Bài viết phân tích thực trạng, khái niệm và hậu quả pháp lý của hành vi không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định, đồng thời làm rõ quyền lợi người lao động, chế tài xử phạt và hướng xử lý tranh chấp.
Thực tế cho thấy tình trạng không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định vẫn diễn ra tại nhiều doanh nghiệp do thiếu hiểu biết hoặc thực hiện sai trình tự pháp luật lao động. Việc bỏ qua các bước bắt buộc như thông báo, họp xử lý kỷ luật hay tham gia của tổ chức đại diện người lao động có thể khiến quyết định sa thải bị vô hiệu, phát sinh nghĩa vụ bồi thường và tranh chấp kéo dài.
I. Thực trạng liên quan đến không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định
Trong những năm gần đây, tình trạng không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định vẫn xảy ra tại không ít doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh áp lực cắt giảm nhân sự hoặc xử lý vi phạm nội bộ. Nhiều đơn vị tự ý ban hành quyết định sa thải mà không tổ chức họp xử lý kỷ luật đúng trình tự, không có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động hoặc không bảo đảm quyền giải trình của người bị xử lý. Hệ quả là phát sinh khiếu nại, khởi kiện lao động, buộc doanh nghiệp phải bồi thường tiền lương, đóng bảo hiểm và nhận người lao động trở lại làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động sản xuất – kinh doanh.
II. Khái niệm về không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định
Sa thải phải tuân thủ đúng trình tự pháp luật. Việc không tuân thủ quy trình sa thải dễ dẫn đến tranh chấp và rủi ro pháp lý, nên cần làm rõ khái niệm, tính pháp lý và vai trò của tổ chức đại diện người lao động khi xảy ra tranh chấp.
1. Không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định là gì?
Sa thải theo khoản 4 Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 là hình thức kỷ luật lao động nghiêm khắc nhất, áp dụng đối với người lao động có vi phạm nghiêm trọng và dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động.
Không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định là việc người sử dụng lao động áp dụng hình thức sa thải nhưng không thực hiện đúng, đủ trình tự, thủ tục bắt buộc như: không tổ chức họp xử lý kỷ luật hợp lệ, không bảo đảm quyền giải trình của người lao động, thiếu sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động hoặc vi phạm thời hiệu xử lý. Hệ quả có thể làm quyết định sa thải bị xác định là trái pháp luật.
2. Không tuân thủ quy trình sa thải có đồng nghĩa với sa thải trái pháp luật không?
Trong nhiều trường hợp, không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định có thể dẫn đến việc quyết định sa thải bị xác định là sa thải trái pháp luật, dù hành vi vi phạm của người lao động là có thật.
Pháp luật lao động yêu cầu việc xử lý kỷ luật sa thải phải đáp ứng đồng thời cả căn cứ nội dung (hành vi vi phạm thuộc trường hợp được sa thải) và điều kiện về trình tự, thủ tục. Nếu doanh nghiệp vi phạm một trong các bước bắt buộc như không thông báo hợp lệ, không tổ chức họp đúng quy định hoặc không bảo đảm quyền giải trình, thì quyết định sa thải có nguy cơ bị tuyên vô hiệu.
Tuy nhiên, việc xác định có trái pháp luật hay không còn phụ thuộc vào mức độ vi phạm thủ tục và đánh giá của cơ quan có thẩm quyền khi giải quyết tranh chấp.
3. Tổ chức đại diện người lao động có vai trò gì khi xảy ra tranh chấp về sa thải không đúng quy trình?
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, khi xử lý kỷ luật lao động (bao gồm sa thải), người sử dụng lao động bắt buộc phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên.
Khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động.
Nếu không bảo đảm điều kiện này, quyết định sa thải có thể bị xác định là vi phạm thủ tục và có nguy cơ bị tuyên trái pháp luật.
Khi phát sinh tranh chấp do không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định, tổ chức đại diện người lao động có các vai trò:
- Giám sát việc tuân thủ trình tự xử lý kỷ luật theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019;
- Hỗ trợ người lao động khiếu nại theo Điều 188 Bộ luật Lao động 2019 (trình tự giải quyết tranh chấp lao động cá nhân);
- Tham gia bảo vệ quyền lợi cho người lao động tại hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài hoặc Tòa án.
Như vậy, sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động không chỉ mang tính hỗ trợ mà còn là điều kiện pháp lý bắt buộc trong quá trình xử lý kỷ luật sa thải. Việc bỏ qua bước này là một trong những căn cứ phổ biến khiến quyết định sa thải bị tuyên trái pháp luật.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định
Pháp luật lao động quy định cụ thể về trình tự, thủ tục sa thải để bảo vệ quyền lợi người lao động. Việc không tuân thủ quy trình này có thể dẫn đến tranh chấp và trách nhiệm pháp lý, nên cần làm rõ các trường hợp vi phạm, quy trình hợp pháp, chứng cứ và chế tài xử phạt liên quan.
1. Những trường hợp nào được coi là không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định của pháp luật lao động?
Căn cứ Điều 122, Điều 123 và Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019, cùng với Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, các trường hợp sau được xác định là không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định:
Thứ nhất, vi phạm nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, như: người sử dụng lao động không chứng minh được lỗi của người lao động; không có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; không bảo đảm quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư; không lập biên bản xử lý kỷ luật.
Thứ hai, xử lý kỷ luật trong thời gian pháp luật cấm theo khoản 4 và khoản 5 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, ví dụ: người lao động đang nghỉ ốm đau, nghỉ thai sản, bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả điều tra; hoặc đang mắc bệnh làm mất khả năng nhận thức, điều khiển hành vi.
Thứ ba, vi phạm thời hiệu xử lý kỷ luật theo Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019, như: xử lý quá thời hiệu 06 tháng hoặc 12 tháng đối với hành vi liên quan đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh; hoặc ban hành quyết định ngoài thời hạn luật định.
Thứ tư, không thực hiện đúng trình tự, thủ tục họp xử lý kỷ luật theo Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, bao gồm: không thông báo họp trước ít nhất 05 ngày làm việc; không lập và thông qua biên bản; không ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật đúng quy định.
Thứ năm, áp dụng hình thức sa thải không đúng căn cứ theo Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019, tức là hành vi vi phạm không thuộc các trường hợp được phép sa thải.
Trong các trường hợp nêu trên, quyết định sa thải có thể bị xác định là trái pháp luật và người sử dụng lao động phải thực hiện nghĩa vụ theo Điều 41 Bộ luật Lao động năm 2019.
2. Quy trình sa thải theo quy định của pháp luật lao động bao gồm những bước cơ bản nào?
Căn cứ Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, quy trình xử lý kỷ luật sa thải bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác minh và lập biên bản vi phạm
Khi phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động phải lập biên bản tại thời điểm xảy ra vi phạm; nếu phát hiện sau đó thì phải thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động (khoản 1 Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).
Bước 2: Thông báo họp xử lý kỷ luật
Trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian, địa điểm họp cho các thành phần bắt buộc tham dự trước ít nhất 05 ngày làm việc (điểm a khoản 2 Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).
Bước 3: Tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động
Cuộc họp phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; người lao động có mặt và có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019. Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc (khoản 3 Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).
Bước 4: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật sa thải
Trong thời hiệu luật định, người có thẩm quyền phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật và gửi cho các thành phần tham dự cuộc họp theo khoản 4 Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.
Từ đó ta thấy, sa thải không chỉ cần có căn cứ nội dung hợp pháp mà còn phải tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật. Nếu thiếu một trong các bước nêu trên, quyết định sa thải có thể bị xác định là trái pháp luật và người sử dụng lao động phải thực hiện nghĩa vụ theo Điều 41 Bộ luật Lao động năm 2019.
3. Người lao động cần chuẩn bị những chứng cứ gì để chứng minh doanh nghiệp không tuân thủ quy trình sa thải?
Căn cứ Điều 122 và Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019, cùng Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, người lao động khi cho rằng doanh nghiệp không tuân thủ quy trình sa thải cần chuẩn bị các chứng cứ sau:
Thứ nhất, tài liệu về trình tự họp xử lý kỷ luật
- Thông báo họp xử lý kỷ luật (hoặc bằng chứng cho thấy không được thông báo trước ít nhất 05 ngày làm việc theo điểm a khoản 2 Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).
- Biên bản họp xử lý kỷ luật; nếu không có biên bản hoặc biên bản không có chữ ký đầy đủ thành phần theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019 thì đây là căn cứ quan trọng.
Thứ hai, chứng cứ về thành phần tham dự không đúng quy định
- Tài liệu chứng minh không có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở theo điểm b khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019.
- Chứng cứ thể hiện người lao động không được quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư.
Thứ ba, chứng cứ về vi phạm thời hiệu xử lý kỷ luật
- Tài liệu xác định thời điểm xảy ra hành vi vi phạm và thời điểm ban hành quyết định sa thải để đối chiếu với thời hiệu quy định tại Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019.
Thứ tư, quyết định sa thải và các tài liệu liên quan
- Quyết định xử lý kỷ luật sa thải;
- Nội quy lao động;
- Hợp đồng lao động;
- Các email, tin nhắn, ghi âm (nếu có) thể hiện quá trình xử lý không đúng thủ tục.
Do đó, người khởi kiện có nghĩa vụ cung cấp chứng cứ chứng minh yêu cầu của mình là có căn cứ. Do đó, việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu về trình tự, thủ tục bị vi phạm là yếu tố then chốt để chứng minh hành vi không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định.
4. Không tuân thủ quy trình sa thải có bị xử phạt vi phạm hành chính không?
Có. Theo điểm đ khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động xử lý kỷ luật lao động không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Trường hợp xử lý kỷ luật đối với người lao động đang trong thời gian pháp luật cấm (như nghỉ ốm đau, nghỉ thai sản, đang bị tạm giữ…) thì bị xử phạt theo điểm đ khoản 3 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Ngoài phạt tiền, theo điểm a khoản 4 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động còn có thể bị buộc nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương cho những ngày người lao động không được làm việc nếu việc sa thải trái quy định.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định
Không tuân thủ quy trình sa thải dễ dẫn đến tranh chấp và hậu quả pháp lý cho cả người lao động và doanh nghiệp. Vì vậy, cần làm rõ các vấn đề về hiệu lực quyết định sa thải, quyền lợi của người lao động và cơ quan giải quyết khiếu nại liên quan.
1. Không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định có làm vô hiệu quyết định sa thải không?
Có thể. Theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, việc xử lý kỷ luật lao động phải bảo đảm đúng nguyên tắc và thủ tục, bao gồm: chứng minh được lỗi của người lao động, có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, bảo đảm quyền tự bào chữa và lập biên bản đầy đủ.
Nếu người sử dụng lao động vi phạm các quy định này hoặc không tuân thủ thời hiệu theo Điều 123, không đúng căn cứ theo Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019 thì quyết định sa thải có thể bị Tòa án xác định là sa thải trái pháp luật.
Khi đó, theo Điều 41 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả đủ tiền lương, đóng bảo hiểm cho thời gian người lao động không được làm việc và bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
Theo đó, không tuân thủ quy trình sa thải có thể làm cho quyết định sa thải bị vô hiệu về mặt pháp lý nếu bị cơ quan có thẩm quyền kết luận là trái pháp luật.
2. Trong trường hợp sa thải không đúng quy trình, người lao động có quyền yêu cầu nhận lại công việc không?
Có. Theo khoản 1 Điều 41 Bộ luật Lao động năm 2019, nếu người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật (bao gồm trường hợp sa thải không đúng trình tự, thủ tục theo Điều 122), thì phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng lao động đã giao kết.
Trường hợp người lao động không muốn quay lại làm việc, hai bên có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và người sử dụng lao động phải trả thêm khoản bồi thường theo quy định tại khoản 3 Điều 41 Bộ luật Lao động năm 2019.
3. Người lao động có được yêu cầu trả lương trong thời gian không được làm việc do sa thải sai quy trình không?
Có. Theo khoản 1 Điều 41 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải:
- Trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động cho những ngày người lao động không được làm việc;
- Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian đó;
- Bồi thường ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
Ngoài ra, nếu vi phạm thuộc trường hợp xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn có thể bị buộc trả lương theo điểm a khoản 4 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.
4. Không tuân thủ quy trình sa thải có ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp như thế nào?
Không tuân thủ quy trình sa thải có thể gây ảnh hưởng toàn diện đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp. Trước hết, quyết định sa thải sai quy định dễ khiến người lao động mất niềm tin, tạo tâm lý lo lắng, bất mãn trong tập thể, làm giảm năng suất và sự gắn bó với doanh nghiệp. Về bên ngoài, hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp có thể bị đánh giá tiêu cực bởi đối tác, khách hàng và thị trường lao động, gây khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có nguy cơ phát sinh tranh chấp lao động, khiếu nại hoặc khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền. Nếu bị xác định vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, buộc nhận người lao động trở lại làm việc, trả lương và bồi thường trong thời gian họ không được làm việc.
Những hệ quả này không chỉ làm phát sinh chi phí lớn, tốn thời gian quản lý mà còn có thể làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh và ảnh hưởng đến sự ổn định lâu dài của doanh nghiệp.
5. Người lao động có thể khiếu nại, tố cáo hành vi sa thải không đúng quy trình ở đâu?
Theo Điều 188 Bộ luật Lao động năm 2019, tranh chấp lao động cá nhân về sa thải phải qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi khởi kiện, trừ một số trường hợp đặc biệt.
Người lao động có thể:
- Gửi đơn đến hòa giải viên lao động thuộc cơ quan chuyên môn về lao động cấp huyện;
- Khi hòa giải không thành hoặc hết thời hạn hòa giải, có quyền khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015;
Vì vậy, pháp luật hiện hành đã thiết lập đầy đủ cơ chế bảo vệ người lao động khi bị sa thải không đúng quy định.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định
Hành vi không tuân thủ quy trình sa thải theo quy định có thể khiến quyết định sa thải bị xác định là trái pháp luật theo Điều 122 và Điều 41 Bộ luật Lao động năm 2019, đồng thời bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Việc tham vấn luật sư sớm giúp hạn chế rủi ro pháp lý và thiệt hại tài chính.
- Tư vấn đúng điều luật, đúng bản chất vụ việc: Đánh giá việc sa thải có vi phạm nguyên tắc, thời hiệu, căn cứ theo Điều 122, Điều 123, Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019 hay không; xác định khả năng bị tuyên trái pháp luật.
- Xây dựng phương án bảo vệ quyền lợi hiệu quả: Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, chứng cứ; tham gia hòa giải theo Điều 188 Bộ luật Lao động năm 2019; đại diện làm việc với cơ quan thanh tra hoặc Tòa án.
- Kiểm soát và phòng ngừa rủi ro lâu dài: Rà soát nội quy lao động, hoàn thiện quy trình xử lý kỷ luật theo Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP nhằm tránh tái diễn vi phạm.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
