Hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty được quy định thế nào?

Hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty cần được soạn thảo đúng quy định để xác định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ những quy định và lưu ý quan trọng khi ký kết loại hợp đồng này.

I. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ký hợp đồng lao động với phó giám đốc công ty?

Khi ký hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xác định rõ chức danh, nhiệm vụ và phạm vi công việc của phó giám đốc.
• Quy định cụ thể quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ quản lý với các bộ phận liên quan.
• Đảm bảo hợp đồng đáp ứng đầy đủ điều kiện có hiệu lực theo quy định của pháp luật.
• Thỏa thuận rõ về tiền lương, phụ cấp, thưởng và các chế độ phúc lợi.
• Quy định điều khoản về bảo mật thông tin, bảo vệ bí mật kinh doanh (nếu cần).
• Xác định rõ các trường hợp tạm hoãn, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm của các bên.
• Lưu ý trường hợp phó giám đốc đồng thời là thành viên góp vốn hoặc cổ đông để xây dựng điều khoản phù hợp.

Việc xây dựng hợp đồng chặt chẽ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, đồng thời tạo cơ sở cho hoạt động quản lý, điều hành được thực hiện hiệu quả.

II. Những vấn đề cần xác định trước khi xây dựng hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty

Trước khi soạn thảo hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty, doanh nghiệp cần xác định rõ một số vấn đề quan trọng để bảo đảm nội dung hợp đồng phù hợp với vị trí quản lý và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện.

1. Phó giám đốc công ty có vai trò gì trong hoạt động quản lý doanh nghiệp?

Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành và quản lý hoạt động của doanh nghiệp theo sự phân công hoặc ủy quyền. Tùy vào cơ cấu tổ chức và quy chế nội bộ, phó giám đốc có thể chịu trách nhiệm quản lý một hoặc nhiều lĩnh vực chuyên môn. Thông thường, phó giám đốc có các vai trò sau:

• Hỗ trợ giám đốc tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quản lý, giám sát các phòng ban hoặc lĩnh vực được giao phụ trách.
• Tham mưu, đề xuất phương án quản lý và phát triển doanh nghiệp.
• Thay mặt giám đốc giải quyết công việc trong phạm vi được ủy quyền.
• Chịu trách nhiệm trước giám đốc và doanh nghiệp về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.

Việc xác định rõ vai trò của phó giám đốc là cơ sở để xây dựng hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty với các điều khoản về công việc, quyền hạn và trách nhiệm phù hợp.

2. Vì sao cần xác định rõ người quản lý trực tiếp của phó giám đốc?

Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải xác định người quản lý trực tiếp của phó giám đốc, doanh nghiệp vẫn nên quy định rõ nội dung này trong hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty hoặc quy chế nội bộ để bảo đảm việc quản lý, phân công và đánh giá công việc được thống nhất.

Theo khoản 1 Điều 5 và khoản 2 Điều 6 của Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ chấp hành sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động, đồng thời người sử dụng lao động có quyền quản lý, điều hành và giám sát người lao động.

Doanh nghiệp nên xác định rõ:

• Người có thẩm quyền giao việc và đánh giá kết quả công việc.
• Phạm vi báo cáo và trách nhiệm của phó giám đốc.
• Thẩm quyền phê duyệt đối với các công việc được giao.

Quy định rõ người quản lý trực tiếp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế chồng chéo về thẩm quyền và giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

3. Những rủi ro nào có thể phát sinh khi quyền hạn của phó giám đốc không được quy định rõ?

Nếu quyền hạn của phó giám đốc không được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty, điều lệ hoặc quy chế nội bộ, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro sau:

• Chồng chéo thẩm quyền giữa phó giám đốc với giám đốc hoặc các chức danh quản lý khác.
• Khó xác định trách nhiệm khi xảy ra sai sót hoặc tranh chấp trong quá trình điều hành.
• Phó giám đốc thực hiện giao dịch vượt quá phạm vi được giao, làm phát sinh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
• Khó đánh giá hiệu quả công việc và xử lý trách nhiệm khi vi phạm.

Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải ghi nhận nội dung về công việc phải làm, quyền và nghĩa vụ của các bên. Đồng thời, Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thực hiện quyền và nghĩa vụ theo điều lệ, hợp đồng lao động và quyết định của doanh nghiệp. Vì vậy, việc quy định rõ quyền hạn của phó giám đốc là cần thiết để bảo đảm hoạt động quản lý thống nhất và hạn chế tranh chấp.

III. Các quy định pháp luật cần biết khi giao kết hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty

Khi giao kết hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Luật Doanh nghiệp 2020 để bảo đảm hợp đồng có hiệu lực và đúng quy định pháp luật. 

1. Điều kiện để hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty có hiệu lực là gì?

Để hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty có hiệu lực, doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Đúng thẩm quyền giao kết hợp đồng theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019.
• Việc giao kết được thực hiện trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực theo khoản 1 Điều 15 Bộ luật Lao động 2019.
• Nội dung hợp đồng không trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội theo khoản 2 Điều 15 Bộ luật Lao động 2019.
• Có đầy đủ các nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.

Khi đáp ứng các điều kiện trên, hợp đồng lao động sẽ có giá trị pháp lý và là căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp và phó giám đốc trong quá trình làm việc.

2. Những trường hợp nào được tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động?

Theo Điều 30 Bộ luật Lao động 2019 (được hướng dẫn bởi Điều 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP), hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty có thể được tạm hoãn thực hiện trong các trường hợp sau:

• Người lao động thực hiện nghĩa vụ quân sự hoặc nghĩa vụ tham gia Dân quân tự vệ.
• Người lao động bị tạm giữ, tạm giam theo quy định của pháp luật về tố tụng hình sự.
• Người lao động phải chấp hành quyết định đưa vào trường giáo dưỡng, cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền theo Điều 138 Bộ luật Lao động 2019.
• Người lao động được bổ nhiệm làm người quản lý doanh nghiệp của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
• Người lao động được ủy quyền thực hiện quyền, trách nhiệm của đại diện chủ sở hữu nhà nước đối với phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
• Người lao động được ủy quyền thực hiện quyền, trách nhiệm của doanh nghiệp đối với phần vốn góp của doanh nghiệp tại doanh nghiệp khác.
• Các trường hợp khác do người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận.

Trong thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, người lao động không được hưởng tiền lương và các quyền, lợi ích đã thỏa thuận trong hợp đồng, trừ khi các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác (khoản 2 Điều 30 Bộ luật Lao động 2019).

Lưu ý đối với hợp đồng lao động điện tử: Theo Điều 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc tạm hoãn hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo trình tự giao kết hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp hợp đồng được ký bằng văn bản giấy nhưng muốn tạm hoãn bằng phương thức điện tử thì trước hết phải chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử theo quy định. Phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn phải được gắn cùng ID của hợp đồng để bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch.

3. Những nội dung cần có trong hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty

Theo khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty cần có các nội dung chủ yếu sau:

• Thông tin của người sử dụng lao động và người lao động.
• Công việc, chức danh, địa điểm làm việc.
• Thời hạn của hợp đồng lao động.
• Mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
• Chế độ nâng lương, thưởng (nếu có).
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
• Trang bị bảo hộ lao động (nếu công việc yêu cầu).
• Chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
• Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề (nếu có).

Đối với chức danh phó giám đốc, doanh nghiệp nên bổ sung các điều khoản về quyền hạn, phạm vi quản lý, trách nhiệm, bảo mật thông tin và xử lý vi phạm để hạn chế rủi ro trong quá trình điều hành.

IV. Những tình huống thực tế thường gặp liên quan đến hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty

Trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty, doanh nghiệp có thể gặp nhiều tình huống phát sinh liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm và việc thực hiện hợp đồng. Do đó, cần có phương án xử lý phù hợp để hạn chế rủi ro pháp lý. 

1. Phó giám đốc được giao quản lý nhiều phòng ban thì cần lưu ý gì?

Khi phó giám đốc được giao quản lý nhiều phòng ban, doanh nghiệp cần quy định rõ trong hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty hoặc quy chế nội bộ:

• Phạm vi quản lý của từng phòng ban.
• Quyền quyết định và giới hạn thẩm quyền của phó giám đốc.
• Trách nhiệm phối hợp với giám đốc và các bộ phận liên quan.
• Chế độ báo cáo, kiểm tra và đánh giá kết quả công việc.

Theo khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải ghi nhận công việc phải làm và quyền, nghĩa vụ của các bên. Việc quy định rõ các nội dung trên sẽ giúp tránh chồng chéo trong quản lý và hạn chế tranh chấp về trách nhiệm.

2. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi phó giám đốc đồng thời là người góp vốn?

Khi phó giám đốc đồng thời là thành viên góp vốn hoặc cổ đông của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phân biệt rõ quan hệ lao động và quan hệ góp vốn vì đây là hai quan hệ pháp lý độc lập, được điều chỉnh bởi Bộ luật Lao động 2019 và Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Quy định rõ quyền, nghĩa vụ của phó giám đốc với tư cách người lao động trong hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019.
• Xác định rõ quyền và nghĩa vụ của thành viên góp vốn hoặc cổ đông tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp; các quyền này không thay thế quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động.
• Kiểm soát xung đột lợi ích trong quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp. Trường hợp phát sinh hợp đồng, giao dịch giữa công ty với phó giám đốc hoặc người có liên quan thì phải thực hiện theo quy định về chấp thuận giao dịch tại Điều 67 Luật Doanh nghiệp 2020 (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020 (đối với công ty cổ phần).
• Quy định rõ chế độ tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các quyền lợi khác theo hợp đồng lao động, tách biệt với lợi nhuận, cổ tức hoặc quyền lợi phát sinh từ phần vốn góp.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ về hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm và hồ sơ góp vốn để thuận tiện trong việc quản lý, chứng minh quyền và nghĩa vụ của các bên khi phát sinh tranh chấp.

Việc tách bạch giữa tư cách người lao động, người quản lý và người góp vốn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, bảo đảm quyền lợi của các bên và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

3. Những điều khoản nào dễ phát sinh tranh chấp nhất?

Trong hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty, các điều khoản sau thường dễ phát sinh tranh chấp nếu không quy định rõ:

• Phạm vi công việc, quyền hạn và trách nhiệm quản lý.
• Tiền lương, thưởng, phụ cấp và điều kiện hưởng.
• Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc (KPI) và xử lý khi không đạt yêu cầu.
• Điều khoản về bảo mật thông tin, bí mật kinh doanh và không cạnh tranh.
• Điều kiện tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm bồi thường.

Theo khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, các nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động cần được thỏa thuận đầy đủ, rõ ràng. Việc quy định cụ thể các điều khoản trên sẽ giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích của các bên.

4. Hợp đồng lao động được thiết kế riêng mang lại lợi ích gì?

Việc thiết kế hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty riêng thay vì sử dụng mẫu chung sẽ giúp doanh nghiệp:

• Bảo vệ bí mật kinh doanh thông qua các điều khoản về bảo mật thông tin và trách nhiệm bảo mật theo khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
• Quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm và tiêu chí đánh giá công việc, tạo căn cứ xử lý khi người lao động không hoàn thành nhiệm vụ theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.
• Xây dựng cơ chế tiền lương, thưởng và phúc lợi phù hợp với chức danh quản lý.
• Hạn chế tranh chấp nhờ quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

Một hợp đồng được thiết kế phù hợp với vị trí phó giám đốc sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả quản lý và giảm đáng kể rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện hợp đồng.

5. Khi nào doanh nghiệp nên thuê luật sư hỗ trợ soạn thảo hợp đồng lao động?

Doanh nghiệp nên thuê luật sư hỗ trợ soạn thảo hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty trong các trường hợp sau:

• Phó giám đốc giữ vị trí quản lý, có quyền điều hành hoặc đại diện doanh nghiệp.
• Hợp đồng cần bổ sung điều khoản về bảo mật thông tin, bí mật kinh doanh hoặc không cạnh tranh theo khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
• Phó giám đốc đồng thời là thành viên góp vốn hoặc cổ đông của công ty.
• Doanh nghiệp muốn xây dựng hợp đồng phù hợp với điều lệ, quy chế nội bộ và hạn chế rủi ro tranh chấp.

Luật sư sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hợp đồng đúng quy định pháp luật, bảo đảm quyền lợi của các bên và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn tại NPLaw khi cần soạn thảo hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty?

Việc soạn thảo hợp đồng lao động cho phó giám đốc công ty đòi hỏi không chỉ tuân thủ quy định của pháp luật lao động mà còn phải phù hợp với cơ cấu quản lý và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động và doanh nghiệp, NPLaw hỗ trợ:

• Tư vấn quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Luật Doanh nghiệp 2020.
• Soạn thảo hợp đồng phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp và chức danh quản lý.
• Xây dựng các điều khoản về quyền hạn, bảo mật thông tin, trách nhiệm và chấm dứt hợp đồng.
• Rà soát, sửa đổi hợp đồng nhằm hạn chế rủi ro và tranh chấp pháp lý.
• Tư vấn, đại diện giải quyết tranh chấp lao động khi phát sinh.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.