Nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng xử lý thế nào đúng luật? Làm rõ khái niệm, quy định pháp lý, kỷ luật lao động và hướng xử lý an toàn.
Nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng là vấn đề phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý nhân sự và tiềm ẩn tranh chấp lao động. Việc nhận diện đúng hành vi, áp dụng nội quy lao động phù hợp và tuân thủ quy định pháp luật về kỷ luật lao động là yếu tố then chốt để xử lý đúng và hạn chế rủi ro. Bài viết phân tích đầy đủ quy định liên quan, điều kiện áp dụng hình thức kỷ luật, sa thải cũng như giải đáp các tình huống thực tế doanh nghiệp thường gặp.
I. Thực trạng liên quan đến nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng
Tình trạng nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng đang trở thành vấn đề phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong các ngành có tính vận hành liên tục hoặc yêu cầu kỷ luật thời gian cao. Việc nghỉ không báo trước, báo nghỉ nhưng không được chấp thuận hoặc đi làm thất thường gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc, tăng áp lực cho các bộ phận khác và làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi xác định thế nào là “thường xuyên”, cách ghi nhận vi phạm và áp dụng hình thức xử lý phù hợp. Nếu nội quy lao động chưa rõ ràng hoặc quy trình xử lý kỷ luật không đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với tranh chấp lao động, khiếu nại hoặc rủi ro pháp lý.
Bên cạnh đó, xu hướng làm việc linh hoạt, làm việc từ xa và sự thay đổi trong hành vi lao động cũng khiến việc kiểm soát thời gian làm việc trở nên phức tạp hơn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng cơ chế quản lý minh bạch, tiêu chí đánh giá cụ thể và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật khi xử lý nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng.
II. Khái niệm về nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng
Để có cơ sở áp dụng biện pháp quản lý và xử lý phù hợp, việc xác định đúng khái niệm nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng là cần thiết, giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất hành vi, phạm vi vi phạm và căn cứ pháp lý liên quan.
1. Nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng là gì?
Nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng là người lao động không đến làm việc theo thời giờ làm việc đã thỏa thuận hoặc quy định trong nội quy lao động mà không có lý do hợp lệ, không được người sử dụng lao động chấp thuận hoặc không thuộc các trường hợp được pháp luật cho phép nghỉ. Hành vi này nếu lặp lại nhiều lần có thể bị xem là vi phạm kỷ luật lao động và là căn cứ để doanh nghiệp áp dụng các hình thức xử lý phù hợp theo quy định.
2. Việc vắng mặt nhiều lần nhưng rải rác có được coi là thường xuyên không?
Việc vắng mặt nhiều lần nhưng rải rác vẫn có thể bị coi là thường xuyên nếu tổng số lần hoặc số ngày vắng mặt đạt mức vi phạm theo nội quy lao động của doanh nghiệp hoặc theo tiêu chí xử lý kỷ luật được pháp luật cho phép.
Pháp luật không quy định một con số cố định cho khái niệm “thường xuyên”, vì vậy doanh nghiệp có quyền xác định cụ thể trong nội quy lao động (ví dụ: số ngày vắng mặt trong tháng hoặc trong một khoảng thời gian nhất định). Nếu người lao động lặp lại hành vi vắng mặt nhiều lần, dù không liên tiếp, vẫn có thể bị xem là vi phạm kỷ luật và bị xử lý theo quy định tương ứng.
3. Nội quy lao động đóng vai trò gì trong việc xử lý nhân viên vắng mặt không lý do?
Nội quy lao động giữ vai trò trung tâm trong việc xử lý nhân viên vắng mặt không có lý do chính đáng, vì đây là căn cứ trực tiếp để xác định hành vi vi phạm và áp dụng hình thức kỷ luật phù hợp.
Theo điểm a, b, c khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động, chấp hành kỷ luật và nội quy lao động, đồng thời tuân theo sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động. Do đó, việc vắng mặt không có lý do chính đáng được xem là hành vi vi phạm nghĩa vụ lao động nếu trái với nội quy đã ban hành.
Bên cạnh đó, Điều 117 Bộ luật Lao động 2019 xác định kỷ luật lao động là các quy định về tuân thủ thời giờ làm việc, quy trình và điều hành sản xuất do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động. Vì vậy, nội quy lao động chính là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp chứng minh vi phạm, đảm bảo việc xử lý kỷ luật đối với hành vi vắng mặt không lý do được thực hiện đúng trình tự và hợp pháp.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng
Việc nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh mà còn là hành vi có thể bị xử lý theo quy định pháp luật lao động. Pháp luật hiện hành đã đặt ra các nguyên tắc, nghĩa vụ của người lao động và căn cứ xử lý kỷ luật để doanh nghiệp áp dụng trong trường hợp này. Dưới đây là các quy định pháp luật liên quan đến nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng mà doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Những trường hợp nào bị coi là vắng mặt không có lý do chính đáng?
Trong thực tế, người lao động thường bị coi là vắng mặt không có lý do chính đáng khi không đến làm việc theo lịch làm việc đã thỏa thuận mà không thông báo, không xin phép hoặc không đưa ra được lý do hợp lý để doanh nghiệp chấp nhận.
Các trường hợp phổ biến gồm: tự ý nghỉ làm mà không báo trước; báo nghỉ nhưng không được chấp thuận vẫn nghỉ; nghỉ nhiều ngày liên tiếp hoặc nghỉ rải rác nhưng không có giải trình; không quay lại làm việc sau thời gian nghỉ; đi làm muộn, về sớm hoặc rời vị trí làm việc thường xuyên mà không có lý do hợp lý. Ngoài ra, việc không cung cấp giấy tờ chứng minh khi nghỉ vì ốm đau, việc cá nhân hoặc sự kiện bất khả kháng cũng thường bị doanh nghiệp xem là vắng mặt không có lý do chính đáng.
Việc xác định cụ thể còn phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng lao động, nội quy lao động và cách doanh nghiệp quản lý, nhưng về nguyên tắc, mọi trường hợp nghỉ làm không được chấp thuận hoặc không chứng minh được lý do hợp lý đều có thể bị xem là vắng mặt không có lý do chính đáng.
2. Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về nghĩa vụ đi làm đầy đủ, đúng thời giờ của người lao động?
Pháp luật lao động hiện hành quy định nghĩa vụ đi làm đầy đủ, đúng thời giờ của người lao động là một nội dung cơ bản trong quan hệ lao động và gắn trực tiếp với việc thực hiện hợp đồng lao động cũng như kỷ luật lao động tại doanh nghiệp.
Cụ thể, theo điểm a và điểm b khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác, đồng thời phải chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động và tuân theo sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động. Nghĩa vụ này bao gồm việc đi làm đúng thời giờ, làm việc theo lịch đã thỏa thuận và bảo đảm sự hiện diện tại nơi làm việc theo yêu cầu công việc.
Bên cạnh đó, điểm g khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động phải có nội dung về thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi. Do đó, việc người lao động đi làm đầy đủ, đúng thời gian không chỉ là nghĩa vụ chung theo pháp luật mà còn là nghĩa vụ cụ thể đã được xác lập trong hợp đồng lao động và nội quy của doanh nghiệp.
Như vậy, người lao động có trách nhiệm tuân thủ thời giờ làm việc đã thỏa thuận; việc tự ý nghỉ làm, đi muộn, về sớm hoặc không tuân thủ lịch làm việc có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ lao động và là căn cứ để doanh nghiệp áp dụng biện pháp xử lý phù hợp theo quy định.
3. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vắng mặt không lý do chính đáng
Căn cứ Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trình tự xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vắng mặt không lý do chính đáng được thực hiện theo các bước sau:
(1) Xác định hành vi vi phạm
Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm tại thời điểm xảy ra vi phạm, người sử dụng lao động phải lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Trường hợp phát hiện vi phạm sau thời điểm xảy ra hành vi, người sử dụng lao động thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.
(2) Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động
Trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo khoản 1, khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải:
- Thông báo nội dung, thời gian, địa điểm họp, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp.
- Gửi thông báo đến các thành phần tham dự theo quy định và bảo đảm họ nhận được thông báo.
- Các thành phần tham dự phải xác nhận tham dự; nếu không thể tham dự, các bên thỏa thuận thay đổi thời gian, địa điểm; nếu không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định.
(3) Tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động
Người sử dụng lao động tiến hành họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo.
Trường hợp thành phần phải tham dự không xác nhận hoặc vắng mặt, doanh nghiệp vẫn được tiến hành họp.
Nội dung cuộc họp phải lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của người tham dự; nếu có người không ký thì phải ghi rõ họ tên và lý do (nếu có).
(4) Ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật
Trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo khoản 1, khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, người có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự theo quy định.
Việc xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo pháp luật; nếu không thực hiện đúng các bước nêu trên, quyết định xử lý kỷ luật có thể bị coi là trái pháp luật và phát sinh rủi ro tranh chấp cho người sử dụng lao động.
4. Điều kiện để doanh nghiệp áp dụng hình thức sa thải đối với nhân viên thường xuyên vắng mặt
Căn cứ Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp được áp dụng hình thức kỷ luật sa thải đối với hành vi vắng mặt không có lý do chính đáng khi đáp ứng các điều kiện sau:
(1) Người lao động tự ý bỏ việc đạt ngưỡng theo luật định
Doanh nghiệp có quyền sa thải nếu người lao động:
- Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày; hoặc
- Tự ý bỏ việc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày;
(tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc).
(2) Việc vắng mặt không có lý do chính đáng
Hành vi bỏ việc chỉ bị coi là căn cứ sa thải khi người lao động không chứng minh được lý do hợp lý. Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng thường gồm:
- Thiên tai, hỏa hoạn;
- Bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền;
- Các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp.
(3) Bảo đảm điều kiện về nội quy và thủ tục kỷ luậtĐể áp dụng sa thải hợp pháp, doanh nghiệp cần:
- Có nội quy lao động hợp lệ quy định về hành vi tự ý bỏ việc;
- Thu thập chứng cứ chứng minh việc vắng mặt;
- Thực hiện đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật.
Do đó, doanh nghiệp chỉ được áp dụng hình thức sa thải đối với nhân viên thường xuyên vắng mặt khi hành vi bỏ việc đạt ngưỡng luật định, không có lý do chính đáng và việc xử lý được thực hiện đúng nội quy cũng như trình tự kỷ luật theo pháp luật lao động.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng
Từ các quy định pháp luật và thực tiễn xử lý tại doanh nghiệp, nhiều câu hỏi phát sinh liên quan đến việc nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng cần được làm rõ để tránh áp dụng sai quy định và hạn chế rủi ro tranh chấp lao động. Vì vậy, phần dưới đây sẽ giải đáp những thắc mắc thường gặp mà doanh nghiệp và người lao động quan tâm.
1. Nhân viên báo nghỉ nhưng không được cấp trên chấp thuận có bị coi là vắng mặt không lý do không?
Có. Việc nhân viên báo nghỉ nhưng không được cấp trên chấp thuận vẫn có thể bị coi là vắng mặt không có lý do chính đáng nếu người lao động không đi làm theo thời giờ làm việc đã thỏa thuận.
Cụ thể, căn cứ điểm b khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động và tuân theo sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động. Do đó, khi việc nghỉ phép chưa được chấp thuận theo nội quy hoặc quy trình của doanh nghiệp mà người lao động vẫn tự ý nghỉ thì có thể bị xác định là nghỉ không phép (vắng mặt không lý do chính đáng).
2. Doanh nghiệp có được tự ý cắt lương hoặc thưởng khi nhân viên vắng mặt không lý do không?
Theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động không được tự ý khấu trừ tiền lương của người lao động, trừ trường hợp duy nhất là để bồi thường thiệt hại do người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Điều này đồng nghĩa, việc nhân viên vắng mặt không có lý do chính đáng không phải là căn cứ để doanh nghiệp tự ý cắt lương tùy ý. Doanh nghiệp chỉ được xử lý thông qua các cơ chế hợp pháp như: không trả lương cho thời gian không làm việc, áp dụng kỷ luật lao động theo nội quy hoặc xử lý trách nhiệm vật chất nếu có thiệt hại thực tế.
Đối với tiền thưởng, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả, nên việc giảm hoặc không thưởng có thể được áp dụng nếu đã được quy định rõ trong quy chế thưởng, nội quy lao động hoặc thỏa thuận hợp pháp.
Tóm lại, doanh nghiệp không được tự ý cắt lương trái quy định, mà phải xử lý đúng căn cứ pháp luật và nội quy lao động đã ban hành.
3. Nhân viên thường xuyên đi muộn, về sớm có được coi là vắng mặt không có lý do chính đáng không?
Việc đi muộn, về sớm không mặc nhiên được coi là “vắng mặt không có lý do chính đáng”, nhưng có thể bị xem là vi phạm kỷ luật lao động về thời giờ làm việc nếu hành vi này xảy ra thường xuyên hoặc trái nội quy lao động.
Theo Bộ luật Lao động 2019:
- Khoản 2 Điều 5 quy định người lao động có nghĩa vụ chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động và tuân theo sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động.
- Điều 21 cũng yêu cầu hợp đồng lao động phải xác định thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, làm căn cứ để đánh giá việc đi làm đúng giờ.
Do đó:
- Nếu người lao động thường xuyên đi muộn, về sớm trái quy định về thời giờ làm việc thì được coi là vi phạm kỷ luật lao động, không phải lúc nào cũng là “vắng mặt”.
- Tuy nhiên, trong thực tế, nếu mức độ vi phạm nghiêm trọng hoặc lặp lại nhiều lần (ví dụ bị ghi nhận như không làm việc đủ thời gian), doanh nghiệp có thể xem xét hành vi này tương tự việc vắng mặt không có lý do chính đáng theo nội quy lao động để xử lý kỷ luật.
Chính vì vậy, đi muộn, về sớm thường xuyên có thể bị xử lý kỷ luật và trong một số trường hợp thực tế có thể được doanh nghiệp coi là dạng vắng mặt không lý do, nếu nội quy lao động quy định rõ.
4. Người lao động vắng mặt bao nhiêu ngày thì có thể bị xử lý kỷ luật lao động?
Theo khoản 4 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng sẽ là căn cứ để áp dụng kỷ luật, trong đó có thể đến mức sa thải khi đáp ứng ngưỡng cụ thể:
- Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày; hoặc
- Tự ý bỏ việc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày, tính từ ngày đầu tiên bỏ việc.
Như vậy, chỉ cần người lao động vắng mặt không lý do chính đáng đến mức nêu trên, doanh nghiệp đã có căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất là sa thải, nếu bảo đảm đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật.
Ngoài ngưỡng sa thải, việc vắng mặt ít ngày hơn vẫn có thể bị xử lý kỷ luật (khiển trách, kéo dài nâng lương, cách chức…) tùy mức độ vi phạm và nội quy lao động của doanh nghiệp.
5. Người lao động không đồng ý với quyết định xử lý kỷ luật vì vắng mặt thì có thể khiếu nại, khởi kiện bằng những cách nào?
Căn cứ Điều 131 Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn bởi Điều 73 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nếu không đồng ý với quyết định xử lý kỷ luật vì vắng mặt, người lao động có thể thực hiện theo các cách sau:
(1) Khiếu nại với người sử dụng lao động
Người lao động có quyền gửi đơn khiếu nại trực tiếp đến người sử dụng lao động để yêu cầu xem xét lại quyết định kỷ luật, tạm đình chỉ công việc hoặc trách nhiệm bồi thường nếu cho rằng việc xử lý là không thỏa đáng.
(2) Khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền
Trường hợp việc giải quyết nội bộ không đạt kết quả hoặc người lao động không đồng ý, người lao động có thể khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định về giải quyết khiếu nại trong lĩnh vực lao động.
(3) Yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động cá nhân
Người lao động có thể yêu cầu hòa giải viên lao động giải quyết tranh chấp hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân theo trình tự giải quyết tranh chấp lao động cá nhân quy định tại Điều 188 Bộ luật Lao động 2019.
(4) Trường hợp sa thải trái pháp luật
Nếu quyết định sa thải bị xác định là trái quy định, người sử dụng lao động phải thực hiện các nghĩa vụ theo pháp luật, bao gồm khôi phục quyền lợi cho người lao động theo quy định.
Pháp luật cho phép người lao động lựa chọn khiếu nại nội bộ, khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền lợi khi không đồng ý với quyết định xử lý kỷ luật vì vắng mặt.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng
Khi phát sinh vấn đề liên quan đến nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng, việc tham vấn luật sư là cần thiết để doanh nghiệp xử lý đúng quy định, hạn chế rủi ro tranh chấp và sai sót về thủ tục kỷ luật lao động. Với kinh nghiệm tư vấn pháp luật lao động chuyên sâu, NPLaw hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá căn cứ pháp lý, xây dựng hồ sơ xử lý kỷ luật, tư vấn áp dụng hình thức sa thải đúng quy định và đại diện giải quyết tranh chấp khi phát sinh. Điều này giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời đảm bảo việc quản lý nhân sự được thực hiện chặt chẽ, đúng luật và hiệu quả.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
