Không công khai nội quy lao động theo quy định mới nhất

Không công khai nội quy lao động, trong một số trường hợp, là hành vi trái pháp luật dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý bất lợi cho doanh nghiệp. Hiểu được điều này, bài viết dưới đây của NPLaw sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm cũng như các quy định pháp luật điều chỉnh vấn đề này. 

I. Những bất cập trong việc công khai nội quy lao động tại doanh nghiệp

Nội quy lao động là một trong những căn cứ quan trọng để doanh nghiệp quản lý người lao động, duy trì kỷ luật lao động và xử lý các hành vi vi phạm trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn tồn tại những bất cập trong việc công khai nội quy lao động tại doanh nghiệp như:

• Ban hành nội quy lao động nhưng không phổ biến cho người lao động. 
• Chỉ lưu nội quy tại phòng nhân sự mà không niêm yết tại nơi làm việc.
• Người lao động mới vào làm không được hướng dẫn hoặc cung cấp nội quy.
• Khi sửa đổi nội quy lao động, doanh nghiệp không thông báo lại cho người lao động.

Việc không công khai nội quy lao động không chỉ làm giảm hiệu quả quản trị nhân sự mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp hoặc xử lý kỷ luật lao động. 

II. Khái niệm về không công khai nội quy lao động

Phần này sẽ được NPLaw đi sâu phân tích khái niệm, vai trò và trách nhiệm công khai nội quy lao động của doanh nghiệp. 

1. Không công khai nội quy lao động là gì?

Có thể hiểu, không công khai nội quy lao động là việc người sử dụng lao động không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ phổ biến, niêm yết hoặc thông báo nội quy lao động để người lao động biết và thực hiện theo quy định của pháp luật.

Hành vi này thường thể hiện qua các hình thức sau:

• Không niêm yết nội quy tại nơi làm việc. 
• Không phổ biến nội quy lao động cho người lao động đang làm việc.
• Không công khai nội quy sau khi được sửa đổi, bổ sung.
• Không tạo điều kiện để người lao động tiếp cận nội dung nội quy. 

Mặc dù nội quy lao động đã được ban hành hợp lệ nhưng nếu không được công khai thì doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt vì hành vi trái pháp luật. 

2. Nội quy lao động có vai trò như thế nào trong việc quản lý lao động tại doanh nghiệp?

Nội quy lao động là công cụ quản lý nội bộ giúp doanh nghiệp thiết lập trật tự, kỷ cương trong quá trình sử dụng lao động. Theo đó, vai trò của nội quy lao động trong việc quản lý lao động tại doanh nghiệp được thể hiện qua các khía cạnh sau:

• Cơ sở pháp lý để duy trì kỷ luật và xử lý vi phạm: Khi xảy ra các hành vi vi phạm , nội quy lao động là căn cứ để doanh nghiệp tiến hành các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo đúng trình tự pháp luật. 
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên: Việc có nội quy lao động còn giúp tạo ra môi trường làm việc minh bạch, công bằng và an toàn. 
• Nâng cao năng suất và văn hóa doanh nghiệp: Nội quy lao động chuẩn hóa các quy trình ứng xử, tác phong làm việc, góp phần xây dựng tác phong công nghiệp và văn hóa kỷ luật chung cho toàn thể nhân sự. 

Ngoài ra, một bản nội quy rõ ràng và được công khai đầy đủ còn góp phần hạn chế tranh chấp lao động. 

3. Việc công khai nội quy lao động có phải là trách nhiệm của người sử dụng lao động không?

Có. Theo khoản 1 Điều 118 Bộ Luật Lao động năm 2019 (được hướng dẫn bởi Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP) thì “người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản”.

Đồng thời, khoản 4 Điều 118 Bộ Luật Lao động năm 2019 cũng quy định “nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc”.

Từ những quy định trên có thể thấy, việc công khai nội quy lao động là trách nhiệm của người sử dụng lao động.

III. Quy định của pháp luật liên quan đến không công khai nội quy lao động

Để quý bạn đọc hiểu rõ hơn về việc không công khai nội quy lao động, phần dưới đây sẽ phân tích các quy định pháp luật liên quan điều chỉnh vấn đề này. 

1. Có bắt buộc phải ban hành nội quy lao động không?

Không. Theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.”.

Như vậy, quy định trên đã nêu rõ không phải trường hợp nào cũng bắt buộc phải ban hành nội quy lao động, mà với những doanh nghiệp có quy mô lao động dưới 10 người thì hoàn toàn có thể thỏa thuận về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất ngay trong hợp đồng lao động.

2. Nội quy lao động phải được công khai bằng những hình thức nào?

Để nội quy lao động được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân sự công ty, nhất là với những công ty có quy mô lớn thì hình thức công khai nội quy cũng là một điều đáng lưu tâm.

Theo khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì nội quy lao động phải được công khai bằng những hình thức sau:

• Gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
• Thông báo đến toàn bộ người lao động.
• Niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc thêm các hình thức không được quy định trong luật như đăng tải trên mạng nội bộ (Intranet),... để bảo đảm mọi người lao động đều được phổ biến nội quy một cách đầy đủ và thống nhất. 

3. Nội quy lao động cần phải có những nội dung chủ yếu gì?

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ Luật Lao động năm 2019, được hướng dẫn bởi khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì nội quy lao động cần phải có những nội dung chủ yếu sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.
• Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động.
• An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục.
• Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật.
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định. 
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm. 
• Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động năm 2019 hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Việc xây dựng nội quy đầy đủ, rõ ràng và đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mà còn là căn cứ quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp khi xảy ra tranh chấp lao động. 

4. Không công khai nội quy lao động có bị xử phạt không?

Có, theo khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì hành vi không công khai nội quy lao động có thể bị xử phạt ở các mức sau:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên hoặc không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, nếu không thực hiện việc công khai, phổ biến nội quy đến người lao động thì doanh nghiệp có thể bị xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. 

IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến không công khai nội quy lao động

Dưới đây là phần giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến không công khai nội quy lao động. 

1. Có cần niêm yết, công khai nội quy lao động ở nơi làm việc không?

Có, pháp luật hiện hành bắt buộc doanh nghiệp phải niêm yết và công khai nội quy lao động tại nơi làm việc. Theo khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì “nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc”.

Qua quy định trên có thể nhận thấy, tại nơi làm việc của những doanh nghiệp có trên 10 người lao động thì việc niêm yết, công khai nội quy lao động là việc doanh nghiệp cần thực hiện.

2. Nội quy lao động có phải là căn cứ để xử lý kỷ luật lao động hay không?

Có, nội quy lao động là một trong những căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện xử lý kỷ luật lao động. Theo Điều 117 Bộ Luật Lao động năm 2019 thì “kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định”.

Đồng thời, khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng quy định “nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan”.

Từ những quy định trên có thể thấy, nội quy lao động là một trong những căn cứ để xử lý kỷ luật lao động, miễn là nội dung nội quy lao động không trái với pháp luật hiện hành. 

3. Khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp có phải công khai lại không?

Có, khi sửa đổi, bổ sung nội quy, doanh nghiệp cần công khai lại cho toàn thể nhân viên biết. Theo đó, khoản 3 và khoản 4 Điều 118 Bộ Luật Lao động năm 2019 nêu rõ trách nhiệm của doanh nghiệp là:

• Trước khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. 
• Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Mặt khác, điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP cũng quy định về mỗi trong những hành vi bị xử phạt vi phạm hành chính là “không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật”. 

Tuy không có quy định nào chỉ rõ là sau khi sửa đổi, bổ sung nội quy doanh nghiệp phải thực hiện công khai lại nhưng việc có chỉnh sửa nội dung của nội quy sẽ khiến doanh nghiệp phải thông báo lại những nội dung mới để đảm bảo đúng nguyên tắc mọi nhân viên đều nắm được nội dung của nội quy lao động. 

4. Doanh nghiệp có thể xử lý kỷ luật người lao động nếu chưa phổ biến nội quy lao động hay không?

Không có câu trả lời chính xác cho câu hỏi này mà hoàn toàn phụ thuộc vào tình huống thực tế của doanh nghiệp. Theo đó, trong tình huống chưa phổ biến nội quy lao động, việc xử lý kỷ luật người lao động chỉ có thể được thực hiện khi đáp ứng một số điều kiện cụ thể. 

Có thể áp dụng xử lý kỷ luật người lao động khi:

• Nội quy lao động chưa được phổ biến nhưng hợp đồng lao động có thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động (khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Cần lưu ý rằng, các thỏa thuận này phải tuân thủ quy định pháp luật thì mới phát sinh hiệu lực pháp lý. 
• Nội quy lao động chưa được phổ biến nhưng pháp luật có quy định về hành vi vi phạm đó của người lao động đủ điều kiện áp dụng kỷ luật lao động (ví dụ như sa thải chỉ áp dụng khi đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019). 

Không thể áp dụng xử lý kỷ luật người lao động khi nội quy lao động chưa được phổ biến, hợp đồng lao động không có thỏa thuận và pháp luật cũng không có quy định về hành vi vi phạm đó của người lao động (khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019). 

Như vậy, tùy theo thực tiễn doanh nghiệp rơi vào trường hợp nào mà câu trả lời sẽ là có thể hay không thể xử lý kỷ luật người lao động nếu chưa phổ biến nội quy lao động. 

5. Người lao động làm việc từ xa có phải được phổ biến nội quy lao động không?

Có, làm việc từ xa không làm mất đi trách nhiệm phổ biến nội quy lao động cho người lao động của doanh nghiệp. Khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm “thông báo đến toàn bộ người lao động” về nội quy lao động mà không đề cập tới phương thức làm việc. Chính vì vậy, người lao động làm việc từ xa vẫn phải được phổ biến nội quy lao động. 

V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về không công khai nội quy lao động

Việc không công khai nội quy lao động có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều hệ quả pháp lý như bị xử phạt vi phạm hành chính, gặp khó khăn trong quá trình xử lý kỷ luật lao động hoặc phát sinh tranh chấp với người lao động. 

Với kinh nghiệm tư vấn trong lĩnh vực lao động và doanh nghiệp, NPLaw cung cấp các dịch vụ pháp lý toàn diện nhằm hỗ trợ doanh nghiệp liên quan tới không công khai nội quy lao động, bao gồm:

• Tư vấn xây dựng và rà soát nội quy lao động bảo đảm phù hợp với quy định hiện hành.
• Hỗ trợ xây dựng quy trình công khai, phổ biến nội quy lao động đúng quy định.
• Tư vấn xây dựng hệ thống quản trị nhân sự và quy chế nội bộ nhằm hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng lao động. 

Đội ngũ luật sư của NPLaw luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng môi trường làm việc tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động cũng như người lao động. 

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.