Trong thực tế quản trị doanh nghiệp, tình trạng nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân không chỉ gây thiệt hại về vật chất mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến kỷ luật lao động và uy tín nội bộ của doanh nghiệp.
I. Thực trạng liên quan đến nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân
Trong bối cảnh hoạt động sản xuất – kinh doanh ngày càng phụ thuộc vào tài sản hữu hình và tài sản số, tình trạng nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân đang diễn ra khá phổ biến ở nhiều loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn. Thực trạng này không chỉ dừng lại ở những hành vi mang tính “tận dụng tạm thời”, mà trong nhiều trường hợp đã gây thiệt hại đáng kể về tài chính, dữ liệu và uy tín.
1. Đa dạng về hình thức vi phạm
Hành vi tự ý sử dụng tài sản có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm:
- Sử dụng xe ô tô, xe máy của công ty để phục vụ nhu cầu cá nhân ngoài giờ làm việc;
- Mang thiết bị, máy móc, công cụ lao động về nhà mà không được phép;
- Dùng phần mềm, tài khoản nội bộ của doanh nghiệp để phục vụ hoạt động riêng;
- Khai thác dữ liệu khách hàng, dữ liệu kinh doanh cho mục đích cá nhân hoặc cho bên thứ ba.
Đáng chú ý, trong môi trường làm việc số hóa, hành vi vi phạm không còn giới hạn ở tài sản vật chất mà mở rộng sang tài sản vô hình như cơ sở dữ liệu, hệ thống quản trị, tài khoản email doanh nghiệp. Điều này khiến việc kiểm soát và phát hiện vi phạm trở nên phức tạp hơn.
2. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này
Thực trạng trên thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau:
- Thứ nhất, nội quy lao động và quy chế quản lý tài sản chưa rõ ràng, thiếu quy định cụ thể về phạm vi sử dụng, trách nhiệm bảo quản và chế tài xử lý.
- Thứ hai, doanh nghiệp thiếu cơ chế giám sát hiệu quả, đặc biệt đối với tài sản di động hoặc tài sản số.
- Thứ ba, một bộ phận người lao động còn có tâm lý chủ quan, cho rằng việc “mượn tạm” tài sản của công ty không gây hậu quả nghiêm trọng.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, việc phân công quản lý tài sản không minh bạch hoặc không có quy trình bàn giao rõ ràng cũng làm phát sinh tranh chấp khi xảy ra thiệt hại.
3. Xu hướng gia tăng trong môi trường làm việc linh hoạt
Mô hình làm việc từ xa, làm việc linh hoạt (hybrid) khiến việc quản lý tài sản trở nên khó kiểm soát hơn. Khi người lao động được giao thiết bị làm việc tại nhà, ranh giới giữa mục đích công việc và mục đích cá nhân trở nên mờ nhạt, làm gia tăng nguy cơ sử dụng sai mục đích.
Do đó, thực trạng này đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp trong việc:
- Hoàn thiện nội quy và quy chế quản lý tài sản;
- Thiết lập cơ chế kiểm soát phù hợp;
- Tăng cường tuyên truyền ý thức trách nhiệm cho người lao động.
Tóm lại, tình trạng nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân không còn là hiện tượng cá biệt mà đã trở thành vấn đề quản trị đáng lưu ý. Nếu không được nhận diện và xử lý đúng cách, hành vi này có thể phát triển thành vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự ổn định của doanh nghiệp.
II. Khái niệm về nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân
Để có cơ sở đánh giá trách nhiệm và lựa chọn biện pháp xử lý phù hợp, trước hết cần làm rõ bản chất pháp lý của hành vi nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân. Việc nhận diện đúng khái niệm, phạm vi tài sản bị xâm phạm và mối liên hệ với nghĩa vụ trung thực của người lao động có ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn quản trị doanh nghiệp.
1. Nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân là gì?
Có thể hiểu, nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân là hành vi người lao động khai thác, sử dụng hoặc chiếm giữ tài sản thuộc quyền sở hữu, quản lý hợp pháp của doanh nghiệp mà không được phép hoặc vượt quá phạm vi cho phép, nhằm phục vụ lợi ích riêng, không phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty.
Điểm cốt lõi của hành vi này nằm ở yếu tố “tự ý”, tức là không có sự đồng ý của người sử dụng lao động hoặc sử dụng vượt quá phạm vi được giao. Ví dụ: được giao xe để đi công tác nhưng lại sử dụng để kinh doanh riêng; được cấp tài khoản phần mềm nội bộ nhưng dùng để phục vụ hoạt động cá nhân.
2. Những loại tài sản nào của công ty thường bị sử dụng trái phép?
Trong thực tiễn, tài sản bị sử dụng trái phép rất đa dạng, bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình:
(i) Tài sản hữu hình
- Phương tiện đi lại (ô tô, xe máy);
- Máy móc, thiết bị sản xuất;
- Công cụ lao động (máy tính, điện thoại, máy in);
- Hàng hóa, nguyên vật liệu.
(ii) Tài sản vô hình
- Dữ liệu khách hàng;
- Danh sách đối tác, chiến lược kinh doanh;
- Phần mềm, tài khoản hệ thống nội bộ;
- Bí mật kinh doanh.
Đáng chú ý, trong môi trường số hóa, tài sản vô hình thường có giá trị lớn và khó kiểm soát hơn tài sản vật chất. Việc sử dụng trái phép dữ liệu khách hàng hoặc thông tin kinh doanh có thể gây hậu quả nghiêm trọng hơn cả việc sử dụng sai mục đích một tài sản vật chất thông thường.
3. Hành vi tự ý sử dụng tài sản có thể được xem là một dạng vi phạm nghĩa vụ trung thực không?
Câu trả lời là có, trong nhiều trường hợp.
Theo nguyên tắc chung của quan hệ lao động, người lao động phải thực hiện công việc một cách trung thực, thiện chí và bảo vệ lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Việc tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân thể hiện:
- Sự vi phạm nghĩa vụ bảo quản tài sản;
- Sự thiếu trung thực trong thực hiện công việc;
- Sự xâm phạm quyền sở hữu, quyền quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Tùy theo mức độ và hậu quả, hành vi này có thể:
- Chỉ bị xử lý kỷ luật lao động;
- Bị yêu cầu bồi thường thiệt hại;
- Hoặc trong trường hợp nghiêm trọng (có yếu tố chiếm đoạt, sử dụng trái phép gây thiệt hại lớn), có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.
Tóm lại, nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân là hành vi vi phạm cả về mặt quản trị nội bộ lẫn pháp lý.
III. Quy định của pháp luật liên quan đến nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân
Trong quan hệ lao động, tài sản của doanh nghiệp là cơ sở vật chất bảo đảm cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Hành vi người lao động tự ý sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân không chỉ vi phạm kỷ luật lao động mà trong nhiều trường hợp còn có thể phát sinh trách nhiệm bồi thường dân sự hoặc trách nhiệm hình sự.
1. Những hành vi nào được xem là tự ý sử dụng tài sản công ty?
Pháp luật không đưa ra một định nghĩa khái niệm mang tính kỹ thuật cho cụm từ “tự ý sử dụng tài sản”, tuy nhiên, căn cứ vào các quy định về nghĩa vụ của người lao động, có thể hiểu rằng đây là hành vi người lao động sử dụng tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quản lý hợp pháp của doanh nghiệp mà không được sự đồng ý của người sử dụng lao động hoặc vượt quá phạm vi được giao.
Trong thực tế, hành vi này có thể biểu hiện dưới nhiều dạng khác nhau. Chẳng hạn, một nhân viên được giao quản lý xe ô tô của công ty nhưng lại sử dụng xe đó để đi việc riêng ngoài giờ làm việc mà không xin phép. Hoặc một kỹ thuật viên sử dụng máy móc của công ty để sản xuất sản phẩm cá nhân nhằm thu lợi riêng. Có trường hợp người lao động sử dụng quỹ tạm ứng sai mục đích, hoặc khai thác dữ liệu nội bộ để phục vụ hoạt động kinh doanh riêng.
Điểm chung của các hành vi này là:
- Tài sản thuộc quyền quản lý của công ty;
- Người lao động có điều kiện tiếp cận do vị trí công việc;
- Việc sử dụng không nhằm phục vụ nhiệm vụ được giao;
- Có khả năng gây thiệt hại hoặc tạo rủi ro cho doanh nghiệp.
Nếu hành vi chỉ dừng lại ở mức vi phạm nội quy thì có thể bị xử lý kỷ luật lao động. Tuy nhiên, nếu người lao động lợi dụng sự tin tưởng để chiếm đoạt tài sản có giá trị, hành vi đó có thể cấu thành tội phạm theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015.
2. Người lao động có nghĩa vụ bảo vệ tài sản của người sử dụng lao động như thế nào?
Theo khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ thực hiện công việc theo hợp đồng lao động và chấp hành kỷ luật lao động, trong đó bao gồm nghĩa vụ bảo vệ tài sản của người sử dụng lao động.
Nghĩa vụ bảo vệ tài sản không chỉ dừng lại ở việc “không làm mất, không làm hỏng” mà còn bao hàm các nội dung sâu hơn. Người lao động phải sử dụng tài sản đúng mục đích, đúng phạm vi được giao; không được khai thác giá trị kinh tế của tài sản vào mục đích cá nhân; phải thông báo kịp thời khi phát hiện nguy cơ gây thiệt hại.
Nếu người lao động làm mất, hư hỏng tài sản hoặc tiêu hao vật tư vượt định mức do lỗi của mình thì phải bồi thường theo Điều 129 và Điều 130 Bộ luật Lao động 2019. Mức bồi thường phụ thuộc vào tính chất lỗi (vô ý hay cố ý), giá trị thiệt hại thực tế và nội dung thỏa thuận trong hợp đồng.
Ngoài ra, theo nguyên tắc thiện chí, trung thực được ghi nhận trong Bộ luật Dân sự 2015, người lao động không được lợi dụng vị trí công việc để trục lợi từ tài sản của doanh nghiệp. Đây là nền tảng quan trọng bảo đảm sự tin cậy trong quan hệ lao động.
3. Nội quy lao động cần quy định cụ thể ra sao về việc quản lý và sử dụng tài sản công ty?
Theo điểm đ khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động là nội dung chủ yếu của nội quy lao động. Nếu doanh nghiệp muốn xử lý hành vi tự ý sử dụng tài sản thì nội quy phải quy định rõ ràng, cụ thể.
Trong nội quy, doanh nghiệp cần xác định:
- Danh mục tài sản thuộc quyền quản lý chung;
- Nguyên tắc sử dụng tài sản (chỉ phục vụ công việc);
- Trình tự xin phép khi sử dụng ngoài phạm vi công việc;
- Các hành vi bị nghiêm cấm;
- Hình thức xử lý kỷ luật tương ứng với từng mức độ vi phạm.
Nếu nội quy chỉ quy định chung chung như “phải bảo vệ tài sản công ty” mà không xác định cụ thể hành vi vi phạm thì khi xử lý kỷ luật sẽ dễ bị coi là thiếu căn cứ pháp lý.
Như vậy, nội quy lao động không chỉ là văn bản quản trị nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
4. Trường hợp người lao động không thừa nhận hành vi tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân thì công ty phải làm gì?
Trong nhiều vụ việc, người lao động không thừa nhận hành vi tự ý sử dụng tài sản. Khi đó, doanh nghiệp không được suy đoán lỗi mà phải chứng minh được hành vi vi phạm theo đúng nguyên tắc tại điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019.
Công ty cần tiến hành các bước sau:
- Thứ nhất, thu thập chứng cứ hợp pháp như biên bản bàn giao tài sản, dữ liệu camera, email, tin nhắn, lời khai nhân chứng hoặc các chứng từ liên quan. Chứng cứ phải được thu thập đúng trình tự và không xâm phạm quyền riêng tư trái pháp luật.
- Thứ hai, tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật theo đúng trình tự luật định. Người lao động phải được thông báo trước, có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người đại diện hỗ trợ. Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này, quyết định kỷ luật có thể bị tuyên trái pháp luật.
- Thứ ba, xác định thiệt hại thực tế (nếu có). Doanh nghiệp chỉ được yêu cầu bồi thường trên cơ sở thiệt hại thực tế và lỗi của người lao động.
Nếu không chứng minh được lỗi mà vẫn xử lý kỷ luật hoặc buộc bồi thường, doanh nghiệp có thể bị buộc nhận người lao động trở lại làm việc và bồi thường thiệt hại do xử lý trái pháp luật.
IV. Giải đáp các vấn đề thắc mắc thường gặp liên quan đến nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân
Trong thực tiễn quản trị doanh nghiệp, không phải mọi trường hợp sử dụng tài sản sai mục đích đều có biểu hiện rõ ràng là “chiếm đoạt”. Nhiều tình huống phát sinh gây tranh cãi về mức độ vi phạm, trách nhiệm bồi thường và cách xử lý kỷ luật. Dưới đây là giải đáp thắc mắc liên quan.
1. Trường hợp tài sản bị sử dụng trái phép nhưng vẫn mang lại lợi ích cho công ty thì có bị xử lý không?
Nhiều người cho rằng nếu kết quả cuối cùng mang lại lợi ích cho công ty thì hành vi sẽ được “bỏ qua”. Tuy nhiên, xét về nguyên tắc pháp lý, hành vi tự ý sử dụng tài sản vẫn có thể bị xử lý dù chưa gây thiệt hại.
Bởi lẽ, vấn đề cốt lõi không chỉ là thiệt hại vật chất mà còn là vi phạm quyền quản lý và quyền định đoạt tài sản của doanh nghiệp. Người lao động không có quyền tự quyết định thay cho người sử dụng lao động, trừ khi được ủy quyền.
Trong trường hợp việc sử dụng trái phép nhưng không gây thiệt hại, doanh nghiệp có thể cân nhắc mức độ lỗi để áp dụng hình thức kỷ luật nhẹ hơn. Tuy nhiên, về mặt nguyên tắc, hành vi vẫn được xem là vi phạm kỷ luật lao động nếu nội quy đã quy định rõ.
2. Nếu nhân viên sử dụng tài sản công ty để phục vụ công việc riêng nhưng không làm ảnh hưởng đến công việc chung thì có bị xem là tự ý không?
Việc “không ảnh hưởng đến công việc chung” không đồng nghĩa với việc hợp pháp.
Ví dụ, một nhân viên sử dụng máy in của công ty để in tài liệu cá nhân ngoài giờ làm việc. Hành vi này có thể không làm gián đoạn hoạt động của công ty, nhưng vẫn là sử dụng tài sản sai mục đích nếu không được phép.
Theo nguyên tắc tại khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải sử dụng tài sản đúng mục đích được giao. Nếu không có sự đồng ý của người sử dụng lao động thì vẫn được xem là hành vi tự ý.
Tuy nhiên, tính chất và mức độ vi phạm sẽ được xem xét dựa trên:
- Giá trị tài sản sử dụng;
- Tần suất;
- Hậu quả thực tế;
- Nội dung nội quy lao động.
Doanh nghiệp không nên đánh đồng mọi hành vi nhỏ lẻ với hành vi chiếm đoạt hoặc vi phạm nghiêm trọng.
3. Việc sử dụng tài sản công ty để phục vụ hoạt động kinh doanh riêng có bị coi là vi phạm nghiêm trọng không?
Đây thường được xem là hành vi có mức độ nghiêm trọng cao. Khi người lao động sử dụng tài sản công ty (máy móc, nguyên vật liệu, dữ liệu khách hàng, hệ thống phần mềm…) để phục vụ hoạt động kinh doanh riêng, hành vi đó có thể:
- Xâm phạm quyền sở hữu của doanh nghiệp;
- Gây thiệt hại về kinh tế;
- Vi phạm nghĩa vụ trung thành;
- Làm lộ bí mật kinh doanh.
Trong nhiều trường hợp, hành vi này có thể là căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật sa thải theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 nếu nội quy quy định rõ.
Nếu có yếu tố chiếm đoạt tài sản hoặc thu lợi bất chính đáng kể, hành vi còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015, ví dụ: Tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản (Điều 175); Tội tội đưa hoặc sử dụng trái phép thông tin mạng máy tính, mạng viễn thông (Điều 288); Tội sử dụng mạng máy tính, mạng viễn thông, phương tiện điện tử thực hiện hành vi chiếm đoạt tài sản (Đều 290):...
Như vậy, đây không còn là vi phạm hành chính nội bộ đơn thuần mà có thể là hành vi xâm phạm nghiêm trọng lợi ích của doanh nghiệp.
4. Nếu nhiều nhân viên cùng tham gia sử dụng tài sản trái phép thì phân chia trách nhiệm thế nào?
Khi có nhiều người cùng tham gia, trách nhiệm sẽ được xác định dựa trên mức độ lỗi và vai trò của từng cá nhân.
Theo nguyên tắc của Điều 587 Bộ luật Dân sự 2015 về bồi thường thiệt hại, nếu nhiều người cùng gây thiệt hại thì phải liên đới bồi thường. Tuy nhiên, trong nội bộ giữa những người vi phạm, trách nhiệm có thể được phân chia theo mức độ lỗi.
Doanh nghiệp cần xác định:
- Ai là người khởi xướng;
- Ai trực tiếp thực hiện;
- Ai có vai trò hỗ trợ;
- Có sự bàn bạc, thống nhất hay không.
Việc xử lý kỷ luật cũng phải cá thể hóa, không được áp dụng một hình thức chung cho tất cả nếu mức độ vi phạm khác nhau.
5. Nhân viên có phải bồi thường toàn bộ giá trị tài sản nếu tài sản bị mất trong quá trình sử dụng trái phép không?
Không phải trong mọi trường hợp đều phải bồi thường toàn bộ giá trị tài sản.
Theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, mức bồi thường phụ thuộc vào:
- Lỗi cố ý hay vô ý;
- Giá trị thiệt hại thực tế;
- Nội dung thỏa thuận trách nhiệm vật chất (nếu có);
- Nội quy lao động hợp lệ.
Nếu người lao động cố ý làm mất tài sản hoặc chiếm đoạt thì có thể phải bồi thường toàn bộ. Nhưng nếu thiệt hại xảy ra do lỗi vô ý và giá trị không lớn, pháp luật có cơ chế giới hạn mức bồi thường để bảo đảm quyền lợi người lao động.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải chứng minh được thiệt hại thực tế và mối quan hệ nhân quả giữa hành vi và thiệt hại.
V. Tại sao nên tìm luật sư tư vấn ở NPLaw khi có vấn đề về nhân viên tự ý sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân
Các tranh chấp liên quan đến hành vi tự ý sử dụng tài sản thường tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn. Nếu xử lý sai trình tự, doanh nghiệp có thể bị tuyên quyết định kỷ luật trái pháp luật, buộc bồi thường hoặc nhận người lao động trở lại làm việc.
Việc tham vấn luật sư tại NPLaw có thể mang lại các lợi ích sau:
- Đánh giá đúng tính chất vi phạm (kỷ luật – dân sự – hình sự);
- Rà soát nội quy lao động và hồ sơ pháp lý;
- Hỗ trợ thu thập, củng cố chứng cứ;
- Soạn thảo quyết định xử lý đúng quy định pháp luật;
- Đại diện giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền.
Trong môi trường pháp lý ngày càng chặt chẽ, việc xử lý vi phạm lao động cần sự cẩn trọng và chuyên môn cao. Tư vấn pháp lý kịp thời giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, uy tín và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.
Trên đây là các thông tin mang tính tham khảo, Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ cho Hãng luật NPLaw để được tư vấn ngay.
