Hướng dẫn chi tiết lập hóa đơn GTGT

Đối với các chủ thể kinh doanh, việc lập hóa đơn GTGT một cách chính xác là hoạt động bắt buộc trong quá trình hoạt động. Hãy để NPLaw hiện thực hóa mong muốn của bạn qua phân tích dưới đây.

I. Thực trạng liên quan đến lập hóa đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là cơ sở xác định nghĩa vụ thuế của các cá nhân, tổ chức. Do vậy, pháp luật Việt Nam thể hiện sự chú trọng tới việc lập hóa đơn GTGT thông qua việc đưa ra các quy định mới để phù hợp hơn với tình hình kinh tế hiện nay.

Tuy nhiên, hiện nay việc sử dụng hóa đơn GTGT của các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập, thể hiện qua một số sai sót phổ biến sau:

Gian lận thuế qua hóa đơn GTGT: Việc một số doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giả mạo đang diễn ra phổ biến gây thất thoát ngân sách nhà nước.
Sai sót về thông tin hóa đơn GTGT: Việc lập hóa đơn GTGT không đầy đủ thông tin cần thiết là vấn đề các doanh nghiệp gặp phải, nhất là trong bối cảnh nhiều quy định về hóa đơn có hiệu lực trong năm 2025.

Tóm lại, hiện nay pháp luật về lập hóa đơn GTGT đã có những bước phát triển đáng kể nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện đúng quy định gây ra tình trạng sai phạm, ảnh hưởng tới việc quản lý thuế của nhà nước.

II. Quy định của pháp luật liên quan đến lập hóa đơn GTGT

Thực tế ghi nhận, những sai phạm liên quan đến lập hóa đơn GTGT thường xuất phát từ việc không nắm rõ các quy định hiện hành về vấn đề này. Do vậy, tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan đến lập hóa đơn GTGT là hoạt động cần thiết.

Theo đó, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về vấn đề này như sau:

1. Lập hóa đơn GTGT là gì?

Trước khi tìm hiểu các quy định trực tiếp về lập hóa đơn GTGT, quý bạn đọc cần xác định thế nào là lập hóa đơn GTGT?

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Đồng thời, khoản 1 Điều 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn GTGT là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động theo luật định.

Như vậy, lập hóa đơn GTGT là việc các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ lập ra nhằm ghi nhận thông tin về giao dịch đã diễn ra.

2. Lập hóa đơn GTGT được quy định như thế nào?

Sau khi hiểu rõ về định nghĩa, vấn đề tiếp theo mà các tổ chức, cá nhân kinh doanh quan tâm là các quy định hiện hành về lập hóa đơn GTGT. Việc nắm rõ các quy định pháp luật sẽ phần nào đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế rủi ro về thuế cho các chủ thể kinh doanh.

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi điểm a Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập hóa đơn GTGT được áp dụng với các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.
Hoạt động vận tải quốc tế.
Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

Mặt khác, quy định mà quý bạn đọc cần nắm rõ là nguyên tắc lập hóa đơn GTGT. Theo đó, khoản 1 và 7 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về vấn đề này như sau:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua và các trường hợp lập hóa đơn sai sót. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật.
Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Qua những phân tích trên đây, NPLaw đã cung cấp cho quý bạn đọc các trường hợp lập hóa đơn GTGT và các nguyên tắc phải tuân thủ khi lập. Các chủ thể kinh doanh cần tuân thủ các điều kiện này để đảm bảo quá trình kinh doanh hợp pháp.

3. Những nội dung bắt buộc phải có khi lập hóa đơn GTGT theo quy định hiện hành là gì?

Một trong những sai sót phổ biến khi lập hóa đơn GTGT là thiếu những thông tin cần có trong khi lập. Sai phạm này chủ yếu xuất phát từ việc không cập nhật kịp thời sự thay đổi của các quy phạm pháp luật liên quan.

Hiểu được điều này, NPLaw đưa ra những nội dung bắt buộc phải có khi lập hóa đơn GTGT theo Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP bao gồm:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
Thời điểm lập hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan (nếu có).
Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hóa đơn GTGT không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung được nêu trên. Theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp này bao gồm:

Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.
Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

Trên đây là những nội dung bắt buộc phải có khi lập hóa đơn GTGT và một số trường hợp không cần phải đủ các nội dung. Việc nắm rõ các quy định này là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi lập hóa đơn và tránh các rủi ro về thuế.

III. Giải đáp các thắc mắc về lập hóa đơn GTGT

Dưới đây là một số câu hỏi do NPLaw tổng hợp và đưa ra câu trả lời để quý bạn đọc hiểu rõ hơn về việc lập hóa đơn GTGT.

1. Có được lập hóa đơn GTGT trước khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ không?

Có. Theo điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì “...Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”

Như vậy, trong trường hợp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

2. Trường hợp phát sinh giảm thuế GTGT sau khi đã lập hóa đơn và kê khai, doanh nghiệp cần xử lý và điều chỉnh như thế nào theo quy định?

Trường hợp phát sinh giảm thuế GTGT sau khi đã lập hóa đơn và kê khai có thể hiểu là sai sót về mức thuế suất hoặc giá tính thuế GTGT trên hóa đơn.

Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì “Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật”.

Như vậy, trong trường hợp sau khi lập hóa đơn và kê khai nhưng phát sinh giảm thuế GTGT, doanh nghiệp có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

3. Nếu sai sót khi lập hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần làm gì?

Căn cứ Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp sai sót khi lập hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần thực hiện thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn tùy vào nội dung sai. Cụ thể:

Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.
Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Trong quá trình lập hóa đơn GTGT, việc có sai sót là không thể tránh khỏi nhưng việc hiểu rõ cách xử lý sẽ giúp tổ chức, cá nhân hạn chế rủi ro pháp lý.

4. Nếu hóa đơn GTGT bị mất sau khi lập, doanh nghiệp cần làm gì?

Theo khoản 1 Điều 28 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn GTGT bị mất sau khi lập, doanh nghiệp cần lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất.

5. Thời điểm nào doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT theo quy định mới nhất?

Theo Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT có sự thay đổi tùy theo loại hình hàng hóa, dịch vụ cung cấp:

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Ngoài ra, trong một số trường hợp cụ thể, thời điểm lập hóa đơn cũng có sự khác nhau.

Ví dụ: Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền (điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến lập hóa đơn GTGT

Với các quy định ngày càng phức tạp và thay đổi liên tục, việc lập hóa đơn GTGT không còn đơn thuần là một nghiệp vụ kế toán mà còn liên quan chặt chẽ đến vấn đề pháp lý. Do đó, các doanh nghiệp thường tìm đến các dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên sâu để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh rủi ro.

NPLaw, với đội ngũ luật sư có chuyên môn cao và bề dày kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến lập hóa đơn GTGT, là lựa chọn đúng đắn với các doanh nghiệp muốn tìm kiếm đối tác pháp lý.

Như vậy, qua bài viết trên đây, NPLaw đã cung cấp cho quý bạn đọc cái nhìn tổng quan về lập hóa đơn GTGT. Việc nắm rõ các quy định này không chỉ giúp quý bạn đọc đảm bảo quyền lợi mà còn hạn chế rủi ro pháp lý có thể phát sinh.