Những quy định về hội thảo quốc tế về lao động như thế nào?

Hiện nay, xu hướng hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, kéo theo nhu cầu tổ chức các hội thảo quốc tế về lao động ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, việc tổ chức những sự kiện này không thể tùy tiện mà cần tuân thủ các quy định pháp luật chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp, hiệu quả và phù hợp với chủ trương của nhà nước. Vậy, những quy định về hội thảo quốc tế về lao động như thế nào? NPLaw sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về vấn đề này trong bài viết dưới đây.

I. Nhu cầu tổ chức hội thảo quốc tế về lao động hiện nay

Toàn cầu hóa, chuyển đổi số và sự phát triển của nền kinh tế nền tảng đang làm thay đổi sâu sắc thị trường lao động. Các hội thảo quốc tế là diễn đàn quan trọng để các quốc gia chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận về các vấn đề như việc làm bền vững, an toàn lao động, và quyền lợi người lao động trong bối cảnh mới. Ví dụ, Hội nghị Lao động Quốc tế lần thứ 113 do Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) tổ chức từ ngày 2–13/6/2025 tại Geneva sẽ tập trung vào các chủ đề như bảo vệ người lao động trước rủi ro sinh học, việc làm trong nền kinh tế nền tảng và thúc đẩy việc làm chính thức.

Số lượng hội thảo quốc tế tại Việt Nam đã tăng mạnh sau đại dịch COVID-19, với hơn 3.000 sự kiện được tổ chức trong năm 2023. Điều này đặt ra yêu cầu nâng cao kỹ năng tổ chức và quản lý hội thảo quốc tế, từ việc lập kế hoạch, mời chuyên gia, đến quản lý rủi ro và truyền thông sự kiện.

Các hội thảo quốc tế là nơi các chuyên gia, nhà hoạch định chính sách và doanh nghiệp thảo luận về các xu hướng lao động mới, như chuyển đổi nghề nghiệp trong khu vực công, phát triển nông nghiệp công nghệ cao, và việc làm trong nền kinh tế số. Những thảo luận này đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chính sách lao động phù hợp với bối cảnh mới.

Tóm lại, nhu cầu tổ chức hội thảo quốc tế về lao động hiện nay không chỉ phản ánh sự quan tâm đến các vấn đề lao động trong nước mà còn là một phần trong chiến lược hội nhập và phát triển bền vững trong bối cảnh toàn cầu hóa.

II. Quy định của pháp luật liên quan đến hội thảo quốc tế về lao động

1. Khái niệm hội thảo quốc tế về lao động

Hội thảo quốc tế về lao động là một hình thức hội nghị có yếu tố nước ngoài, tập trung vào các vấn đề liên quan đến lao động và việc làm, với sự tham gia của các đại biểu từ nhiều quốc gia, bao gồm đại diện chính phủ, tổ chức lao động, doanh nghiệp và các chuyên gia quốc tế. Những hội thảo này nhằm trao đổi kinh nghiệm, thảo luận chính sách và thúc đẩy hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lao động.

Tại Việt Nam, khái niệm "hội nghị, hội thảo quốc tế" được quy định tại Điều 2 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, bao gồm các hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam hoặc trực tuyến với ít nhất một điểm cầu tại Việt Nam. Các sự kiện này có thể do cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức với sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài, hoặc do tổ chức nước ngoài tổ chức.

Như vậy, hội thảo quốc tế về lao động đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy đối thoại, chia sẻ kinh nghiệm và xây dựng chính sách lao động phù hợp với xu hướng toàn cầu hóa và phát triển bền vững.

2. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội thảo quốc tế về lao động

Theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ, thẩm quyền cho phép tổ chức hội thảo quốc tế về lao động tại Việt Nam được phân định như sau:

2.1. Thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ

Thủ tướng Chính phủ trực tiếp cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có một trong các đặc điểm sau:

• Thành phần tham dự bao gồm người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng (hoặc tương đương trở lên) của các quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc tổ chức quốc tế.
• Nội dung hội thảo liên quan đến các vấn đề nhạy cảm như chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật.

Trong trường hợp này, đơn vị tổ chức phải gửi hồ sơ xin phép ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức sự kiện.

2.2. Thẩm quyền của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và Chủ tịch UBND cấp tỉnh

Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc phạm vi nêu trên, thẩm quyền cho phép tổ chức thuộc về:

• Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ đối với các đơn vị trực thuộc hoặc các tổ chức được cơ quan này cho phép hoạt động.
• Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đối với các tổ chức hoạt động trên địa bàn quản lý.

Trong trường hợp này, hồ sơ xin phép cần được gửi ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Tóm lại, việc xác định thẩm quyền cho phép tổ chức hội thảo quốc tế về lao động tại Việt Nam phụ thuộc vào thành phần tham dự và nội dung của hội thảo. Đơn vị tổ chức cần tuân thủ đúng quy trình và thời hạn nộp hồ sơ theo quy định để đảm bảo việc tổ chức diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

3. Quy trình xin phép tổ chức hội thảo quốc tế về lao động

Quy trình xin phép tổ chức hội thảo quốc tế về lao động tại Việt Nam được quy định chi tiết trong Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ. Dưới đây là các bước cụ thể mà đơn vị tổ chức cần thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ xin phép

Thời hạn nộp hồ sơ:

• Ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội thảo thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
• Ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội thảo thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ hoặc Chủ tịch UBND cấp tỉnh.

Hồ sơ bao gồm:

• Công văn xin phép tổ chức hội thảo.
• Đề án tổ chức hội thảo theo Mẫu số 01 kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
• Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu pháp luật yêu cầu).
• Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức (nếu có).

Bước 2: Thẩm định và phê duyệt

• Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan.
• Các cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
• Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng thời gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

Bước 3: Tổ chức hội thảo

• Tiến hành hội thảo theo nội dung và đề án đã được phê duyệt.
• Thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành.
• Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội thảo, đảm bảo thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 4: Báo cáo kết quả

• Trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội thảo, đơn vị tổ chức phải báo cáo kết quả tổ chức hội thảo cho cơ quan có thẩm quyền, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội thảo thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ.
• Báo cáo kết quả theo Mẫu số 02 kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.

Lưu ý: Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội thảo quốc tế nhưng chưa có đề án tổ chức theo Mẫu số 01 hoặc cơ quan phê duyệt không phải là cơ quan có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần thực hiện quy trình xin phép như trên trước khi tổ chức hội thảo.

Việc tuân thủ đúng quy trình và thời hạn nộp hồ sơ sẽ giúp đảm bảo hội thảo quốc tế về lao động được tổ chức hợp pháp và hiệu quả tại Việt Nam.

III. Giải đáp thắc mắc liên quan đến hội thảo quốc tế về lao động

1. Thời hạn giải quyết thủ tục xin phép tổ chức hội thảo quốc tế về lao động là bao lâu?

Thời hạn giải quyết thủ tục xin phép tổ chức hội thảo quốc tế về lao động tại Việt Nam phụ thuộc vào cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Cụ thể:

1.1. Thời hạn giải quyết hồ sơ

• Đối với hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ: Thời hạn giải quyết là 17 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
• Đối với hội thảo thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác: Thời hạn giải quyết có thể là 15 hoặc 40 ngày, tùy thuộc vào cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

1.2. Thời hạn nộp hồ sơ

• Hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ: Đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ xin phép ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
• Hội thảo thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác: Hồ sơ cần được nộp ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Do đó, việc tuân thủ đúng quy trình và thời hạn không chỉ giúp hội thảo diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của đơn vị tổ chức trong việc hợp tác quốc tế và tuân thủ pháp luật Việt Nam.

2. Quy trình thẩm định tổ chức hội thảo quốc tế về lao động được quy định như thế nào?

Quy trình thẩm định tổ chức hội thảo quốc tế về lao động tại Việt Nam được quy định tại Điều 5 của Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

• Thời hạn nộp hồ sơ:
  • Ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
  • Ít nhất 30 ngày đối với hội thảo thuộc thẩm quyền của các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Chủ tịch UBND cấp tỉnh.
• Hồ sơ bao gồm:
  • Công văn xin phép tổ chức.
  • Đề án tổ chức theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ

• Đối với hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ:
  • Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ sẽ lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương liên quan.
  • Các cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
  • Sau khi tổng hợp ý kiến, cơ quan có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
  • Kết quả được thông báo bằng văn bản cho đơn vị tổ chức và các cơ quan liên quan để phối hợp quản lý.
• Đối với hội thảo thuộc thẩm quyền của các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Chủ tịch UBND cấp tỉnh:
  • Cơ quan có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan.
  • Các cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
  • Sau khi tổng hợp ý kiến, cơ quan có thẩm quyền quyết định cho phép tổ chức hội thảo và thông báo bằng văn bản cho đơn vị tổ chức và các cơ quan liên quan để phối hợp quản lý.

Bước 3: Tổ chức hội thảo

• Tiến hành hội thảo theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành.
• Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội thảo; bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 4: Báo cáo kết quả

Báo cáo kết quả tổ chức hội thảo cho cơ quan có thẩm quyền trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội thảo, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội thảo thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp.

Như vậy, để đảm bảo hội thảo quốc tế về lao động được tổ chức đúng quy định, đơn vị tổ chức cần tuân thủ đầy đủ các bước nêu trên và chuẩn bị hồ sơ một cách chính xác, đầy đủ.

3. Trách nhiệm quản lý hội thảo quốc tế về lao động thuộc cơ quan nào?

Trách nhiệm quản lý hội thảo quốc tế về lao động tại Việt Nam được phân định rõ ràng theo Điều 7 Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg cụ thể như sau:

3.1. Bộ Ngoại giao là cơ quan quản lý nhà nước chung

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Đây là cơ quan đầu mối thực hiện chức năng giám sát và điều phối chung trong cả nước.

3.2. Các bộ, cơ quan trung ương và chính quyền địa phương cùng chịu trách nhiệm theo phạm vi quản lý

Cụ thể, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND các tỉnh/thành phố có trách nhiệm:

• Tiếp nhận và xử lý hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo theo đúng quy trình được quy định tại Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg; đồng thời phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan trong việc góp ý và thẩm định nội dung hội thảo.
• Giám sát việc tổ chức hội thảo để đảm bảo nội dung, thời gian, địa điểm, và thành phần tham dự đúng theo Đề án đã được phê duyệt.
• Kiểm tra các yếu tố an toàn thông tin, bao gồm bảo mật nội dung, hoạt động tuyên truyền trước, trong và sau hội thảo.
• Theo dõi và xử lý vi phạm (nếu có) trong phạm vi thẩm quyền, hoặc đề xuất xử lý với cấp có thẩm quyền cao hơn nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm.

3.3. Trách nhiệm phối hợp và xử lý vi phạm

Khi có dấu hiệu cho thấy hội thảo quốc tế được tổ chức không đúng quy định, các cơ quan sau đây có trách nhiệm đề xuất dừng hoặc xử lý theo pháp luật:

• Bộ Ngoại giao
• Bộ Công an
• Các cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan đến nội dung hội thảo
• Chính quyền địa phương nơi diễn ra hội thảo

Do đó, những cơ quan này sẽ đề nghị cấp có thẩm quyền đình chỉ hoặc xử lý vi phạm theo quy định pháp luật hiện hành.

4. Doanh nghiệp có cần xin phép khi tổ chức hội thảo quốc tế về lao động không?

Doanh nghiệp phải xin phép khi tổ chức hội thảo quốc tế về lao động tại Việt Nam. Quy định này áp dụng cho tất cả các tổ chức, bao gồm doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài và hợp tác xã, khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có sự tham gia của người nước ngoài hoặc nội dung liên quan đến các vấn đề quốc tế. Xem thủ tục xin phép tại mục II.3. 

5. Hội thảo quốc tế về lao động có thể là cơ hội để cập nhật chính sách gì?

Hội thảo quốc tế về lao động có thể là cơ hội để cập nhật các chính sách liên quan đến:

• Quyền lợi và bảo vệ người lao động
• Tiêu chuẩn và điều kiện làm việc
• An toàn và sức khỏe nghề nghiệp
• Luật lao động và quy định mới nhất
• Các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho người lao động
• Chính sách về lao động di cư và lao động quốc tế
• Chính sách bình đẳng giới trong lao động
• Các xu hướng và đổi mới trong quản lý lao động và thị trường lao động toàn cầu

Tóm lại, tham gia hội thảo quốc tế về lao động không chỉ giúp cập nhật kiến thức và chính sách mới nhất mà còn tạo cơ hội kết nối, học hỏi từ các chuyên gia và các nước khác, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong bối cảnh hội nhập toàn cầu.

IV. Dịch vụ tư vấn liên quan đến hội thảo quốc tế về lao động

Trên đây là những vấn đề pháp lý về hội thảo quốc tế về lao động mà NPLaw gửi đến Quý độc giả. Nếu Quý độc giả có bất kỳ vướng mắc nào liên quan cần giải đáp thêm, xin vui lòng liên hệ ngay với NPLaw.