Hướng dẫn chi tiết về hợp đồng lao động cho giám đốc công ty

Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, nhiều công ty chỉ ban hành quyết định bổ nhiệm Giám đốc mà chưa quan tâm đúng mức đến việc giao kết hợp đồng lao động cho giám đốc công ty. NPLaw sẽ phân tích những quy định pháp luật liên quan đến vấn đề trên, giúp doanh nghiệp có phương án phù hợp và hạn chế rủi ro pháp lý.

I. Thực trạng giao kết hợp đồng lao động cho giám đốc công ty hiện nay

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn cho rằng chỉ cần ban hành quyết định bổ nhiệm Giám đốc là đủ căn cứ pháp lý để người được bổ nhiệm điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách hiểu này chưa hoàn toàn chính xác bởi chức danh quản lý doanh nghiệp và quan hệ lao động là hai quan hệ pháp lý khác nhau.

Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động năm 2019, hợp đồng lao động được xác lập khi có đủ các dấu hiệu: người lao động làm việc có trả lương, chịu sự quản lý, điều hành và giám sát của người sử dụng lao động. Vì vậy, nếu Giám đốc đồng thời đáp ứng đầy đủ các dấu hiệu này thì doanh nghiệp cần xem xét việc giao kết hợp đồng lao động cho giám đốc công ty. Thực tiễn cho thấy nhiều doanh nghiệp phát sinh tranh chấp do:

• Chỉ ban hành quyết định bổ nhiệm nhưng không ký hợp đồng lao động;
• Không quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm và chỉ tiêu quản lý;
• Không xác định rõ tiền lương, tiền thưởng và các khoản phúc lợi;
• Không có điều khoản về bảo mật thông tin, không cạnh tranh hoặc trách nhiệm bồi thường;
• Không phân biệt trường hợp Giám đốc thuê ngoài với trường hợp chủ sở hữu đồng thời là Giám đốc.

Những thiếu sót này có thể dẫn đến tranh chấp về tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập doanh nghiệp, trách nhiệm bồi thường thiệt hại hoặc tính hợp pháp của việc chấm dứt quan hệ lao động.

Vì vậy, việc xác định đúng bản chất pháp lý của hợp đồng lao động cho giám đốc công ty ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế quản trị minh bạch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.

II. Khái niệm về hợp đồng lao động cho giám đốc công ty

Để xác định doanh nghiệp có bắt buộc ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty hay không, trước hết cần hiểu đúng bản chất của loại hợp đồng này cũng như phân biệt giữa quan hệ quản lý doanh nghiệp với quan hệ lao động.

1. Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty là gì?

Hiện nay, Bộ luật Lao động năm 2019 không có quy định riêng về khái niệm hợp đồng lao động cho giám đốc công ty. Tuy nhiên dựa trên tinh thần khái niệm hợp đồng theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. 

Theo đó có thể hiểu: Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty là sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người giữ chức danh Giám đốc về việc thực hiện công việc quản lý, điều hành doanh nghiệp trên cơ sở có trả lương, chịu sự quản lý theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

Ngoài việc chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Lao động năm 2019, người giữ chức danh Giám đốc còn phải tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, đặc biệt là các quy định về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người quản lý doanh nghiệp tại Điều 165 và các điều khoản tương ứng đối với từng loại hình doanh nghiệp. Như vậy, hợp đồng lao động cho giám đốc công ty vừa mang bản chất của quan hệ lao động vừa gắn với địa vị pháp lý của người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020. 

2. Giám đốc công ty có bắt buộc phải ký hợp đồng lao động hay không?

Doanh nghiệp thường nhầm lẫn về việc giám đốc công ty có bắt buộc ký hợp đồng lao động hay không. Hiện nay, không phải mọi trường hợp Giám đốc đều bắt buộc phải ký hợp đồng lao động. Căn cứ khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động năm 2019, chỉ khi giữa doanh nghiệp và Giám đốc tồn tại quan hệ lao động thì mới phải giao kết hợp đồng lao động. Thông thường có hai trường hợp:

• Trường hợp phải ký hợp đồng lao động
• Giám đốc được doanh nghiệp thuê để điều hành hoạt động kinh doanh;
• Có hưởng tiền lương theo thỏa thuận;
• Chịu sự quản lý của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị;
• Làm việc theo chế độ lao động.
• Trường hợp không bắt buộc ký hợp đồng lao động
• Chủ sở hữu công ty đồng thời là Giám đốc;
• Chủ tịch công ty kiêm Giám đốc và không phát sinh quan hệ lao động với chính doanh nghiệp của mình;
• Người quản lý chỉ thực hiện quyền quản lý trên cơ sở quyết định bổ nhiệm và điều lệ công ty.

Như vậy, việc có phải ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty hay không phụ thuộc vào bản chất của quan hệ pháp lý giữa các bên chứ không phụ thuộc riêng vào chức danh "Giám đốc". 

3. Khi nào doanh nghiệp nên ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty?

Mặc dù trong một số trường hợp pháp luật không bắt buộc phải ký, nhưng trên thực tế doanh nghiệp vẫn nên giao kết hợp đồng lao động cho giám đốc công ty nhằm bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các bên được xác định rõ ràng. Doanh nghiệp nên ký hợp đồng lao động khi:

• Thuê Giám đốc điều hành từ bên ngoài;
• Trả lương, thưởng và các chế độ phúc lợi định kỳ;
• Có yêu cầu về KPI, chỉ tiêu doanh thu hoặc hiệu quả quản lý;
• Muốn quy định cụ thể về bảo mật thông tin, không cạnh tranh, trách nhiệm bồi thường khi gây thiệt hại;
• Muốn xác định rõ căn cứ xử lý kỷ luật lao động hoặc chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định của Bộ luật Lao động năm 2019.

Vì thế, dù pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp, doanh nghiệp vẫn nên cân nhắc giao kết hợp đồng lao động cho giám đốc công ty nhằm bảo đảm tính minh bạch, phòng ngừa tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

III. Quy định của pháp luật về hợp đồng lao động cho giám đốc công ty

Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định dưới đây để bảo đảm hợp đồng có hiệu lực pháp lý và hạn chế tranh chấp.

1. Ai có thẩm quyền ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty?

Thẩm quyền ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và người có thẩm quyền bổ nhiệm Giám đốc theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều lệ công ty. Cụ thể:

• Đối với công ty TNHH một thành viên: Chủ tịch công ty hoặc Chủ sở hữu công ty thực hiện theo Điều lệ công ty và quy định tại Điều 79, Điều 81 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Hội đồng thành viên là cơ quan có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc theo điểm h khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Người ký hợp đồng thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người được Hội đồng thành viên ủy quyền hợp pháp.
• Đối với công ty cổ phần: Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc theo điểm i khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được Hội đồng quản trị ủy quyền sẽ đại diện ký hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp cần lưu ý người đại diện ký hợp đồng phải đúng thẩm quyền. Nếu hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi được ủy quyền thì có thể phát sinh tranh chấp về hiệu lực của hợp đồng và trách nhiệm của các bên.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty, doanh nghiệp cần rà soát Điều lệ công ty, nghị quyết của cơ quan quản lý và văn bản ủy quyền (nếu có) để bảo đảm việc ký kết đúng quy định.

2. Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty cần quy định những quyền và nghĩa vụ nào?

Ngoài những nội dung đã quy định tại khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động cho giám đốc công ty phải có các nội dung chủ yếu về quyền và nghĩa vụ như:

• Quyền đại diện và phạm vi được ký kết hợp đồng;
• Chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận hoặc KPI quản lý;
• Quyền quản lý tài chính, tài sản và nhân sự;
• Nghĩa vụ trung thành với doanh nghiệp;
• Nghĩa vụ bảo mật thông tin và bí mật kinh doanh;
• Nghĩa vụ báo cáo hoạt động kinh doanh định kỳ;
• Trách nhiệm bồi thường nếu vi phạm nghĩa vụ quản lý hoặc gây thiệt hại.

Việc quy định cụ thể các quyền và nghĩa vụ sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ đánh giá hiệu quả điều hành cũng như xử lý trách nhiệm khi phát sinh vi phạm.Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng các điều khoản đặc thù phù hợp với vị trí quản lý cấp cao nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và hạn chế tranh chấp.

3. Mức lương, tiền thưởng và các chế độ của hợp đồng lao động cho giám đốc công ty được xác định như thế nào?

Đối với hợp đồng lao động cho giám đốc công ty, mức lương hoàn toàn do các bên thỏa thuận nhưng phải bảo đảm:

• Không thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định của Chính phủ (đối với trường hợp thuộc đối tượng áp dụng);
• Được ghi rõ trong hợp đồng lao động;
• Là căn cứ để đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc nếu thuộc diện tham gia theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Ngoài tiền lương, doanh nghiệp có thể thỏa thuận thêm:

• Tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động năm 2019;
• Thưởng theo doanh thu hoặc lợi nhuận;
• Thưởng cổ phiếu, ESOP (nếu doanh nghiệp có chính sách);
• Phụ cấp chức vụ;
• Phụ cấp trách nhiệm;
• Chi phí điện thoại, xe ô tô, công tác;
• Các chế độ phúc lợi khác.

Kết luận lại, doanh nghiệp nên quy định rõ cơ cấu tiền lương, tiền thưởng và chế độ đãi ngộ trong hợp đồng lao động cho giám đốc công ty để bảo đảm tính minh bạch và thuận lợi trong quản lý thuế, kế toán.

4. Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty có thể kèm theo điều khoản bảo mật, không cạnh tranh và trách nhiệm bồi thường hay không?

Đối với vị trí Giám đốc, việc tiếp cận thông tin chiến lược, bí mật kinh doanh và dữ liệu khách hàng là rất lớn. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung các điều khoản đặc thù trong hợp đồng lao động cho giám đốc công ty. Căn cứ khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động năm 2019, đối với người lao động làm công việc liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh hoặc bí mật công nghệ, người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản về:

• Nội dung bí mật cần bảo vệ;
• Phạm vi bảo mật;
• Thời hạn bảo mật;
• Quyền và nghĩa vụ của các bên;
• Biện pháp xử lý khi vi phạm.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thỏa thuận điều khoản không cạnh tranh sau khi chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên, hiện nay pháp luật lao động chưa có quy định cụ thể về điều khoản không cạnh tranh sau khi người lao động nghỉ việc. Vì vậy, điều khoản này cần được xây dựng hợp lý, không hạn chế quá mức quyền làm việc của người lao động và phải phù hợp với nguyên tắc thiện chí, trung thực trong giao kết hợp đồng.

Đối với trách nhiệm bồi thường, doanh nghiệp có thể thỏa thuận trong phạm vi pháp luật cho phép. Nếu Giám đốc gây thiệt hại về tài sản thì việc bồi thường được thực hiện theo Điều 129 Bộ luật Lao động năm 2019 hoặc theo Điều 584 Bộ luật Dân sự năm 2015 nếu có thiệt hại ngoài quan hệ lao động. Vì thế, việc bổ sung điều khoản bảo mật, trách nhiệm bồi thường và các cam kết quản lý là cần thiết nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

5. Những rủi ro pháp lý cần lưu ý khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động cho giám đốc công ty là gì?

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp phát sinh tranh chấp chỉ vì hợp đồng lao động cho giám đốc công ty được xây dựng chưa đầy đủ hoặc không phù hợp với quy định pháp luật. Một số rủi ro phổ biến gồm:

• Ký hợp đồng không đúng người có thẩm quyền theo Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Không phân biệt giữa quyết định bổ nhiệm và hợp đồng lao động;
• Không quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm và KPI của Giám đốc;
• Không có điều khoản bảo mật hoặc bảo vệ bí mật kinh doanh;
• Quy định mức bồi thường vượt quá giới hạn pháp luật cho phép;
• Không tham gia bảo hiểm xã hội đối với trường hợp thuộc diện bắt buộc;
• Chấm dứt hợp đồng không đúng trình tự, điều kiện theo Bộ luật Lao động năm 2019 dẫn đến tranh chấp lao động.

Nếu vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Tùy số lượng người lao động bị vi phạm, mức phạt đối với người sử dụng lao động có thể từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi theo khoản 1 Điều 6 Nghị định này, đồng thời buộc khắc phục hậu quả theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát kỹ toàn bộ quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động cho giám đốc công ty, đồng thời tham khảo ý kiến luật sư để bảo đảm hợp đồng vừa đúng quy định pháp luật vừa đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

IV. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về hợp đồng lao động cho giám đốc công ty

Trong quá trình tư vấn doanh nghiệp, NPLaw thường nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động cho giám đốc công ty. Dưới đây là những vấn đề pháp lý phổ biến mà doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Người đại diện theo pháp luật có được ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty với chính mình không?

Việc người đại diện theo pháp luật có được ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty với chính mình không là câu hỏi khá phổ biến đối với doanh nghiệp nhỏ và công ty gia đình. Hiện nay, pháp luật không có quy định cho phép người đại diện theo pháp luật được tự mình giao kết hợp đồng lao động với chính mình nếu việc ký kết làm phát sinh xung đột lợi ích hoặc không đúng thẩm quyền.

Theo khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015, một người không được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bên cạnh đó, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và quyết định chế độ đối với Giám đốc thuộc Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, cụ thể:

• Điểm h khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp năm 2020 (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên);
• Điểm i khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp năm 2020 (đối với công ty cổ phần);

Tóm lại, người đại diện theo pháp luật không nên tự ký hợp đồng lao động với chính mình mà cần thực hiện đúng trình tự, thẩm quyền theo Luật Doanh nghiệp để tránh nguy cơ phát sinh tranh chấp hoặc giao dịch bị vô hiệu.

2. Chủ sở hữu công ty đồng thời là giám đốc có cần ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty không?

Việc chủ sở hữu công ty đồng thời là giám đốc có cần ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty hay không là vấn đề doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa tư cách chủ sở hữu doanh nghiệp và người lao động. Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động năm 2019, hợp đồng lao động chỉ được giao kết khi tồn tại quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Đối với trường hợp dưới đây thì thông thường không phát sinh quan hệ lao động với chính doanh nghiệp của mình, do đó không bắt buộc ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty:

• Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên đồng thời trực tiếp làm Giám đốc;
• Chủ tịch công ty kiêm Giám đốc;
• Chủ doanh nghiệp tư nhân trực tiếp điều hành doanh nghiệp;

Ngược lại, nếu doanh nghiệp thuê một cá nhân bên ngoài giữ chức danh Giám đốc và giữa các bên tồn tại đầy đủ dấu hiệu của quan hệ lao động thì doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019. Kết luận lại, việc có phải ký hợp đồng lao động cho giám đốc công ty hay không phụ thuộc vào bản chất của quan hệ pháp lý chứ không phụ thuộc riêng vào chức danh Giám đốc.

3. Hợp đồng lao động cho giám đốc công ty có bắt buộc phải quy định chỉ tiêu công việc và trách nhiệm quản lý không?

Hiện nay, Bộ luật Lao động năm 2019 không quy định bắt buộc hợp đồng lao động phải ghi chỉ tiêu doanh thu (KPI) hoặc chỉ tiêu quản lý. Tuy nhiên, căn cứ khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động năm 2019, các bên được quyền thỏa thuận về nội dung công việc phải thực hiện. Đối với vị trí Giám đốc, doanh nghiệp nên quy định rõ:

• Mục tiêu doanh thu;
• Chỉ tiêu lợi nhuận;
• Chỉ tiêu phát triển thị trường;
• Chỉ tiêu quản trị nhân sự;
• Trách nhiệm bảo toàn vốn và tài sản;
• Quyền ký kết hợp đồng;
• Nghĩa vụ báo cáo định kỳ;
• Tiêu chí đánh giá hoàn thành nhiệm vụ.

Các nội dung này sẽ là căn cứ để: Đánh giá hiệu quả điều hành; Xác định tiền thưởng Xem xét trách nhiệm khi vi phạm và Thực hiện việc miễn nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng theo đúng quy định. Vì vậy, mặc dù pháp luật không bắt buộc nhưng doanh nghiệp nên quy định đầy đủ các chỉ tiêu công việc và trách nhiệm quản lý trong hợp đồng lao động cho giám đốc công ty nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và hạn chế tranh chấp.

4. Tiền lương theo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế không?

Tiền lương theo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5, 6 Nghị định 218/2013/NĐ-CP. Đối với Giám đốc thuê ngoài, nếu doanh nghiệp đã giao kết hợp đồng lao động cho giám đốc công ty, thực hiện trả lương đúng quy định và đáp ứng đầy đủ điều kiện nêu trên thì khoản tiền lương này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tuy nhiên, đối với chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, khoản tiền lương của chính chủ sở hữu không được tính vào chi phí được trừ, theo quy định của pháp luật thuế hiện hành. Tóm lại, doanh nghiệp cần xác định đúng tư cách pháp lý của Giám đốc và bảo đảm đầy đủ hồ sơ, chứng từ để được ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế.

5. Khi giám đốc bị miễn nhiệm thì hợp đồng lao động cho giám đốc công ty có tự động chấm dứt không?

Khi giám đốc bị miễn nhiệm thì hợp đồng lao động cho giám đốc công ty không tự động chấm dứt. Việc miễn nhiệm Giám đốc chỉ làm chấm dứt tư cách quản lý doanh nghiệp. Trong khi đó, việc chấm dứt hợp đồng lao động phải tuân thủ các căn cứ quy định tại Điều 34 Bộ luật Lao động năm 2019. Do đó, việc ban hành quyết định miễn nhiệm không đồng nghĩa với việc hợp đồng lao động đương nhiên chấm dứt.

Nếu doanh nghiệp muốn chấm dứt hợp đồng lao động cho giám đốc công ty, phải thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 34 Bộ luật Lao động năm 2019 hoặc thực hiện quyền đơn phương chấm dứt theo Điều 36 Bộ luật Lao động năm 2019 và bảo đảm đầy đủ điều kiện, trình tự, thời hạn báo trước theo quy định.

Nếu doanh nghiệp chỉ ban hành quyết định miễn nhiệm nhưng không xử lý quan hệ lao động đúng quy định thì có thể phát sinh tranh chấp về các khoản bồi thường. Vì thế, doanh nghiệp cần tách bạch giữa quan hệ quản lý doanh nghiệp và quan hệ lao động để xử lý đúng quy định pháp luật, tránh phát sinh các tranh chấp không đáng có.

V. Có nên tìm luật sư tư vấn và thực hiện hợp đồng lao động cho giám đốc công ty tại NPLaw không?

Với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động và doanh nghiệp, NPLaw cung cấp dịch vụ tư vấn và soạn thảo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp.

Tóm lại, lựa chọn NPLaw đồng hành trong việc tư vấn và soạn thảo hợp đồng lao động cho giám đốc công ty là giải pháp giúp doanh nghiệp bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng, kiểm soát rủi ro và xây dựng nền tảng quản trị nhân sự cấp cao một cách bền vững.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.