Nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng: nhận diện hành vi, trách nhiệm pháp lý và giải pháp phòng ngừa

Bài viết phân tích vấn đề Nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng dưới góc độ pháp lý và thực tiễn. Nội dung làm rõ dấu hiệu nhận biết, căn cứ xử lý theo luật tài sản công, kế toán, lao động, dân sự và hình sự.

I. Giới thiệu các vấn đề liên quan đến nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 98/2025/NĐ-CP, nhiệm vụ mua sắm, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản, trang thiết bị là nhiệm vụ không có cấu phần xây dựng, bao gồm việc mua sắm để bổ sung, thay mới hoặc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp máy móc, trang thiết bị phục vụ hoạt động thường xuyên, công tác quản lý hoặc cung cấp dịch vụ sự nghiệp công của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công và pháp luật chuyên ngành có liên quan.

Việc lập và phê duyệt dự toán kinh phí cho các nhiệm vụ này phải tuân thủ chặt chẽ quy định tại Điều 5 Nghị định 98/2025/NĐ-CP, trong đó yêu cầu cơ quan, đơn vị xác định rõ sự cần thiết, căn cứ tiêu chuẩn, định mức sử dụng, thuyết minh chi tiết nhu cầu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dự toán; đồng thời bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, không gây lãng phí theo khoản 1 Điều 4 Nghị định này.

Trong bối cảnh đó, hành vi “nâng khống” giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng, tức kê khai chi phí cao hơn thực tế so với nhu cầu và tiêu chuẩn, định mức được phép, nếu xảy ra tại cơ quan, đơn vị sử dụng tài sản công thì không chỉ làm sai lệch dự toán ngân sách mà còn vi phạm nguyên tắc quản lý, sử dụng tài sản công theo Điều 6 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017. Tùy tính chất, mức độ vi phạm, hành vi này có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 63/2019/NĐ-CP hoặc bị xem xét trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu lợi dụng chức vụ, quyền hạn để chiếm đoạt tài sản theo Điều 355 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025). Đối với doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức không sử dụng tài sản công, hành vi tương tự sẽ được xem xét theo các quy định về kế toán, quản lý tài chính, quản trị doanh nghiệp và có thể phát sinh trách nhiệm dân sự, kỷ luật lao động hoặc trách nhiệm hình sự tùy theo bản chất và hậu quả của hành vi.

Do đó, việc tuân thủ đúng quy trình đề xuất, lập, phê duyệt và tổng hợp dự toán kinh phí mua sắm, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính minh bạch, hợp pháp và phòng ngừa rủi ro pháp lý cho cơ quan, đơn vị.

II. Tìm hiểu về nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng

Mặc dù pháp luật đã quy định rõ nguyên tắc quản lý, sử dụng tài sản công tại Điều 6 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017 và quy trình lập, phê duyệt dự toán tại Điều 5 Nghị định 98/2025/NĐ-CP, thực tiễn tại các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước vẫn phát sinh tình trạng kê khai giá trị mua sắm, sửa chữa cao hơn thực tế. Cần lưu ý rằng các quy định này áp dụng đối với tài sản công; đối với tài sản của doanh nghiệp tư nhân, việc xem xét trách nhiệm sẽ căn cứ vào pháp luật về kế toán, tài chính và doanh nghiệp. Để làm rõ bản chất pháp lý của hành vi này, cần phân tích dấu hiệu nhận biết và phân biệt với các vi phạm tài chính khác trong từng trường hợp cụ thể.

1. Nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng được hiểu là gì?

“Nâng khống giá trị tài sản” trong bối cảnh mua sắm và sửa chữa văn phòng có thể được hiểu là cố ý ghi nhận, kê khai, thuyết minh hoặc quyết toán giá trị tài sản, chi phí mua sắm, sửa chữa cao hơn so với giá trị thực tế, nhu cầu thực tế hoặc so với tiêu chuẩn, định mức cho phép, nhằm làm sai lệch hồ sơ tài chính, dự toán ngân sách hoặc hợp thức hóa chi phí. 

Đây là một dạng rủi ro khi giá trị tài sản được thể hiện cao hơn giá trị thực tế gây sai lệch thông tin quản lý tài sản và báo cáo tài chính, làm giảm độ trung thực, tin cậy của số liệu kế toán và có thể gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng nếu được thực hiện có chủ ý để trục lợi hoặc che dấu sai phạm. 

2. Những dấu hiệu ban đầu giúp nhận biết nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng là gì?

Một số dấu hiệu ban đầu nhận biết hành vi kê khai sai giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa có thể gồm:

• Kê khai vượt tiêu chuẩn, định mức đã được quy định, không phù hợp với tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản công hoặc nhu cầu thực tế phục vụ hoạt động của đơn vị, dẫn đến lãng phí nguồn lực. Đây là một trong các dấu hiệu vi phạm trong quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản công có thể bị xem xét xử lý theo pháp luật hiện hành khi quyết toán khoản chi không đúng mục đích và vượt mức cho phép.
• Hồ sơ, chứng từ không đầy đủ hoặc thiếu minh chứng hợp lý, ví dụ hóa đơn, chứng từ thuyết minh không phản ánh đúng giá thị trường, thiết bị thực tế hoặc không có kiểm kê xác nhận tài sản, cho thấy số liệu kê khai có thể bị phóng đại để hợp thức hóa chi phí.
• Mức chênh lệch lớn giữa dự toán và thực tế khi kiểm tra, quyết toán; hoặc không giải trình rõ nguyên nhân của sự khác biệt này trong hồ sơ tài chính, có thể là dấu hiệu cho việc kê khai không trung thực giá trị tài sản.

Các dấu hiệu này thường thể hiện sự khác biệt giữa số liệu kê khai và thực tế quản lý, giá thị trường, dẫn đến nghi ngờ về việc kê khai vượt mức cần thiết hoặc không đúng quy định cần được kiểm tra, xác minh để đánh giá tính trung thực và hợp pháp của hồ sơ.

3. Các loại tài sản thường bị liên quan trong nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng gồm những gì?

Trong hoạt động mua sắm và sửa chữa văn phòng, đặc biệt là đối với tài sản công phục vụ hoạt động thường xuyên, có nhiều loại tài sản có thể bị kê khai sai giá trị nếu không kiểm soát chặt chẽ. Theo thực tiễn và quy định về mua sắm tài sản, các nhóm tài sản liên quan gồm:

• Trang thiết bị làm việc và máy móc phục vụ văn phòng như máy vi tính, máy in, máy photocopy, thiết bị mạng, điện thoại và các thiết bị tin học khác dùng cho công việc hành chính, quản lý. Đây là các tài sản cố định hoặc tài sản phục vụ hoạt động thường xuyên mà đơn vị phải lập dự toán và kê khai theo tiêu chuẩn, định mức.
• Phương tiện phục vụ công tác như xe ô tô, xe máy, thiết bị vận chuyển nếu có nhu cầu trang bị cho đơn vị trong phạm vi được phép (mua sắm loại này cũng thuộc khoản chi mua sắm tài sản và dễ phát sinh sai lệch khi tính toán chi phí).
• Tài sản, vật tư sửa chữa, bảo dưỡng như chi phí sửa chữa nội thất văn phòng, thay thế thiết bị cũ, nâng cấp hệ thống điện, điều hòa, đèn chiếu sáng… thuộc chi phí sửa chữa, cải tạo tài sản hiện có.

Những loại tài sản này đều cần được lập dự toán, thuyết minh nhu cầu theo nguyên tắc tiêu chuẩn - định mức và được phê duyệt trong kế hoạch ngân sách. Việc kê khai giá trị sai lệch so với giá trị thực tế hoặc tiêu chuẩn cho phép là dấu hiệu nâng khống, tiềm ẩn rủi ro pháp lý khi quyết toán ngân sách và quản lý tài sản.

4. Sự khác nhau giữa nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng và gian lận thuế là gì?

Về bản chất pháp lý, hành vi nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng là việc kê khai, quyết toán chi phí cao hơn thực tế. Nếu xảy ra tại cơ quan, đơn vị sử dụng tài sản công, hành vi này vi phạm nguyên tắc quản lý, sử dụng tài sản công theo khoản 2 Điều 6 và khoản 1, khoản 2 Điều 10 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017. Trường hợp xảy ra tại doanh nghiệp tư nhân, hành vi sẽ được xem xét theo Luật Kế toán 2015 (khoản 2 Điều 15 về yêu cầu trung thực, đầy đủ của thông tin kế toán), pháp luật doanh nghiệp và các quy định nội bộ. Như vậy, bản chất trước hết là vi phạm trong quản lý tài sản và kế toán (công hoặc tư tùy chủ thể).

Trong khi đó, gian lận thuế là hành vi xâm phạm trực tiếp đến nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, thông qua việc không nộp hồ sơ khai thuế đúng thời hạn theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, không thực hiện đúng nghĩa vụ khai, nộp thuế, hoặc khai sai nhằm giảm số thuế phải nộp. Nếu có hành vi gian dối nhằm trốn thuế đủ yếu tố cấu thành tội phạm, người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025).

Như vậy, nâng khống giá trị tài sản chủ yếu là hành vi sai phạm trong quản lý tài sản và kế toán; còn gian lận thuế là hành vi làm sai lệch nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Trường hợp số liệu nâng khống được sử dụng để kê khai thuế nhằm giảm nghĩa vụ thuế thì hành vi có thể đồng thời vi phạm cả pháp luật về tài sản (công hoặc tư) và pháp luật về thuế.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng

Để đánh giá đầy đủ rủi ro pháp lý của hành vi nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng, cần đặt hành vi này trong tổng thể các quy định của pháp luật hiện hành. Phần dưới đây sẽ làm rõ hệ thống văn bản điều chỉnh, cơ chế xử lý kỷ luật và thẩm quyền điều tra khi hành vi có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng hoặc liên quan đến tham nhũng.

1. Luật và văn bản nào điều chỉnh hành vi nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng tại Việt Nam?

Nếu xét cả hai trường hợp: tài sản của doanh nghiệp tư nhân và tài sản công, hành vi nâng khống giá trị tài sản khi mua sắm hoặc sửa chữa văn phòng tại Việt Nam có thể chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật sau:

Trường hợp tài sản của doanh nghiệp tư nhân, các quy định chủ yếu liên quan đến kế toán, hóa đơn và nghĩa vụ thuế, gồm:

• Luật Kế toán 2015.
• Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
• Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP) về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (trong trường hợp nâng khống chi phí để giảm nghĩa vụ thuế).

Trường hợp tài sản công (tài sản của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, dự án sử dụng vốn nhà nước) thì ngoài quy định về kế toán, còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật về quản lý tài sản nhà nước, gồm:

• Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017.
• Nghị định 186/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017.
• Nghị định 63/2019/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 55/2026/NĐ-CP) về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng tài sản công.
• Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi, bổ sung 2025) trong trường hợp việc nâng khống giá trị phát sinh trong hoạt động mua sắm, đấu thầu.

Nhìn chung, tài sản tư chủ yếu chịu điều chỉnh bởi pháp luật kế toán, hóa đơn và thuế, còn tài sản công ngoài các quy định trên còn chịu điều chỉnh thêm bởi Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và pháp luật đấu thầu.

2. Thủ tục xử lý kỷ luật theo Luật Lao động được thực hiện thế nào trong trường hợp phát hiện nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng?

Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm nội quy, quy chế liên quan đến quản lý tài sản, chi phí (chẳng hạn nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng), người sử dụng lao động có thể tiến hành xử lý kỷ luật lao động theo Bộ luật Lao động 2019.

Theo khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, khi xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động (điểm a); phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (điểm b); bảo đảm người lao động có mặt, có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa (điểm c); và việc xử lý phải được lập thành biên bản (điểm d). Đồng thời, không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm theo khoản 2 Điều 122.

Về thời hiệu xử lý kỷ luật, theo khoản 1 Điều 123, thời hiệu là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; riêng trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản thì thời hiệu là 12 tháng. Quyết định xử lý kỷ luật phải được ban hành trong thời hạn này theo khoản 3 Điều 123.

Về hình thức xử lý kỷ luật, Điều 124 quy định các hình thức gồm: khiển trách (khoản 1); kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng (khoản 2); cách chức (khoản 3); sa thải (khoản 4). Ngoài xử lý kỷ luật, nếu hành vi gây thiệt hại đến tài sản của đơn vị, người lao động còn có thể phải bồi thường theo quy định về trách nhiệm vật chất trong Bộ luật Lao động.

Tóm lại, việc xử lý kỷ luật trong trường hợp nâng khống giá trị tài sản phải tuân thủ đúng nguyên tắc, trình tự, thời hiệu và hình thức theo Bộ luật Lao động 2019 để bảo đảm tính hợp pháp và hạn chế rủi ro tranh chấp.

3. Cơ quan nào có thẩm quyền điều tra trong trường hợp nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng liên quan đến tham nhũng?

Khi hành vi nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng có dấu hiệu cấu thành các tội phạm tham nhũng tại Mục 1 Chương XXIII Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025), thẩm quyền điều tra được xác định theo Điều 163 Bộ luật Tố tụng Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025).

Theo khoản 1 Điều 163 Bộ luật này, Cơ quan điều tra của Công an nhân dân điều tra tất cả các tội phạm, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân hoặc Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Do đó, đối với các hành vi tham nhũng xảy ra tại cơ quan, tổ chức dân sự thông thường, thẩm quyền điều tra thuộc Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an các cấp.

Theo khoản 3 Điều 163 Bộ luật này, Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao (hoặc Cơ quan điều tra Viện kiểm sát quân sự trung ương) chỉ điều tra tội phạm về tham nhũng, chức vụ quy định tại Chương XXIII và Chương XXIV Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) khi các tội này xảy ra trong hoạt động tư pháp và người phạm tội là cán bộ, công chức thuộc cơ quan điều tra, Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan thi hành án hoặc người có thẩm quyền tiến hành hoạt động tư pháp.

Về thẩm quyền theo lãnh thổ, khoản 4 Điều 163 Bộ luật này quy định cơ quan điều tra nơi tội phạm xảy ra có thẩm quyền điều tra; nếu tội phạm xảy ra ở nhiều nơi hoặc không xác định được địa điểm thì thuộc thẩm quyền của cơ quan nơi phát hiện tội phạm, nơi bị can cư trú hoặc bị bắt.

Về phân cấp điều tra, khoản 5 Điều 163 Bộ luật này quy định:

• Điểm a: Cơ quan điều tra cấp tỉnh điều tra vụ án thuộc thẩm quyền xét xử của Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân khu vực;
• Điểm c: Cơ quan điều tra Bộ Công an điều tra vụ án đặc biệt nghiêm trọng, phức tạp liên quan đến nhiều tỉnh, thành phố hoặc nhiều quốc gia nếu xét thấy cần trực tiếp điều tra.

Như vậy, trong đa số trường hợp nâng khống giá trị tài sản có dấu hiệu tham nhũng, Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an có thẩm quyền theo địa bàn và cấp tương ứng là cơ quan chủ yếu tiến hành điều tra; riêng trường hợp đặc biệt liên quan đến hoạt động tư pháp thì thuộc thẩm quyền của Cơ quan điều tra Viện kiểm sát theo khoản 3 Điều 163 Bộ luật Tố tụng Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025).

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng

Bên cạnh các quy định pháp luật và cơ chế xử lý, trên thực tế doanh nghiệp thường phát sinh nhiều tình huống phức tạp liên quan đến hành vi nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng. Phần dưới đây sẽ giải đáp một số thắc mắc thường gặp, từ trách nhiệm pháp lý, biện pháp phát hiện, khắc phục cho đến cơ chế bồi thường và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ phù hợp.

1. Trường hợp nhân viên mua sắm thông đồng với nhà cung cấp để nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng và nhận hoa hồng, trách nhiệm pháp lý là gì?

Trong trường hợp nhân viên mua sắm thông đồng với nhà cung cấp để nâng khống giá trị tài sản nhằm trục lợi cá nhân (nhận “hoa hồng”), hành vi này có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025):

• Tội nhận hối lộ: Theo Điều 354 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025), người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn trực tiếp hoặc qua trung gian nhận hoặc sẽ nhận lợi ích (tiền, tài sản, hoa hồng) để làm hoặc không làm một việc nhằm vụ lợi cho người đưa hối lộ bị xử lý hình sự. Nếu nhân viên nhận lợi ích này từ nhà cung cấp để thực hiện việc nâng khống, người đó có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 354 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) về tội nhận hối lộ.
• Tội lập hồ sơ sai để chiếm đoạt tài sản: nếu việc nâng khống là để chiếm đoạt tài sản của tổ chức, đơn vị, người phạm tội có thể bị xem xét theo các tội danh khác liên quan đến chiếm đoạt tài sản hoặc lạm dụng chức vụ, quyền hạn gây thiệt hại tài sản (tùy vào tính chất, hậu quả thực tế).

Hình phạt đối với tội nhận hối lộ theo khoản 1 Điều 354 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) là phạt tù từ 02 năm đến 07 năm. Trường hợp có các tình tiết định khung tăng nặng quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 354, mức hình phạt có thể tăng lên từ 07 năm đến 15 năm, từ 15 năm đến 20 năm, hoặc 20 năm, tù chung thân, thậm chí tử hình tùy theo giá trị của hối lộ và thiệt hại gây ra. Ngoài hình phạt chính, người phạm tội còn có thể bị áp dụng hình phạt bổ sung theo khoản 5 Điều 354, bao gồm cấm đảm nhiệm chức vụ nhất định từ 01 năm đến 05 năm, phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Về trách nhiệm dân sự, ngoài xử lý hình sự, người nhân viên và/hoặc nhà cung cấp có thể phải bồi thường thiệt hại cho tổ chức nếu hành vi của họ làm xâm phạm tài sản của đơn vị. Theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người nào có hành vi xâm phạm tài sản của người khác gây thiệt hại thì phải bồi thường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Phạm vi thiệt hại được bồi thường được xác định theo Điều 589 Bộ luật Dân sự 2015, bao gồm giá trị tài sản bị mất, bị hư hỏng; lợi ích gắn liền với việc sử dụng tài sản bị giảm sút; chi phí hợp lý để ngăn chặn và khắc phục thiệt hại; cùng các thiệt hại khác theo quy định của pháp luật.

Về trách nhiệm hành chính, trong trường hợp hành vi có yếu tố đưa, nhận hoặc môi giới hối lộ nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, cá nhân liên quan có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 26 Nghị định 282/2025/NĐ-CP. Theo đó, hành vi đưa tiền, tài sản hoặc lợi ích khác nhằm hối lộ cho người thi hành công vụ có thể bị phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Về trách nhiệm lao động, đối với nhân viên là người lao động trong doanh nghiệp, hành vi vi phạm còn có thể bị xử lý kỷ luật theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và nội quy lao động của doanh nghiệp. Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, các hình thức xử lý kỷ luật lao động bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Trường hợp hành vi gây thiệt hại về tài sản cho doanh nghiệp, người lao động còn có thể phải bồi thường thiệt hại theo quy định về trách nhiệm vật chất của người lao động, đồng thời chịu các biện pháp xử lý nội bộ khác theo quy chế quản lý của công ty.

Do vậy, tùy vào tính chất và mức độ vi phạm, hành vi này có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý toàn diện trên nhiều phương diện: hình sự, dân sự, hành chính và lao động, nhằm bảo đảm việc bảo vệ tài sản của tổ chức và duy trì tính minh bạch trong hoạt động quản lý, mua sắm của doanh nghiệp.

2. Kế toán thay đổi chứng từ sau khi nghiệm thu để phản ánh nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng, biện pháp phát hiện và khắc phục là gì?

Theo Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ (khoản 1). Việc lập và ký chứng từ kế toán phải được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn liên quan, đồng thời phải bảo đảm đầy đủ nội dung, tính hợp pháp và khả năng kiểm soát trách nhiệm của các cá nhân có liên quan (khoản 2, khoản 3). Quy định này nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp và xác định rõ trách nhiệm trong quá trình lập, kiểm soát chứng từ kế toán.

Do đó, nếu kế toán cố ý thay đổi nội dung chứng từ sau khi đã nghiệm thu nhằm nâng khống giá trị tài sản thì hành vi này vi phạm trực tiếp khoản 2 và khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015, làm sai lệch hồ sơ kế toán và có thể kéo theo việc trình bày sai lệch báo cáo tài chính. Những người ký trên chứng từ còn phải chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ theo khoản 5 Điều 18 Luật này.

Để phòng tránh việc kế toán thay đổi chứng từ sau khi nghiệm thu để phản ánh nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng, doanh nghiệp nên thiết lập các biện pháp như:

• Kiểm soát dữ liệu chứng từ: So sánh chứng từ gốc với bản lưu trình ký, nghiệm thu, biên bản kiểm kê tài sản, để phát hiện sai lệch giữa giá trị thực tế và giá trị đã phản ánh.
• Kiểm toán nội bộ, kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra, đối chiếu sổ sách, chứng từ kế toán, biên bản nghiệm thu và báo cáo tài chính hàng kỳ để phát hiện sớm các thay đổi bất thường trước khi quyết toán.
• Kiểm tra chéo ký duyệt: Yêu cầu chứng từ do lập, phê duyệt và nghiệm thu được xác nhận bởi nhiều người có trách nhiệm khác nhau (chẳng hạn kế toán trưởng, người lập chứng từ, người nghiệm thu) để hạn chế sửa sai trái phép.

Biện pháp khắc phục khi phát hiện sai sót:

• Ghi nhận sửa chữa theo quy định: Khi phát hiện sai sót sau khi đã lập chứng từ và sổ kế toán, Luật Kế toán 2015 quy định phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm phát hiện sai sót và thuyết minh lý do sửa chữa để bảo đảm thông tin chính xác trong báo cáo tài chính.
• Hủy chứng từ sai lệch: Nếu chứng từ bị thay đổi trái pháp luật dẫn đến sai lệch nội dung nghiệp vụ, doanh nghiệp phải buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo và lập lại chứng từ đúng thực tế.
• Bồi thường thiệt hại, xử lý kỷ luật và xử lý hành chính: Ngoài sửa chữa kế toán, cá nhân vi phạm còn có thể bị xử lý theo Bộ Luật Lao động 2019, bị truy thu trách nhiệm bồi thường và bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP nếu hành vi làm sai lệch sổ sách, chứng từ.

Như vậy, để phát hiện và khắc phục việc kế toán thay đổi chứng từ nhằm nâng khống giá tài sản, doanh nghiệp cần vừa kiểm soát nội bộ chặt chẽ, vừa tuân thủ đúng quy định lập, ghi chép và sửa chữa chứng từ kế toán theo Luật Kế toán 2015 , đồng thời áp dụng biện pháp hành chính, dân sự và kỷ luật nội bộ tùy theo tính chất sai phạm. 

3. Công ty có thể yêu cầu bồi thường dân sự khi phát hiện nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng không, và quy trình là gì?

Có, công ty có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại dân sự khi phát hiện hành vi nâng khống giá trị tài sản gây thiệt hại thực tế cho tài sản hoặc quyền lợi hợp pháp của công ty. Nhận định này dựa trên quy định về bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng trong Bộ luật Dân sự 2015.

Theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, khi hành vi trái pháp luật gây thiệt hại cho tài sản hoặc quyền lợi của người khác thì người gây thiệt hại phải bồi thường toàn bộ thiệt hại đã xảy ra theo quy định của pháp luật. Để yêu cầu bồi thường, công ty cần chứng minh ba yếu tố:

1. Có thiệt hại thực tế đối với tài sản hoặc quyền lợi công ty;
2. Thiệt hại đó là do hành vi nâng khống giá trị tài sản trái pháp luật gây ra;
3. Có mối quan hệ nhân quả giữa hành vi và thiệt hại phát sinh.

Về quy trình yêu cầu bồi thường dân sự, công ty có thể thực hiện theo các bước sau:

• Xác định và chứng minh thiệt hại thực tế: thu thập chứng cứ (hồ sơ tài sản, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, báo cáo kiểm toán nội bộ) để xác định thiệt hại cụ thể do hành vi nâng khống gây ra.
• Tạm thời yêu cầu bồi thường: nếu cần, công ty có thể gửi văn bản yêu cầu người gây thiệt hại bồi thường trong thời hạn hợp lý; nếu người đó không chấp nhận, công ty có thể khởi kiện.
• Khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền: nếu không đạt được thỏa thuận, công ty khởi kiện yêu cầu Tòa án giải quyết bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng theo thủ tục tố tụng dân sự (nêu chứng cứ thiệt hại và mối quan hệ nhân quả). Thời hiệu khởi kiện yêu cầu bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng là 03 năm kể từ khi biết hoặc nên biết quyền bị xâm phạm theo Điều 588 Bộ luật Dân sự 2015 (thời hiệu này cần xác định cụ thể trong từng trường hợp).

Tóm lại, công ty hoàn toàn có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại dân sự nếu hành vi nâng khống giá trị tài sản làm ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của công ty, và việc yêu cầu bồi thường phải tuân thủ quy định về trách nhiệm bồi thường ngoài hợp đồng của Bộ luật Dân sự 2015.

4. Công ty cần lưu giữ và bảo quản chứng từ nào để chứng minh không có hành vi nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng?

Để chứng minh không có hành vi nâng khống giá trị tài sản, công ty phải thực hiện đúng nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo Điều 41 Luật Kế toán 2015.

Theo khoản 1 Điều 41, tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm tổ chức việc bảo quản, lưu trữ (khoản 4 Điều 41). Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (khoản 3 Điều 41).

Về thời hạn lưu trữ (khoản 5 Điều 41):

• Lưu trữ ít nhất 05 năm đối với tài liệu kế toán phục vụ quản lý, điều hành, bao gồm cả chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính (điểm a).
• Lưu trữ ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm (điểm b).
• Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng (điểm c).

Trong thực tế, để chứng minh không có hành vi nâng khống giá trị tài sản, công ty cần lưu giữ đầy đủ: hợp đồng mua sắm/sửa chữa; báo giá, hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp; biên bản nghiệm thu, bàn giao; hóa đơn, chứng từ thanh toán; phiếu nhập kho, hồ sơ tài sản cố định; sổ kế toán chi tiết và báo cáo tài chính liên quan. Những tài liệu này là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, do đó thuộc diện phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015.

Việc lưu giữ đầy đủ, đúng thời hạn và đúng quy trình là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch, hợp pháp của nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa khi có thanh tra, kiểm toán hoặc tranh chấp phát sinh.

5. Làm thế nào để xây dựng quy trình nội bộ nhằm giảm rủi ro nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng?

Để giảm rủi ro nâng khống giá trị tài sản, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ và minh bạch, trong đó phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn và thiết lập các bước xác minh, phê duyệt độc lập giữa các bộ phận. Một số biện pháp quan trọng gồm:

• Tách biệt chức năng và quyền hạn: Người lập hồ sơ mua sắm, người thẩm định giá, người phê duyệt dự toán và người thanh toán phải là những cá nhân/tổ chức khác nhau, tránh tình trạng một cá nhân vừa lập hồ sơ vừa quyết định và ghi sổ kế toán. Việc này giúp giảm rủi ro sai sót hoặc lợi dụng chức vụ để nâng khống chi phí.
• Kiểm soát phê duyệt theo cấp bậc: Thiết lập các bước phê duyệt nội bộ dựa vào giá trị dự toán và tính chất tài sản, ví dụ phê duyệt bởi quản lý bộ phận, kế toán trưởng và cuối cùng là giám đốc/ban giám đốc cho các khoản lớn – đảm bảo mỗi hồ sơ qua ít nhất 2 - 3 vòng kiểm tra trước quyết toán.
• Đối chiếu với báo giá, định mức thị trường: Các hồ sơ mua sắm/sửa chữa phải kèm theo báo giá thị trường từ ít nhất hai nhà cung cấp độc lập và phải ghi rõ tiêu chuẩn, định mức sử dụng để so sánh. Việc đối chiếu này giúp nhận diện giá bất thường và hạn chế kê khai cao hơn giá thị trường.
• Kiểm toán nội bộ định kỳ: Tổ chức chức năng kiểm toán nội bộ để kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ của quy trình mua sắm, thanh toán và ghi nhận tài sản. Theo kinh nghiệm quản lý rủi ro trong các tổ chức lớn, kiểm toán nội bộ đóng vai trò đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát và kiến nghị cải tiến khi phát hiện sai phạm trong lĩnh vực mua sắm tài sản.
• Đào tạo và nâng cao nhận thức: Nhân viên, đặc biệt trong bộ phận kế toán và mua sắm, cần được đào tạo về nguyên tắc kiểm soát nội bộ và chính sách báo cáo tài chính, giúp họ hiểu rõ trách nhiệm và hậu quả của việc ghi sai thông tin tài sản.

Việc xây dựng và tuân thủ quy trình nội bộ như trên không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các sai lệch hoặc rủi ro pháp lý mà còn bảo đảm tính minh bạch, hiệu quả và khả năng chịu được kiểm tra, kiểm toán độc lập. 

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng?

Hành vi nâng khống giá trị tài sản mua sắm, sửa chữa văn phòng có thể dẫn đến rủi ro kỷ luật nội bộ, xử phạt hành chính, bồi thường thiệt hại hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu trục lợi. Do đó, việc xác định đúng căn cứ pháp lý và phương án xử lý ngay từ đầu là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Khi phát sinh nghi vấn hoặc bị thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần được tư vấn về rà soát hồ sơ, thu thập chứng cứ và xây dựng chiến lược pháp lý phù hợp nhằm hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.