Trong những năm gần đây, ngành du lịch Việt Nam chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ với hàng loạt sự kiện du lịch được tổ chức tại nhiều địa phương. Các sự kiện du lịch không chỉ góp phần quảng bá hình ảnh điểm đến mà còn thúc đẩy tiêu dùng, tạo nguồn thu lớn cho nền kinh tế địa phương và quốc gia. Tuy nhiên, bên cạnh tiềm năng và lợi ích, hoạt động tổ chức sự kiện du lịch cũng đặt ra nhiều vấn đề pháp lý phức tạp, đòi hỏi các đơn vị tổ chức phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Bài viết này NPLAW sẽ làm rõ những lưu ý pháp lý quan trọng mà các cá nhân, tổ chức cần nắm khi tổ chức sự kiện du lịch.
Trong những năm gần đây, ngành du lịch Việt Nam chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ với hàng loạt sự kiện du lịch được tổ chức tại nhiều địa phương. Các sự kiện du lịch không chỉ góp phần quảng bá hình ảnh điểm đến mà còn thúc đẩy tiêu dùng, tạo nguồn thu lớn cho nền kinh tế địa phương và quốc gia. Tuy nhiên, bên cạnh tiềm năng và lợi ích, hoạt động tổ chức sự kiện du lịch cũng đặt ra nhiều vấn đề pháp lý phức tạp, đòi hỏi các đơn vị tổ chức phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật.
Bài viết này NPLAW sẽ làm rõ những lưu ý pháp lý quan trọng mà các cá nhân, tổ chức cần nắm khi tổ chức sự kiện du lịch.
I. Vai trò của tổ chức sự kiện du lịch
Tổ chức sự kiện du lịch không chỉ là một hoạt động mang tính giải trí – quảng bá đơn thuần, mà còn đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh kinh tế, văn hóa và xã hội. Cụ thể:
- Góp phần quảng bá điểm đến: Sự kiện du lịch là một trong những phương thức truyền thông hiệu quả nhất để giới thiệu hình ảnh, văn hóa, con người của một địa phương đến với du khách trong và ngoài nước. Các lễ hội, sự kiện văn hóa – thể thao – ẩm thực thường thu hút truyền thông và sự chú ý lớn, giúp nâng cao nhận diện thương hiệu điểm đến.
- Thúc đẩy phát triển kinh tế – du lịch địa phương: Sự kiện du lịch có tác động tích cực đến các ngành dịch vụ như: lưu trú, ăn uống, vận chuyển, bán lẻ, giải trí… Khi sự kiện được tổ chức tốt, lượng du khách tăng lên kéo theo doanh thu, việc làm và đầu tư vào cơ sở hạ tầng du lịch cũng tăng theo.
- Tăng tính kết nối và hợp tác: Tổ chức sự kiện là dịp để các doanh nghiệp du lịch, đơn vị lữ hành, nhà tài trợ, cơ quan quản lý và cộng đồng địa phương giao lưu, hợp tác và phát triển chuỗi giá trị du lịch. Qua đó, góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững và đồng thuận giữa các bên liên quan.
- Bảo tồn và phát huy giá trị văn hóa: Nhiều sự kiện du lịch mang tính chất truyền thống, dân gian, tâm linh… là cơ hội để gìn giữ và tái hiện các giá trị văn hóa đặc trưng của vùng miền, nâng cao ý thức bảo tồn di sản trong cộng đồng, đồng thời tạo nên nét hấp dẫn riêng cho du khách.
- Tạo dấu ấn truyền thông và nâng tầm thương hiệu: Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ tạo ra hiệu ứng lan tỏa rộng rãi trên truyền thông, mạng xã hội và truyền miệng, từ đó nâng tầm thương hiệu của địa phương hoặc doanh nghiệp tổ chức sự kiện, góp phần gia tăng sức hút lâu dài cho điểm đến.
II. Quy định pháp luật về tổ chức sự kiện du lịch
1. Tổ chức sự kiện du lịch là gì?
Hiện nay pháp luật không có quy định tổ chức sự kiện du lịch là gì. Có thể hiểu: Tổ chức sự kiện du lịch là quá trình lên kế hoạch, điều phối và thực hiện các hoạt động mang tính chất sự kiện (event) nhằm phục vụ cho mục đích du lịch hoặc kết hợp với du lịch. Đây là một hình thức kết hợp giữa du lịch và tổ chức sự kiện, tạo nên những trải nghiệm đặc biệt, thu hút khách tham quan, quảng bá hình ảnh điểm đến và thúc đẩy phát triển du lịch.
Quy trình tổ chức sự kiện du lịch
Cụ thể, tổ chức sự kiện du lịch bao gồm:
- Các sự kiện phục vụ khách du lịch: lễ hội, hội chợ, triển lãm, chương trình văn hóa – nghệ thuật, sự kiện thể thao, ẩm thực…
- Sự kiện gắn với hoạt động du lịch MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition): hội nghị, hội thảo, hội chợ, du lịch khen thưởng…
- Sự kiện quảng bá điểm đến: roadshow, famtrip, press trip…
- Sự kiện mang tính truyền thống hay đặc trưng địa phương: như lễ hội chọi trâu, lễ hội hoa, lễ hội cồng chiêng…
2. Điều kiện để tổ chức sự kiện du lịch
Hiện nay, pháp luật không quy định chung về điều kiện tổ chức sự kiện mà tuỳ vào sự kiện được tổ chức sẽ có các quy định khác nhau tương ứng với mỗi loại hình sự kiện này.
- Đối với tổ chức hội chơ, triển lãm du lịch: Theo Khoản 1 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam hoặc tổ chức cho thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài phải thực hiện thủ tục hành chính đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể là Sở Công Thương nơi tổ chức đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam; Bộ Công Thương đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại nước ngoài.
- Đối với tổ chức sự kiện triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh: Theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 72/2016/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 89/2023/NĐ-CP, cần xin giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh.
- Đối với tổ chức sự kiện biểu diễn nghệ thuật: Căn cứ khoản 4 Điều 10 Nghị định 144/2020/NĐ-CP, người có nhu cầu tổ chức biểu diễn nghệ thuật nộp hồ sơ cho cơ quan thẩm quyền.
3. Thời gian xin cấp phép và tổ chức sự kiện du lịch
- Đối với tổ chức hội chợ, triển lãm du lịch: Theo Khoản 7 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trả lời xác nhận hoặc không xác nhận bằng văn bản việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ.
- Đối với tổ chức sự kiện triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh: Theo quy định tại Khoản 6 Điều 11 Nghị định 72/2016/NĐ-CP, trong vòng 03 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ, cơ quan thẩm quyền có trách nhiệm phản hồi việc đã nhận được hồ sơ do đơn vị tổ chức sự kiện gửi theo Mẫu số 06 của Phụ lục được ban hành kèm theo Nghị định 72/2016/NĐ-CP..
- Đối với tổ chức sự kiện biểu diễn nghệ thuật: Căn cứ khoản 4 Điều 10 Nghị định 144/2020/NĐ-CP, nếu hồ sơ đã đầy đủ thì trong vòng 05 ngày làm việc tính từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ, cơ quan thẩm quyền tiến hành thẩm định và cấp văn bản chấp thuận cho tổ chức biểu diễn nghệ thuật, đồng thời phải đăng tải lên hệ thống thông tin điện tử.
III. Giải đáp một số câu hỏi về tổ chức sự kiện du lịch
1. Doanh nghiệp có cần xin giấy phép khi tổ chức sự kiện du lịch không?
Doanh nghiệp có cần xin giấy phép khi tổ chức sự kiện du lịch tùy theo loại hình tổ chức sự kiện du lịch như tổ chức hội chợ, triển lãm du lịch; tổ chức sự kiện triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh; tổ chức sự kiện biểu diễn nghệ thuật;...
2. Sự kiện du lịch có phải tuân thủ quy định về môi trường và an ninh không?
ự kiện du lịch bắt buộc phải tuân thủ các quy định về môi trường và an ninh. Đây là yêu cầu bắt buộc trong quá trình tổ chức để đảm bảo an toàn cho du khách, người dân địa phương, đồng thời bảo vệ tài nguyên và hình ảnh điểm đến.
Về an ninh – trật tự:
- Phải có kế hoạch đảm bảo an ninh trật tự, phối hợp với công an hoặc lực lượng chức năng địa phương.
- Tổ chức lực lượng bảo vệ, phân luồng giao thông, kiểm soát đám đông, tránh chen lấn, xô đẩy.
- Đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện, đặc biệt trong những sự kiện quy mô lớn, đông người, ngoài trời hoặc về đêm.
- Có phương án xử lý tình huống khẩn cấp, tai nạn, cấp cứu y tế…
Về môi trường
- Tuân thủ quy định về bảo vệ môi trường tự nhiên và cảnh quan, đặc biệt nếu tổ chức tại khu du lịch sinh thái, bãi biển, di tích lịch sử, rừng quốc gia…
- Không xả rác, không gây ô nhiễm tiếng ồn, không tổ chức hoạt động làm hư hại hệ sinh thái.
- Có thể yêu cầu đánh giá tác động môi trường (nếu là sự kiện quy mô lớn, kéo dài nhiều ngày).
3. Chi phí tổ chức sự kiện du lịch gồm những khoản nào?
Chi phí tổ chức một sự kiện du lịch bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, loại hình và thời gian sự kiện. Dưới đây là các khoản chi phí cơ bản và phổ biến nhất:
- Chi phí nhân sự: Chi phí cho ban tổ chức, điều phối viên, kỹ thuật viên; Thuê MC, ca sĩ, nghệ sĩ biểu diễn; Bảo vệ, nhân viên an ninh, y tế, vệ sinh
- Chi phí địa điểm: Thuê mặt bằng tổ chức sự kiện (nếu không phải khu công cộng); Thiết kế, dàn dựng sân khấu, khu vực trưng bày, gian hàng;..
- Chi phí trang thiết bị – kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, micro, loa; Hệ thống điện, internet, máy chiếu; Dụng cụ trình diễn, bàn ghế, lều bạt, rào chắn, thiết bị vệ sinh tạm thời;..
- Chi phí truyền thông – marketing: Thiết kế và in ấn ấn phẩm truyền thông: tờ rơi, thư mời, poster; Chạy quảng cáo trên Facebook, Google, báo chí, truyền hình; Quay phim, chụp ảnh, livestream
- Chi phí ăn uống – tiếp khách: Teabreak, tiệc chiêu đãi, ăn trưa/ăn tối cho khách mời, nghệ sĩ, đội ngũ tổ chức; Nước uống, đồ ăn nhẹ tại sự kiện
- Chi phí giấy phép – thủ tục hành chính: Xin phép tổ chức sự kiện, thuê địa điểm công cộng; Đăng ký bản quyền âm nhạc, tác phẩm nghệ thuật (nếu có); Lệ phí, phí an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy (tùy địa phương);...
IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý về tổ chức sự kiện du lịch
Quý Khách hàng có nhu cầu tư vấn và thực hiện các thủ tục liên quan đến tổ chức sự kiện du lịch, hãy liên hệ ngay cho NPLaw để được đội ngũ chúng tôi trực tiếp tư vấn và hướng dẫn giải quyết.
