Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc: quy định và cách xử lý

Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc không chỉ ảnh hưởng tới bản thân chủ thể này mà còn có thể gây ra các ảnh hưởng cho chính doanh nghiệp. Do vậy, việc tìm hiểu các quy định pháp luật về vấn đề này đang là nhu cầu của nhiều cá nhân, tổ chức. Hiểu được điều này, NPLaw cung cấp thêm cho quý bạn đọc các quy định hiện hành về vấn đề nghỉ việc của người đại diện theo pháp luật trong bài viết dưới đây. 

I. Sự ảnh hưởng của người đại diện theo pháp luật nghỉ việc đối với doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện tham gia tố tụng. Do vậy, khi cá nhân này nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ chịu nhiều ảnh hưởng. 

Thực tế chỉ ra rằng, những ảnh hưởng phổ biến mà doanh nghiệp phải chịu khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc được thể hiện qua các khía cạnh sau:

• Gián đoạn ký kết hợp đồng, giao dịch đang thực hiện giữa doanh nghiệp và đối tác, bên thứ ba. 
• Ảnh hưởng đến hoạt động quản trị, điều hành thường ngày của doanh nghiệp. 
• Rủi ro pháp lý nếu không kịp thời đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tóm lại, nếu không có sự chuẩn bị trước thì khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc, doanh nghiệp phải đối diện với nhiều ảnh hưởng tiêu cực. 

II. Tìm hiểu về người đại diện theo pháp luật nghỉ việc

Để có cơ sở phân tích quy định pháp luật về vấn đề người đại diện theo pháp luật nghỉ việc, trước hết, quý bạn đọc cần có những hiểu biết cơ bản về định nghĩa và thủ tục thực hiện việc này. 

1. Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc ảnh hưởng như thế nào trong quản trị công ty?

Như đã phân tích ở mục I, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật (khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi bổ sung năm 2025). 

Chính vì vậy, việc người đại diện theo pháp luật nghỉ việc sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc quản trị công ty. Cụ thể:

• Làm thay đổi cơ cấu quản trị của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải thực hiện bãi nhiệm người đại diện cũ, ra quyết định bổ nhiệm người đại diện mới. 
• Làm đình trệ quyết định quan trọng liên quan tới việc điều hành hoạt động công ty như thay đổi đăng ký kinh doanh,.... 
• Gây khó khăn khi thực hiện các giao dịch với đối tác, khách hàng. 

Từ những phân tích trên có thể thấy, nếu không có sự chuẩn bị trước thì khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ phải chịu những ảnh hưởng tiêu cực trong việc quản trị. 

2. Thủ tục thông báo khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc thường bao gồm những bước nào?

Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi năm 2025, Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và thực tiễn hiện nay, có thể khái quát thủ tục thông báo khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc thường bao gồm những bước: 

• Bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật cũ.
• Bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới.
• Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh tại nơi đặt trụ sở. 
• Thông báo với ngân hàng, thuế, bảo hiểm, đối tác,... 

Nhìn chung, đây là những bước thường thấy trong quy trình thông báo khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc. Quý bạn đọc có thể tham khảo để thực hiện đúng quy định pháp luật. 

3. Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc có cần có lý do hợp pháp hay xin phép cổ đông/hội đồng quản trị không? Vì sao?

Một vấn đề nữa cũng được nhiều người quan tâm là liệu người đại diện theo pháp luật nghỉ việc có cần có lý do hợp pháp hay xin phép cổ đông/hội đồng quản trị không? Câu trả lời của câu hỏi này là Có. 

Theo đó, có thể chia thành 02 trường hợp sau: 

• Đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật được thuê: Khi nghỉ việc, người đại diện theo pháp luật phải thông báo cho doanh nghiệp theo thời hạn quy định tại Điều 35 Bộ Luật Lao động năm 2019. 
• Đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật là thành viên/cổ đông công ty: Khi nghỉ việc, người đại diện theo pháp luật phải được sự đồng ý của hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông của công ty. 

Như vậy, khi nghỉ việc, người đại diện theo pháp luật phải thực hiện thông báo cho doanh nghiệp để có thể xử lý các vấn đề phát sinh. 

4. Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc có được phép tiếp tục đại diện cho công ty trong một số giao dịch đang tiến hành không?

Vậy, người đại diện theo pháp luật khi nghỉ việc có được phép tiếp tục đại diện cho công ty trong những giao dịch đang tiến hành không? Câu trả lời là Không. 

Kể từ thời điểm quyết định miễn nhiệm có hiệu lực hoặc thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh thì quyền đại diện của cá nhân đã chấm dứt. 

Do vậy, khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc, doanh nghiệp phải thực hiện ký lại hợp đồng để thực hiện các giao dịch dưới danh nghĩa người đại diện theo pháp luật mới.

III. Các quy định pháp luật có liên quan đến người đại diện theo pháp luật nghỉ việc

Phần dưới đây, NPLaw sẽ phân tích các quy định pháp luật có liên quan đến người đại diện theo pháp luật nghỉ việc. 

1. Luật Doanh nghiệp quy định thủ tục đăng ký khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc như thế nào?

Luật Doanh nghiệp điều chỉnh các vấn đề liên quan tới doanh nghiệp, do vậy, khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc, luật này cũng đưa ra các quy định để doanh nghiệp đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. 

Điều 30 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi bổ sung năm 2025 quy định về thủ tục đăng ký khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc bao gồm các bước:

• Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi người đại diện theo quy định tại Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. 
• Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày người đại diện theo pháp luật nghỉ việc và công ty đã bổ nhiệm được người đại diện mới. 
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do. 

Về cơ bản, thủ tục đăng ký khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc phải được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ khi người đại diện nghỉ việc và hoàn thành thủ tục trong thời hạn 03 ngày nếu hồ sơ hợp lệ. 

2. Hồ sơ pháp lý nào phải nộp để xác nhận việc người đại diện theo pháp luật nghỉ việc theo quy định hiện hành?

Để đảm bảo quy trình đăng ký thay đổi người đại diện mới khi người đại diện theo pháp luật cũ nghỉ việc diễn ra nhanh chóng thì việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định hiện hành đóng vai trò tiên quyết. 

Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ pháp lý phải nộp để xác nhận việc người đại diện theo pháp luật nghỉ việc bao gồm các giấy tờ sau: 

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số 13 Thông tư 68/2025/TT-BTC.
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông đối hoặc của Hội đồng quản trị tùy trường hợp cụ thể. 
• Văn bản ủy quyền cho người đại diện thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp ủy quyền cho đơn vị khác làm dịch vụ. 

Trên đây là các giấy tờ cần chuẩn bị để hồ sơ xác nhận việc người đại diện theo pháp luật nghỉ việc gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh được tiếp nhận. 

3. Quy định về trách nhiệm bồi thường khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc nhưng không bàn giao dẫn tới thiệt hại áp dụng như thế nào?

Bộ Luật lao động năm 2019 không quy định việc bàn giao công việc là nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi nghỉ việc, trừ trường hợp việc này được đề cập tới trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác. 

Do vậy, khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc nhưng không bàn giao dẫn tới thiệt hại cho doanh nghiệp thì việc xử lý sẽ được áp dụng theo quy định tại bộ luật dân sự. Theo Điều 584, 585 Bộ Luật Dân sự năm 2015, trách nhiệm bồi thường trong trường hợp này được thực hiện như sau:

• Thiệt hại thực tế phải được bồi thường toàn bộ và kịp thời. Các bên có thể thỏa thuận về mức bồi thường, hình thức bồi thường bằng tiền, bằng hiện vật hoặc thực hiện một công việc, phương thức bồi thường một lần hoặc nhiều lần, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Người chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại có thể được giảm mức bồi thường nếu không có lỗi hoặc có lỗi vô ý và thiệt hại quá lớn so với khả năng kinh tế của mình.

Như vậy, mức bồi thường khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc nhưng không bàn giao dẫn tới thiệt hại sẽ được thực hiện theo thỏa thuận của các bên, dựa trên cơ sở những thiệt hại thực tế của doanh nghiệp. 

IV. Các thắc mắc thường gặp liên quan đến người đại diện theo pháp luật nghỉ việc

Dưới đây là phần giải đáp các thắc mắc thường gặp liên quan đến người đại diện theo pháp luật nghỉ việc của NPLaw. 

1. Trường hợp người đại diện theo pháp luật nghỉ việc nhưng vẫn tiếp tục ký hợp đồng cho công ty là vi phạm gì và hậu quả ra sao?

Trường hợp người đại diện theo pháp luật nghỉ việc nhưng vẫn tiếp tục ký hợp đồng cho công ty là vi phạm về thẩm quyền ký hợp đồng và có thể dẫn tới hậu quả hợp đồng bị tuyên vô hiệu theo quy định tại khoản 1 Điều 407 và Điều 122 Bộ Luật Dân sự năm 2015. 

2. Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc có phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ phát sinh trước thời điểm nghỉ việc theo pháp luật không?

Có. Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ phát sinh trước thời điểm nghỉ việc. Vì theo nguyên tắc, tại thời điểm này, người đại diện theo pháp luật đang có quyền đại diện và chịu trách nhiệm cho hoạt động của công ty (Điều 13 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi bởi Khoản 4 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025). 

3. Khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc, công ty cần thông báo cơ quan đăng ký kinh doanh trong bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi bổ sung năm 2025, khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc, công ty cần thông báo cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ khi có sự thay đổi. 

4. Trường hợp người đại diện theo pháp luật nghỉ việc và làm giả quyết định từ hội đồng quản trị để hợp thức hành vi, biện pháp pháp lý xử lý là gì?

Trường hợp người đại diện theo pháp luật nghỉ việc và làm giả quyết định từ hội đồng quản trị để hợp thức hành vi, pháp luật hiện hành đưa ra những biện pháp xử lý sau: 

• Trách nhiệm hành chính: Doanh nghiệp có thể bị xử phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng nếu bị phát hiện hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo quy định tại Điều 43 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP. 
• Trách nhiệm dân sự: Nếu việc người đại diện theo pháp luật nghỉ việc và làm giả quyết định từ hội đồng quản trị để hợp thức hành vi gây thiệt hại cho doanh nghiệp thì công ty có thể yêu cầu cá nhân này bồi thường thiệt hại (Điều 584, 585 Bộ Luật Dân sự năm 2015). 
• Trách nhiệm hình sự: Việc làm giả quyết định của hội đồng quản trị còn có thể bị khép vào tội làm giả tài liệu của tổ chức với các hình phạt từ phạt tiền, phạt cải tạo không giam giữ hoặc phạt tù tùy theo tính chất nghiêm trọng của hành vi (Điều 314 Bộ Luật hình sự năm 2015, được sửa đổi bởi Khoản 126 Điều 1 Luật sửa đổi Bộ luật Hình sự 2017). 

Như vậy việc làm giả quyết định từ hội đồng quản trị để hợp thức hành vi nghỉ việc của người đại diện theo pháp luật có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng cần cân nhắc. 

5. Khi người đại diện theo pháp luật nghỉ việc nhưng không bàn giao con dấu và tài liệu quan trọng, công ty phải làm gì để khắc phục?

Hiện nay con dấu công ty không cần đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, do vậy trong trường hợp người đại diện theo pháp luật nghỉ việc nhưng không bàn giao con dấu và tài liệu quan trọng, công ty có thể gửi văn bản yêu cầu cá nhân này hoàn trả.

Trường hợp không được hoàn trả, công ty có thể tự khắc lại con dấu mới và thông báo cho các khách hàng, đối tác để hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh về sau. 

V. Bạn đang tìm một chuyên gia pháp lý uy tín để hỗ trợ vấn đề liên quan đến người đại diện theo pháp luật nghỉ việc?

Để giải quyết các vấn đề liên quan tới người đại diện theo pháp luật nghỉ việc, doanh nghiệp cần có sự am hiểu về Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan. Do vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn tìm kiếm chuyên gia pháp lý uy tín để tiết kiệm thời gian và công sức. 

Trong đó, NPLaw - đơn vị pháp lý hàng đầu - với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp nói chung và hỗ trợ vấn đề liên quan đến người đại diện theo pháp luật nghỉ việc nói riêng, đang là lựa chọn đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp. 

Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.