Khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình, nhà thầu phải làm sao

Nghiệm thu là bước chốt hạ quan trọng để tiến hành bàn giao và thanh quyết toán. Tuy nhiên, tình trạng khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình, dù vô tình hay cố ý, đều đang đẩy nhiều nhà thầu vào thế "tiến thoái lưỡng nan": công trình không thể bàn giao, vốn bị ứ đọng và chi phí quản lý ngày càng tăng. Vậy trong trường hợp này, nhà thầu cần làm gì để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình mà không vi phạm hợp đồng? Bài viết sau đây sẽ cung cấp giải pháp pháp lý chi tiết cho vấn đề này.

I. Thực trạng liên quan đến khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình

Trong lĩnh vực xây dựng, việc nghiệm thu công trình là một khâu vô cùng quan trọng, đánh dấu sự hoàn thành của các hạng mục hoặc toàn bộ công trình, đồng thời xác nhận chất lượng và sự phù hợp với thiết kế, hợp đồng đã ký kết. 

Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp bên thi công đối mặt với tình huống khách hàng không tham gia nghiệm thu. Điều này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: khách hàng bận rộn, cố tình né tránh để trì hoãn thanh toán, bất đồng về chất lượng công trình hoặc đơn giản là thiếu sự phối hợp.

Tình trạng khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình tạo ra một "khoảng trống" pháp lý và thực tiễn đáng kể. Bên thi công rơi vào thế khó khi không thể hoàn tất thủ tục bàn giao, chậm trễ trong việc thanh toán, và tiềm ẩn nguy cơ tranh chấp về chất lượng sau này. Ngược lại, nếu bên thi công tự ý bàn giao mà không có sự xác nhận của khách hàng, họ có thể đối mặt với những khiếu nại về chất lượng, tiến độ hoặc các vấn đề phát sinh khác. 

Chính vì vậy, việc hiểu rõ bản chất, quy định pháp luật và cách xử lý tình huống này là vô cùng cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả hai bên.

II. Khái niệm về khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình

Để xử lý vấn đề hiệu quả, NPLaw cho rằng việc hiểu đúng bản chất pháp lý của hành vi này là rất quan trọng. Phần này sẽ định nghĩa rõ và phân biệt các khái niệm then chốt.

1. Khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình là gì?

Khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình là hành vi mà khách hàng (chủ đầu tư hoặc người sử dụng) đã được bên thi công (nhà thầu) thông báo hợp lệ về thời gian, địa điểm tiến hành nghiệm thu công trình hoàn thành, nhưng đã không có mặt hoặc không cử người đại diện hợp pháp tham gia vào buổi nghiệm thu mà không có lý do chính đáng.

Hành vi này thể hiện sự thiếu hợp tác, vi phạm nghĩa vụ cơ bản trong hợp đồng xây dựng, vốn yêu cầu sự thiện chí và phối hợp từ cả hai phía để hoàn tất dự án.

2. Việc không tham gia nghiệm thu ảnh hưởng thế nào đến quyền và nghĩa vụ của khách hàng?

Việc khách hàng không tham gia nghiệm thu có thể ảnh hưởng sâu sắc đến quyền và nghĩa vụ của họ. Theo Điều 123 Luật Xây dựng 2014, sửa đổi bổ sung 2020, chủ đầu tư (khách hàng) có trách nhiệm tổ chức nghiệm thu công trình xây dựng. Khi không tham gia, khách hàng có thể:

• Mất quyền kiểm tra, phát hiện sai sót: Khách hàng bỏ lỡ cơ hội trực tiếp kiểm tra chất lượng, khối lượng, sự phù hợp của công trình với thiết kế và hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến việc chấp nhận một công trình có sai sót mà không hay biết.
• Khó khăn trong việc khiếu nại sau này: Nếu công trình có vấn đề về chất lượng hoặc không đúng thiết kế, việc khách hàng không tham gia nghiệm thu có thể làm suy yếu vị thế của họ khi muốn khiếu nại hoặc yêu cầu bên thi công khắc phục. Tòa án hoặc trọng tài có thể xem xét đây là sự thiếu trách nhiệm của chủ đầu tư.
• Phát sinh nghĩa vụ thanh toán: Trong một số trường hợp, nếu việc nghiệm thu được thực hiện đơn phương bởi bên thi công theo quy định của hợp đồng hoặc pháp luật (khi khách hàng vắng mặt hợp lệ), khách hàng vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo tiến độ hoặc hoàn thành công trình mà không có sự kiểm soát trực tiếp.
• Trì hoãn hoặc tranh chấp kéo dài: Việc không nghiệm thu có thể làm chậm trễ quá trình bàn giao, đưa công trình vào sử dụng, và có thể dẫn đến các tranh chấp phức tạp, tốn kém thời gian và chi phí.

Việc không tham gia nghiệm thu làm suy yếu đáng kể quyền kiểm soát chất lượng và có thể gây bất lợi cho khách hàng trong các tranh chấp sau này.

3. Có sự khác biệt nào giữa “không tham gia nghiệm thu” và “từ chối nghiệm thu” hay không?

Có sự khác biệt rõ ràng giữa "không tham gia nghiệm thu" và "từ chối nghiệm thu", và việc phân biệt này có ý nghĩa pháp lý quan trọng, cụ thể:

• Không tham gia nghiệm thu: Tình trạng này xảy ra khi khách hàng (hoặc đại diện của họ) vắng mặt tại buổi nghiệm thu mà không đưa ra bất kỳ lý do chính đáng hoặc thông báo nào về việc không đồng ý nghiệm thu. Điều này thường được hiểu là sự thụ động hoặc thiếu sự hợp tác từ phía khách hàng. Pháp luật và hợp đồng có thể có quy định về việc nghiệm thu đơn phương của bên thi công trong trường hợp này.
• Từ chối nghiệm thu: Tình trạng này xảy ra khi khách hàng có mặt tại buổi nghiệm thu nhưng sau khi kiểm tra, họ đưa ra lý do chính đáng (ví dụ: công trình không đạt chất lượng, không đúng thiết kế, thiếu khối lượng) và từ chối ký biên bản nghiệm thu. Việc từ chối nghiệm thu là một hành động chủ động của khách hàng, thường đi kèm với việc nêu rõ các sai sót hoặc yêu cầu khắc phục.

Tóm lại, không tham gia là sự vắng mặt, trong khi từ chối là sự hiện diện và bày tỏ thái độ không đồng ý với kết quả nghiệm thu dựa trên cơ sở nhất định.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình

NPLaw sẽ đi sâu vào các quy định pháp luật chi phối và các cơ chế bảo vệ quyền lợi khi khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình.

1. Pháp luật có yêu cầu thông báo trước cho khách hàng trước khi nghiệm thu không?

Pháp luật yêu cầu bên thi công phải thông báo trước cho chủ đầu tư (khách hàng) về thời gian và địa điểm nghiệm thu. Theo Khoản 3 Điều 22 Nghị định 06/2021/NĐ-CP về nghiệm thu giai đoạn thi công xây dựng hoặc bộ phận công trình xây dựng thì chủ đầu tư (khách hàng) và các nhà thầu có liên quan được tự thỏa thuận về thời điểm tổ chức nghiệm thu, trình tự, nội dung, điều kiện và thành phần tham gia nghiệm thu; kết quả nghiệm thu được xác nhận bằng biên bản. 

Mặc dù điều khoản này không nêu rõ quy định bên giao thầu thông báo cho bên nhận thầu, nhưng trong thực tiễn hợp đồng xây dựng, bên nhận thầu (bên thi công) thường là bên hoàn thành công việc và có trách nhiệm thông báo cho chủ đầu tư (khách hàng) để tổ chức nghiệm thu. Điều này cũng phù hợp với nguyên tắc thiện chí và hợp tác trong thực hiện hợp đồng theo Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015.

Việc thông báo trước là một yêu cầu pháp lý và là nền tảng để đảm bảo tính minh bạch, tạo cơ hội cho khách hàng tham gia.

2. Có cơ chế pháp lý nào bảo vệ quyền lợi của bên thi công trong trường hợp khách hàng cố tình tránh né nghiệm thu không?

Cơ chế bảo vệ quyền lợi của bên thi công trong trường hợp khách hàng cố tình tránh né nghiệm thu nằm ở giá trị pháp lý của biên bản nghiệm thu.
Pháp luật không cho phép sự thiếu hợp tác của một bên làm bế tắc toàn bộ dự án. Nếu bên thi công đã thông báo hợp lệ mà khách hàng (chủ đầu tư) cố tình không tham gia, chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Bên thi công có quyền tiến hành nghiệm thu với các thành phần bắt buộc khác (ví dụ: tư vấn giám sát, nhà thầu thiết kế).

Theo Khoản 7 Điều 21 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, kết quả nghiệm thu sẽ được lập thành biên bản. Biên bản này, ghi rõ sự vắng mặt của khách hàng dù đã được thông báo, vẫn có giá trị pháp lý để làm cơ sở cho việc bàn giao công trình và yêu cầu thanh toán.

Như vậy, bên thi công được pháp luật bảo vệ bằng cách cho phép họ tiếp tục quy trình nghiệm thu và lập biên bản có giá trị pháp lý, ngay cả khi khách hàng cố tình vắng mặt.

3. Khách hàng không tham gia nghiệm thu có thể yêu cầu nghiệm thu bổ sung sau khi bàn giao không?

Pháp luật không quy định cụ thể về nghiệm thu bổ sung trong trường hợp này. Về nguyên tắc, khi nhà thầu đã hoàn thành nghĩa vụ thông báo và khách hàng không tham gia, công trình có thể được xem là đủ điều kiện để bàn giao (nếu không có thỏa thuận khác). Mọi khiếu nại sau đó của khách hàng sẽ được giải quyết trong khuôn khổ bảo hành công trình xây dựng theo Điều 125 Luật Xây dựng 2014, sửa đổi bổ sung 2020 chứ không phải là quay lại quy trình nghiệm thu.

Như vậy, hách hàng không thể yêu cầu nghiệm thu lại một cách vô hạn định; các vấn đề phát sinh sau bàn giao sẽ được xử lý theo chế độ bảo hành.

4. Hậu quả pháp lý nếu khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình

Hậu quả pháp lý khi khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình có thể rất nghiêm trọng, ảnh hưởng đến cả hai bên nhưng chủ yếu gây bất lợi cho khách hàng, như:

• Mất quyền khiếu nại hoặc khó khăn trong khiếu nại: Việc không tham gia nghiệm thu có thể khiến khách hàng mất đi cơ sở để khiếu nại về các sai sót có thể nhìn thấy được bằng mắt thường tại thời điểm nghiệm thu. Các tranh chấp về chất lượng sau này sẽ phức tạp hơn rất nhiều, và khách hàng có thể gặp bất lợi trong việc chứng minh lỗi của nhà thầu.
• Bên thi công được miễn trừ trách nhiệm nhất định: Trong nhiều trường hợp, biên bản nghiệm thu đơn phương (hợp lệ) có thể là căn cứ để bên thi công chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng và được miễn trừ trách nhiệm đối với các khuyết tật, sai sót mà khách hàng lẽ ra có thể phát hiện được nếu tham gia nghiệm thu.
• Chậm trễ đưa công trình vào sử dụng: Tranh chấp phát sinh từ việc không nghiệm thu có thể kéo dài, làm chậm trễ quá trình bàn giao và sử dụng công trình, gây thiệt hại kinh tế cho khách hàng.
• Rủi ro về an toàn, chất lượng: Nếu công trình có vấn đề về an toàn hoặc chất lượng mà không được phát hiện kịp thời do thiếu sự kiểm tra của khách hàng, có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng hơn trong tương lai.

Khách hàng không tham gia nghiệm thu sẽ đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý, từ việc phát sinh nghĩa vụ tài chính đến việc mất quyền lợi trong các tranh chấp về chất lượng.

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình

NPLaw đã tổng hợp các câu hỏi thường gặp từ thực tiễn tư vấn để giải đáp một cách chi tiết và dễ hiểu nhất. Mục này sẽ là cẩm nang xử lý các tình huống cụ thể mà bạn có thể gặp phải.

1. Nếu khách hàng cố tình không tham gia nghiệm thu để trì hoãn bàn giao công trình thì xử lý thế nào?

Trong trường hợp khách hàng cố tình không tham gia nghiệm thu để trì hoãn bàn giao công trình, trên thực tiễn, để bảo vệ quyền lợi của mình, bên thi công thường  thực hiện theo các bước sau:

• Gửi thông báo nghiệm thu lần 2 bằng văn bản (công văn), nêu rõ nếu khách hàng tiếp tục vắng mặt, nhà thầu sẽ tiến hành các bước tiếp theo theo quy định pháp luật và hợp đồng.
• Nếu khách hàng vẫn không tham gia, hãy mời Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận sự việc.
• Lập biên bản bàn giao công trình đơn phương (dựa trên việc khách hàng đã từ bỏ quyền nghiệm thu).
• Gửi thông báo yêu cầu thanh toán kèm theo các bằng chứng (vi bằng, thông báo đã gửi).
• Nếu khách hàng vẫn không thanh toán, nhà thầu có đủ cơ sở để khởi kiện ra Tòa án hoặc Trọng tài thương mại.

Bên thi công có quyền chủ động bảo vệ mình thông qua nghiệm thu đơn phương, yêu cầu thanh toán, áp dụng phạt vi phạm và nếu cần thiết là khởi kiện.

2. Trường hợp khách hàng không tham gia nghiệm thu nhưng sau đó khiếu nại về chất lượng công trình thì có được chấp nhận không?

Việc khiếu nại về chất lượng sau khi đã không tham gia nghiệm thu sẽ rất khó khăn cho khách hàng, nhưng vẫn có thể được chấp nhận trong một số trường hợp nhất định:

• Khuyết tật không thể nhìn thấy bằng mắt thường (ẩn tỳ): Nếu khuyết tật về chất lượng là ẩn tỳ, tức là không thể phát hiện được tại thời điểm nghiệm thu thông thường (ngay cả khi khách hàng tham gia) và chỉ bộc lộ sau một thời gian sử dụng, thì khiếu nại của khách hàng vẫn có thể được chấp nhận. Lúc này, quy định về yêu cầu bảo hành công trình xây dựng theo Điều 28 Nghị định 06/2021/NĐ-CP sẽ được áp dụng.
• Vi phạm nghiêm trọng hợp đồng hoặc quy chuẩn xây dựng: Nếu có bằng chứng rõ ràng về việc bên thi công vi phạm nghiêm trọng các điều khoản hợp đồng hoặc các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng bắt buộc, dẫn đến chất lượng công trình không đảm bảo, thì khách hàng vẫn có quyền khiếu nại.
• Thời gian khiếu nại: Khiếu nại phải được thực hiện trong thời hạn bảo hành công trình hoặc trong thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trách nhiệm chứng minh sẽ thuộc về khách hàng để chứng minh lỗi của nhà thầu và rằng khuyết tật đó không phải là thứ mà họ lẽ ra phải phát hiện được nếu tham gia nghiệm thu.

Như vậy, khiếu nại về chất lượng sau khi không nghiệm thu vẫn có thể được xem xét đối với các khuyết tật ẩn tỳ hoặc vi phạm nghiêm trọng, nhưng khách hàng phải chịu trách nhiệm chứng minh.

3. Khách hàng có thể ủy quyền cho người khác tham gia nghiệm thu thay mình không?

Khách hàng hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác tham gia nghiệm thu thay mình. Điều này là phù hợp với nguyên tắc tự do hợp đồng và quyền đại diện theo quy định của pháp luật dân sự. Theo Điều 135 và Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện, cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Việc nghiệm thu là một phần của quá trình thực hiện hợp đồng, do đó khách hàng có quyền ủy quyền cho người khác.

Việc ủy quyền cần được lập thành văn bản (giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền) trong đó nêu rõ phạm vi, nội dung và thời hạn ủy quyền. Người được ủy quyền cần có đủ năng lực hành vi dân sự.

Người được ủy quyền sẽ đại diện khách hàng thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan đến nghiệm thu, bao gồm kiểm tra, đánh giá và ký biên bản nghiệm thu. Mọi hành vi của người được ủy quyền trong phạm vi ủy quyền sẽ ràng buộc khách hàng.

Tóm lại, khách hàng hoàn toàn có quyền ủy quyền cho người khác nghiệm thu thay mình thông qua giấy ủy quyền hợp lệ, đảm bảo công việc được tiến hành đúng quy định.

4. Việc khách hàng không tham gia nghiệm thu có thể coi là vi phạm hợp đồng thi công không?

Việc khách hàng không tham gia nghiệm thu có thể được coi là vi phạm hợp đồng thi công, đặc biệt nếu hợp đồng quy định rõ ràng về trách nhiệm của khách hàng trong việc phối hợp nghiệm thu.

Mặc dù pháp luật không trực tiếp quy định "nghĩa vụ phải tham gia nghiệm thu", nhưng Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015 quy định nguyên tắc thiện chí, trung thực trong quan hệ dân sự, bao gồm cả việc thực hiện hợp đồng. Việc khách hàng không tham gia nghiệm thu có thể được xem là không thực hiện nghĩa vụ hợp tác, cản trở việc hoàn thành hợp đồng của bên thi công.

Hầu hết các hợp đồng xây dựng đều có các điều khoản về nghiệm thu, bàn giao, trong đó quy định rõ trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc tham gia. Việc không tuân thủ các điều khoản này cấu thành hành vi vi phạm hợp đồng. Nếu được coi là vi phạm hợp đồng, khách hàng có thể phải chịu các chế tài như phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại do gây chậm trễ cho bên thi công, theo Điều 418 và Điều 419 Bộ luật Dân sự 2015.

Tóm lại, việc không tham gia nghiệm thu thường là vi phạm nghĩa vụ hợp tác hoặc các điều khoản cụ thể trong hợp đồng, dẫn đến các chế tài pháp lý.

5. Có trường hợp nào pháp luật yêu cầu trì hoãn nghiệm thu nếu khách hàng không tham gia không?

Pháp luật không yêu cầu trì hoãn mà trao quyền cho các bên tự quyết định. Việc trì hoãn chỉ xảy ra trong hai trường hợp:

• Khách hàng thông báo về lý do chính đáng: Khách hàng chủ động thông báo trước cho bên thi công về việc không thể tham gia vì lý do bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan (ốm đau, tai nạn, công tác đột xuất...) và hai bên cùng thống nhất dời ngày nghiệm thu. Đây không phải là sự tùy tiện mà phải dựa trên các định nghĩa pháp lý rõ ràng. Cụ thể, Khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015 cho thấy rằng khi gặp phải một trong những sự kiện này, khách hàng được tạm thời miễn trừ trách nhiệm tham gia nghiệm thu đúng hẹn. Và hành động thiện chí, hợp tác của bên thi công lúc này là cần thiết, dựa trên nguyên tắc cơ bản được quy định tại Khoản 3 Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015, theo đó, cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình một cách thiện chí, trung thực. Việc đồng ý dời lịch nghiệm thu trong trường hợp này thể hiện sự thiện chí đó.
• Thỏa thuận trong hợp đồng: Đây là sự thể hiện trong khái niệm hợp đồng, được quy định tại Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015. Các bên hoàn toàn có quyền đưa vào hợp đồng một điều khoản ràng buộc, ví dụ: "Việc nghiệm thu hoàn thành công trình bắt buộc phải có sự tham gia của Bên A (khách hàng) hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Trong trường hợp Bên A vắng mặt vì bất kỳ lý do gì, buổi nghiệm thu sẽ được hoãn lại và hai bên sẽ sắp xếp một lịch mới." Nếu điều khoản này tồn tại, việc trì hoãn là bắt buộc và bên thi công phải tuân thủ.

Pháp luật không mặc định yêu cầu trì hoãn nghiệm thu khi khách hàng vắng mặt. Việc trì hoãn chỉ được chấp nhận khi có cơ sở pháp lý rõ ràng: hoặc là do khách hàng gặp phải sự kiện bất khả kháng/trở ngại khách quan được chứng minh theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, hoặc là do chính các bên đã thỏa thuận trước trong hợp đồng. Ngoài hai trường hợp này, bên thi công có quyền tiến hành nghiệm thu theo quy trình để bảo vệ quyền lợi của mình.

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình

Việc nghiệm thu và bàn giao công trình là giai đoạn then chốt, quyết định đến việc thanh toán và kết thúc hợp đồng. Một sai sót nhỏ trong quy trình xử lý khi khách hàng không tham gia nghiệm thu công trình có thể khiến nhà thầu mất rất nhiều thời gian, tiền bạc và thậm chí đối mặt với kiện tụng phức tạp.

Nếu bạn đang gặp vướng mắc trong việc gửi thông báo, tạo lập bằng chứng pháp lý, đàm phán với khách hàng hay chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, hãy liên hệ với NPLaw ngay hôm nay. Với đội ngũ luật sư chuyên sâu về luật xây dựng và kinh nghiệm thực tiễn giải quyết tranh chấp, chúng tôi sẽ giúp bạn bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình một cách hiệu quả nhất.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.