Nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân có thể làm phát sinh nhiều rủi ro pháp lý, cần hiểu rõ các quy định liên quan để sử dụng đúng quy định.
Nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân là vấn đề khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến tài sản, dữ liệu và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích các quy định pháp luật liên quan, quyền và nghĩa vụ của người lao động, đồng thời giải đáp những thắc mắc thường gặp về việc sử dụng thiết bị công ty không đúng mục đích.
I. Thực trạng liên quan đến nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân
Trong bối cảnh chuyển đổi số và làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, việc nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân đang trở thành vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Các thiết bị như máy tính xách tay, điện thoại, máy tính bảng, tài khoản email hay phần mềm do công ty cấp thường được sử dụng không chỉ cho công việc mà còn cho các hoạt động cá nhân như truy cập mạng xã hội, mua sắm trực tuyến, lưu trữ dữ liệu riêng hoặc phục vụ công việc bên ngoài.
Thực tế cho thấy, việc sử dụng thiết bị công ty sai mục đích có thể làm gia tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu, mất an toàn thông tin, giảm hiệu suất làm việc và gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, hành vi này còn dẫn đến tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động về quyền quản lý, giám sát và sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
Do đó, việc xây dựng quy chế sử dụng tài sản, thiết bị công ty rõ ràng và nâng cao nhận thức của người lao động là giải pháp cần thiết để hạn chế các rủi ro phát sinh trong thực tiễn.
II. Khái niệm về nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân
Để xác định đâu là hành vi sử dụng thiết bị công ty không đúng mục đích và phạm vi tài sản thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, trước hết cần làm rõ khái niệm liên quan.
1. Nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân là gì?
Nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân là việc người lao động sử dụng các tài sản, thiết bị do doanh nghiệp giao để phục vụ công việc vào các nhu cầu riêng không liên quan đến nhiệm vụ được giao. Hành vi này có thể bao gồm việc sử dụng máy tính, điện thoại, email công ty hoặc phần mềm của doanh nghiệp để giải trí, kinh doanh cá nhân hoặc thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi công việc.
Có thể hiểu, đây là việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp cho lợi ích cá nhân thay vì mục đích phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Thiết bị công ty bao gồm những loại tài sản nào?
Thiết bị công ty là các tài sản do doanh nghiệp sở hữu hoặc quản lý và giao cho người lao động sử dụng trong quá trình làm việc. Các thiết bị này có thể bao gồm:
- Máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng;
- Điện thoại di động, thiết bị liên lạc;
- Tài khoản email công ty, phần mềm và hệ thống quản lý nội bộ;
- Máy in, máy photocopy, thiết bị lưu trữ dữ liệu;
- Các thiết bị, công cụ chuyên môn phục vụ công việc theo từng vị trí.
Như vậy, thiết bị công ty không chỉ bao gồm tài sản hữu hình mà còn bao gồm các tài khoản, phần mềm và hệ thống dữ liệu được doanh nghiệp cấp để phục vụ công việc.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân
Hoạt động sử dụng và quản lý thiết bị công ty không chỉ chịu sự điều chỉnh bởi nội quy lao động, quy chế nội bộ mà còn phải tuân thủ các quy định của pháp luật.
1. Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp?
Pháp luật hiện hành không cấm tuyệt đối việc người lao động sử dụng tài sản của doanh nghiệp, nhưng việc sử dụng phải đúng mục đích được giao và theo quy chế của doanh nghiệp. Theo khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019 (sau đây gọi tắt là BLLĐ 2019), người lao động có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, thỏa thuận hợp pháp khác, chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động và tuân theo sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động. Do đó, nếu doanh nghiệp có quy định về việc sử dụng tài sản, thiết bị làm việc thì người lao động phải tuân thủ.
Có thể hiểu, tài sản của doanh nghiệp phải được sử dụng đúng mục đích, đúng phạm vi và theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
2. Người lao động có nghĩa vụ gì trong việc bảo quản và sử dụng thiết bị công ty?
Người lao động có nghĩa cụ thực hiện các thỏa thuận liên quan đến việc bảo quản và sử dụng thiết bị công ty nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, nội quy lao động hoặc thỏa thuận hợp pháp khác (khoản 2 Điều 5 BLLĐ 2019). Người lao động có nghĩa vụ bảo quản và sử dụng đúng mục đích các thiết bị, tài sản được doanh nghiệp giao. Tại khoản 2 Điều 129 BLLĐ 2019 quy định người lao động phải bồi thường khi làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc gây thiệt hại đến tài sản của người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật và nội quy lao động.
Người lao động có trách nhiệm sử dụng thiết bị công ty đúng công năng, bảo quản cẩn thận, không tự ý sử dụng sai mục đích và phải chịu trách nhiệm nếu gây mất mát hoặc thiệt hại tài sản của doanh nghiệp.
3. Những trường hợp nào người lao động được phép sử dụng thiết bị công ty cho mục đích cá nhân?
Việc người lao động được phép sử dụng thiết bị công ty cho mục đích cá nhân chủ yếu dựa trên nhận thức của cá nhân người lao động cũng như nội quy hay thỏa thuận với người sử dụng lao động. Căn cứ khoản 2 Điều 5 BLLĐ 2019, người lao động có nghĩa vụ chấp hành nội quy lao động và sự điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động.
Do đó, người lao động có thể được phép sử dụng thiết bị công ty cho mục đích cá nhân trong các trường hợp như: nội quy lao động hoặc quy chế quản lý tài sản của doanh nghiệp cho phép; được người có thẩm quyền của doanh nghiệp chấp thuận; hoặc việc sử dụng chỉ mang tính chất hợp lý, không ảnh hưởng đến công việc, không gây thiệt hại tài sản, không làm lộ lọt dữ liệu và không vi phạm các quy định bảo mật của doanh nghiệp.
4. Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế tình trạng sử dụng thiết bị sai mục đích?
Để hạn chế tình trạng sử dụng thiết bị sai mục đích, doanh nghiệp cần xây dựng và ban hành nội quy lao động, quy chế quản lý tài sản, công nghệ thông tin một cách rõ ràng. Theo Điều 118 BLLĐ 2019, người sử dụng lao động có quyền ban hành nội quy lao động để quản lý người lao động và bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên quy định cụ thể phạm vi sử dụng thiết bị, trách nhiệm bảo quản, các hành vi bị cấm và chế tài xử lý vi phạm; đồng thời áp dụng các biện pháp kỹ thuật như phân quyền truy cập, giám sát hệ thống, bảo mật dữ liệu và kiểm soát việc sử dụng thiết bị. Việc đào tạo, phổ biến quy định nội bộ cho người lao động cũng là biện pháp quan trọng nhằm nâng cao ý thức tuân thủ.
Việc kết hợp giữa quy định nội bộ chặt chẽ, quản lý kỹ thuật phù hợp và nâng cao nhận thức của người lao động sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế hiệu quả tình trạng sử dụng thiết bị công ty sai mục đích.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân
Trong quá trình quản lý và sử dụng thiết bị công ty, cả người lao động và doanh nghiệp thường phát sinh nhiều thắc mắc liên quan đến vấn đề này.
1. Nhân viên có được sử dụng thiết bị công ty cho mục đích cá nhân trong giờ nghỉ không?
Người lao động có được sử dụng thiết bị công ty cho mục đích cá nhân trong giờ nghỉ hay không phụ thuộc vào nội quy lao động, quy chế quản lý tài sản hoặc chính sách sử dụng thiết bị của doanh nghiệp. Theo khoản 2 Điều 5 BLLĐ 2019, người lao động có nghĩa vụ chấp hành nội quy lao động và sự quản lý, điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động.
Nếu doanh nghiệp cho phép hoặc không có quy định cấm thì người lao động có thể sử dụng thiết bị công ty cho các nhu cầu cá nhân hợp lý trong giờ nghỉ. Tuy nhiên, việc sử dụng này không được làm ảnh hưởng đến tài sản, dữ liệu, hệ thống thông tin của doanh nghiệp hoặc vi phạm các quy định về bảo mật.
Như vậy, người lao động có thể được sử dụng thiết bị công ty cho mục đích cá nhân trong giờ nghỉ nếu phù hợp với quy định nội bộ và được doanh nghiệp cho phép.
2. Doanh nghiệp có được phép theo dõi hoạt động trên thiết bị do mình cấp không?
Doanh nghiệp có quyền quản lý, kiểm tra và giám sát việc sử dụng các thiết bị thuộc sở hữu của mình nhằm bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và bảo đảm hiệu quả công việc. Căn cứ Điều 6 và Điều 118 BLLĐ 2019, người sử dụng lao động có quyền quản lý, điều hành lao động và ban hành nội quy lao động để quản lý tài sản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể theo dõi hoạt động trên thiết bị do mình cấp nếu việc giám sát nhằm mục đích quản lý hợp pháp, được quy định rõ trong nội quy, quy chế hoặc chính sách sử dụng thiết bị và không xâm phạm trái pháp luật đến quyền riêng tư của người lao động.
Doanh nghiệp được phép theo dõi hoạt động trên thiết bị do mình cấp nhưng cần thực hiện minh bạch, đúng mục đích quản lý và bảo đảm tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền riêng tư của người lao động.
3. Có được thu hồi thiết bị khi phát hiện sử dụng sai mục đích không?
Doanh nghiệp có thể thu hồi thiết bị khi phát hiện người lao động sử dụng sai mục đích nếu thiết bị đó thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và việc thu hồi được thực hiện theo nội quy, quy chế quản lý tài sản hoặc quyết định quản lý hợp pháp của người sử dụng lao động. Doanh nghiệp có quyền ban hành nội quy lao động trong đó có nội dung thu hồi thiết bị để bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh của mình căn cứ quy định điểm đ khoản 2 Điều 118 BLLĐ 2019. Trường hợp người lao động sử dụng thiết bị trái với quy định nội bộ, gây nguy cơ mất an toàn thông tin, thất thoát dữ liệu hoặc ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, người sử dụng lao động có thể áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp, trong đó có việc thu hồi thiết bị được giao để phục vụ công việc.
Cho nên, doanh nghiệp có quyền thu hồi thiết bị khi phát hiện việc sử dụng sai mục đích, miễn là việc thu hồi được thực hiện đúng quy định pháp luật, nội quy lao động và chính sách quản lý tài sản của doanh nghiệp.
4. Nếu thiết bị được cấp riêng (laptop, điện thoại) thì có được dùng cho việc cá nhân không?
Việc thiết bị được cấp riêng cho người lao động như laptop hoặc điện thoại không đồng nghĩa với việc người lao động đương nhiên được sử dụng cho mục đích cá nhân. Việc sử dụng thiết bị được cấp riêng cho mục đích cá nhân phụ thuộc vào nội quy lao động, quy chế sử dụng tài sản hoặc chính sách của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cho phép hoặc không có quy định cấm thì người lao động có thể sử dụng ở mức độ hợp lý. Ngược lại, nếu nội quy quy định thiết bị chỉ phục vụ công việc thì việc sử dụng cho mục đích cá nhân có thể bị xem là vi phạm kỷ luật lao động.
Dù được cấp riêng để sử dụng thường xuyên, laptop hoặc điện thoại của công ty vẫn là tài sản của doanh nghiệp và việc sử dụng cho mục đích cá nhân phải tuân theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
5. Doanh nghiệp có cần thông báo trước khi kiểm tra dữ liệu trên thiết bị không?
Doanh nghiệp nên thông báo trước hoặc quy định rõ trong nội quy lao động, quy chế sử dụng thiết bị về việc kiểm tra, giám sát dữ liệu trên các thiết bị do doanh nghiệp cấp. Khoản 2 Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015 quy định việc thu thập, lưu giữ, sử dụng thông tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân phải được sự đồng ý của chủ thể thông tin.
Vì vậy, mặc dù doanh nghiệp có quyền quản lý thiết bị thuộc sở hữu của mình, việc kiểm tra dữ liệu cần được thực hiện minh bạch, đúng mục đích và phù hợp với các quy định nội bộ đã được phổ biến cho người lao động. Việc thông báo trước hoặc quy định rõ cơ chế kiểm tra sẽ giúp hạn chế tranh chấp và bảo đảm quyền riêng tư của người lao động.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân?
Khi phát sinh vấn đề liên quan đến nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân, NPLaw có thể hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn xây dựng nội quy, quy chế quản lý tài sản, xử lý vi phạm lao động và giải quyết các tranh chấp phát sinh theo đúng quy định pháp luật. Với đội ngũ luật sư am hiểu pháp luật lao động và quản trị doanh nghiệp, NPLaw giúp khách hàng bảo vệ tài sản, dữ liệu và quyền lợi hợp pháp một cách hiệu quả.
Việc nhân viên sử dụng thiết bị công ty vào mục đích cá nhân là vấn đề cần được nhìn nhận và quản lý một cách cân bằng giữa quyền quản lý tài sản của doanh nghiệp và quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động. Để hạn chế rủi ro phát sinh, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế sử dụng thiết bị rõ ràng, trong khi người lao động cần tuân thủ các quy định nội bộ và sử dụng tài sản công ty đúng mục đích. Khi phát sinh vướng mắc hoặc tranh chấp liên quan, việc tham khảo ý kiến luật sư sẽ giúp các bên bảo vệ quyền lợi của mình và bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn về trường hợp chi tiết cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
