Bài viết phân tích các quy định pháp luật khi nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc, nghĩa vụ sử dụng thời giờ làm việc, trình tự xử lý kỷ luật và quyền giám sát của doanh nghiệp nhằm hạn chế rủi ro tranh chấp lao động.
Hãng luật NPLaw thường xuyên tiếp nhận yêu cầu tư vấn từ người sử dụng lao động về việc làm thế nào để thiết lập các chế tài hợp pháp nhằm chấn chỉnh kỷ luật lao động. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chuyên sâu các quy định của pháp luật để giúp doanh nghiệp có cơ sở xử lý triệt để hành vi nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc.
I. Thực trạng liên quan đến nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc
Trong môi trường lao động hiện đại, đặc biệt khi công nghệ và mạng xã hội phát triển mạnh mẽ, tình trạng nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc đang trở thành một vấn đề phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Người lao động có thể sử dụng thời gian làm việc để lướt mạng xã hội, mua bán online, chơi game, làm thêm công việc ngoài, xử lý việc cá nhân hoặc sử dụng tài sản doanh nghiệp vào mục đích riêng.
Thực tiễn quản trị nhân sự cho thấy, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định ranh giới giữa giải lao hợp lý và làm việc riêng trái quy định. Không ít trường hợp người lao động cho rằng việc sử dụng điện thoại vài phút hoặc xử lý công việc cá nhân không gây hậu quả nên không phải vi phạm. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, việc sử dụng thời giờ làm việc không đúng mục đích có thể bị xem là hành vi vi phạm kỷ luật lao động nếu đã được quy định cụ thể trong Nội quy lao động.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng lúng túng trong việc thu thập chứng cứ hoặc xử lý kỷ luật do chưa xây dựng hệ thống quy chế nội bộ rõ ràng về quản lý thời giờ làm việc, sử dụng internet, thiết bị công nghệ và bảo mật thông tin. Hậu quả của tình trạng này không chỉ làm giảm năng suất lao động mà còn ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp, môi trường làm việc và nguy cơ rò rỉ dữ liệu nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy, việc xây dựng cơ chế quản trị hợp pháp đối với hành vi làm việc riêng trong giờ làm việc là yêu cầu cần thiết trong hoạt động doanh nghiệp hiện nay.
Tóm lại, tình trạng nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc đang đặt ra nhiều thách thức pháp lý và quản trị mà doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ.
II. Khái niệm về nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc
Để có cơ sở áp dụng các biện pháp xử lý kỷ luật, doanh nghiệp cần làm rõ bản chất của hành vi vi phạm dưới góc độ khoa học pháp lý lao động.
1. Nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc là gì?
Hiện nay, pháp luật lao động chưa có định nghĩa cụ thể về thuật ngữ “nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc”. Tuy nhiên, căn cứ điểm a khoản 2 Điều 5 quy định về nghĩa vụ của người lao động và Điều 117 Bộ luật Lao động 2019 thể hiện kỷ luật lao động về việc tuân theo thời gian do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động hoặc do pháp luật quy định thì có thể hiểu đây là hành vi người lao động người lao động sử dụng quỹ thời gian mà người sử dụng lao động đã trả tiền thù lao (thời giờ làm việc bình thường) để thực hiện các hoạt động, công việc cá nhân không liên quan đến nhiệm vụ, chức năng được giao trong Hợp đồng lao động hoặc Bản mô tả công việc.
Hành vi này có thể diễn ra dưới nhiều hình thức như: sử dụng điện thoại cho mục đích cá nhân, kinh doanh riêng, làm thêm cho đơn vị khác, giải trí hoặc xử lý công việc ngoài phạm vi được giao trong thời gian làm việc hưởng lương.
Tóm lại, bản chất của hành vi này là sự chiếm dụng thời gian thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp để phục vụ lợi ích cá nhân.
2. Những hành vi nào thường được coi là làm việc riêng trong giờ làm việc
Trên thực tế, việc xác định hành vi nào là làm việc riêng phụ thuộc vào Nội quy lao động, quy chế nội bộ và đặc thù công việc của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các hành vi phổ biến thường bị xem là làm việc riêng trong giờ làm việc bao gồm:
- Sử dụng thiết bị điện thoại, máy tính để truy cập mạng xã hội (Facebook, TikTok), xem phim, chơi game, mua sắm trực tuyến trong giờ làm việc;
- Thực hiện các cuộc gọi điện thoại cá nhân kéo dài không phục vụ mục đích công việc;
- Mang các sản phẩm cá nhân vào công ty để kinh doanh trực tuyến;
- Sử dụng tài nguyên của công ty (máy in, phần mềm, dữ liệu) để làm các dự án riêng nhằm thu lợi cá nhân;
- Làm thêm cho doanh nghiệp khác trong giờ hành chính.
Vì vậy, việc liệt kê chi tiết các hành vi này vào Nội quy lao động là bước đi tiên quyết để đảm bảo tính minh bạch khi xử lý kỷ luật.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc
Hệ thống pháp luật lao động hiện hành đã thiết lập các quy định rõ ràng về nghĩa vụ của người lao động cũng như quyền quản lý của người sử dụng lao động.
1. Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về nghĩa vụ sử dụng thời giờ làm việc của người lao động?
Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ bắt buộc phải chấp hành kỷ luật lao động và nội quy lao động; tuân theo sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động. Bên cạnh đó, căn cứ theo Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động được định nghĩa là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Khi người lao động giao kết hợp đồng, họ đã bán sức lao động và thời gian của mình trong ca làm việc cho doanh nghiệp. Kết luận lại, việc sử dụng thời giờ làm việc đúng mục đích không chỉ là đạo đức nghề nghiệp mà là một nghĩa vụ pháp lý mang tính bắt buộc.
2. Người lao động có bắt buộc phải sử dụng toàn bộ thời giờ làm việc cho công việc được giao không?
Căn cứ theo Điều 105 Bộ luật Lao động 2019, thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần. Trừ các khoảng thời gian nghỉ ngơi giữa ca được tính vào giờ làm việc (đối với một số trường hợp đặc thù theo quy định của pháp luật) hoặc thời gian vệ sinh cá nhân cơ bản, toàn bộ quỹ thời gian làm việc bình thường này bắt buộc phải được sử dụng để thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ do người sử dụng lao động phân công. Mọi sự chuyển hướng sang các hoạt động cá nhân trong khung thời gian này mà không được sự cho phép của cấp quản lý đều cấu thành hành vi vi phạm kỷ luật thời giờ làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể cho phép người lao động sử dụng điện thoại hoặc xử lý việc cá nhân trong phạm vi hợp lý thông qua Nội quy lao động hoặc quy chế nội bộ.
Vì thế, người lao động hoàn toàn bị ràng buộc vào việc cống hiến toàn bộ thời gian trong ca làm việc cho lợi ích của tổ chức.
3. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật đối với hành vi làm việc riêng
Để xử lý hành vi nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình tố tụng nội bộ. Căn cứ theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thủ tục bao gồm các bước:
- Bước 1: Lập biên bản vi phạm tại chỗ khi phát hiện người lao động làm việc riêng.
- Bước 2: Thông báo mời họp xử lý kỷ luật đến người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước ít nhất 05 ngày làm việc.
- Bước 3: Tổ chức phiên họp xử lý kỷ luật, phải có sự tham gia của các bên và lập thành biên bản.
- Bước 4: Người đại diện theo pháp luật ban hành Quyết định xử lý kỷ luật (thường là khiển trách hoặc kéo dài thời hạn nâng lương, tùy thuộc vào mức độ quy định tại Nội quy). Nếu doanh nghiệp bỏ qua thủ tục này hoặc xử lý trái luật, căn cứ theo Điểm c Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp (tổ chức) có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Kết luận lại, việc xử lý hành vi làm việc riêng trong giờ làm việc phải được thực hiện đúng quy trình pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế tranh chấp lao động.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc
Trong quá trình quản trị nhân sự, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều tranh luận pháp lý liên quan đến quyền giám sát và xử lý người lao động.
1. Doanh nghiệp có được phép giám sát việc sử dụng điện thoại hoặc internet của nhân viên không?
Căn cứ theo Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình là bất khả xâm phạm và được pháp luật bảo vệ. Doanh nghiệp tuyệt đối không được tự ý kiểm tra nội dung tin nhắn, điện thoại cá nhân của người lao động. Tuy nhiên, đối với hệ thống mạng internet, máy tính, thiết bị do doanh nghiệp cấp phát để phục vụ công việc, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền sử dụng các phần mềm giám sát băng thông, lịch sử truy cập web. Để hợp pháp hóa việc này, doanh nghiệp phải quy định rõ ràng trong Nội quy lao động và có văn bản thông báo trước cho người lao động biết về việc hệ thống công nghệ của công ty sẽ được giám sát để bảo vệ an toàn thông tin và kỷ luật lao động. Vì vậy, doanh nghiệp nên quy định rõ trong Nội quy lao động hoặc Quy chế sử dụng thiết bị công nghệ về phạm vi giám sát để tránh phát sinh tranh chấp.
2. Làm việc riêng trong giờ nghỉ giữa ca có bị coi là vi phạm không?
Làm việc riêng trong giờ nghỉ giữa ca không bị coi là vi phạm. Căn cứ theo Khoản 1 Điều 109 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc theo thời giờ làm việc quy định tại Điều 105 từ 06 giờ trở lên trong một ngày thì được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục, làm việc ban đêm thì được nghỉ giữa giờ ít nhất 45 phút liên tục. Khoảng thời gian nghỉ giữa ca này là quyền lợi hợp pháp để người lao động phục hồi sức khỏe. Trong khung giờ này, người lao động hoàn toàn có quyền sử dụng điện thoại, làm việc cá nhân hoặc giải quyết các vấn đề riêng tư, miễn là không gây mất trật tự, an toàn vệ sinh lao động tại nơi làm việc. Vì thế, doanh nghiệp không có quyền áp dụng các chế tài kỷ luật đối với các hoạt động cá nhân diễn ra trong thời gian nghỉ ngơi luật định.
3. Nhân viên có được phép làm việc riêng trong giờ làm nếu đã hoàn thành công việc không?
Về vấn đề này, hiện nay chưa có quy định cụ thể về vấn đề cho phép người lao động tự do làm việc cá nhân sau khi hoàn thành định mức trước thời hạn. Tuy nhiên, căn cứ theo nguyên tắc trả lương theo thời gian, người sử dụng lao động yêu cầu thời gian làm việc của người lao động trong trọn vẹn ca làm việc (ví dụ 8 tiếng). Kể cả khi đã hoàn thành sớm các nhiệm vụ được giao, người lao động vẫn phải duy trì trạng thái sẵn sàng nhận nhiệm vụ mới hoặc thực hiện các công việc liên quan khác theo sự điều động của cấp trên. Việc tự ý làm việc riêng khi chưa hết giờ làm việc, dù đã xong việc, vẫn vi phạm kỷ luật thời giờ làm việc nếu Nội quy lao động có quy định cấm hành vi này. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể linh hoạt quy định trong nội quy hoặc quy chế nội bộ để tạo cơ chế khen thưởng, cho phép nghỉ sớm đối với các cá nhân đạt hiệu suất xuất sắc.
4. Nếu làm việc riêng nhưng không ảnh hưởng đến công việc thì có bị xử lý không?
Việc xử lý kỷ luật lao động căn cứ vào hành vi vi phạm nội quy lao động chứ không hoàn toàn phụ thuộc vào việc hậu quả thiệt hại đã xảy ra hay chưa. Căn cứ theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 (được hướng dẫn bởi Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP), Nội quy lao động có quyền quy định chi tiết các hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Nếu Nội quy lao động của doanh nghiệp đã quy định cấm tuyệt đối việc sử dụng thiết bị làm việc riêng trong ca làm, thì dù hành vi đó chưa gây chậm trễ tiến độ hay ảnh hưởng đến chất lượng công việc chung, người lao động vẫn bị coi là có lỗi và phải chịu hình thức kỷ luật tương ứng (thường là Khiển trách đối với vi phạm lần đầu). Kết luận lại, tính tuân thủ quy tắc nội bộ được đặt lên hàng đầu, độc lập với kết quả của quá trình thực thi công việc.
5. Có trường hợp nào làm việc riêng trong giờ làm việc nhưng không bị coi là vi phạm không?
Có trường hợp làm việc riêng trong giờ làm việc nhưng không bị coi là vi phạm. Pháp luật và thực tiễn quản trị nhân sự công nhận một số ngoại lệ mang tính nhân đạo hoặc cấp thiết.
Ví dụ, người lao động giải quyết các cuộc gọi khẩn cấp liên quan đến tai nạn, bệnh tật của người thân; hoặc thực hiện các quyền được pháp luật bảo vệ như lao động nữ trong thời gian hành kinh được nghỉ mỗi ngày 30 phút, trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi được nghỉ mỗi ngày 60 phút trong thời gian làm việc (căn cứ Khoản 4 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019). Các hoạt động cá nhân diễn ra trong khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp pháp này không bị coi là vi phạm kỷ luật lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét kỹ tính chất, hoàn cảnh của hành vi trước khi tiến hành lập biên bản kỷ luật.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên làm việc riêng trong giờ làm việc
Hãng luật NPLaw tự hào sở hữu đội ngũ chuyên gia pháp lý và Luật sư giàu kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực giải quyết tranh chấp lao động. Đồng thời, NPLaw sẽ đồng hành, tư vấn trực tiếp cho doanh nghiệp trong việc thu thập chứng cứ hợp pháp, điều hành các phiên họp xử lý kỷ luật đúng trình tự thủ tục, giúp doanh nghiệp thiết lập lại kỷ cương môi trường làm việc một cách an toàn và triệt tiêu hoàn toàn rủi ro pháp lý.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
