Bài viết phân tích tình trạng không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc, làm rõ khái niệm, quy định pháp luật, đối tượng bắt buộc tham gia, chế độ hưởng và các vướng mắc thường gặp.
Tình trạng không đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân viên đã qua thử việc vẫn xảy ra ở nhiều doanh nghiệp do chưa tuân thủ đầy đủ quy định hoặc cố tình chậm thực hiện nghĩa vụ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, xử phạt hành chính cho doanh nghiệp.
I. Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn không đóng BHXH dù người lao động đã làm việc chính thức?
Trong thực tế, tình trạng không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc vẫn xảy ra ở nhiều doanh nghiệp, dù người lao động đã ký hợp đồng lao động chính thức và làm việc ổn định. Nguyên nhân thường xuất phát từ việc chưa nắm rõ quy định pháp luật, cố tình né tránh nghĩa vụ hoặc chậm thực hiện thủ tục tham gia BHXH bắt buộc.
Việc không đóng hoặc chậm đóng BHXH không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động trong các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý và bị xử phạt đối với doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Vì vậy, việc hiểu rõ nghĩa vụ đóng BHXH sau giai đoạn thử việc là rất cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế tranh chấp phát sinh.
II. Khái niệm về không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc
Không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc là hành vi doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động sau khi họ ký hợp đồng lao động chính thức. Việc phân biệt rõ khái niệm, so sánh với hành vi chậm đóng và xác định phạm vi áp dụng là cần thiết để hiểu đúng quy định pháp luật và tránh vi phạm.
1. Không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc là gì?
Không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc là trường hợp người sử dụng lao động không thực hiện việc tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động sau khi kết thúc thời gian thử việc và đã giao kết hợp đồng lao động chính thức.
Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Do đó, khi người lao động đã qua thử việc và ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký và đóng BHXH theo đúng quy định.
Việc không thực hiện nghĩa vụ này được xem là hành vi vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, trừ trường hợp người lao động chưa thuộc đối tượng bắt buộc theo quy định.
2. Không đóng BHXH khác gì với hành vi chậm đóng BHXH?
Không đóng BHXH là trường hợp người sử dụng lao động không đăng ký tham gia và không thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động dù người lao động thuộc đối tượng phải tham gia theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Đây là hành vi “không thực hiện nghĩa vụ” ngay từ đầu.
Trong khi đó, chậm đóng BHXH là trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký tham gia BHXH cho người lao động nhưng không nộp tiền đóng đúng thời hạn theo quy định, dẫn đến việc đóng trễ so với kỳ hạn phải thực hiện.
Như vậy, điểm khác biệt cơ bản là:
- Không đóng BHXH: không thực hiện nghĩa vụ tham gia và đóng ngay từ đầu;
- Chậm đóng BHXH: đã tham gia nhưng nộp tiền không đúng thời hạn.
Cả hai hành vi đều vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, tuy nhiên mức độ và hậu quả pháp lý có thể khác nhau tùy từng trường hợp cụ thể.
3. Không đóng BHXH có áp dụng cho tất cả các loại hợp đồng lao động không?
Không. Việc tham gia BHXH bắt buộc chỉ áp dụng đối với các đối tượng được quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong đó trọng tâm là người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.
Cụ thể, theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc bao gồm người làm việc theo:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên;
- Kể cả trường hợp hợp đồng có tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát.
Ngoài ra, điểm l khoản 1 Điều 2 còn mở rộng đối với người làm việc không trọn thời gian nhưng có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức tối thiểu làm căn cứ đóng BHXH.
Như vậy, không phải mọi loại hợp đồng đều áp dụng BHXH, mà chỉ những quan hệ có bản chất là quan hệ lao động theo Điều 2 khoản 1 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 mới thuộc diện bắt buộc. Các trường hợp như hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên không có quan hệ lao động thì không thuộc đối tượng này.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc
Sau khi kết thúc thử việc và ký hợp đồng lao động chính thức, người lao động thường thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Việc xác định đúng đối tượng, mức đóng, chế độ hưởng và cách quản lý quá trình đóng BHXH là căn cứ quan trọng để đánh giá hành vi không đóng BHXH có phù hợp quy định pháp luật hay không.
1. Đối tượng nào cần phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối tượng tham gia BHXH bắt buộc là người lao động là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp hợp đồng có tên gọi khác nhưng có bản chất là làm việc có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát.
Ngoài ra, các nhóm khác cũng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc gồm cán bộ, công chức, viên chức; lực lượng vũ trang; người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương; người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố; người làm việc không trọn thời gian nhưng đạt mức tiền lương theo quy định; chủ hộ kinh doanh; và một số đối tượng khác theo luật định.
Đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, cũng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nếu có hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng trở lên, trừ một số trường hợp được loại trừ theo quy định.
Vì vậy, mọi quan hệ lao động có bản chất trả lương và có sự quản lý, điều hành đều có thể thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
2. Quy định về mức đóng và phương thức và thời hạn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động
Theo Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (như làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên) phải thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH với mức và cách thức cụ thể như sau:
Về mức đóng, người lao động đóng 8% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH vào quỹ hưu trí và tử tuất. Tiền lương làm căn cứ đóng là tiền lương theo hợp đồng, bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được trả thường xuyên, ổn định trong kỳ trả lương theo quy định tại Điều 31 Luật BHXH 2024.
Về phương thức đóng, người lao động không trực tiếp nộp cho cơ quan BHXH mà được doanh nghiệp trích từ tiền lương hàng tháng để đóng cùng phần nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Việc đóng được thực hiện theo chu kỳ hằng tháng, và trong một số trường hợp đặc thù (như hưởng lương theo sản phẩm, khoán trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp) có thể được lựa chọn đóng theo chu kỳ 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.
Về thời hạn đóng, việc đóng BHXH phải được thực hiện đúng kỳ, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng. Trường hợp người lao động không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH của tháng đó, trừ khi có thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc vẫn đóng BHXH trên cơ sở tiền lương của tháng gần nhất.
3. Người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được hưởng các chế độ gì?
Theo khoản 2 Điều 4 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ được hưởng các chế độ sau:
Trước hết là chế độ ốm đau, áp dụng khi người lao động phải nghỉ việc do ốm đau, tai nạn không phải tai nạn lao động, giúp bù đắp thu nhập trong thời gian nghỉ.
Tiếp theo là chế độ thai sản, dành cho lao động nữ mang thai, sinh con, hoặc người lao động nam có vợ sinh con, nhằm hỗ trợ về thu nhập và chăm sóc sức khỏe trong giai đoạn sinh sản.
Bên cạnh đó là chế độ hưu trí, đảm bảo người lao động có nguồn thu nhập ổn định khi đủ điều kiện về tuổi nghỉ hưu và thời gian đóng BHXH.
Ngoài ra còn có chế độ tử tuất, bao gồm trợ cấp mai táng và trợ cấp tuất cho thân nhân khi người lao động qua đời.
Cuối cùng là chế độ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, được thực hiện theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động, nhằm hỗ trợ người lao động khi bị suy giảm khả năng lao động do yếu tố nghề nghiệp.
Do đó, BHXH bắt buộc bao phủ đầy đủ các chế độ từ ngắn hạn (ốm đau, thai sản) đến dài hạn (hưu trí, tử tuất), góp phần bảo đảm an sinh cho người lao động trong suốt quá trình làm việc.
4. Quy định về sổ BHXH và việc quản lý quá trình đóng BHXH?
Theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, sổ BHXH được cấp cho từng người lao động để ghi nhận thông tin nhân thân, quá trình đóng – hưởng và giải quyết các chế độ BHXH. Sổ BHXH được cấp dưới dạng điện tử và bản giấy, có giá trị pháp lý như nhau; chậm nhất đến 01/01/2026 sẽ triển khai sổ BHXH điện tử và bản giấy chỉ cấp khi người lao động có yêu cầu. Dữ liệu trong sổ phải được cập nhật đầy đủ, chính xác và quản lý thống nhất.
Bên cạnh đó, theo Điều 26 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, việc quản lý quá trình đóng BHXH được thực hiện thông qua giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH. Hồ sơ, chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy; chậm nhất đến 01/01/2027, cơ quan BHXH phải bảo đảm điều kiện để triển khai giao dịch điện tử, giúp minh bạch và thuận tiện hơn trong việc theo dõi quá trình tham gia BHXH của người lao động.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhiều người lao động đã phát sinh quan hệ lao động chính thức nhưng vẫn gặp tình trạng chưa được tham gia BHXH. Dưới đây là các giải đáp phổ biến liên quan đến trách nhiệm đóng BHXH và quyền lợi của người lao động trong trường hợp này.
1. Nếu đã ký hợp đồng lao động chính thức nhưng chưa đóng BHXH thì xử lý thế nào?
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc thì người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội ngay từ thời điểm phát sinh quan hệ lao động.
Trường hợp đã ký hợp đồng lao động chính thức nhưng doanh nghiệp chưa đóng bảo hiểm xã hội, đây là hành vi vi phạm quy định pháp luật. Theo Điều 9 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hành vi chậm đóng hoặc trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là hành vi bị nghiêm cấm. Đồng thời, Điều 132 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định tổ chức, cá nhân vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ, và phải bồi thường nếu gây thiệt hại cho người lao động.
Về xử phạt hành chính, theo khoản 6 và khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội, đồng thời bị buộc truy nộp đủ số tiền bảo hiểm xã hội còn thiếu và nộp thêm tiền lãi chậm đóng theo quy định.
Như vậy, khi đã ký hợp đồng lao động chính thức nhưng chưa được đóng bảo hiểm xã hội, người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ; nếu không thực hiện, có thể gửi đơn khiếu nại đến cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc cơ quan quản lý lao động để được xử lý và bảo vệ quyền lợi.
2. Người lao động có thể tự đóng BHXH thay cho doanh nghiệp được không?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thuộc về người sử dụng lao động và người lao động theo tỷ lệ pháp luật quy định, trong đó người sử dụng lao động có trách nhiệm trích từ tiền lương của người lao động và đóng cùng một lần vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Đồng thời, theo khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc không có quyền tự thay thế nghĩa vụ đóng của người sử dụng lao động. Việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là nghĩa vụ pháp lý mang tính bắt buộc đối với doanh nghiệp, không phải quyền lựa chọn của người lao động.
Do đó, người lao động không thể tự đóng bảo hiểm xã hội thay cho doanh nghiệp trong trường hợp thuộc quan hệ lao động chính thức. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ, người lao động có quyền yêu cầu thực hiện hoặc phản ánh đến cơ quan bảo hiểm xã hội để được xử lý và truy thu theo quy định pháp luật.
3. Nếu doanh nghiệp chỉ trả thêm tiền thay cho việc đóng BHXH thì có đúng quy định không?
Việc doanh nghiệp “trả thêm tiền lương” thay cho nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội không đúng quy định pháp luật nếu người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội. Khi đó, người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 33 và Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đồng thời phải trích từ tiền lương của người lao động để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Theo đó, nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ bắt buộc của cả doanh nghiệp và người lao động theo tỷ lệ luật định, không thể thay thế bằng việc trả thêm tiền mặt hoặc cộng vào lương.
Nếu doanh nghiệp chỉ trả thêm tiền thay vì đóng bảo hiểm xã hội, hành vi này có thể bị xem là trốn đóng hoặc không đóng bảo hiểm xã hội, vi phạm Điều 9 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và có thể bị xử phạt hành chính, truy thu, thậm chí bị xử lý hình sự tùy mức độ theo Điều 132 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
4. Làm thế nào để kiểm tra doanh nghiệp đã đóng BHXH cho mình hay chưa?
Người lao động có thể tự kiểm tra việc đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp thông qua các cách sau:
Theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, quá trình đóng và hưởng bảo hiểm xã hội của người lao động được ghi nhận trên sổ bảo hiểm xã hội (bản điện tử hoặc bản giấy). Người lao động có thể đối chiếu thông tin trên sổ để biết thời gian đóng thực tế.
Bên cạnh đó, theo Điều 26 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động có thể sử dụng hệ thống giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội để tra cứu trực tuyến. Thông qua cổng dịch vụ công của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc ứng dụng VssID, người lao động có thể xem chi tiết quá trình tham gia, mức đóng và đơn vị đóng bảo hiểm xã hội.
Ngoài ra, người lao động cũng có thể liên hệ trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đang tham gia để được cung cấp thông tin xác nhận.
Việc kiểm tra tình trạng đóng bảo hiểm xã hội hiện nay khá thuận tiện, giúp người lao động chủ động theo dõi và kịp thời phát hiện trường hợp doanh nghiệp chưa thực hiện đúng nghĩa vụ.
5. Người lao động làm việc bán thời gian sau thử việc có thuộc diện đóng BHXH không?
Người lao động làm việc bán thời gian sau thử việc vẫn có thể thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, tùy thuộc vào mức thu nhập và tính chất hợp đồng lao động.
Theo điểm a và điểm l khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên hoặc làm việc không trọn thời gian nhưng có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất thì thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Sau thời gian thử việc, nếu người lao động làm việc bán thời gian nhưng vẫn ký hợp đồng lao động và có mức lương đạt ngưỡng theo quy định thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Ngược lại, nếu không đáp ứng điều kiện về tiền lương theo quy định thì có thể chưa thuộc diện tham gia bắt buộc.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về không đóng BHXH cho nhân viên đã qua thử việc
Các tranh chấp liên quan đến việc không đóng bảo hiểm xã hội sau thời gian thử việc thường phức tạp, dễ phát sinh vi phạm về nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Việc xác định thời điểm phải tham gia, mức đóng và trách nhiệm của doanh nghiệp cần được rà soát chính xác để tránh ảnh hưởng quyền lợi của người lao động.
NPLaw hỗ trợ tư vấn, kiểm tra hồ sơ lao động, xác định nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, đồng thời đại diện làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội để yêu cầu truy đóng hoặc giải quyết tranh chấp khi doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
