Nâng khống chi phí có thể dẫn đến truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Tìm hiểu quy định pháp luật và rủi ro liên quan.
Nâng khống chi phí là một trong những hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý trong hoạt động kế toán và thuế của doanh nghiệp. Việc ghi nhận chi phí cao hơn thực tế, sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc hợp thức hóa các khoản chi không phát sinh có thể dẫn đến việc kê khai sai nghĩa vụ thuế, bị truy thu thuế, xử phạt hành chính, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong một số trường hợp. Vậy nâng khống chi phí là gì, những dấu hiệu nào thường gặp và pháp luật hiện hành quy định ra sao đối với hành vi này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
I. Tình trạng mua bán, sử dụng hóa đơn khống hiện nay
Trong những năm gần đây, tình trạng mua bán, sử dụng hóa đơn khống diễn biến ngày càng phức tạp với nhiều thủ đoạn tinh vi. Không ít cá nhân, doanh nghiệp đã thành lập công ty "ma", lập giao dịch giả hoặc mua bán hóa đơn nhằm hợp thức hóa chi phí, kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng hoặc giảm số thuế phải nộp.
Hành vi này không chỉ gây thất thu ngân sách nhà nước mà còn làm méo mó môi trường cạnh tranh, tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Các cơ quan chức năng hiện đang tăng cường thanh tra, kiểm tra và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm liên quan đến hóa đơn khống.
II. Khái niệm về nâng khống chi phí
Để nhận diện đúng rủi ro pháp lý và các chế tài có thể áp dụng, trước hết cần hiểu rõ khái niệm nâng khống chi phí, các hình thức thường gặp cũng như những dấu hiệu nhận biết hành vi này trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
1. Nâng khống chi phí là gì?
Nâng khống chi phí được hiểu là hành vi ghi nhận, hạch toán hoặc kê khai các khoản chi phí cao hơn giá trị thực tế phát sinh, hoặc ghi nhận những khoản chi không có thật vào sổ sách kế toán và hồ sơ thuế của doanh nghiệp. Mục đích của hành vi này thường là làm giảm lợi nhuận chịu thuế, giảm số thuế phải nộp hoặc làm sai lệch tình hình tài chính của doanh nghiệp.
2. Nâng khống chi phí thường xảy ra trong những khoản mục nào?
Trong thực tế, hành vi nâng khống chi phí thường xuất hiện ở các khoản mục có giá trị lớn hoặc khó kiểm chứng ngay tại thời điểm hạch toán. Một số khoản mục thường phát sinh rủi ro bao gồm:
- Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thuê ngoài, tư vấn, quảng cáo, marketing hoặc các dịch vụ khác;
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng hóa;
- Chi phí công tác, tiếp khách, hội nghị, hội thảo;
- Chi phí tiền lương, tiền công hoặc các khoản phụ cấp cho người lao động;
- Chi phí sửa chữa, bảo trì tài sản, máy móc, thiết bị;
- Chi phí khấu hao tài sản cố định hoặc các khoản chi đầu tư được hạch toán không đúng quy định.
Các khoản mục này thường được cơ quan thuế và cơ quan chức năng rà soát kỹ khi thanh tra, kiểm tra do có nguy cơ bị lợi dụng để ghi nhận chi phí không có thật hoặc nâng giá trị chi phí nhằm làm giảm số thuế phải nộp.
3. Những dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp đang thực hiện nâng khống chi phí?
Mặc dù việc có hay không hành vi nâng khống chi phí cần được cơ quan có thẩm quyền xác minh, nhưng trong thực tế có một số dấu hiệu thường gặp có thể làm phát sinh nghi vấn về việc ghi nhận chi phí không đúng thực tế, chẳng hạn như:
- Chi phí tăng đột biến nhưng không tương xứng với quy mô hoạt động hoặc doanh thu của doanh nghiệp;
- Hạch toán các khoản chi nhưng không có hóa đơn, chứng từ hoặc hồ sơ chứng minh đầy đủ;
- Sử dụng hóa đơn từ các đơn vị không có hoạt động kinh doanh thực tế hoặc có dấu hiệu rủi ro về thuế;
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn cao bất thường so với giá thị trường;
- Ghi nhận các khoản chi không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Hồ sơ thanh toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ liên quan không đầy đủ, không thống nhất với nhau.
Những dấu hiệu trên có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế đưa vào diện kiểm tra, thanh tra hoặc yêu cầu giải trình về tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi phí đã kê khai.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến nâng khống chi phí
Để ngăn chặn các hành vi làm sai lệch nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính, pháp luật hiện hành đã có nhiều quy định về hạch toán chi phí, sử dụng hóa đơn, chứng từ cũng như chế tài xử lý đối với hành vi nâng khống chi phí trong doanh nghiệp.
1. Pháp luật quy định như thế nào về hành vi nâng khống chi phí trong doanh nghiệp?
Mặc dù pháp luật không đưa ra định nghĩa riêng về hành vi nâng khống chi phí, nhưng các quy định về thuế đã đặt ra những điều kiện chặt chẽ đối với các khoản chi được hạch toán khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Việc ghi nhận các khoản chi không có thật, chi phí cao hơn thực tế hoặc không đủ căn cứ chứng minh có thể dẫn đến việc khoản chi đó không được chấp nhận và doanh nghiệp bị xử lý theo quy định.
Theo khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (được hướng dẫn bởi Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp chỉ được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi thuộc các trường hợp được pháp luật cho phép hạch toán vào chi phí được trừ theo quy định;
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật (trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định).
Như vậy, nếu doanh nghiệp ghi nhận các khoản chi không phát sinh trên thực tế, sử dụng hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch hoặc kê khai chi phí cao hơn giá trị thực tế nhằm làm giảm thu nhập chịu thuế thì các khoản chi này có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và phát sinh các trách nhiệm pháp lý liên quan.
2. Quy định về hóa đơn, chứng từ hợp pháp đối với chi phí doanh nghiệp
Để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp không chỉ phải chứng minh khoản chi đó phát sinh thực tế mà còn phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi phí của doanh nghiệp muốn được cơ quan thuế chấp nhận phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;
- Đối với các khoản thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định.
Đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh thuộc diện được phép lập bảng kê thay hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải có đầy đủ chứng từ chi trả, bảng kê thu mua và các tài liệu liên quan để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi.
Do đó, hóa đơn và chứng từ hợp pháp là căn cứ quan trọng để chứng minh chi phí thực tế phát sinh. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch thực tế hoặc không có đủ hồ sơ chứng minh thì khoản chi đó có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, đồng thời phát sinh rủi ro về thuế và xử phạt vi phạm hành chính.
3. Có quy định nào về việc lưu trữ chứng từ để chứng minh chi phí hợp lệ không?
Có. Để chứng minh một khoản chi phí là hợp lệ và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp không chỉ phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mà còn phải thực hiện việc lập, quản lý và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của pháp luật kế toán.
Căn cứ Điều 18 và Điều 21 Luật Kế toán 2015, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được lập chứng từ kế toán. Chứng từ phải được lập đầy đủ, rõ ràng, chính xác, phản ánh đúng nội dung giao dịch thực tế và là căn cứ để ghi sổ kế toán. Đồng thời, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Đối với chứng từ điện tử, doanh nghiệp có thể lưu trữ trên phương tiện điện tử nhưng phải bảo đảm tính an toàn, bảo mật dữ liệu và khả năng tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định.
4. Quy định về xử phạt hành chính đối với hành vi nâng khống chi phí
Hành vi nâng khống chi phí có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị xử lý về hành vi trốn thuế tùy thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh đối với nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp kê khai sai chi phí làm giảm số thuế phải nộp nhưng chưa đủ căn cứ xác định là hành vi trốn thuế thì có thể bị:
- Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn cao hơn quy định;
- Buộc nộp đủ số tiền thuế còn thiếu và tiền chậm nộp theo quy định.
Trường hợp việc nâng khống chi phí được thực hiện nhằm mục đích làm giảm nghĩa vụ thuế thông qua việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp hoặc kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi trốn thuế theo Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt:
- Phạt từ 1 lần số tiền thuế trốn nếu có tình tiết giảm nhẹ;
- Phạt 1,5 lần số tiền thuế trốn nếu không có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ;
- Phạt 2 lần số tiền thuế trốn nếu có 01 tình tiết tăng nặng;
- Phạt 2,5 lần số tiền thuế trốn nếu có 02 tình tiết tăng nặng;
- Phạt 3 lần số tiền thuế trốn nếu có từ 03 tình tiết tăng nặng trở lên.
Từ các quy định trên, có thể thấy hành vi nâng khống chi phí sẽ bị xử phạt hành chính tương ứng với mức độ vi phạm nhằm bảo đảm tính minh bạch trong quản lý tài chính – kế toán.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nâng khống chi phí
Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các rủi ro pháp lý và cách xử lý khi phát sinh sai sót liên quan đến nâng khống chi phí, dưới đây là những câu hỏi thường gặp và giải đáp theo quy định hiện hành.
1. Nâng khống chi phí có bị coi là hành vi trốn thuế không?
Có thể. Không phải mọi trường hợp nâng khống chi phí đều mặc nhiên bị coi là trốn thuế, tuy nhiên nếu doanh nghiệp thực hiện việc ghi nhận chi phí không có thật hoặc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp nhằm làm giảm số thuế phải nộp thì hành vi này có thể bị xác định là trốn thuế theo quy định của pháp luật.
Theo khoản 1 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017, 2025) về Tội trốn thuế, một trong những hành vi được xem là trốn thuế là:
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán hàng hóa, nguyên liệu đầu vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, miễn, giảm hoặc hoàn thuế;
- Sử dụng chứng từ, tài liệu không hợp pháp để xác định sai số tiền thuế phải nộp hoặc số tiền thuế được hoàn.
Vậy nên, trường hợp doanh nghiệp nâng khống chi phí thông qua việc sử dụng hóa đơn khống, chứng từ không hợp pháp hoặc hạch toán các khoản chi không có thật nhằm làm giảm thu nhập chịu thuế và giảm nghĩa vụ thuế thì có thể bị xem xét xử lý về hành vi trốn thuế.
2. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại chi phí đã kê khai sai không?
Có. Doanh nghiệp được quyền khai bổ sung hồ sơ thuế khi phát hiện các khoản chi phí đã kê khai sai hoặc hạch toán chưa đúng quy định.
Theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP:
- Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ cần nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
- Trường hợp khai bổ sung làm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hoặc làm giảm số thuế đã được hoàn, doanh nghiệp phải nộp đủ phần thuế chênh lệch tăng thêm, số thuế hoàn thừa và tiền chậm nộp (nếu có) vào ngân sách nhà nước.
Theo đó, khi phát hiện đã nâng khống chi phí hoặc kê khai chi phí không đúng quy định, doanh nghiệp nên chủ động rà soát và thực hiện khai bổ sung kịp thời để giảm thiểu rủi ro bị xử phạt trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
3. Làm thế nào để chứng minh chi phí là hợp lệ khi bị thanh tra thuế?
Để chứng minh một khoản chi phí là hợp lệ khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi đó thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Thông thường, doanh nghiệp nên lưu giữ các tài liệu sau:
- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc các tài liệu thể hiện giao dịch phát sinh.
- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi thuộc trường hợp bắt buộc.
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hoặc các tài liệu chứng minh việc hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp thực tế.
- Hồ sơ kế toán, sổ sách và các tài liệu liên quan đến khoản chi.
Ngoài ra, theo Điều 18 và Điều 21 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác, sắp xếp theo trình tự và lưu trữ an toàn để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan có thẩm quyền.
4. Kế toán thực hiện nâng khống chi phí theo chỉ đạo có bị xử lý không?
Có. Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 51 Luật Kế toán 2015, người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ và phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán do mình thực hiện. Vì vậy, trường hợp kế toán biết rõ việc nâng khống chi phí, sử dụng hóa đơn hoặc chứng từ không hợp pháp để làm giảm nghĩa vụ thuế nhưng vẫn thực hiện theo chỉ đạo thì vẫn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị xem xét trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.
5. Trường hợp doanh nghiệp đã giải thể thì hành vi nâng khống chi phí được xử lý ra sao?
Việc doanh nghiệp giải thể không làm mất đi trách nhiệm đối với các hành vi vi phạm thuế đã thực hiện trước đó. Nếu cơ quan chức năng phát hiện doanh nghiệp nâng khống chi phí để làm giảm số thuế phải nộp, doanh nghiệp vẫn có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử lý theo quy định của pháp luật.
Theo điểm a khoản 1 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế khi giải thể. Trường hợp chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, điểm c khoản 1 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2025 quy định chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc cổ đông vẫn phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
Do đó, việc giải thể doanh nghiệp không làm chấm dứt trách nhiệm đối với các khoản thuế còn thiếu hoặc các vi phạm phát sinh từ hành vi nâng khống chi phí trước đó.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nâng khống chi phí
Các vấn đề liên quan đến nâng khống chi phí không chỉ tiềm ẩn rủi ro về truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính mà còn có thể dẫn đến trách nhiệm hình sự nếu hành vi bị xác định là trốn thuế. Vì vậy, việc đánh giá đúng bản chất vụ việc và lựa chọn hướng xử lý phù hợp là rất quan trọng.
Với đội ngũ luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế, kế toán và giải quyết tranh chấp doanh nghiệp, NPLaw hỗ trợ khách hàng rà soát hồ sơ, đánh giá mức độ rủi ro pháp lý, tư vấn phương án khắc phục sai sót, làm việc với cơ quan thuế và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết vụ việc. Sự đồng hành của NPLaw giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các hậu quả pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh được duy trì ổn định.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
