Hướng giải quyết khi doanh nghiệp sa thải mà không có biên bản làm việc

Trong thực tiễn quan hệ lao động, không ít trường hợp người lao động bị sa thải mà không có biên bản làm việc, không được tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật hoặc không hề được lập hồ sơ ghi nhận hành vi vi phạm.

I. Thực trạng liên quan đến sa thải mà không có biên bản làm việc

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, tình trạng người lao động bị sa thải mà không có biên bản làm việc hoặc không được lập biên bản vi phạm đang diễn ra khá phổ biến. Đây là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tranh chấp lao động, khi người lao động cho rằng việc chấm dứt hợp đồng là tùy tiện, thiếu căn cứ và không đúng quy định pháp luật.

1. Sa thải chỉ dựa trên thông báo miệng hoặc email

• Một số doanh nghiệp ra quyết định cho nghỉ việc chỉ thông qua email, tin nhắn hoặc thông báo miệng từ quản lý trực tiếp mà không hề tổ chức họp xử lý kỷ luật, không lập biên bản ghi nhận hành vi vi phạm.
• Trong khi đó, xử lý kỷ luật lao động (đặc biệt là hình thức sa thải) phải tuân thủ trình tự, thủ tục chặt chẽ, trong đó việc lập biên bản là một bước quan trọng để làm căn cứ chứng minh hành vi vi phạm theo điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.

2. Không có biên bản ghi nhận vi phạm tại thời điểm xảy ra sự việc

Nhiều trường hợp, doanh nghiệp không lập biên bản tại thời điểm phát hiện hành vi vi phạm mà chỉ đến khi xảy ra mâu thuẫn hoặc muốn chấm dứt hợp đồng mới viện dẫn lý do vi phạm để sa thải.

Việc không có biên bản làm việc hoặc tài liệu chứng minh cụ thể khiến:

• Doanh nghiệp gặp khó khăn khi chứng minh lỗi của người lao động;
• Quyết định sa thải dễ bị Tòa án tuyên vô hiệu;
• Phát sinh nghĩa vụ bồi thường do chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

3. Hệ quả từ việc thiếu biên bản làm việc

Việc sa thải mà không có biên bản làm việc không chỉ gây thiệt hại cho người lao động mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Khi tranh chấp phát sinh, Tòa án thường xem xét rất chặt chẽ yếu tố trình tự, thủ tục.

Nếu không chứng minh được đã lập biên bản, đã họp xử lý kỷ luật hợp lệ, doanh nghiệp có thể phải:

• Nhận người lao động trở lại làm việc;
• Thanh toán tiền lương cho thời gian không được làm việc;
• Bồi thường theo quy định do chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Thực trạng sa thải mà không có biên bản làm việc cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tuân thủ đầy đủ quy định về trình tự xử lý kỷ luật lao động. Việc bỏ qua bước lập biên bản và họp xử lý không chỉ làm suy giảm tính minh bạch trong quan hệ lao động mà còn làm gia tăng nguy cơ tranh chấp.

II. Khái niệm về sa thải mà không có biên bản làm việc

Để xác định việc sa thải mà không có biên bản làm việc có hợp pháp hay không, cần làm rõ khái niệm và vai trò của biên bản trong quy trình xử lý kỷ luật lao động. 

1. Sa thải mà không có biên bản làm việc là gì?

“Sa thải mà không có biên bản làm việc” được hiểu là trường hợp người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng lao động dưới hình thức kỷ luật sa thải nhưng:

• Không lập biên bản ghi nhận hành vi vi phạm tại thời điểm xảy ra sự việc;
• Không lập biên bản họp xử lý kỷ luật;
• Hoặc không có tài liệu chứng minh quá trình xem xét, đánh giá lỗi của người lao động.

Trong khi đó, pháp luật yêu cầu việc xử lý kỷ luật phải có căn cứ chứng minh lỗi và được thực hiện theo đúng trình tự. Nếu thiếu biên bản, doanh nghiệp sẽ rất khó chứng minh tính hợp pháp của quyết định sa thải khi xảy ra tranh chấp.

2. Biên bản làm việc có vai trò như thế nào trong quá trình xử lý kỷ luật sa thải?

Biên bản làm việc có vai trò đặc biệt quan trọng trong toàn bộ quy trình xử lý kỷ luật, cụ thể:

• Ghi nhận khách quan hành vi vi phạm của người lao động;
• Là cơ sở để xác định mức độ lỗi và xem xét hình thức kỷ luật phù hợp;
• Là chứng cứ pháp lý khi có khiếu nại, hòa giải hoặc khởi kiện tại Tòa án;
• Thể hiện việc doanh nghiệp tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo luật định.

Ngoài biên bản ghi nhận vi phạm ban đầu, doanh nghiệp còn phải lập biên bản họp xử lý kỷ luật, có chữ ký của các bên tham dự. Đây là tài liệu chứng minh người lao động đã được tạo điều kiện trình bày ý kiến, bảo đảm nguyên tắc công bằng và minh bạch.

3. Sa thải bằng lời nói mà không lập biên bản làm việc có hợp pháp không?

Thông thường, sa thải bằng lời nói mà không lập biên bản làm việc sẽ không đảm bảo tính hợp pháp.

Theo khoản 1, khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định:

• Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm
• Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Nếu doanh nghiệp chỉ thông báo miệng về việc sa thải, không có biên bản và không có quyết định bằng văn bản, thì được coi là vi phạm trình tự xử lý kỷ luật. Trong trường hợp đó, quyết định sa thải có thể bị tuyên là trái pháp luật.

Như vậy, biên bản làm việc không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà là yếu tố cốt lõi bảo đảm tính hợp pháp của việc sa thải; thiếu biên bản đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự đặt mình vào rủi ro pháp lý đáng kể.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến sa thải mà không có biên bản làm việc

Việc không lập biên bản làm việc hoặc không tuân thủ quy trình có thể khiến quyết định sa thải bị coi là trái pháp luật. Các quy định chủ yếu được ghi nhận trong Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn thi hành.

1. Các trường hợp người sử dụng lao động được áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải

Theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, hình thức xử lý kỷ luật sa thải chỉ được áp dụng trong các trường hợp như:

• Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
• Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động;
• Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định tại Điều 126 của Bộ luật này;
• Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng.

Ngoài việc thuộc một trong các căn cứ nêu trên, doanh nghiệp còn phải chứng minh được lỗi của người lao động. Nếu không có biên bản ghi nhận vi phạm hoặc tài liệu chứng minh, việc áp dụng sa thải sẽ thiếu cơ sở pháp lý.

2. Sa thải người lao động mà không lập thành văn bản, thông báo công khai có trái pháp luật không?

Theo điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 1, khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định:

• Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm
• Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Nếu doanh nghiệp không lập biên bản, không ban hành quyết định bằng văn bản thì có thể bị coi là vi phạm trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật.

Trong trường hợp này, dù người lao động có hành vi vi phạm, quyết định sa thải vẫn có nguy cơ bị Tòa án tuyên là trái pháp luật do không tuân thủ đúng hình thức và thủ tục bắt buộc.

3. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật sa thải theo Bộ luật Lao động bao gồm những bước nào?

Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, quy trình xử lý kỷ luật sa thải cơ bản gồm:

• Phát hiện và lập biên bản vi phạm tại thời điểm xảy ra sự việc (nếu có thể);
• Xác minh hành vi vi phạm và thu thập chứng cứ;
• Thông báo bằng văn bản về việc tổ chức họp xử lý kỷ luật cho người lao động và tổ chức đại diện người lao động (nếu có);
• Tổ chức họp xử lý kỷ luật, bảo đảm người lao động có mặt và có quyền trình bày ý kiến;
• Lập biên bản cuộc họp và có chữ ký của các bên tham dự;
• Ban hành quyết định sa thải bằng văn bản trong thời hiệu xử lý kỷ luật.

Nếu thiếu một trong các bước quan trọng, đặc biệt là bước lập biên bản hoặc ban hành quyết định bằng văn bản, việc sa thải có thể bị xác định là không hợp lệ.

4. Những lưu ý pháp lý quan trọng nào doanh nghiệp cần tuân thủ để tránh rủi ro khi sa thải người lao động?

Để hạn chế rủi ro khi áp dụng hình thức sa thải, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng nội quy lao động rõ ràng và đăng ký theo quy định;
• Lập biên bản ghi nhận vi phạm đầy đủ, khách quan;
• Bảo đảm nguyên tắc: người lao động có lỗi, không xử lý nhiều lần cho một hành vi vi phạm;
• Tuân thủ đúng thời hiệu xử lý kỷ luật;
• Ban hành quyết định sa thải bằng văn bản và lưu trữ hồ sơ đầy đủ;
• Thanh toán đầy đủ các khoản quyền lợi còn lại cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng.

Tóm lại, biên bản làm việc và quyết định bằng văn bản là những căn cứ pháp lý cốt lõi trong quy trình sa thải. Việc bỏ qua các thủ tục này không chỉ làm suy giảm tính hợp pháp của quyết định mà còn có thể khiến doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm bồi thường do chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến sa thải mà không có biên bản làm việc

Trong thực tế giải quyết tranh chấp lao động, các vụ việc liên quan đến sa thải mà không có biên bản làm việc thường gây nhiều tranh luận về hiệu lực pháp lý của quyết định chấm dứt hợp đồng. Dưới đây là những thắc mắc phổ biến và phân tích dựa trên quy định của Bộ luật Lao động 2019.

1. Việc không có biên bản làm việc có làm cho quyết định sa thải bị vô hiệu không?

Pháp luật yêu cầu việc xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục, trong đó có việc lập biên bản vi phạm (nếu có) và biên bản họp xử lý kỷ luật. Nếu doanh nghiệp không lập biên bản và không chứng minh được đã tổ chức họp xử lý kỷ luật đúng quy định, thì quyết định sa thải có thể bị Tòa án tuyên là trái pháp luật.

Tuy nhiên, việc vô hiệu hay không còn phụ thuộc vào mức độ vi phạm thủ tục và đánh giá của cơ quan có thẩm quyền.

2. Trường hợp không có biên bản làm việc thì quyết định sa thải có hiệu lực pháp lý không?

Về hình thức, nếu doanh nghiệp vẫn ban hành quyết định sa thải bằng văn bản thì quyết định đó có thể có hiệu lực tạm thời. Tuy nhiên, khi xảy ra tranh chấp, nếu không có biên bản làm việc hoặc biên bản họp xử lý kỷ luật, doanh nghiệp sẽ rất khó chứng minh tính hợp pháp của quyết định.

Nói cách khác, thiếu biên bản làm việc khiến quyết định sa thải đứng trước nguy cơ bị tuyên trái pháp luật, dù trên thực tế người lao động có thể đã vi phạm nội quy.

3. Biên bản làm việc có phải là điều kiện bắt buộc trong trình tự, thủ tục sa thải người lao động không?

Có. Theo điểm d khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 1, khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản. 

Biên bản không chỉ là tài liệu hành chính mà còn là chứng cứ pháp lý quan trọng. Thiếu biên bản đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không chứng minh được mình đã tuân thủ quy trình luật định.

4. Việc sa thải chỉ bằng thông báo miệng có được pháp luật công nhận không?

Sa thải là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất và phải được ban hành bằng quyết định bằng văn bản. Thông báo miệng, tin nhắn hoặc email đơn thuần không thể thay thế quyết định kỷ luật chính thức nếu không đáp ứng đầy đủ điều kiện về trình tự, thủ tục.

Nếu doanh nghiệp chỉ thông báo miệng, việc này có thể bị xem là chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về sa thải mà không có biên bản làm việc

Các vụ việc sa thải không có biên bản thường tiềm ẩn rủi ro pháp lý cao và dễ phát sinh tranh chấp. Việc tham vấn luật sư kịp thời giúp:

• Đánh giá chính xác tính hợp pháp của quyết định sa thải;
• Xác định khả năng thắng kiện hoặc rủi ro bồi thường;
• Soạn thảo hồ sơ khiếu nại, khởi kiện đầy đủ và đúng quy định;
• Đại diện làm việc với doanh nghiệp, cơ quan quản lý hoặc Tòa án;
• Tư vấn xây dựng quy trình xử lý kỷ luật đúng luật nhằm phòng ngừa tranh chấp trong tương lai.

Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực lao động, NPLaw có thể hỗ trợ cả người lao động và doanh nghiệp xử lý vấn đề một cách bài bản, đúng pháp luật và hạn chế tối đa thiệt hại phát sinh.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.