Tìm hiểu quy định pháp luật về khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế, mức xử phạt, rủi ro thanh tra thuế và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.
Khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế là hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp. Không chỉ bị truy thu thuế, xuất toán chi phí và xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với trách nhiệm hình sự trong một số trường hợp. Bài viết của NPLaw sẽ phân tích toàn diện quy định pháp luật hiện hành và các vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý.
I. Rủi ro pháp lý phổ biến liên quan đến khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế
Việc ghi nhận chi phí nhân công không đúng thực tế không chỉ là sai sót kế toán đơn thuần mà còn có thể kéo theo nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng đối với doanh nghiệp và người quản lý.
Trên thực tế, khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra, nếu xác định khoản chi phí tiền lương, tiền công đã hạch toán không đáp ứng điều kiện là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, khoản chi này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi chi phí bị xuất toán, doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, bị truy thu số thuế thu nhập doanh nghiệp còn thiếu và phải nộp tiền chậm nộp theo Điều 16 Luật Quản lý thuế 2025. Trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền xác định doanh nghiệp cố ý sử dụng hồ sơ, chứng từ hoặc tài liệu không đúng thực tế nhằm làm giảm số thuế phải nộp thì hành vi có thể bị xử phạt về khai sai thuế hoặc bị xem xét là hành vi trốn thuế theo khoản 4 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025. Đặc biệt, nếu số tiền thuế trốn đạt ngưỡng luật định hoặc thuộc các trường hợp được quy định tại Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017), cá nhân liên quan và thậm chí cả pháp nhân thương mại có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Như vậy, rủi ro lớn nhất của hành vi khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế không chỉ nằm ở việc truy thu thuế mà còn có thể dẫn đến các chế tài nghiêm khắc về hành chính và hình sự.
II. Tìm hiểu về khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế
Để đánh giá đúng mức độ rủi ro pháp lý, trước hết cần hiểu rõ bản chất của hành vi khai khống chi phí nhân công và trách nhiệm pháp lý có thể phát sinh.
1. Khái niệm khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế là gì và vì sao doanh nghiệp bị coi là khai khống?
Chi phí nhân công hay còn được gọi là chi phí lao động là tổng của tất cả tiền lương và chi phí cho phúc lợi của người lao động và thuế trả lương do doanh nghiệp chi trả cho người lao động.
Xét dưới góc độ quản lý thuế, đây được hiểu là việc doanh nghiệp ghi nhận các khoản tiền lương, tiền công hoặc chi phí thuê lao động không có thật hoặc cao hơn thực tế nhằm làm tăng chi phí được trừ và giảm thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp thường bị coi là có hành vi khai khống khi không chứng minh được sự tồn tại thực tế của người lao động, không chứng minh được việc chi trả tiền lương hoặc không chứng minh được mối liên hệ giữa khoản chi và hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc cơ quan thuế kết luận có hành vi khai khống không phụ thuộc hoàn toàn vào việc doanh nghiệp có lập chứng từ hay không mà phụ thuộc vào khả năng chứng minh tính thực tế của khoản chi.
Có thể thấy, yếu tố cốt lõi để xác định hành vi khai khống là tính không có thật hoặc không chứng minh được của khoản chi phí nhân công đã được hạch toán.
2. Những biểu hiện phổ biến cho thấy có dấu hiệu khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế trong sổ sách kế toán là gì?
Trong thực tiễn, những biểu hiện phổ biến cho thấy có dấu hiệu khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế trong sổ sách kế toán bao gồm việc doanh nghiệp lập danh sách lao động không tồn tại, lập bảng lương nhưng không có chứng từ thanh toán thực tế hoặc ghi nhận số lượng lao động vượt xa nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Một số trường hợp khác phát sinh khi doanh nghiệp kê khai mức lương rất cao nhưng không tương ứng với năng lực tài chính, doanh thu hoặc quy mô hoạt động thực tế. Ngoài ra, việc nhiều lao động không có hồ sơ nhân sự, không có hợp đồng lao động hoặc không có thông tin bảo hiểm xã hội cũng là dấu hiệu thường được cơ quan thuế xem xét.
Những dấu hiệu này chưa mặc nhiên khẳng định có hành vi vi phạm nhưng là cơ sở để cơ quan chức năng tiến hành xác minh sâu hơn.
3. Ai trong doanh nghiệp thường phải chịu trách nhiệm khi phát hiện khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế?
Căn cứ khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025, người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm tổ chức và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, theo khoản 1, 2 Điều 55 Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu kế toán; có quyền độc lập về chuyên môn nhưng phải đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. Do đó, khi phát hiện có hành vi khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế, trách nhiệm có thể được xem xét đối với người đại diện theo pháp luật, giám đốc, tổng giám đốc, kế toán trưởng hoặc cá nhân trực tiếp thực hiện, chỉ đạo hoặc phê duyệt hồ sơ sai phạm.
4. Khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế có phải luôn dẫn đến trách nhiệm hình sự không? Vì sao?
Không phải mọi trường hợp khai khống chi phí nhân công đều dẫn đến trách nhiệm hình sự. Trách nhiệm hình sự chỉ được đặt ra khi hành vi đáp ứng các dấu hiệu cấu thành tội phạm được quy định tại Điều 200 Bộ luật Hình sự, bao gồm yếu tố cố ý và đạt ngưỡng thiệt hại hoặc số tiền thuế trốn theo quy định. Dù có hành vi khai khống, người nộp thuế có thể không bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong các tình huống sau: Số tiền trốn thuế dưới ngưỡng theo quy định tại Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi, bổ sung 2015, tự nguyện khắc phục hậu quả.
Do đó, việc có bị truy cứu trách nhiệm hình sự hay không phải được xem xét trên cơ sở toàn bộ hồ sơ, chứng cứ và tính chất cụ thể của từng vụ việc.
III. Các quy định pháp luật có liên quan đến khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế
Để đánh giá tính hợp pháp của chi phí nhân công, cần đối chiếu đồng thời các quy định về lao động, kế toán và thuế.
1. Luật Lao động và Luật Thuế có quy định nào liên quan trực tiếp tới việc chứng minh chi phí nhân công nhằm tránh bị coi là khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế?
Luật Lao động yêu cầu mọi việc sử dụng lao động phải được cụ thể hóa bằng văn bản và các hồ sơ theo dõi thực tế. Đây là cơ sở đầu tiên để chứng minh chi phí nhân công không phải là "khống". Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử. Đây là bằng chứng pháp lý cao nhất xác nhận sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Bên cạnh đó theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải lập bảng lương và thông báo cho người lao động mỗi lần trả lương, bảng lương này là chứng từ kế toán quan trọng để đối chiếu với số tiền đã chi.
Đồng thời, theo khoản 1 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025, người nộp thuế phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong hồ sơ khai thuế, khoản thu khác đối với từng loại thuế, khoản thu khác và tự tính số tiền thuế, khoản thu khác phải nộp, trừ trường hợp việc tính thuế, khoản thu khác, thông báo thuế, khoản thu khác do cơ quan quản lý thuế thực hiện theo quy định của Chính phủ. Để một khoản chi phí nhân công được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp, khoản chi phí đó phải đáp ứng các điều kiện khắt khe về chứng từ và nghĩa vụ thuế liên quan được quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.
Để chi phí nhân công được công nhận là hợp lệ và không bị coi là khai khống, doanh nghiệp phải đảm bảo tính "có thật" và "hợp pháp" thông qua sự phối hợp giữa hồ sơ nhân sự và chứng từ thanh toán, kê khai.
2. Theo quy định pháp luật hiện hành, hành vi khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế bị xử lý theo những chế tài hành chính nào?
Căn cứ Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn; Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi trốn thuế và Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 được sửa đổi bởi khoản 47 Điều 1 Luật sửa đổi Bộ luật Hình sự 2017 quy định về tội trốn thuế, trong trường hợp doanh nghiệp khai khống chi phí tiền lương tiền công để trốn thuế thì tùy vào mức độ vi phạm mà doanh nghiệp bị xử lý như sau:
- Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định
- Phạt tiền từ 1 lần đến 3 lần số thuế trốn
- Xử lý hình sự về tội trốn thuế nếu thỏa mãn cấu thành tội phạm
Như vậy, hậu quả tài chính của việc khai khống chi phí nhân công thường lớn hơn nhiều so với lợi ích thuế ngắn hạn mà doanh nghiệp dự định đạt được.
3. Quy trình nộp, điều chỉnh hồ sơ khi phát hiện đã khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế nên thực hiện ra sao theo quy định?
Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025 người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế khi phát hiện có sai sót. Thông thường doanh nghiệp thực hiện theo các bước:
- Bước 1: Rà soát hồ sơ
+ Hợp đồng lao động.
+ Bảng lương.
+ Bảng chấm công.
+ Chứng từ thanh toán lương.
+ Hồ sơ bảo hiểm.
+ Hồ sơ thuế TNCN.
- Bước 2: Xác định số chi phí nhân công không hợp lệ
+ Tính lại chi phí được trừ.
+ Xác định số thuế TNDN thiếu.
- Bước 3: Lập hồ sơ khai bổ sung
+ Nộp tờ khai bổ sung trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
+ Giải trình nguyên nhân điều chỉnh.
- Bước 4: Nộp tiền thuế phát sinh
+ Nộp bổ sung số thuế TNDN còn thiếu.
+ Nộp tiền chậm nộp (nếu có).
Khi phát hiện đã khai khống chi phí nhân công làm giảm lợi nhuận tính thuế, doanh nghiệp nên chủ động khai bổ sung hồ sơ thuế càng sớm càng tốt. Việc tự phát hiện và khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro bị xử phạt về hành vi trốn thuế; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp.
IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế
Bên cạnh các quy định pháp luật, nhiều doanh nghiệp còn quan tâm đến những tình huống thực tế thường gặp trong quá trình quản trị thuế.
1. Nguyên nhân phổ biến khiến kế toán hoặc doanh nghiệp rơi vào việc khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế là gì?
Nguyên nhân phổ biến khiến kế toán hoặc doanh nghiệp rơi vào việc khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế thường xuất phát từ áp lực giảm nghĩa vụ thuế, thiếu hiểu biết pháp luật, quản trị nội bộ lỏng lẻo hoặc sử dụng lao động thực tế nhưng không xây dựng đầy đủ hồ sơ chứng minh. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp không có chủ đích gian lận nhưng do lưu trữ hồ sơ không đầy đủ nên vẫn bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
Như vậy, việc khai khống hoặc để xảy ra sai sót trong chi phí nhân công phần lớn xuất phát từ áp lực tối ưu thuế và lỗ hổng trong quản lý hồ sơ. Dù là cố tình gian lận hay vô tình thiếu sót, doanh nghiệp đều phải đối mặt với những rủi ro pháp lý và tài chính rất lớn khi bị thanh tra. Để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản trị nội bộ chặt chẽ, hoàn thiện chứng từ thực tế thay vì tìm kiếm các biện pháp đối phó ngắn hạn.
2. Khi cơ quan thuế xác định có khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong quá trình thanh tra là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 37 Luật Quản lý thuế 2025, khi cơ quan thuế thanh tra và xác định có dấu hiệu khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế, doanh nghiệp có quyền sau:
- Được biết quyết định thanh tra, nội dung, phạm vi và thời hạn thanh tra.
- Được giải trình, cung cấp tài liệu, chứng cứ để chứng minh tính hợp pháp của chi phí nhân công.
- Được nhận biên bản thanh tra và dự thảo kết luận thanh tra theo quy định.
- Được bảo lưu ý kiến nếu không đồng ý với nội dung biên bản.
- Được khiếu nại, khởi kiện hành chính đối với quyết định xử lý thuế hoặc kết luận thanh tra nếu cho rằng không đúng pháp luật.
Căn cứ khoản 2 Điều 37 Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp có các nghĩa vụ sau đây:
- Cung cấp đầy đủ, chính xác, trung thực hồ sơ, chứng từ theo yêu cầu của đoàn thanh tra.
- Giải trình các khoản chi phí tiền lương, tiền công đã hạch toán.
- Xuất trình các chứng từ chứng minh người lao động thực tế tồn tại và làm việc.
- Chấp hành yêu cầu kiểm tra, đối chiếu dữ liệu của cơ quan thuế.
- Ký biên bản làm việc, biên bản thanh tra (việc ký không đồng nghĩa với việc đồng ý toàn bộ nội dung).
Tóm lại, khi cơ quan thuế thanh tra và xác định có dấu hiệu khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế, doanh nghiệp có quyền giải trình, cung cấp chứng cứ, khiếu nại kết luận thanh tra nếu không đồng ý; đồng thời có nghĩa vụ hợp tác, cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu và chấp hành quyết định của cơ quan thuế. Việc không hợp tác hoặc cung cấp thông tin sai sự thật có thể dẫn đến các chế tài nghiêm khắc hơn.
3. Cơ quan thuế thường dựa vào những tiêu chí, chỉ tiêu nào để phát hiện dấu hiệu khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế?
Cơ quan thuế thường không chỉ dựa vào một chứng từ riêng lẻ mà đánh giá tổng thể nhiều chỉ tiêu để phát hiện dấu hiệu khai khống chi phí nhân công. Các tiêu chí trọng tâm gồm: sự phù hợp giữa chi phí lương với quy mô hoạt động, tính nhất quán giữa hồ sơ lao động – bảo hiểm – thuế TNCN – kế toán, và bằng chứng chứng minh việc chi trả lương thực tế. Nhờ hệ thống dữ liệu liên thông ngày càng hoàn thiện, khả năng phát hiện các khoản chi phí nhân công không có thật đang ngày càng cao.
4. Nếu doanh nghiệp phát hiện nội bộ đã từng khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế, doanh nghiệp nên làm gì để hạn chế hậu quả pháp lý?
Doanh nghiệp cần tiến hành rà soát nội bộ, thu thập hồ sơ, xác định mức độ sai phạm và thực hiện khai bổ sung theo khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025. Đồng thời, doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế kiểm soát nội bộ, chuẩn hóa quy trình quản lý lao động và tham vấn luật sư hoặc chuyên gia thuế để đánh giá đầy đủ các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
Việc chủ động khắc phục thường có ý nghĩa tích cực trong quá trình cơ quan chức năng xem xét vụ việc.
5. Khi lập hồ sơ thuế, dấu hiệu nào cần chú ý để tránh vô tình bị coi là khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế?
Doanh nghiệp cần bảo đảm tính thống nhất giữa hồ sơ lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ thuế thu nhập cá nhân, bảng lương và chứng từ thanh toán. Mọi khoản chi phí nhân công phải có căn cứ thực tế, có hồ sơ chứng minh rõ ràng và phản ánh đúng bản chất giao dịch.
Việc xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu là giải pháp hiệu quả nhất để hạn chế tranh chấp với cơ quan thuế về sau.
V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế?
Các vụ việc liên quan đến khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế thường không chỉ dừng lại ở vấn đề kế toán mà còn liên quan trực tiếp đến pháp luật thuế, lao động, doanh nghiệp và thậm chí là trách nhiệm hình sự. Việc đánh giá đúng bản chất hành vi, xác định mức độ rủi ro và lựa chọn phương án xử lý phù hợp có ý nghĩa quyết định đối với quyền lợi của doanh nghiệp.
Với đội ngũ luật sư và chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế, doanh nghiệp và giải quyết tranh chấp hành chính, NPLaw hỗ trợ khách hàng rà soát hồ sơ lao động, đánh giá rủi ro pháp lý, tư vấn khai bổ sung hồ sơ thuế, làm việc với cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng trong các vụ việc có dấu hiệu xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Nếu doanh nghiệp đang gặp vướng mắc liên quan đến khai khống chi phí nhân công để giảm lợi nhuận tính thuế hoặc cần tư vấn phương án xử lý phù hợp, việc tham vấn luật sư ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp hạn chế đáng kể các rủi ro pháp lý và tài chính có thể phát sinh.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
