Hồ sơ thanh lý tài sản theo quy định pháp luật

Bài viết này, sẽ làm rõ quy định pháp luật liên quan đến hồ sơ thanh lý tài sản, xử lý vi phạm trong việc lập hồ sơ, từ đó, giúp cá nhân, tổ chức hiểu rõ và tránh những sai phạm không cần thiết trong quá trình thực hiện.

I. Thực trạng hiện nay của hồ sơ thanh lý tài sản

Trong thực tế, có những trường hợp cá nhân, doanh nghiệp lâm vào tình trạng khó khăn, không thể thanh toán các khoản nợ dẫn đến phá sản. Để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và người lao động thì việc giải quyết nhanh chóng thủ tục phá sản doanh nghiệp, thanh lý tài sản là điều rất cần thiết, góp phần đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. Trong đó, việc lập hồ sơ thanh lý tài sản sao cho đáp ứng đầy đủ theo quy định pháp luật là điều nhiều người quan tâm.

II. Hồ sơ thanh lý tài sản là gì?

Căn cứ các quy định liên quan về thanh lý tài sản tại tiết 3.2.2, điểm 3.2, khoản 3 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC và khoản 1 Điều 45 Luật Quản lý sử dụng tài sản công 2017:

Thanh lý tài sản là việc bán, chuyển nhượng hoặc xử lý tài sản của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước nhằm thu hồi giá trị kinh tế từ tài sản đó.

Như vậy, từ các quy định nêu trên, có thể hiểu, hồ sơ thanh lý tài sản là tập hợp các tài liệu, biên bản, quyết định, và các chứng từ liên quan đến quá trình thanh lý tài sản của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để ghi nhận các giao dịch tài chính liên quan đến tài sản, giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác chi phí và giá trị tài sản, đồng thời đáp ứng yêu cầu pháp lý của các cơ quan chức năng.

1. Tầm quan trọng của hồ sơ thanh lý tài sản?

Tầm quan trọng của hồ sơ thanh lý tài sản như sau:

• Minh bạch hóa quá trình thanh lý: Ghi nhận rõ ràng các thông tin về tài sản bị thanh lý, lý do thanh lý, và kết quả thực hiện.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Hồ sơ đầy đủ là căn cứ để bảo vệ quyền lợi trong các trường hợp kiểm tra, thanh tra thuế.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Hỗ trợ tổ chức xác định đúng chi phí hợp lý, tránh tổn thất tài chính không đáng có.
• Giúp tổ chức giảm bớt chi phí bảo trì và thay thế những tài sản không còn giá trị. Đồng thời, thanh lý tài sản cũng giúp doanh nghiệp thu hồi một phần giá trị tài sản, góp phần cải thiện tình hình tài chính.

2. Những điều cần lưu ý về hồ sơ thanh lý tài sản

Thanh lý tài sản bao gồm thanh lý tài sản cố định của doanh nghiệp và thanh lý tài sản công của cơ quan Nhà nước.

• Trường hợp thanh lý tài sản cố định của doanh nghiệp:

Việc thanh lý tài sản cố định xảy ra khi tài sản đó không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể, việc thanh lý tài sản cố định là việc cần làm theo thủ tục pháp lý.

Doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện đầy đủ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập hồ sơ theo mẫu quy định.

• Trường hợp thanh lý tài sản công của Cơ quan Nhà nước:

Căn cứ khoản 1 Điều 29 Nghị định 186/2025/NĐ-CP quy định:

Khi có tài sản công hết hạn sử dụng (hết thời gian sử dụng để tính hao mòn tài sản theo quy định về chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc hết niên hạn, tần suất sử dụng theo quy định của pháp luật) mà cơ quan được giao quản lý, sử dụng tài sản có nhu cầu thanh lý;

Tài sản công chưa hết hạn sử dụng nhưng bị hư hỏng mà không thể sửa chữa được hoặc việc sửa chữa không hiệu quả (dự kiến chi phí sửa chữa lớn hơn 30% nguyên giá trong trường hợp xác định được nguyên giá hoặc lớn hơn 30% giá trị đầu tư xây dựng, mua sắm mới tài sản cùng loại hoặc có tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, xuất xứ tương đương tại thời điểm thanh lý trong trường hợp không xác định được nguyên giá), nhà làm việc hoặc tài sản khác gắn liền với đất phải phá dỡ theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền, cơ quan có tài sản lập 01 bộ hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản công, gửi cơ quan quản lý cấp trên (nếu có cơ quan quản lý cấp trên) xem xét, đề nghị cơ quan, người có thẩm quyền quy định xem xét, quyết định.

III. Quy định pháp luật liên quan đến hồ sơ thanh lý tài sản

1. Quy định cần lưu ý liên quan đến hồ sơ thanh lý tài sản

Theo tiết 3.2.2, điểm 3.2, khoản 3 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định tài sản cố định thanh lý là những tài sản như sau:

• Tài sản cố định hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được;
• Tài sản cố định lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh.

Khi có tài sản cố định thanh lý, doanh nghiệp phải ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định.

Doanh nghiệp tự quyết định việc thanh lý tài sản cố định, bao gồm cả thanh lý tài sản cố định chưa khấu hao hết hay đã khấu hao hết.

Theo Điều 45 Luật Quản lý sử dụng tài sản công 2017, tài sản công được thanh lý trong các trường hợp sau đây:

a) Tài sản công hết hạn sử dụng theo quy định của pháp luật;

b) Tài sản công chưa hết hạn sử dụng nhưng bị hư hỏng mà không thể sửa chữa được hoặc việc sửa chữa không hiệu quả;

c) Nhà làm việc hoặc tài sản khác gắn liền với đất phải phá dỡ theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Tài sản công được thanh lý theo các hình thức sau đây:

a) Phá dỡ, hủy bỏ. Vật liệu, vật tư thu hồi từ phá dỡ, hủy bỏ tài sản được xử lý bán;

b) Bán.

Căn cứ quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền, cơ quan nhà nước có tài sản thanh lý có trách nhiệm tổ chức thanh lý theo các hình thức quy định.

2. Hướng dẫn thực hiện hồ sơ thanh lý tài sản

Thanh lý tài sản công theo khoản 1 Điều 29 Nghị định 186/2025/NĐ-CP

Hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý của cơ quan có tài sản công theo Mẫu số 01/TSC-XLTS ban hành kèm theo Nghị định 186/2025/NĐ-CP: 01 bản chính.
• Văn bản đề nghị thanh lý tài sản công của cơ quan quản lý cấp trên (nếu có cơ quan quản lý cấp trên): 01 bản chính.
• Ý kiến bằng văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp xã hoặc văn bản thẩm định của đơn vị tư vấn có chức năng thẩm định về tình trạng tài sản và khả năng sửa chữa (đối với tài sản là nhà, công trình xây dựng chưa hết hạn sử dụng nhưng bị hư hỏng mà không thể sửa chữa được): 01 bản sao.
• Các hồ sơ khác có liên quan đến đề nghị thanh lý tài sản (nếu có): 01 bản sao.

Hồ sơ thanh lý tài sản cố định của doanh nghiệp theo tiết 3.2.2, điểm 3.2, khoản 3 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC sẽ bao gồm:

• Quyết định thanh lý tài sản cố định
• Biên bản thanh lý tài sản cố định

3. Vi phạm hồ sơ thanh lý tài sản bị xử lý như thế nào?

Vi phạm liên quan đến hồ sơ thanh lý tài sản có thể dẫn đến nhiều hình thức xử lý khác nhau, tùy thuộc vào tính chất, mức độ và đối tượng vi phạm. Các hình thức xử lý này có thể là xử phạt hành chính, bồi thường thiệt hại, thậm chí là truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có các yếu tố cấu thành tội phạm. 

Cụ thể, chẳng hạn như hành vi giả mạo chữ ký của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp để ký vào các biên bản hoặc quyết định thanh lý tài sản trong hồ sơ thanh lý thì theo Điều 359 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017, hành vi vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà lợi dụng chức vụ, quyền hạn giả mạo chữ ký của người có chức vụ, quyền hạn thì bị phạt tù từ 01 - 05 năm, mức phạt cao nhất là phạt tù từ 12 - 20 năm.

IV. Giải đáp các thắc mắc về hồ sơ thanh lý tài sản

1. Ai có trách nhiệm lập và ký tên trong hồ sơ thanh lý tài sản?

Theo tiết 3.2.2, điểm 3.2, khoản 3 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC và khoản 3 Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty, Hội đồng quản trị trực tiếp tổ chức thanh lý tài sản doanh nghiệp. Trường hợp Điều lệ công ty quy định thành lập tổ chức thanh lý riêng thì doanh nghiệp phải ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý tài sản. Hội đồng thanh lý có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính của công ty.

Theo Điều 28 Nghị định 186/2025/NĐ-CP, thẩm quyền quyết định thanh lý tài sản công được quy định như sau:

• Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan trung ương quyết định hoặc phân cấp thẩm quyền quyết định thanh lý tài sản công là tài sản cố định tại cơ quan nhà nước thuộc phạm vi quản lý của bộ, cơ quan trung ương.
• Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hoặc phân cấp thẩm quyền quyết định thanh lý tài sản công là tài sản cố định tại cơ quan nhà nước thuộc phạm vi quản lý của địa phương.
• Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định thanh lý tài sản do Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quản lý, sử dụng.
• Cơ quan có tài sản công quyết định thanh lý đối với:

a) Tài sản công là tài sản cố định theo thẩm quyền do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phân cấp.

b) Tài sản công không phải là tài sản cố định.

2. Có thể sử dụng hồ sơ thanh lý tài sản làm cơ sở cho các hành động pháp lý sau này không? Và phải được lưu trữ trong thời gian bao lâu sau khi thanh lý?

Hồ sơ thanh lý tài sản có thể dùng làm cơ sở cho các hành động pháp lý sau này, có thể làm bằng chứng pháp lý để:

• Minh bạch trong kế toán và tài chính: Hồ sơ giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các nghiệp vụ tài chính liên quan đến việc giảm tài sản trên sổ sách kế toán, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về hạch toán.
• Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp: Trong trường hợp có các cuộc kiểm tra, thanh tra thuế hoặc tranh chấp pháp lý sau này, hồ sơ thanh lý đầy đủ và hợp lệ sẽ là căn cứ để doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của việc xử lý tài sản.
• Tuân thủ pháp luật: Việc lập hồ sơ thanh lý là một thủ tục bắt buộc để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng và xử lý tài sản.

Theo Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, hồ sơ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định được xếp vào nhóm tài liệu kế toán cần phải lưu trữ tối thiểu 10 năm sau khi thanh lý tài sản.

3. Nếu hồ sơ thanh lý tài sản không đầy đủ, công ty sẽ gặp phải những rắc rối gì?

Hồ sơ thanh lý tài sản không đầy đủ có thể dẫn đến nhiều rắc rối pháp lý và tài chính cho công ty, bao gồm:

• Tranh chấp với bên thứ ba: Thiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản có thể gây ra tranh chấp với bên mua, bên cho thuê hoặc các bên liên quan khác.
• Trách nhiệm pháp lý và phạt hành chính: Doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác xử phạt vì không tuân thủ các quy định về kế toán và thuế, đặc biệt khi tài sản được thanh lý không có đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc, giá trị, và quá trình thanh lý.
• Rắc rối trong quá trình kiểm toán: Thiếu hồ sơ sẽ gây khó khăn cho việc kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập, có thể dẫn đến việc báo cáo tài chính không được xác thực hoặc bị kiểm toán viên đưa ra ý kiến từ chối.
• Ảnh hưởng đến giá trị của công ty: Các vấn đề pháp lý và tài chính này có thể làm giảm uy tín và giá trị của công ty, ảnh hưởng đến khả năng huy động vốn trong tương lai.
• Rủi ro mất mát tài sản: Nếu không có hồ sơ rõ ràng, tài sản có thể bị thất thoát hoặc bị lợi dụng một cách bất hợp pháp mà công ty không thể chứng minh.

4. Có thể có những trường hợp nào dẫn đến việc hồ sơ thanh lý tài sản bị từ chối hay không? Lý do từ chối là gì?

Hồ sơ thanh lý tài sản có thể bị từ chối nếu không đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy trình thanh lý tài sản của cơ quan có thẩm quyền theo Điều 207, 208 Luật Doanh nghiệp 2020, tiết 3.2.2, điểm 3.2, khoản 3 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 29 Nghị định 186/2025/NĐ-CP. Các trường hợp phổ biến hồ sơ thanh lý bị từ chối:

• Hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ: hồ sơ không có đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật, chẳng hạn như thiếu quyết định thành lập hội đồng thanh lý, biên bản kiểm kê tài sản, hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản. Nội dung kê khai không chính xác, thống nhất: Thông tin trong các giấy tờ không khớp nhau, ví dụ như số hiệu tài sản, giá trị còn lại, hoặc thông tin về bên mua/bên bán có sự sai lệch.
• Tài sản đang có tranh chấp hoặc liên quan đến nghĩa vụ pháp lý: Tài sản cần thanh lý đang bị tranh chấp tại Tòa án hoặc các cơ quan giải quyết tranh chấp khác. Tài sản đang bị kê biên để thi hành án hoặc đang được sử dụng làm tài sản thế chấp, bảo đảm cho một khoản vay nào đó mà chưa được giải quyết.
• Thủ tục thanh lý không đúng quy trình: Không có quyết định của cấp có thẩm quyền: Việc thanh lý tài sản không được ban lãnh đạo công ty (Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên...) phê duyệt đúng theo điều lệ công ty và quy định của pháp luật.
• Giá trị thanh lý không phù hợp: Giá trị thanh lý tài sản thấp hơn giá trị thực tế một cách bất hợp lý, có dấu hiệu gây thất thoát tài sản của công ty.
• Không thực hiện đúng hình thức thanh lý: Đối với một số loại tài sản (như tài sản công), việc thanh lý phải tuân thủ các hình thức cụ thể như đấu giá, niêm yết giá. Nếu công ty không thực hiện đúng hình thức này, hồ sơ có thể bị từ chối.
• Thông tin trong hồ sơ giả mạo hoặc không phù hợp:
• Giấy tờ giả mạo: Phát hiện các giấy tờ trong hồ sơ là giả mạo, không có giá trị pháp lý.
• Thông tin không phù hợp với dữ liệu đã lưu trữ: Thông tin kê khai trong hồ sơ thanh lý không khớp với thông tin mà các cơ quan đăng ký đã lưu giữ trước đó.

Lý do từ chối cụ thể:

• Bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba: Ngăn chặn việc thanh lý tài sản đang có tranh chấp hoặc bị kê biên để đảm bảo quyền lợi của các chủ nợ, bên nhận thế chấp hoặc các bên liên quan khác.
• Đảm bảo tính minh bạch, công bằng: Tránh các hành vi tẩu tán tài sản, gây thất thoát vốn của doanh nghiệp, hoặc các giao dịch không minh bạch.
• Tuân thủ quy định pháp luật về kế toán và thuế: Đảm bảo rằng việc thanh lý tài sản được ghi nhận chính xác trong sổ sách kế toán, phục vụ cho mục đích tính thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác một cách hợp pháp.
• Đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ: Các cơ quan có thẩm quyền cần phải kiểm tra và xác nhận tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ để đảm bảo rằng mọi thủ tục được thực hiện theo đúng quy định, tránh những rủi ro pháp lý về sau.

5. Trong trường hợp có xung đột về hồ sơ thanh lý tài sản, quy trình giải quyết sẽ như thế nào?

Trường hợp có xung đột về hồ sơ thanh lý tài sản, quy trình giải quyết như sau:

• Thương lượng và hòa giải: Các bên liên quan, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty, Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thanh lý tài sản và các phòng ban có liên quan, sẽ cùng nhau rà soát lại toàn bộ hồ sơ để tìm ra nguyên nhân của sự mâu thuẫn, sai sót và thống nhất phương án xử lý.
• Khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại: Các bên có quyền khởi kiện ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền để yêu cầu giải quyết. Đối với các tranh chấp phát sinh từ hoạt động kinh doanh thương mại, các bên có thể lựa chọn giải quyết bằng trọng tài thương mại nếu trong hợp đồng đã có thỏa thuận về điều khoản trọng tài.

V. Vấn đề liên quan đến hồ sơ thanh lý tài sản có nên liên hệ luật sư không? Liên hệ như thế nào?

Khi giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ thanh lý tài sản, việc có nên liên hệ luật sư hay không phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vụ việc. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc tham khảo ý kiến luật sư sẽ mang lại nhiều lợi ích và sự đảm bảo hơn. Việc liên hệ luật sư là rất cần thiết để đảm bảo quá trình thanh lý diễn ra đúng pháp luật, bảo vệ tối đa quyền lợi của bạn và tránh những rủi ro không đáng có.

Trên đây là thông tin giải đáp vướng mắc về hồ sơ thanh lý tài sản mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Trường hợp Quý Khách hàng còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề nêu trên hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.