mang thai hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi
Người sử dụng lao động không được áp dụng kỷ luật lao động đối với lao động nữ trong thời gian mang thai, nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi (Điểm d Khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019).
- Không phải làm đêm, làm thêm hoặc đi công tác xa khi mang thai hoặc nuôi con nhỏ
Lao động nữ không bị yêu cầu làm việc ban đêm, làm thêm giờ hoặc đi công tác xa nếu đang mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi (Khoản 1 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019).
- Được chuyển sang công việc nhẹ hơn hoặc giảm 1 giờ làm việc/ngày
Nếu đang làm việc nặng nhọc, độc hại hoặc có ảnh hưởng tới sức khỏe sinh sản, lao động nữ có quyền yêu cầu chuyển sang công việc nhẹ hơn hoặc giảm 1 giờ làm/ngày (Khoản 2 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019).
- Được ưu tiên ký lại hợp đồng lao động khi mang thai hoặc đang nuôi con nhỏ
Trường hợp hợp đồng lao động hết hạn trong thời gian lao động nữ đang mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi, họ được ưu tiên xem xét ký hợp đồng mới (Khoản 3 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019).
- Được nghỉ 30 phút/ngày trong thời gian hành kinh
Lao động nữ được nghỉ 30 phút/ngày trong thời gian hành kinh theo quy định ( Khoản 3 Điều 80 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
- Được nghỉ 60 phút/ngày khi nuôi con dưới 12 tháng tuổi
Để cho con bú, vắt sữa hoặc nghỉ ngơi, lao động nữ được nghỉ thêm 60 phút/ngày trong thời gian làm việc (Khoản 4 Điều 80 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
- Không bị sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
Người sử dụng lao động không được sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng vì lý do mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi (Khoản 3 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019).
- Có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu ảnh hưởng đến thai nhi
Lao động nữ có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu công việc gây ảnh hưởng xấu tới thai nhi và được cơ sở y tế xác nhận (Khoản 1 Điều 138 Bộ luật Lao động 2019).
- Được tạm hoãn hợp đồng lao động khi mang thai
Trong trường hợp có xác nhận y tế rằng việc tiếp tục làm việc có thể gây hại cho thai nhi, lao động nữ được phép tạm hoãn hợp đồng lao động (Khoản 1 Điều 138 Bộ luật Lao động 2019).
- Được nghỉ thai sản trước và sau sinh tổng cộng 6 tháng
Thời gian nghỉ thai sản là 6 tháng, trong đó không quá 2 tháng nghỉ trước sinh. Nếu sinh đôi trở lên, mỗi con từ con thứ hai được nghỉ thêm 1 tháng. Trong thời gian nghỉ, người lao động được hưởng chế độ BHXH (Khoản 1 Điều 139 Bộ luật Lao động 2019).
- Được đảm bảo việc làm sau khi nghỉ thai sản
Khi quay lại làm việc sau thời gian nghỉ thai sản, lao động nữ được bảo đảm công việc cũ hoặc công việc tương đương với mức lương không thấp hơn trước (Điều 140 Bộ luật Lao động 2019).
- Được khám chuyên khoa phụ sản định kỳ
Trong khám sức khỏe định kỳ, lao động nữ được khám chuyên khoa phụ sản theo danh mục do Bộ Y tế ban hành (Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015; Khoản 1 Điều 80 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
- Bình đẳng với nam giới về lương, thưởng và cơ hội thăng tiến
Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm quyền bình đẳng giữa lao động nữ và nam trong các vấn đề như lương, thưởng, điều kiện làm việc, cơ hội phát triển (Khoản 1 Điều 78 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
- Được lắp đặt phòng vắt, trữ sữa mẹ tại nơi làm việc
Nếu doanh nghiệp sử dụng từ 1.000 lao động nữ trở lên, bắt buộc phải bố trí phòng vắt, trữ sữa. Doanh nghiệp có ít hơn được khuyến khích thực hiện tùy điều kiện (Khoản 5 Điều 80 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
- Được hưởng chế độ thai sản theo quy định của BHXH
Lao động nữ khi đáp ứng đủ điều kiện được hưởng các quyền lợi về thai sản như trợ cấp một lần, chế độ nghỉ sinh, dưỡng sức sau sinh… theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024.
3. Khi thay đổi quy định chế độ đãi ngộ nhân viên, doanh nghiệp có cần thông báo trước không?
Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: 1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Theo quy định này, công ty sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy với cơ quan chuyên môn về lao động.
Còn nếu có dưới 10 người lao động, công ty vẫn phải ban hành nội quy lao động nhưng không bắt buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, theo quy định mới tại khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn BLLĐ năm 2019 này, khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Ngoài ra, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Bộ luật Lao động năm 2019 không có quy định nào đề cập đến việc phải đăng ký lại nội quy lao động khi sửa đổi.
Vì vậy, người sử dụng lao động không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký lại nội quy công ty khi sửa đổi, bổ sung.
Tóm lại, theo những quy định nêu trên khi thay đổi quy định chế độ đãi ngộ nhân viên, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký lại nội quy công ty khi sửa đổi, bổ sung.
4. Khi có tranh chấp về chế độ đãi ngộ, pháp luật quy định cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết?
Căn cứ theo điểm a Khoản 1 Điều 179 Bộ Luật Lao động năm 2019: Tranh chấp lao động cá nhân giữa người lao động với người sử dụng lao động; giữa người lao động với doanh nghiệp, tổ chức đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; giữa người lao động thuê lại với người sử dụng lao động thuê lại”.
Theo đó, có thể thấy rằng tranh chấp về chế độ đãi ngộ là tranh chấp lao động cá nhân giữa người lao động với người sử dụng lao động
Bên cạnh đó, căn cứ Điều 187 Bộ luật Lao động 2019 quy định về cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp lao động như sau:
Thẩm quyền giải quyết tranh chấp lao động cá nhân
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết tranh chấp lao động cá nhân bao gồm:
1. Hòa giải viên lao động;
2. Hội đồng trọng tài lao động;
3. Tòa án nhân dân.
Theo đó, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp lao động cá nhân gồm Hội đồng trọng tài lao động; Tòa án nhân dân. Ngoài ra, hòa giải viên lao động cũng sẽ có thẩm quyền giải quyết tranh chấp lao động cá nhân tại doanh nghiệp.
5. Quy định chế độ đãi ngộ nhân viên có phải công khai cho toàn bộ người lao động không?
Khoản 1 Điều 43 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã liệt kê cụ thể các nội dung mà người sử dụng lao động bắt buộc phải công khai cho người lao động biết, đó là:
1 - Tình hình sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.
2 - Nội quy lao động.
3 - Thang lương, bảng lương, định mức lao động.
4 - Nội quy, quy chế và các văn bản quy định khác của người sử dụng lao động liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động.
5 - Các thỏa ước lao động tập thế mà người sử dụng lao động tham gia.
6 - Việc trích lập, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và các quỹ do người lao động đóng góp (nếu có).
7 - Việc trích nộp kinh phí công đoàn.
8 - Việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
9 - Tình hình thực hiện thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động.
10 - Nội dung khác theo quy định của pháp luật.
Theo đó, dựa trên điểm 2,3,4 và 6 nếu trên có thể thấy rằng doanh nghiệp có trách nhiệm công khai chế độ đãi ngộ đến với những người lao động mà mình đang sử dụng.
IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan quy định chế độ đãi ngộ nhân viên
Việc xây dựng và áp dụng quy định chế độ đãi ngộ nhân viên không chỉ là yếu tố then chốt trong quản trị nhân sự mà còn phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật lao động hiện hành. Công ty Luật TNHH Ngọc Phú cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên sâu nhằm hỗ trợ doanh nghiệp:
- Xây dựng, rà soát và điều chỉnh quy định về lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi… phù hợp với pháp luật;
- Tư vấn soạn thảo nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế đãi ngộ;
- Giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh khi thay đổi chế độ đãi ngộ;
- Hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động, phòng tránh rủi ro tranh chấp.
Với đội ngũ luật sư dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động – việc làm, Công ty Luật TNHH Ngọc Phú cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc thiết lập chính sách đãi ngộ hợp lý, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
