Khai sai mã HS code: Những rủi ro pháp lý doanh nghiệp cần biết để tránh vi phạm hải quan

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tình trạng khai sai mã HS code vẫn thường xảy ra do nhầm lẫn trong mô tả hàng hóa, áp dụng sai tiêu chí phân loại hoặc thiếu thông tin kỹ thuật cần thiết. Vì vậy, việc nắm rõ quy định pháp luật và cách xử lý khi phát hiện khai sai mã HS code là yếu tố cần thiết để hạn chế rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến khai sai mã HS code

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, mã HS code là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xác định chính sách quản lý hàng hóa, mức thuế suất và các nghĩa vụ liên quan của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xác định không chính xác đặc tính, công dụng hoặc phân loại hàng hóa có thể dẫn đến tình trạng khai sai mã HS code, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan và phát sinh các rủi ro pháp lý.

Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên nhân, trách nhiệm và cách xử lý khi xảy ra sai sót trong việc khai báo mã HS code nhằm bảo đảm tuân thủ quy định hải quan và hạn chế các hậu quả không mong muốn.

II. Tìm hiểu về khai sai mã HS code

Việc hiểu rõ khai sai mã HS code, nguyên tắc phân loại hàng hóa và trách nhiệm liên quan giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tránh phát sinh rủi ro trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

1. HS code là gì và khai sai mã HS code có ý nghĩa như thế nào?

HS code là viết tắt của Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (Harmonized System of Nomenclature and Coding for Goods), được sử dụng để thống nhất việc phân loại, mô tả và xác định mã số hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hệ thống này do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) xây dựng và được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu.

Tại Việt Nam, HS code được áp dụng theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và cập nhật theo từng thời kỳ. Đây là căn cứ để cơ quan hải quan xác định chính sách quản lý, thuế suất và các nghĩa vụ liên quan đối với hàng hóa.

Khai sai mã HS code là việc doanh nghiệp khai báo mã hàng hóa không phù hợp với đặc điểm, tính chất hoặc quy tắc phân loại hàng hóa theo quy định. Hành vi này có thể dẫn đến sai lệch về thuế, ảnh hưởng đến quá trình thông quan và phát sinh rủi ro bị xử lý theo quy định pháp luật hải quan.

2. Phân loại hàng hóa theo HS code căn cứ vào tiêu chí nào để tránh khai sai mã HS code?

Để tránh khai sai mã HS code, doanh nghiệp cần xác định mã hàng hóa dựa trên Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và các nguyên tắc phân loại hàng hóa theo quy định. Căn cứ Điều 1 Thông tư 31/2022/TT-BTC, Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam gồm Phụ lục I về Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và Phụ lục II về sáu quy tắc tổng quát giải thích việc phân loại hàng hóa theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa của Tổ chức Hải quan thế giới (WCO).

Bên cạnh đó, theo Điều 26 Luật Hải quan 2014, việc phân loại hàng hóa để xác định mã số hàng hóa được thực hiện dựa trên hồ sơ hải quan, tài liệu kỹ thuật và các thông tin khác có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu nhằm xác định tên gọi, mã số hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Theo đó, doanh nghiệp cần căn cứ vào các tiêu chí chủ yếu như:

• Đặc điểm, tính chất, thành phần cấu tạo của hàng hóa;
• Công dụng, chức năng và mục đích sử dụng của hàng hóa;
• Tình trạng, mức độ hoàn thiện, hình dạng và cách thức đóng gói của hàng hóa;
• Các quy tắc phân loại, chú giải phần, chương, nhóm hàng theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Việc đánh giá đầy đủ các yếu tố trên giúp doanh nghiệp xác định đúng mã HS code, hạn chế tình trạng khai báo sai dẫn đến chậm thông quan, điều chỉnh hồ sơ, truy thu thuế hoặc bị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật hải quan.

3. Ai chịu trách nhiệm chính khi phát hiện khai sai mã HS code trong chứng từ hải quan?

Khi phát hiện khai sai mã HS code trong chứng từ hải quan, trách nhiệm chính thuộc về người khai hải quan (thường là chủ hàng hóa hoặc người được chủ hàng ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan).

Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan có nghĩa vụ khai hải quan, cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin để cơ quan hải quan thực hiện các thủ tục liên quan và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của nội dung đã khai, các chứng từ đã nộp, xuất trình.

Do đó, doanh nghiệp xuất nhập khẩu vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của mã HS code đã khai báo, kể cả trường hợp việc khai báo được thực hiện thông qua nhân viên nội bộ, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc phần mềm hỗ trợ khai báo. Nếu việc khai sai dẫn đến thiếu thuế, sai chính sách quản lý hàng hóa hoặc vi phạm quy định hải quan, doanh nghiệp có thể phải thực hiện nghĩa vụ bổ sung và chịu xử lý theo quy định pháp luật.

4. Hồ sơ, tài liệu nào cần lưu giữ để chứng minh đã không khai sai mã HS code?

Để chứng minh việc khai báo mã HS code là chính xác và có cơ sở khi cơ quan hải quan kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan đến hàng hóa và quá trình khai báo hải quan.

Căn cứ Điều 24 Luật Hải quan 2014, hồ sơ hải quan bao gồm tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan và các chứng từ có liên quan. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần lưu giữ các tài liệu như:

• Tờ khai hải quan đã đăng ký;
• Hợp đồng mua bán hàng hóa;
• Hóa đơn thương mại;
• Chứng từ vận tải;
• Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O);
• Tài liệu kỹ thuật, catalogue, thông số kỹ thuật, mô tả hàng hóa;
• Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc văn bản kiểm tra chuyên ngành (nếu có);
• Các chứng từ khác liên quan đến đặc điểm, tính chất, công dụng của hàng hóa.

Việc lưu giữ đầy đủ các tài liệu này giúp doanh nghiệp chứng minh căn cứ phân loại hàng hóa, xác định mã HS code và giải trình khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan hải quan. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc nghi ngờ về hành vi khai sai mã HS code.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến khai sai mã HS code

Việc khai sai mã HS code có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, chính sách quản lý hàng hóa và quá trình thông quan. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến trách nhiệm khai báo, xử lý vi phạm, thủ tục khai bổ sung và các biện pháp khắc phục khi phát sinh sai sót.

1. Theo quy định hải quan, hình thức xử lý khi phát hiện khai sai mã HS code là gì?

Khi phát hiện khai sai mã HS code, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu hành vi khai báo không đúng làm ảnh hưởng đến việc xác định thuế hoặc chính sách quản lý hàng hóa.

Căn cứ Điều 8 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, hành vi khai sai thông tin về mã số hàng hóa có thể bị xử phạt như sau:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi khai sai mã số hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế nhưng không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp theo quy định tại khoản 1 Điều 8.
• Trường hợp hành vi khai sai thuộc các trường hợp vi phạm quy định về khai hải quan tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 hoặc khoản 5 Điều 8 thì mức phạt được áp dụng tương ứng theo từng trường hợp cụ thể.
• Trường hợp người khai hải quan tự phát hiện sai sót và thực hiện khai bổ sung nhưng quá thời hạn quy định, mức xử phạt được áp dụng theo khoản 6 Điều 8 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, tùy thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm.

Ngoài xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các nghĩa vụ khắc phục như khai bổ sung hồ sơ hải quan, nộp đủ số thuế còn thiếu và tiền chậm nộp (nếu có) theo quy định pháp luật về quản lý thuế.

Lưu ý, các mức phạt nêu trên áp dụng đối với tổ chức; đối với cá nhân, mức phạt tiền bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức theo điểm a khoản 3 Điều 5 Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

2. Có quy trình khiếu nại hoặc điều chỉnh khi đã khai sai mã HS code không và thủ tục ra sao?

Khi phát hiện khai sai mã HS code, doanh nghiệp có thể thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan để điều chỉnh thông tin đã khai báo theo quy định.

Căn cứ khoản 4 Điều 29 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan được thực hiện khai bổ sung khi phát hiện sai sót trong các trường hợp sau:

• Đối với hàng hóa đang làm thủ tục hải quan: thực hiện khai bổ sung trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo việc kiểm tra trực tiếp hồ sơ hải quan;
• Đối với hàng hóa đã được thông quan: thực hiện khai bổ sung trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước thời điểm cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan, thanh tra.

Trường hợp quá thời hạn nêu trên mà doanh nghiệp mới phát hiện sai sót thì vẫn phải thực hiện khai bổ sung và xử lý theo quy định về thuế và xử lý vi phạm hành chính.

Về thủ tục, doanh nghiệp cần lập hồ sơ khai bổ sung, cung cấp thông tin, tài liệu chứng minh việc xác định lại mã HS code (như tài liệu kỹ thuật, mô tả hàng hóa, chứng từ liên quan) và thực hiện các nghĩa vụ tài chính phát sinh (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan hải quan. Việc chủ động khai bổ sung giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị xử phạt do hành vi khai sai mã HS code.

3. Trình tự, thủ tục để cơ quan hải quan tiến hành tham vấn giá và kiểm tra sau thông quan đối với các lô hàng đang bị nghi ngờ khai sai mã HS code diễn ra theo các bước nào?

Khi có dấu hiệu nghi ngờ doanh nghiệp khai sai mã HS code, cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra sau thông quan để rà soát việc khai báo, phân loại hàng hóa, nghĩa vụ thuế và việc chấp hành pháp luật hải quan.

Căn cứ Điều 80 Luật Hải quan 2014 và Điều 11 Quy trình kiểm tra sau thông quan và quản lý chế độ ưu tiên ban hành kèm Quyết định 2123/QĐ-CHQ năm 2025, trình tự kiểm tra sau thông quan tại trụ sở người khai hải quan được thực hiện như sau:

Bước 1: Đề xuất kiểm tra

Cơ quan hải quan căn cứ kế hoạch kiểm tra hoặc dấu hiệu rủi ro, vi phạm để lập phiếu đề xuất kiểm tra sau thông quan, trong đó xác định doanh nghiệp, mặt hàng, nội dung và phạm vi cần kiểm tra.

Bước 2: Ban hành quyết định kiểm tra sau thông quan

Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt đề xuất và ban hành quyết định kiểm tra. Quyết định kiểm tra được gửi cho người khai hải quan theo quy định trước khi tiến hành kiểm tra, trừ trường hợp có dấu hiệu vi phạm.

Bước 3: Tiến hành kiểm tra

Đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra hồ sơ hải quan, chứng từ liên quan, tài liệu kỹ thuật, sổ sách kế toán và các thông tin cần thiết để xác định tính chính xác của việc khai báo mã HS code. Nội dung kiểm tra được ghi nhận bằng biên bản làm việc, biên bản kiểm tra và tài liệu liên quan.

Bước 4: Lập báo cáo và dự thảo kết luận kiểm tra

Sau khi hoàn thành kiểm tra, đoàn kiểm tra lập báo cáo kết quả, xây dựng dự thảo kết luận kiểm tra và gửi cho người khai hải quan để thực hiện quyền giải trình.

Bước 5: Giải trình và ban hành kết luận kiểm tra

Người khai hải quan có quyền giải trình về các nội dung bị kiểm tra. Trên cơ sở hồ sơ, kết quả kiểm tra và ý kiến giải trình (nếu có), cơ quan hải quan ban hành kết luận kiểm tra sau thông quan.

Bước 6: Xử lý kết quả kiểm tra

Trường hợp xác định doanh nghiệp khai sai mã HS code dẫn đến thiếu thuế hoặc vi phạm quy định, cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế bổ sung, xử phạt vi phạm hành chính hoặc áp dụng các biện pháp xử lý khác theo quy định pháp luật.

Việc kiểm tra sau thông quan giúp cơ quan hải quan đánh giá lại tính chính xác của hoạt động khai báo, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh, khắc phục sai sót trong quá trình phân loại và khai báo mã HS code.

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến khai sai mã HS code

Trong thực tế, việc xác định và khai báo mã HS code có thể phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến trách nhiệm, thời hạn xử lý, thủ tục khai bổ sung và nguy cơ bị xử phạt. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định thường gặp để chủ động phòng tránh và xử lý khi có sai sót.

1. Thời hiệu xử lý vi phạm do khai sai mã HS code được pháp luật quy định bao lâu?

Thời hiệu xử lý vi phạm do khai sai mã HS code phụ thuộc vào tính chất của hành vi vi phạm. Căn cứ khoản 1 Điều 5 Nghị định 169/2026/NĐ-CP và khoản 7 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2025, trường hợp khai sai mã HS code dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn, không thu thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là 05 năm kể từ thời điểm tính thời hiệu theo quy định pháp luật. Đối với các hành vi vi phạm khác trong lĩnh vực hải quan không thuộc trường hợp trên, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là 02 năm.

Trường hợp hết thời hiệu xử phạt, doanh nghiệp không bị xử phạt vi phạm hành chính nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ nộp đủ số tiền thuế còn thiếu, tiền thuế được miễn, giảm, hoàn, không thu không đúng và tiền chậm nộp trong thời hạn theo quy định pháp luật về quản lý thuế. Ngoài ra, nếu cá nhân, tổ chức cố tình trốn tránh hoặc cản trở việc xử phạt trong thời hạn xử lý vi phạm, thời hiệu xử phạt sẽ được tính lại kể từ thời điểm chấm dứt hành vi trốn tránh, cản trở.

2. Trong những điều kiện pháp lý nào, hành vi vi phạm về khai sai mã HS code sẽ bị cơ quan hải quan chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra để truy cứu trách nhiệm hình sự?

Hành vi khai sai mã HS code có thể bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra khi có dấu hiệu cấu thành tội phạm, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp cố ý khai sai nhằm trốn thuế, gian lận thuế hoặc thu lợi bất chính.

Tùy tính chất, mức độ vi phạm, hành vi này có thể bị xem xét về các tội như:

• Tội trốn thuế theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) nếu hành vi khai sai mã HS code nhằm làm giảm số thuế phải nộp và đủ điều kiện truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Tội buôn lậu theo Điều 188 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) trong trường hợp khai sai mã HS code gắn với hành vi gian dối để nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa trái quy định.

Như vậy, không phải mọi trường hợp khai sai mã HS code đều bị xử lý hình sự; chỉ khi có yếu tố cố ý gian lận, trốn thuế hoặc vi phạm đạt mức độ nghiêm trọng theo quy định pháp luật hình sự thì cơ quan hải quan mới xem xét chuyển hồ sơ để điều tra, xử lý theo thẩm quyền.

3. Những lỗi mô tả hàng hóa mơ hồ dẫn đến khai sai mã HS code thường gặp nhất là gì?

Các lỗi mô tả hàng hóa không đầy đủ, thiếu chính xác có thể khiến doanh nghiệp xác định sai bản chất hàng hóa và lựa chọn sai mã HS code. Một số lỗi thường gặp gồm:

• Chỉ ghi tên thương mại của hàng hóa nhưng không thể hiện đặc điểm, cấu tạo, thành phần hoặc công dụng thực tế;
• Mô tả quá chung chung, không nêu rõ chủng loại, model, thông số kỹ thuật, chất liệu hoặc mục đích sử dụng;
• Không xác định đúng tình trạng hàng hóa (hàng hoàn chỉnh, bán thành phẩm, linh kiện, bộ phận rời);
• Thiếu thông tin về tính năng, công suất, quy cách đóng gói đối với các mặt hàng máy móc, thiết bị, điện tử hoặc hàng hóa có nhiều chức năng;
• Sử dụng mô tả không thống nhất giữa các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list và tờ khai hải quan.

Việc mô tả hàng hóa đầy đủ, chính xác giúp doanh nghiệp có cơ sở phân loại theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, hạn chế rủi ro bị yêu cầu giải trình, điều chỉnh mã HS code hoặc xử lý vi phạm hải quan.

4. Trường hợp lỗi do phần mềm khai hải quan tự động gán mã dẫn đến khai sai mã HS code, doanh nghiệp nên làm gì khi phát hiện?

Khi phát hiện phần mềm khai hải quan tự động gán sai mã HS code, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hồ sơ, tài liệu kỹ thuật và đặc điểm hàng hóa để xác định mã HS code chính xác, đồng thời thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan theo quy định tại khoản 4 Điều 29 Luật Hải quan 2014.

Doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung đã khai báo, kể cả trường hợp sai sót phát sinh từ phần mềm hỗ trợ khai hải quan. Trường hợp việc khai sai dẫn đến thiếu thuế, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp bổ sung số thuế còn thiếu và các khoản liên quan theo quy định.

5. Điều kiện, thời hạn và thủ tục để doanh nghiệp tiến hành khai bổ sung hồ sơ hải quan nhằm tự khắc phục hậu quả khi phát hiện mình đã khai sai mã HS code là gì?

Khi phát hiện khai sai mã HS code, doanh nghiệp được thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan nếu đáp ứng điều kiện về thời điểm khai bổ sung theo khoản 4 Điều 29 Luật Hải quan 2014.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể khai bổ sung trong các trường hợp:

• Đối với hàng hóa đang làm thủ tục hải quan: thực hiện khai bổ sung trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo kiểm tra trực tiếp hồ sơ hải quan;
• Đối với hàng hóa đã được thông quan: thực hiện khai bổ sung trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước khi cơ quan hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan, thanh tra.

Thủ tục khai bổ sung được thực hiện thông qua việc điều chỉnh thông tin trên hồ sơ hải quan, cung cấp tài liệu chứng minh căn cứ xác định lại mã HS code và thực hiện các nghĩa vụ thuế phát sinh (nếu có). Trường hợp phát hiện sai sót sau thời hạn nêu trên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện khai bổ sung nhưng việc xử lý sẽ được thực hiện theo quy định về thuế và xử lý vi phạm hành chính.

V. Doanh nghiệp đang cần một đại diện ủy quyền am hiểu luật pháp để làm việc trực tiếp với cơ quan nhà nước nhằm giải quyết triệt để sự cố khai sai mã HS code, NPLaw chính là điểm tựa pháp lý vững chắc mà bạn đang tìm kiếm phải không?

Khi phát sinh vấn đề liên quan đến khai sai mã HS code, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của đơn vị pháp lý am hiểu quy định về hải quan để đánh giá rủi ro, làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và đưa ra phương án xử lý phù hợp.

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, NPLaw hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ hải quan, tư vấn thủ tục khai bổ sung, giải trình với cơ quan hải quan và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp trong quá trình xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến mã HS code.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.