Trong bối cảnh hoạt động của các cơ sở khám chữa bệnh ngày càng phát triển, đặc biệt là các phòng khám tư nhân, việc xây dựng và áp dụng quy chế nội bộ không chỉ là yêu cầu cần thiết để đảm bảo sự vận hành hiệu quả, mà còn là yếu tố quan trọng để tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Bài viết dưới đây NPLaw sẽ phân tích những lưu ý pháp lý quan trọng khi xây dựng và ban hành quy chế nội bộ, nhằm giúp các phòng khám vận hành hiệu quả, hạn chế tranh chấp, đồng thời đáp ứng đúng yêu cầu của pháp luật hiện hành.
Trong bối cảnh hoạt động của các cơ sở khám chữa bệnh ngày càng phát triển, đặc biệt là các phòng khám tư nhân, việc xây dựng và áp dụng quy chế nội bộ không chỉ là yêu cầu cần thiết để đảm bảo sự vận hành hiệu quả, mà còn là yếu tố quan trọng để tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Bài viết dưới đây NPLaw sẽ phân tích những lưu ý pháp lý quan trọng khi xây dựng và ban hành quy chế nội bộ, nhằm giúp các phòng khám vận hành hiệu quả, hạn chế tranh chấp, đồng thời đáp ứng đúng yêu cầu của pháp luật hiện hành.
I. Thực trạng hiện nay của quy chế nội bộ của phòng khám
Trong thực tế, nhiều phòng khám tư nhân hoạt động với quy mô đa dạng – từ nhỏ lẻ đến chuỗi hệ thống – nhưng lại chưa quan tâm đúng mức đến việc xây dựng quy chế nội bộ. Không ít cơ sở chỉ ban hành quy chế một cách hình thức để đối phó với yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chức năng hoặc phục vụ mục đích hành chính nội bộ, trong khi nội dung lại sơ sài, chồng chéo hoặc không rõ ràng.
Một số tình trạng phổ biến hiện nay:
- Quy chế thiếu cập nhật theo quy định mới của pháp luật, đặc biệt trong lĩnh vực hành nghề y tư nhân.
- Thiếu sự phân định rõ ràng về trách nhiệm giữa các bộ phận, bác sĩ, nhân viên y tế, dẫn đến mâu thuẫn trong công việc.
- Quy chế không quy định rõ quy trình chuyên môn, xử lý sự cố y khoa hoặc phản ánh của bệnh nhân.
- Không có nội dung về xử lý vi phạm nội bộ, bảo mật thông tin bệnh nhân, hoặc đạo đức hành nghề.
II. Quy chế nội bộ của phòng khám là gì?
1. Tầm quan trọng của quy chế nội bộ của phòng khám
Quy chế nội bộ của phòng khám là văn bản nội bộ do người chịu trách nhiệm chuyên môn hoặc chủ cơ sở ban hành, nhằm quy định cách thức tổ chức, vận hành, phân công nhiệm vụ, quy trình chuyên môn, nội quy lao động, xử lý vi phạm… trong toàn bộ hoạt động của phòng khám.
Tầm quan trọng của quy chế nội bộ của phòng khám:
- Cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý: Là căn cứ để điều hành nội bộ và xử lý kỷ luật khi có vi phạm.
- Minh bạch hóa trách nhiệm và quyền hạn: Giúp phân định rõ trách nhiệm giữa các cá nhân, hạn chế mâu thuẫn trong công việc.
- Tăng cường hiệu quả quản lý: Quy chế rõ ràng giúp chủ phòng khám kiểm soát hoạt động hiệu quả, từ khâu chuyên môn đến hành chính.
- Hạn chế rủi ro pháp lý: Là công cụ bảo vệ pháp lý khi xảy ra tranh chấp với nhân viên, bác sĩ, bệnh nhân hoặc cơ quan quản lý.
- Là tiêu chí đánh giá khi thanh, kiểm tra: Cơ quan y tế hoặc thanh tra lao động thường yêu cầu kiểm tra quy chế trong quá trình kiểm tra định kỳ.
2. Những điều cần lưu ý về quy chế nội bộ của phòng khám
Khi xây dựng và áp dụng quy chế nội bộ của phòng khám, cần lưu ý những vấn đề sau:
- Phù hợp với quy định pháp luật hiện hành: Quy chế phải phù hợp Luật Khám bệnh, chữa bệnh năm 2023; Bộ luật Lao động năm 2019, Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng năm 2023,...
- Cập nhật thường xuyên: Cần được rà soát và điều chỉnh định kỳ khi có thay đổi trong pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức.
- Có tham khảo ý kiến chuyên môn: Trước khi ban hành, nên tham vấn luật sư, cán bộ chuyên môn y tế để đảm bảo quy chế vừa hợp pháp, vừa phù hợp thực tế.
- Phổ biến và ký nhận rõ ràng: Nhân viên và bác sĩ phải được phổ biến đầy đủ quy chế và ký nhận, tránh trường hợp “có mà như không”.
- Có chế tài rõ ràng: Phải quy định cụ thể hình thức xử lý khi có vi phạm để phòng ngừa và xử lý hiệu quả, tránh mâu thuẫn hoặc tranh chấp.
- Quy định về bảo mật thông tin: Đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực y tế để bảo vệ hồ sơ bệnh án, thông tin cá nhân người bệnh.
III. Quy định pháp luật liên quan đến quy chế nội bộ của phòng khám
1. Quy định cần lưu ý liên quan đến quy chế nội bộ của phòng khám
Pháp luật hiện hành quy định về nghĩa vụ ban hành và thực hiện nội quy tại các cơ sở khám chữa bệnh tại Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023, trong đó:
- Điều 60: Quy định nghĩa vụ của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh như công khai thời gian làm việc và danh sách người hành nghề, thời gian làm việc của từng người hành nghề tại cơ sở; Niêm yết giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, giá dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ theo yêu cầu tại cơ sở và trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh;...
- Điều 12: Quy định quyền được thông tin đầy đủ của bệnh nhân, trong đó có việc được biết nội quy, quy trình chuyên môn khi điều trị.
- Điều 17: Quy định nghĩa vụ của bệnh nhân, trong đó phải chấp hành và yêu cầu thân nhân, người đến thăm mình chấp hành nội quy của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, quy định của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh.
Ngoài ra, còn có quy định của Bộ luật Lao động năm 2019 về nội quy lao động:
- Điều 118: Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan và bao gồm các nội dung theo Khoản 2 Điều 118.
- Điều 119 về đăng ký nội quy lao động: Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
- Điều 120: Hồ sơ đăng ký nội dung lao động.
2. Những vi phạm liên quan đến quy chế nội bộ của phòng khám
Vi phạm liên quan đến nội quy cơ sở khám chữa bệnh có thể đến từ cả cơ sở y tế lẫn người bệnh hoặc thân nhân. Một số vi phạm thường gặp:
(a) Vi phạm từ phía cơ sở y tế:
- Không ban hành nội quy hoặc ban hành nội quy trái quy định pháp luật: Ví dụ, cấm người bệnh quay phim trong mọi hoàn cảnh, cấm khiếu nại, hoặc tự ý đặt ra mức phạt hành chính với người bệnh.
- Không công khai, phổ biến nội quy đúng cách: Không niêm yết nội quy tại khu vực khám bệnh, không thông tin đến người bệnh khi nhập viện.
- Sử dụng nội quy để che giấu sai phạm chuyên môn hoặc hạn chế quyền của người bệnh: Như dùng nội quy để từ chối bệnh nhân phản ánh, khiếu nại, hoặc cấm người bệnh tiếp cận hồ sơ điều trị.
(b) Vi phạm từ phía người bệnh hoặc thân nhân:
- Không tuân thủ nội quy cơ sở khám chữa bệnh: Gây mất trật tự, cản trở hoạt động chuyên môn, sử dụng thiết bị ghi hình không đúng quy định, gây rối hoặc hành hung nhân viên y tế.
- Lợi dụng quyền phản ánh để bôi nhọ uy tín cơ sở y tế, gây ảnh hưởng tiêu cực trong cộng đồng mà không có căn cứ pháp lý rõ ràng.
Tùy theo tính chất vi phạm, các hành vi nêu trên có thể bị:
- Xử lý hành chính
- Xử phạt hành chính cơ sở khám chữa bệnh theo Điều 39 Nghị định 117/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP: Ví dụ phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: Hoạt động không có biển hiệu hoặc có biển hiệu không có đủ các thông tin cơ bản theo quy định của pháp luật; Không niêm yết hoặc niêm yết không đầy đủ giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh; Ghi tên các khoa, phòng trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh không đúng với hồ sơ giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh đã được cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Xử phạt hành chính bệnh nhân theo điểm b Khoản 2 Điều 48 Nghị định 117/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng nếu không chấp hành nội quy của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
- Truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu hình sự như tội vi phạm quy định về khám bệnh, chữa bệnh, sản xuất, pha chế, cấp phát, bán thuốc hoặc dịch vụ y tế khác theo Điều 315 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017.
3. Ai có trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế nội bộ của phòng khám?
Hiện nay, pháp luật không có quy định cụ thể trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế nội bộ của phòng khám.
Thông thường, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật của phòng khám (theo Giấy phép hoạt động) là người trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động chuyên môn và chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng các quy trình chuyên môn và quy chế liên quan đến chuyên môn kỹ thuật.
Người đứng đầu hoặc chủ sở hữu phòng khám (nếu khác với người chịu trách nhiệm chuyên môn) sẽ chịu trách nhiệm xây dựng các quy định nội bộ liên quan đến quản lý hành chính, nhân sự, lao động, tài chính, bảo mật, và phối hợp với bộ phận chuyên môn để hoàn thiện quy chế nội bộ đầy đủ.
IV. Giải đáp các thắc mắc về quy chế nội bộ của phòng khám
1. Có cần phải công khai quy chế nội bộ của phòng khám cho bệnh nhân không?
Hiện nay, pháp luật không bắt buộc phải công khai toàn bộ quy chế nội bộ cho bệnh nhân.
Tuy nhiên, những phần quy chế liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của người bệnh như quy trình tiếp nhận – khám – điều trị, bảo vệ thông tin cá nhân, xử lý khiếu nại… nên được công khai minh bạch tại nơi tiếp đón hoặc trên website phòng khám để tạo sự tin tưởng và đảm bảo quyền lợi của người bệnh theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh.
2. Nếu nhân viên phòng khám vi phạm quy chế nội bộ, quy trình xử lý sẽ được thực hiện như thế nào?
Thông thường, quy trình bao gồm:
- Lập biên bản sự việc vi phạm.
- Mời cá nhân có hành vi vi phạm giải trình.
- Thành lập hội đồng xử lý vi phạm (nếu có).
- Ra quyết định xử lý bằng văn bản, có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Nếu phòng khám không thực hiện đúng quy trình, quyết định kỷ luật có thể bị vô hiệu và bị kiện ra Tòa.
3. Quy chế nội bộ có cần phải được cập nhật thường xuyên không, và ai sẽ thực hiện việc này?
Quy chế nội bộ cần được rà soát định kỳ, cập nhật ngay khi có thay đổi pháp luật liên quan (ví dụ: Luật Khám bệnh, chữa bệnh mới, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, …).
Người có trách nhiệm:
- Chủ cơ sở hoặc người đại diện theo pháp luật của phòng khám.
- Bộ phận hành chính – nhân sự hoặc pháp chế nội bộ.
- Có thể phối hợp với luật sư hoặc chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực y tế.
4. Nếu quy chế nội bộ không rõ ràng, bệnh nhân có quyền khiếu nại không?
Bệnh nhân có quyền khiếu nại khi:
- Quy trình khám chữa bệnh không minh bạch, không thống nhất.
- Nhân viên y tế ứng xử không đúng mực, không thực hiện đúng trách nhiệm.
- Phòng khám thiếu trách nhiệm trong bảo mật thông tin, giải quyết phản ánh.
Căn cứ khiếu nại có thể xuất phát từ quy chế nội bộ thiếu rõ ràng, mâu thuẫn hoặc không phù hợp với quy định pháp luật. Khi đó, bệnh nhân có thể gửi đơn khiếu nại đến chính phòng khám, hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền.
5. Có cần đến sự đồng thuận của mọi nhân viên trước khi ban hành quy chế nội bộ không?
Không bắt buộc có sự đồng thuận của mọi nhân viên trước khi ban hành quy chế nội bộ, nhưng nên lấy ý kiến góp ý (đặc biệt từ các bộ phận chuyên môn, nhân sự, kế toán…) để quy chế phù hợp thực tiễn và dễ triển khai.
V. Vấn đề liên quan đến quy chế nội bộ của phòng khám có nên liên hệ luật sư không? Liên hệ như thế nào?
Việc liên hệ luật sư là cần thiết để đảm bảo quy chế nội bộ của phòng khám được xây dựng đúng pháp luật, rõ ràng và phù hợp thực tiễn. Luật sư có thể hỗ trợ soạn thảo, rà soát quy chế, tư vấn xử lý vi phạm nội bộ, bảo vệ quyền lợi của phòng khám khi xảy ra tranh chấp hoặc bị thanh tra, kiểm tra.
Quý Khách hàng còn nhu cầu tư vấn về quy chế nội bộ của phòng khám, vui lòng liên hệ cho NPLAW để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.
