Khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm vì ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và quyền lợi tài chính. Pháp luật hiện hành quy định rõ các khoản chi được khấu trừ như lương, thưởng, phụ cấp, với điều kiện tuân thủ bảo hiểm bắt buộc và có chứng từ hợp lệ.
Khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm vì ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và quyền lợi tài chính. Pháp luật hiện hành quy định rõ các khoản chi được khấu trừ như lương, thưởng, phụ cấp, với điều kiện tuân thủ bảo hiểm bắt buộc và có chứng từ hợp lệ.
I. Thực trạng liên quan đến khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự
Thực trạng hiện nay cho thấy vấn đề khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự đang là mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp. Trong quá trình hạch toán, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi xác định khoản chi nào được tính vào chi phí hợp lý để khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp. Các khoản như lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc thường phát sinh vướng mắc do yêu cầu về chứng từ hợp lệ, quy định bảo hiểm hoặc tranh chấp với cơ quan thuế. Điều này đặt ra nhu cầu doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật để tối ưu quyền lợi.
II. Quy định của pháp luật liên quan đến khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự
1. Khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự là gì?
Khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự là việc doanh nghiệp đưa các khoản chi hợp lý, hợp lệ liên quan đến người lao động như tiền lương, thưởng, phụ cấp, chi phí đào tạo, bảo hiểm bắt buộc… vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung), chỉ những khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh mới được khấu trừ, nhằm giảm số thuế doanh nghiệp phải nộp.
2. Doanh nghiệp được khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự trong những trường hợp nào?
Theo Khoản 1 Điều 9, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (sửa đổi) (Luật Thuế TNDN 2025 – bắt đầu có hiệu lực từ 01/10/2025), một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi doanh nghiệp xác định thu nhập chịu thuế nếu:
Đó là chi phí thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, mọi khoản chi đều phải có hóa đơn và thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp được Chính phủ quy định riêng.
Theo quy định, những khoản chi như lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm nhân sự nếu đáp ứng các điều kiện trên đều được khấu trừ khi xác định TNDN.
3. Quy định pháp luật hiện hành về khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự ra sao?
* Chi phí nhân sự được trừ khi tính thuế TNDN theo Luật Thuế TNDN 2025
Khoản chi nhân sự (như tiền lương, thưởng, phụ cấp...) được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện tại Điều 9, Khoản 1, Luật Thuế TNDN 2025, có hiệu lực từ ngày 01/10/2025:
- Chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, mọi khoản chi đều phải có hóa đơn và thanh toán không dùng tiền mặt (trừ trường hợp đặc thù theo Chính phủ), bất kể giá trị lớn hay nhỏ (bao gồm VAT).
- Các khoản chi cho đào tạo nghề, giáo dục quốc phòng – an ninh, lực lượng dân quân tự vệ, tổ chức đảng/CT-XH trong doanh nghiệp, phòng chống HIV/AIDS, đào tạo đều thuộc diện được trừ, nếu có chứng từ hợp pháp.
- Đặc biệt, khoản chi cho nhân sự biệt phái sang các tổ chức tín dụng bị kiểm soát đặc biệt hoặc ngân hàng thương mại chuyển giao bắt buộc được chấp nhận trừ thuế.
Tóm lại, chi phí nhân sự được trừ nếu:
- Thực sự phát sinh và phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Có chứng từ hợp lệ.
- Không vi phạm nội quy tài chính nội bộ, quy định về hóa đơn, chứng từ, thanh toán không tiền mặt khi cần.
- Nếu thuộc các khoản đặc biệt (đào tạo, phòng chống, biệt phái...), được chú ý theo Điều 9.
* Những khoản chi nhân sự không được trừ
Theo Điều 9, Khoản 2, Luật Thuế TNDN 2025, sau đây là các khoản chi không được trừ, trong đó có những khoản liên quan đến chi phí nhân sự:
- Không đáp ứng đủ điều kiện được trừ, như không có chứng từ hợp pháp, không thực tế phát sinh...
- Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt mức quy định: Ví dụ, bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm nhân thọ, an sinh xã hội vượt mức... không được trừ.
- Chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ trường hợp đặc thù theo quy định Chính phủ; ví dụ chi thưởng, phụ cấp mà không có quy chế rõ ràng cũng bị loại.
- Quy định chi tiết cũ (đây là thông tin từ Thông tư 96/2015/TT-BTC - áp dụng trước 1/10/2025, không áp dụng cho Luật Thuế TNDN 2025) như:
- Lương, thưởng nếu không quy định rõ mức và điều kiện hưởng (HĐLĐ, quy chế lương ...) sẽ bị loại
- Chi tiền lương, tiền công hạch toán nhưng không thực tế chi trả, không có chứng từ thanh toán sẽ không được trừ
- Phụ cấp vượt mức trong quy chế/thỏa thuận bị loại; tiền lương trả trễ thời hạn quyết toán thuế,… cũng bị loại, trừ khi có trích lập dự phòng đúng quy định (tối đa 17%)
Như vậy, theo Luật Thuế TNDN 2025 (hiệu lực từ 01/10/2025), khoản chi phí nhân sự được trừ nếu đáp ứng điều kiện thực tế, chứng từ hợp tuyệt, thanh toán không dùng tiền mặt (nếu áp dụng) và thuộc các diện đặc biệt như đào tạo, biệt phái, ... Không được trừ nếu không đủ điều kiện, chi vượt mức phúc lợi, chi không tương ứng doanh thu, hoặc không có quy chế rõ ràng.
III. Giải đáp các thắc mắc về khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự
1. Doanh nghiệp trả lương cho nhân viên nhưng chưa đóng đầy đủ bảo hiểm bắt buộc thì khoản lương đó có được khấu trừ thuế?
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), tiền lương trả cho người lao động vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu có đầy đủ chứng từ, hợp đồng và thực chi. Việc doanh nghiệp chưa đóng đầy đủ bảo hiểm bắt buộc chỉ ảnh hưởng đến khoản chi bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện, quỹ an sinh xã hội tự nguyện (không được trừ), chứ không làm loại trừ chi phí tiền lương.
2. Khoản thưởng Tết có được tính vào khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự không?
Khoản thưởng Tết sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ hai nhóm điều kiện:
- Điều kiện chung tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC): Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh; có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Điều kiện riêng về thưởng Tết: Phải được ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ:
(i) hợp đồng lao động;
(ii) thỏa ước lao động tập thể;
(iii) quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn;
(iv) quy chế thưởng do người có thẩm quyền ban hành theo quy chế tài chính.
Nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các điều kiện trên thì khoản thưởng Tết được tính là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.
3. Có giới hạn mức khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự hay không?
Theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, không phải tất cả chi phí nhân sự đều được khấu trừ không giới hạn mà có những khoản bị áp dụng mức trần cụ thể. Cụ thể:
- Tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp thường xuyên: Không bị giới hạn mức khấu trừ, miễn là khoản chi này thực tế phát sinh, có chứng từ hợp pháp, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và thanh toán đúng quy định.
- Các khoản chi phúc lợi cho người lao động (như hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ khó khăn, quà tặng…): Chỉ được tính vào chi phí được trừ tối đa bằng 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế.
- Phụ cấp trang phục:
- Nếu chi bằng tiền: Được trừ tối đa 5 triệu đồng/người/năm.
- Nếu cấp bằng hiện vật: Không khống chế mức, nhưng phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và được quy định trong quy chế tài chính hoặc thỏa thuận lao động.
Như vậy, nhìn chung chi phí nhân sự cơ bản như lương, thưởng vẫn được trừ đầy đủ, trong khi các khoản phúc lợi và phụ cấp nhất định sẽ bị giới hạn theo mức trần mà pháp luật quy định.
4. Trường hợp phát sinh tranh chấp với cơ quan thuế về việc khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự, doanh nghiệp cần giải quyết ra sao để bảo vệ quyền lợi của mình?
Khi phát sinh tranh chấp với cơ quan thuế về việc khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự, doanh nghiệp cần xử lý theo các bước sau để bảo vệ quyền lợi:
- Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đầy đủ: Doanh nghiệp cần rà soát lại hợp đồng lao động, thỏa ước, quy chế tài chính, bảng lương, hóa đơn, chứng từ thanh toán… để chứng minh khoản chi nhân sự đáp ứng đúng điều kiện khấu trừ theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC).
- Giải trình trực tiếp với cơ quan thuế: Khi có yêu cầu, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ tài liệu, lập văn bản giải trình viện dẫn căn cứ pháp lý chứng minh khoản chi được trừ.
- Khiếu nại quyết định truy thu/ấn định thuế (nếu có): Trường hợp không đồng ý với kết luận kiểm tra, doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011 đến thủ trưởng cơ quan thuế đã ra quyết định, hoặc khởi kiện ra tòa án hành chính theo Luật Tố tụng hành chính 2015.
Để bảo vệ quyền lợi, doanh nghiệp cần dựa trên hồ sơ chứng từ minh bạch và căn cứ pháp luật rõ ràng; nếu cơ quan thuế áp dụng sai hoặc vượt quá thẩm quyền, doanh nghiệp có thể thực hiện khiếu nại hoặc khởi kiện theo trình tự pháp luật.
5. Trường hợp nhân viên làm việc bán thời gian, chi phí trả lương có đủ điều kiện khấu trừ thuế?
Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi tiền lương, tiền công được tính vào chi phí được trừ khi: thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và được thanh toán theo đúng quy định.
Đồng thời, theo Điểm b.1 và Điểm i Khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc khấu trừ thuế TNCN đối với người lao động phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động:
- Hợp đồng từ 03 tháng trở lên: khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng, có thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên: khấu trừ 10% trước khi chi trả.
Từ các quy định trên, có thể kết luận: chi phí trả lương cho nhân viên làm việc bán thời gian vẫn đủ điều kiện được khấu trừ thuế TNDN nếu có hợp đồng lao động, chứng từ thanh toán và hồ sơ hợp lệ; đồng thời doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo từng trường hợp hợp đồng cụ thể.
IV. Dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến khấu trừ thuế cho chi phí nhân sự
NPLaw hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hợp đồng lao động, xây dựng quy chế lương thưởng, chuẩn bị hồ sơ chứng từ và tư vấn quy định thuế TNDN – TNCN để đảm bảo chi phí nhân sự được khấu trừ hợp pháp, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.
